第8頁共8頁大型會議?接待方案?電子版?一、會前?準(zhǔn)備工作?1、組?織會務(wù)班?子、明確?工作職責(zé)?。大型會?議還要制?定詳細(xì)的?會務(wù)工作?方案。?2、發(fā)出?會議通知?。包括會?議名稱、?內(nèi)容、會?期、時間?、地點(diǎn)、?與會人員?范圍。?3、印刷?會議日程?，編排好?會議程序?，制定注?意事項。?4、大?型會議要?編組并提?出小組召?集人、討?論地點(diǎn)。?5、大?型會議要?印制會議?憑證。如?出席證、?列席證、?工作證、?請柬等。?6、會?場布置、?會場布置?要充分體?現(xiàn)會議氣?氛。(?1)懸掛?會標(biāo)、徽?記、旗幟?登。(?2)設(shè)置?主席臺，?落實(shí)主席?臺領(lǐng)導(dǎo)，?安排座次?，設(shè)置發(fā)?言席，拜?訪席簽、?話筒，并?保證音響?效果。?(3)確?定會議桌?擺放形式?，明確劃?分分會場?區(qū)域，并?使與會者?明確。?(4)保?證照明、?通風(fēng)、錄?音、錄像?、空調(diào)設(shè)?備齊全、?有效。?(5)擺?放適宜花?卉。7?、后期服?務(wù)工作。?大型會議?要對與會?人員的食?宿、用車?、醫(yī)療保?健、文化?娛樂、安?全保衛(wèi)等?做出細(xì)致?安排。?8、做好?會議發(fā)言?、投票、?發(fā)獎、集?體照相等?方面的準(zhǔn)?備工作。?9、進(jìn)?行會前檢?查或向領(lǐng)?導(dǎo)匯報準(zhǔn)?備工作情?況。二?、會務(wù)組?織與服務(wù)?工作1?、會務(wù)人?員提前_?___小?時到達(dá)會?場，反復(fù)?檢查會場?準(zhǔn)備情況?。2、?搞好會議?簽到、材?料分發(fā)。?3、落?實(shí)主席臺?領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)?言人是否?到齊。?4、按預(yù)?訂方案組?織與會人?員由前向?后以此就?座。5?、維持好?會場秩序?。會議開?始前5分?鐘，關(guān)閉?會場大門?，與會人?員入座就?緒，無關(guān)?人員離開?會場;開?會期間關(guān)?閉手機(jī)，?一般不允?許找人，?無關(guān)人員?不準(zhǔn)進(jìn)入?會場。?6、做好?會議紀(jì)錄?，寫好會?議簡報。?7、組?織照相。?8、為?與會人員?預(yù)訂車、?船、機(jī)票?等。三?、會議善?后工作?1、會議?結(jié)束后，?要檢查會?場，帶回?剩余材料?、席簽等?。2、?組織送站?。根據(jù)與?會人員離?會時間，?提前安排?車輛、送?站人員等?。3、?做好會議?文件的清?退、收集?、歸檔工?作。4?、做好會?議報道工?作。大?型會議接?待方案電?子版（二?）一、?會前1?、與會議?主辦方洽?談，了解?會議要求?及所需服?務(wù)項目。?2、提?供會議所?需要的航?班、車票?、住宿酒?店、會議?場所、交?通等信息?，并制定?完備的會?議預(yù)案書?給會議方?。3、?派專人協(xié)?助客戶實(shí)?地考察會?議舉辦地?的吃、住?、會議場?地、游、?娛樂等相?關(guān)方面的?情況。?4、確定?方案，簽?訂合同，?預(yù)付定金?。二、?會中1?、會議接?待。專人?負(fù)責(zé)機(jī)場?，車站的?禮儀、接?站、公關(guān)?等服務(wù)。?提前在酒?店、會議?室擺放好?歡迎調(diào)幅?、歡迎牌?、簽到臺?、指示牌?等。2?、會前準(zhǔn)?備。準(zhǔn)備?好會議所?需要的會?議資料，?會議用品?，會議演?講稿等會?議相關(guān)物?品。3?、會議場?所。專人?到會議室?檢查會議?室條幅、?燈光、音?響、茶飲?等。4?、會議住?宿。房間?樓層及房?間號確認(rèn)?，詢問是?否有特殊?要求。?5、會議?餐飲。用?餐時間、?用餐標(biāo)準(zhǔn)?及特殊客?人(回民?)的確認(rèn)?。6、?會議旅游?。旅游線?路行程、?用車、導(dǎo)?游是否增?加景點(diǎn)等?確認(rèn)。?7、會議?娛樂。娛?樂消費(fèi)形?式、消費(fèi)?標(biāo)準(zhǔn)、娛?樂地點(diǎn)的?確認(rèn)。?8、會議?服務(wù)。會?議代表合?影留念、?為代表提?供服務(wù)及?相關(guān)服務(wù)?。三、?會后1?、結(jié)帳。?提供會議?過程中的?詳細(xì)費(fèi)用?發(fā)生明細(xì)?及說明，?專人與客?戶進(jìn)行核?對并結(jié)帳?。2、?資料。會?議后的資?料收集，?根據(jù)客戶?要求制作?會議通訊?錄或花名?冊。3?、合影。?會議期間?參會人員?集體合影?，會議結(jié)?束前沖印?出來分發(fā)?給每位與?會人員以?做留念。?大型會?議接待方?案電子版?（三）?會議接待?流程1?會議資料?準(zhǔn)備1：?會議資料?：由主辦?單位提供?，其中文?字資料，?由承辦單?位按會務(wù)?組要求根?據(jù)參會人?數(shù)印刷。?2：會?議資料(?主辦單位?提供)3?：領(lǐng)導(dǎo)發(fā)?言稿(主?辦單位提?供)4?：《報到?冊》、《?會議指南?》、《會?議日程》?、參會者?到達(dá)消息?。5：項?目執(zhí)行情?況資料(?主辦單位?提供)6?：展板所?屬圖片(?主辦單位?提供)7?：廣告牌?設(shè)計稿8?：歡迎布?標(biāo)、會議?室布標(biāo)9?：會議禮?品(按參?會人數(shù)準(zhǔn)?備)10?：會議代?表證2?設(shè)備及設(shè)?施準(zhǔn)備?1.桌椅?、名牌(?現(xiàn)代高檔?會議室用?桌面智能?終端取代?傳統(tǒng)名牌?)、茶水?桌椅是?最基本的?設(shè)備，可?以根據(jù)會?議的需要?擺成圓桌?型或報告?型，如果?參加會議?的人數(shù)較?多，一般?應(yīng)采用報?告型，不?需要準(zhǔn)備?座位牌，?如果參加?會議的人?比較少，?一般采用?圓桌型，?并且要制?作座位牌?，即名牌?，讓與會?人員方便?就座。但?是為了提?高會議的?檔次及滿?足現(xiàn)代會?議的需要?，一般采?用能重復(fù)?使用的桌?面智能終?端，推進(jìn)?無紙化的?進(jìn)程，真?正體現(xiàn)綠?色會議，?智能會議?的需要。?會議上?的茶水飲?料最好準(zhǔn)?備礦泉水?，因為每?個人的口?味不一樣?，有的人?喜歡喝茶?，有的人?喜歡喝飲?料，還有?的人喜歡?喝咖啡，?所以如果?沒有特別?的要求，?礦泉水是?最能讓每?個人都接?受的選擇?。2.?簽到簿、?名冊、會?議議程?簽到簿的?作用是幫?助了解到?會人員的?多少，分?別是誰，?一方面使?會議__?__者能?夠查明是?否有人缺?席，另一?方面能夠?使會議_?___者?根據(jù)簽到?簿安排下?一步的工?作，比如?就餐、住?宿等。印?刷名冊可?以方便會?議的主席?和與會人?員盡快地?掌握各位?參加會議?的人員的?相關(guān)資料?，加深了?解，彼此?熟悉。?3.黑板?、白板、?筆在有?的場合，?與會人員?需要在黑?板或者白?板上寫字?或畫圖，?從而說明?問題，而?且在黑板?或白板上?表述具有?即興、方?便的特點(diǎn)?。此外，?粉筆、萬?能筆、板?擦等配套?的工具也?必不可少?。4.?各種視聽?器材現(xiàn)?代科技的?發(fā)展帶來?了投影儀?、幻燈機(jī)?、錄像機(jī)?、鐳射指?示筆或指?示棒等視?聽設(shè)備，?給人們提?供了極大?的方便。?在召開會?議前，必?須先檢查?各種設(shè)備?是否能正?常使用，?如果要用?幻燈機(jī)，?則需要提?前做好幻?燈片。錄?音機(jī)和攝?像機(jī)能夠?把會議的?過程和內(nèi)?容完整記?錄下來，?有時需要?立即把會?議的結(jié)論?或建議打?印出來，?這時就需?要準(zhǔn)備一?臺小型的?影印機(jī)或?打印機(jī)。?5.資?料、樣品?如果會議?屬于業(yè)務(wù)?匯報或者?產(chǎn)品介紹?，那么有?關(guān)的資料?和樣品是?必不可少?的。比如?在介紹一?種新產(chǎn)品?時，單憑?口頭泛泛?而談是不?能給人留?下深刻印?象的，如?果給大家?展示一個?具體的樣?品，結(jié)合?樣品一一?介紹它的?特點(diǎn)和優(yōu)?點(diǎn)，那么?給大家留?下的印象?就會深刻?得多。?6.會標(biāo)?、背景板?、展板?會標(biāo)一般?指會議名?稱和會議?標(biāo)語橫幅?。為強(qiáng)?化會議效?果，許多?會議將會?標(biāo)美化、?渲染為會?議背景板?(采用噴?繪畫面)?，特別是?一些特殊?的如黨代?會等，采?用噴繪背?景板，可?將黨徽、?旗幟等噴?繪在畫面?上，從而?節(jié)約會議?成本和準(zhǔn)?備時間。?但采用噴?繪寫真畫?面時，一?定要注意?采用環(huán)保?材料，否?則噴繪寫?真畫面散?發(fā)的刺鼻?氣味不僅?影響會議?分為，對?與會者，?尤其是主?席臺就坐?人員身體?健康不利?。3會?前準(zhǔn)備工?作1。?根據(jù)會務(wù)?組要求，?代表報到?前兩天，?會議室會?場布置(?會標(biāo)、廣?告牌、燈?光、音響?、多媒體?、投影儀?、電源、?桌椅、茶?杯及服務(wù)?員安排)?按部落實(shí)?到位。?2。據(jù)酒?店提供的?房況表，?報到前兩?天與先到?達(dá)的會務(wù)?組人員協(xié)?商確定會?務(wù)組房間?，選定領(lǐng)?導(dǎo)、專家?及主要代?表入住的?樓層、房?間類型、?房號、需?要放置的?水果種類?及特殊安?全保衛(wèi)工?作。3?。提前兩?天檢查餐?廳環(huán)境衛(wèi)?生，桌椅?擺設(shè)、餐?具的完好?程度，再?次落實(shí)菜?單及服務(wù)?到位情況?。4。?提前兩天?完成會議?所需的代?表證、發(fā)?放的資料?、簽到表?、就餐卡?、廣告牌?商家展板?及宣傳設(shè)?備的擺設(shè)?位置，電?源、燈光?亮度、通?道暢通等?情況，會?間攝影、?攝像設(shè)備?，人員的?準(zhǔn)備。?5。與酒?店保安部?組成會議?安全組，?在會議期?間加強(qiáng)門?衛(wèi)、樓層?行查，杜?絕安全隱?患的發(fā)生?。6：?醫(yī)療保障?，配備醫(yī)?療人員，?解決__?__。提?前購買常?備藥品，?種類包括?：感冒、?消炎、暈?車、嘔吐?、腹瀉、?創(chuàng)傷、止?痛、解暑?、酒精、?碘酒、氧?氣袋等。?基本設(shè)備?包括：體?溫表、聽?診器、手?電筒、棉?簽等。及?時聯(lián)系就?醫(yī)。7?：在大堂?、樓層、?餐廳、會?議是、電?梯等處帖?上會議指?示箭頭。?四：會議?其它費(fèi)用?開支預(yù)算?1：代?表證2：?廣告牌3?：展板4?：用車5?：宴會標(biāo)?準(zhǔn)6：水?果7：紀(jì)?念品8：?資料打印?、復(fù)印9?：照相、?攝像10?：其它?____?人員安排?1：根?據(jù)會議人?數(shù)需求安?排會務(wù)接?待小組、?如住房登?記員，財?務(wù)人員，?票務(wù)，考?察咨詢，?引導(dǎo)人員?(至房間?、餐廳、?電梯、會?議室)?2：會議?全程督導(dǎo)?人員，負(fù)?責(zé)落實(shí)會?議室布置?、茶水供?應(yīng)及服務(wù)?3：攝影?組：根據(jù)?會議需求?安排攝影?人員4?：車輛小?組：根據(jù)?會議實(shí)到?人數(shù)，落?實(shí)車況好?、駕駛技?術(shù)好的配?套車輛。?此小組負(fù)?責(zé)會議臨?時接待服?務(wù)工作。?如：專家?、領(lǐng)導(dǎo)臨?時出行，?就餐、會?見等活動?的車輛。?5：旅?游接待小?組：根據(jù)?參加考察?人數(shù)安排?每車一位?優(yōu)秀導(dǎo)游?，負(fù)責(zé)代?表的服務(wù)?6：生活?小組：此?小組負(fù)責(zé)?會議用餐?的時間、?人數(shù)及相?關(guān)的一些?服務(wù)，確?保代表會?議期間的?生活服務(wù)?5___?_的開據(jù)?在會議?前通知上?注明由我?方承辦、?會議期間?我方根據(jù)?代表需要?，開具正?式___?_及酒店?的住宿_?___。?6會議?接站會?議報到當(dāng)?天，安排?全天候接?站，機(jī)場?設(shè)立兩塊?醒目接站?牌，一塊?設(shè)在正門?出站口，?一塊設(shè)在?提取行李?出口處。?火車站或?者飛機(jī)場?設(shè)一塊醒?目接站牌?。7會?議報到?1：在酒?店大堂設(shè)?“報到處?”、“收?費(fèi)處”、?“考察咨?詢處”、?“票務(wù)處?”“簽到?處”2?。報到登?記時，填?寫姓名、?單位、職?務(wù)、__?__號碼?、通訊地?址、電話?、收費(fèi)金?額、入住?金額、入?住天數(shù)、?房間號、?考察線路?等。3?。提醒代?表貴重品?免費(fèi)寄存?總臺、保?管好個人?財物，耐?心、細(xì)致?地解說會?議報到須?知及有關(guān)?事宜，及?時妥善處?理好代表?要求。?4：根據(jù)?會務(wù)組要?求傳達(dá)通?知、指示?，準(zhǔn)確發(fā)?放會議資?料、紀(jì)念?品、餐券?、考察乘?車券5：?代表報到?后，由行?李員引導(dǎo)?入住，同?時辦理行?李寄存6?：當(dāng)天打?印會議_?___并?與會務(wù)老?師校對，?及時發(fā)給?代表7：?會務(wù)組_?___小?時有專職?會議，隨