企業(yè)合同管理制度一、 合同管理總賬1、 目的和依據(jù)為加強公司的合同管理工作，預防、減少和及時解決合同糾紛，維護企業(yè)合法權益，提高經(jīng)濟效益、根據(jù)《中華人民共和國合同法》和有關政府部門規(guī)定，結合公司的實際情況，制定本制度。2、 適用范圍本制度適用于公司及其所屬各單位與外簽訂的各類合同、協(xié)議等，包括但不限于買賣合同，借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運輸合同、資產(chǎn)轉讓合同、倉儲合同、保險合同等。3、 合同管理原則合同管理必須遵循依法辦事，預防為主，層層把關，跟蹤監(jiān)督，及時調整，維護企業(yè)合法權益的原則。4、 保守商業(yè)秘密管理、參與合同工作的一切有關人員，應當為公司保守商業(yè)秘密。二、 合同管理職責1、企業(yè)合同管理部門的主要管理職責（1） 認真學習、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國合同法》和有關條例，依法保護本企業(yè)的合法權益。（2） 制定、修訂本公司合同管理制度、辦法，組織實施合同管理工作。（3） 審查合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)。（4） 協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。（5） 做好合同統(tǒng)計、歸檔、保管工作。（6） 監(jiān)督、檢查本公司合同簽訂、履行情況。（7） 代表本公司處理與外單位的合同糾紛。（8）按期統(tǒng)計，匯總本公司的合同簽訂、履行、合同糾紛處理情況等，并及時向公司領導匯報。2、 采購、銷售部門的主要職責（1） 依法簽訂、變更、解除本部門的合同。（2） 嚴格審查本部門所簽訂的合同、重大合同提交相關部門會審。（3） 對所簽合同認真執(zhí)行，并定期自查合同履行情況。（4） 在合同履行過程中，加強與其它各有關部門聯(lián)系，發(fā)生問題及時向領導匯報。（5） 合同原件交與合同管理部門，本部門也要做好合同的登記、統(tǒng)計、歸檔工作。3、 財務部門的主要職責（1） 加強與采購、銷售等有關部門的，及時通報合同履行中的應收應付情況。（2） 財務部見合同付款，做好與合同有關的應收應付款項的統(tǒng)計、分析，提出處理建議，妥善保管收、付憑證。（3） 配合銷售部做好合同管理工作。三、合同審簽管理（1） 公司對外簽訂合同，應由法定代表人或法定代表人授權的代理人進行，未經(jīng)授權任何人不得以公司名義對外簽訂合同。（2） 除及時清結者外，合同應當采用書面形式，合同文本應當采用統(tǒng)一的合同示范文本，合同相對方提供的合同文本必須送交有關部門審核。（3） 合同按種類統(tǒng)一編號。（4） 合同及其有關的書面材料，應當語言規(guī)范，字跡清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語準確，無歧義。（5） 訂立合同必須完備合同條款，合同條款一般包括當事人的名稱或者姓名和住所、標的、數(shù)量和質量，價款和付款方式，履行的期限、地點、方式、違約責任及解決爭議的方法等。（6） 對外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地。（7） 法定代表人或合同承辦人應當親自在合同文本上簽名蓋章。（8） 簽訂合同，應當加蓋單位的合同專用章或公章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章或公章，單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。四、合同審簽程序（1） 簽訂合同前必須嚴格審查對方當事人的主體資格。對方需提供上一年度年檢過的公司法人營業(yè)執(zhí)照副本復印件，并加蓋該公司公章。（2） 簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。（3） 簽訂合同必須認真審查對方當事人的履約能力。（4） 簽訂合同應當仔細審查對方當事人提供的有關證明資料。（5） 合同承辦人應將合同的副本或復印件一份及時送交本單位財務部門備案，作為財務部門收付款物的依據(jù)。五、合同履行、變更和解除1、合同履約管理（1） 法定代表人、公司總經(jīng)理全面負責合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負責其訂合同的履行。（2） 在履行合同過程中，根據(jù)情況的變化，應當對對方當事人的履行能力進行跟蹤調查。如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人及時處理，必要時經(jīng)單位負責人同意，可實地調查合同標的情況和對方當事人的履約能力。（3） 接收標的必須經(jīng)過嚴格的驗收程序，對不符合制度和合適合同標的應在法定期限內(nèi)及時提出書面異議。（4） 合同結算必須通過本單位財務部門進行，對合法有效的合同，財務部門必須在合同約定的期限內(nèi)結算，對未經(jīng)合法授權或超權限簽訂的合同，財務部門有權拒絕結算。（5）凡與合同有關的來往文書、電信、信函、電話記錄都應作為履約證據(jù)留存。對我方當事人的履約情況，除妥善保存有關收付憑證外，還要做好履約記錄。2、合同的變更和解除（1） 對方當事人作為款物接收人而要求變更接收人時，必須有書面變更協(xié)議。嚴禁未取得對方當事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。（2） 我方當事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應當及時收集有關證據(jù)，并立即以書面形式通知對方當事人，同時積極采取補救措施，減少損失。（3） 發(fā)現(xiàn)對方當事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應當催促對方當事人采取有效補救措施，收集、保存對方當事人不履行合同的有關證據(jù)，及時向公司報告。（4） 我方當事人因故變更或解除合同，應當及時以書面形式通知對方當事人，說明變更解除合同的原因和請求對方書面答復的期限，盡快與對方當事人達成變更或解除合同的協(xié)議。六、合同糾紛處理1、合同糾紛管理（1） 為解決合同糾紛所采取的各項措施，必須在法定的訴訟時效和期間內(nèi)進行。（2） 發(fā)現(xiàn)對方當事人利用合同進行詐騙等犯罪活動時，應當立即向單位負責人報告并向公安機關報案。（3） 合同承辦部門人員應配合好公司行政部參加仲裁或訴訟。（4） 合同糾紛發(fā)生后，可以通過協(xié)商、調解、仲裁、訴訟等方式解決。（5） 合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加訴訟活動的，應當及時委托有資質的代理人參與處理糾紛。（6）解決合同申請書、起訴書、證據(jù)、答辯書、協(xié)議書、調解書仲裁書、裁定書、判決書等，在結案后十日內(nèi)，由承辦人送交行政部備案。2、合同糾紛處理程序（1） 發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門、人員應立即報告公司領導和行政部，銷售部、采購部、財務部等相關部門應當及時提供解決糾紛所需的相關材料。（2） 在處理合同糾紛過程中，對于可能因對方當事人的行為或者其他原因，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應當及時向法院申請財產(chǎn)保全。（3） 合同糾紛發(fā)生后，應當依法采取一切措施，積極收集、整理有關證據(jù)，在證據(jù)可能滅失或者難以取得的情況下，應當向法院申請促使證據(jù)。（4） 向法院提供原始證據(jù)時，必須先行復制，并請求法院的承辦人員出具證據(jù)收執(zhí)。七、合同資料管理1、檔案資料內(nèi)容下列資料可以作為合同檔案：（1） 談判記錄、可行性研究報告及批準文件；（2） 對方當事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復印件；（3） 對方當事人履約能力證明資料復印件；（4） 對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務資格證明，個人身份證明、介紹信、授權委托書的原件或復印件；（5） 我方當事人的法定代表人的授權委托書的原件和復印件；（6） 雙方簽訂或履行合同的往來最電傳、電子郵件、信函、電話記錄等書面材料；（7） 登記、見證、鑒證、公證等文書資料庫（8） 合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議；（9） 標的驗收記錄的；（10） 交接、收付標的、款項的原始憑證復印件。2、合同資料的歸檔、統(tǒng)計與管理（1） 公司所有合同都必須統(tǒng)一編號，由行政部妥善保管。（2） 合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續(xù)后十日內(nèi)，應將合同檔案資料移交行政部。（3） 借閱合同