模塊5

秘書的“辦會”工作內容提要第1單元 會前籌備工作第2單元 會議期間的工作第3單元 會后工作內容提要·

會議已成為現代社會開展政治、經濟、文化及其他活動的一種重要形式。會務工作是秘書主要工作之一，本模塊主要是對會議工作、會議的含義和分類、會議的要素、辦會的原則進行了系統的論述。通過本模塊的學習，為將來開展會務工作打下良好的基礎。返回第1單元

會前籌備工作·

【情景案例】···

某單位承辦2006年度省內系統工作會議，辦公室秘書老萬把會議安排在當地四星級賓館湖濱飯店。會議準備期間，單位主要領導外出，辦公室在征得其他副職領導同意后把會議時間定了下來，并積極做好各項準備工作。正當下發會議通知之際，主要領導回到單位。他在聽了老萬的匯報后，覺得辦公室擅作主張，心里不悅，推翻原定計劃。項目任務:單位領導為什么覺得辦公室擅作主張?秘書老萬做錯了什么?下一頁

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任務分析:上述案例秘書在會前的準備過程中存在一些不足，使得會議出現一些狀況。秘書老萬應維護主要領導的權威，繞過主要領導做決定就是擅作主張，秘書可以代表領導洽談和處理許多事情，但重大決策仍需領導定奪?！鞠嚓P知識】作為一名秘書怎樣進行會前的準備工作，才能使一個會議圓滿成功呢?第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回一、會議概述(一)會議的含義會議是人類社會政治生活、經濟生活中相互交往必不可少的

一種活動形式，是有組織有領導地商議某種事情的集會，是

按照規定的時間、地點和程序，組織有關單位人員的一種活

動方式，是各級機關、企事業單位、各種社會團體商討問題、部署檢查工作、總結經驗和進行決策的重要活動形式。會議

往往是事先約定的，有組織、有目的的。會議與一般集會的

區別在于它要商議事情，重在“議”。如果一個集會沒有“議”的程序，沒有要商議的事項，如舞會、新聞發布會、表彰大會等，就只能叫做會或集會，而不能叫做會議。這概括了會議形成的基本條件:有組織、有領導、商議事情、集會。第1單元

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“會議”一詞有兩種含義:一是指有組織有領導地商議事情的集會，如領導辦公會、代表大會;二是指一種經常商議并處理重要事務的常設機構或組織，如全國人民代表大會、中國人

民政治協商會議、外國的議會等。這里主要探討的是第一種。····

(二)會議的構成要素

1.會議的名稱比較重要的會議都有確定的名稱。常用的會議命名方法有:(1)以序號命名，如“中國共產黨第十四屆中央委員會第六次全體會議”(簡稱“十四屆六中全會”)“第八屆全國人民代表大會第四次會議”“x

x廠第二次職工代表大會”“xx股份有限公司第四次股東大會”等。第1單元

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(2)以會議主題命名，如“延安文藝座談會”“全國宣傳工作會議”“掃黃工作匯報會”等。以會議參加者的身份命名，如“全國秘書長、辦公廳主任會議”“青年科技工作者代表大會”“優秀企業家座談會”等。以會議召開的地點或時間命名，多用來指稱歷史上的重要會議和一些沒有特定名稱的例行工作會議，如“遵義會議”“廬山會議”“八一七會議”“x

x年x月x日廠長辦公會議”等。第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回2.會議時間

會議時間包括會議何時召開和會議開多長時間兩層含義。有些法定會議和例行的辦公會議有確定的召開時間，有些會議沒有確定的召開時間，法定的或例行的會議在必要時也可提前或延期召開。恰到好處地選擇會議召開的時間是一門高超的領導藝術，因為有些會議只有在特定時間(即最佳時機)召開才能取得預期效果。會議開多長要根據會議的內容和會議進程來確定。第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回3.會議地點

會議地點也包括兩層含義:一是會議在哪個地區召開，例如是在北京開還是在廣州開，是在縣城開還是在某個鄉鎮開等;二是具體會場選在何處，即哪個禮堂、哪個會議室或哪個現場等。選擇會議地點要服從會議內容的需要，同時要考慮接待能力、會場設備、安全保障，涉密會議還要考慮到保密條件。第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回4.會議人員會議人員包括會議的參加者、會議的主持者和會議的輔助人員。(1)會議的參加者是會議的主體，法定會議的出席人必須是按法定程序產生的，如人大會議、政協會議、職工代表大會等，這類會議的法定出席人必須達到一定比例才能召開。法定會議可以根據需要邀請一些不具有法定資格的人員列席會議。非法定會議的參加人由主辦會議的領導機關根據需要確定，并在會前發出正式通知。第1單元

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(2)會議主持人的職責是使會議按照法定程序或原定的會議程序正常進行，包括宣布開會、掌握會議議程和時間、安排發言順序、主持會議表決和選舉。法定的大型會議由通過選舉產生的主席團主持，一般會議由召開會議的機關領導人主持。

(3)會議的輔助人員包括秘書和其他服務人員。他們的職責是負責會議的文字工作和其他事務性工作。他們雖然不是會議的正式參加者，沒有發言權和表決權;但他們是會務工作的主體，對會務工作的效率與質量起支配作用，而會務工作的質量直接影響到會議的效果。第1單元

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5.會議的議題和議程··

會議的議題是會議所要討論解決的問題。會議的議題應該明確，一次會議的議題可以是一個，也可以是若干個。會議的議程是會議討論、解決會議議題的程序。6.會議的方式

會議的方式是會議的形式問題。例如，是集中開全體大會，還是分組討論;是以口頭發言為主，還是以書面發言為主;是開常規的會議，還是借助于現代化通訊手段開電話會議、電視會議。會議方式的確定必須服從會議內容的需要，在不影響會議效果的情況下應盡量減少會議的開支。第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回7.會議的結果

任何會議都有一定的結果，會議沒有取得任何實質性成果也是一種結果。凡是達到或基本達到會議預期目的的會議，就是成功的會議;凡是沒有達到會議預期目的的會議，就是失敗的會議。重要會議的結果一般以文件(公報、決議、會議紀要等)的形式向一定范圍公布。第1單元

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(三)會議的種類·····

會議作為人們從事社會活動和各項工作的一種重要手段和方法，其應用非常廣泛，因此，可以從不同角度劃出許多類型。1.按會議規模劃分大型會議，一般指1000人以上參加的會議。如慶祝大會、全國性人民代表大會等。中型會議，一般指100一1000人參加的會議。如報告會、經驗交流會等。小型會議，一船指3一100人參加的會議。如辦公會、座談會、現場會等。第1單元

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2.按會議時間劃分···(1)定期會議，如機關辦公例會、學會、年會等。不定期會議，如視需要臨時召開的會議或處理緊急突發事件而召開的會議。如防汛緊急會、抗震救災緊急會等。一次性會議，指只需要開一次的會議。

(4)多次性會議，指需要開兩次以上的會議。第1單元

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3.按會議性質分···

(1)規定性會議，指依法召開的、具有法律效力的會議，如各級人民代表大會。決策性會議，指各級政府的常務會議，省、市企業中廠長經理辦公會等。專業性會議，這類會議具有極明顯的專業性特征，如教育工作會議、金融工作會議、人事工作會議等問題。動員性會議，以宣傳動員群眾、提高群眾認識為目的，如征兵動員會。第1單元

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(5)紀念性會議，指紀念重大事件或重要人物的會議，如紀念抗日戰爭勝利六十周年會。(6)外事性會議，指與外賓會談、與外商談判的會議等。

(7)綜合性會議，多以各級辦公室名義召開，可以分為討論和研究各種。4.按會議與會人員所在地分(1)集中性會議，將與會人員集中到同一地點召開的會議。

(2)遠程會議，采用某種通信手段，在一定的電子設備支持下舉行的本地或異地會議，如電話會議、電視會議、網絡會議等。第1單元

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4.按會議與會人員所在地分·····

(1)集中性會議，將與會人員集中到同一地點召開的會議。

(2)遠程會議，采用某種通信手段，在一定的電子設備支持下舉行的本地或異地會議，如電話會議、電視會議、網絡會議等。5.按會議涉及地域劃分國際性會議，指會議的內容涉及不同國家和地區，參加人來自不同國家與地區的會議。全國性會議，指參加會議的人來自全國各個地區，會議內容涉及全國性問題的會議。第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回·····

(3)地區性會議，一般指省、市、縣或企事業單位召開的各種工作會議、代表會議等。(4)部門性會議，也稱為局部性會議，指某個機關、事業單位召開的內部會議。6.按照組織程序或進展階段的特點劃分預備會議，是整個會議的組成部分，是為正式會議做準備的會議，但在職權和效力上同正式會議有所區別。正式會議。第1單元上一頁下一頁返回會前籌備工作·

7.按照保密情況劃分··

(1)公開性會議。

(2)秘密性會議?！?/p>

8.按技術手段劃分··

(1)常規會議，即傳統的會議。(2)媒介會議，指利用電子、網絡等現代科技通信手段為媒介召開的會議，如電視會議、電話會議、網絡會議等。9.按層次結構特點劃分(1)單一性會議，指只有一個層次結構的會議。(2)復合性會議，指結構層次在兩個或兩個以上的會議。第1單元

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10.按性質和目的劃分·····

(1)正式會議，指經過事先策劃、專門組織并尋求某種結果的一般常規性會議。(2)非正式會議，指不必尋求一種特定結果的會議，如春節聯歡會、行業聚會、員工家屬招待會等。11.按內容議題劃分務實會議，指圍繞一個或多個專題進行分析問題、解決問題的會議。務虛會議，指不限專題、只有討論范圍，且議而不決的會議，如經驗交流會、市場走向研討會、員工座談會等。第1單元

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(四)辦會特點····

會議無論規模大小，也不管屬于什么性質，都需要會務保障，就是辦會。會務工作完成好壞，直接影響到會議的質量和效果，甚至直接關系到會議的成敗。盡管每個會議都各有特點，但從一般情況看，辦會都要具有如下9個特點。合法性會議無論內容還是形式都必須合乎法律和政策的要求，即會議要具有合法性。社會性除少數特殊會議外，一般會議需多數人參加，特別是跨組織的公開會議。因此，它的社會性是毋庸置疑的。第1單元

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3.服務性會務工作是直接為會議服務的。它的一切活動，都是為了給會議提供方便條件。因此，必須做好各項服務工作，保證開好會議。會務人員必須擺正自己的位置，樹立為會議和與會者盡職服務的思想。4.服從性會務工作是為會議服務的，會務人員參加會議主要是辦理會議事務。不管會務工作多么瑣碎艱難，都要服從會議需要，不能因為會務安排或會務人員問題影響會議。第1單元

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5.事務性會議的很多環節具有較強的事務性，辦會工作特別繁雜瑣碎。會務人員必須具有從宏觀上把握會議組織工作的能力，同時還應該具有處理具體事務和注意每一個細節的能力。6.綜合性會議種類繁多，涉及內容廣泛，與會者構成復雜，所以辦會人員要成為通才和雜家，要具有較高的綜合能力，能夠從全局出發觀察與考慮問題。第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回7.機要性

無論黨政機關、社會團體還是企事業單位，許多重要事情都通過會議討論后才能作出決定。因而，許多會議的內容都具有很強的機密性。會務人員參與會議方案的制訂、會議文件的起草等重要工作，保守會議秘密，理所當然地是會議服務工作的任務之一，需要慎之又慎。如黨政會議涉及路線方針、政策法規方面的內容多，會務工作的機要性實際上是政治性、政策性的具體體現;公司會議涉及經濟貿易、技術合作、市場信息方面的內容多，會務工作也有很強的機密性;有些會

議涉及人事調整、利益分配等方面的內容，會務工作中保守機密非常重要。第1單元

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8.時限性會議是時限性很強的團隊工作，會務人員應有高度的時間觀念，具有很強的計劃性和變通性，善于管理時間，善于處理事情，能在一定時限內完成每一項工作。9.團隊性會議的社會性決定了會務工作的團隊性。第1單元

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(五)會議的作用···

會議的作用是多方面的，不同類型的會議具有不同的作用。會議的作用主要表現在以下幾個方面。1.集體領導，科學決策集體領導是現代社會的重要領導體制和原則。會議活動是保證集體領導原則得以實現的重要手段。黨政機關、企事業單位各種重要的決策，均應遵照民主集中制的原則，通過會議作出決定。通過會議作出決定，體現了集體決策的原則，有利于集思廣益，以保證決策的民主化、科學化。第1單元

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2.組織協調，推動工作·許多決策的實施，往往涉及多個方面、多個部門。為保證決策的順利實施，需要通過一定的會議來傳達精神、布置工作、統一認識、統一步調。會議是求得思想統一、行動協調的重要形式。通過會議，人們達成共識，協調關系，解決矛盾，統一步調，從而推動工作健康有序的向前發展?！?/p>

3.交流情況，溝通信息·

會議是收集信息、溝通思想的重要渠道，可以起到上情下達，下情上傳，左右聯系，交換資訊，溝通信息的作用。通過會議的舉辦，人們可以增進了解與合作，促進互相支持，保證做好工作，同時也為領導掌握豐富信息，進行科學決策奠定堅實的基礎。第1單元

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4.宣傳教育，提高認識··

各級領導通過會議傳達上級指示，總結本單位工作，表彰先進，批評后進，能夠教育和組織群眾，提高群眾的思想認識，調動廣大群眾的工作積極性，使群眾自覺地貫徹執行黨的方針政策，更好地完成工作任務。應該指出的是，會議和任何事物一樣，都具有兩面性。在認識和發揮會議的作用問題上，要注意避免片面性。在認識會議積極作用的同時，還應看到它的消極作用。從日前我國的現狀看，會議的負面作用主要表現為:會議過多，會期過長，規模過大;有些會議效率不高，不解決實際問題，造成時間、

精力、經費上的浪費;有些會議滋長了吃喝玩樂、饋贈的不正

之風。因此，我們必須正視會議的消極作用，加強對會議的管理，提高會議的質量，精簡會議的數量。第1單元

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會議活動是一項有組織、有目的、有程序的活動。大量的會議事務工作都是由秘書來承擔的。協助領導或領導機關組織好各種會議，提高會議的質量和效率，是秘書部門的一項重要任務。會議事務工作的主要任務包括:根據會議的中心內容、指導思想、領導意圖而展開一系列的具體工作，會前要做好各項準備工作，會間要做好各項服務工作，會后要做好會議的善后工作。會議事務工作的總要求包括:充分準備，嚴密組織，服務周到，確保安全。會議事務工作的整個過程可以劃分為會前、會間、會后三個階段。第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回二、會前準備工作

做好會前的準備工作，是開好會議的先決條件。小型的會議，準備工作比較簡單;大型的會議，準備工作比較復雜，并且越是重要的會議，準備工作就越復雜。以中型、大型會議為例，會前準備工作主要有以下幾個方面。第1單元

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(一)確定目標、議題··

1.議題議題即會議主題，也就是會議的主要任務，會議主要討論解決的問題，在會議計劃中應有明確的說明。大中型會議的議題由會議領導機關和領導同志確定，日常會議的議題，有的由分管某項工作的領導同志提出;有的由下級機關或者根據領導同志指示準備議題，然后將收集到的議題進行篩選，加以修改、討論、充實，步及請有關領導審查后，按周、月或季度統籌安排。第1單元

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安排會議議題應注意以下幾個方面:一是下一級會議可以解決的或者個別領導同志可審批解決的問題，一般不要安排上級會議討論;二是黨的會議同政府的會議討論的議題要有所區別;三是提交會議討論的議題，一般要有簡要的文字材料，并在開會前幾天經領導同志審批后，發給有關同志閱讀，準備意見;四是臨時提出的議題一般不宜倉促安排，以保證會議質量;五是一次會議議題不能安排過多或過少，要測算每個議題大致所需時間，合理分配，一般安排一個主要議題和一二個小議題為宜;六是盡可能地將同類性質的議題提交一次會議討論;一七是應準備一些后備議題，以便在會議進展順利、時間充裕的情況下提供會議討論。第1單元

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2.確定會議名稱·有些會議的名稱是固定的，如代表會議、辦公會議等，有些會議的名稱則是不固定的。會議的名稱一般由三個要素組成:會議主辦單位的名稱、會議的主題和會議的類型，如“x

x集團公司經貿洽談會”。另外，有的會議名稱還可以包括

時間和范圍等要素，如“x

x集團公司周年全體員工總結大

會”?！?/p>

3.確定與會者名單·

與會者是會議的基本要素之一，包括會議的出席人、列席人和會議的工作人員、服務人員。提名與會人員是一項重要而且政治性很強的工作，應當注意以下幾點:第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回··(1)周到全面;寬嚴適度，準確無誤，從有利工作和便于保密的角度出發，做到提名合情合理，不寬不嚴，不錯提，不漏提;會議秘書工作人員提出的與會人員名單，需要報請領導同志審核后才能最后確定。一般要根據會議的性質、議題和任務，確定與會者的范圍、人數、資格、條件。秘書人員在接受會議工作任務后，應提出初步的參加會議人員的名單，供領導審查確定。第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回(二)制定會議預案、計劃

會議預案就是會議的籌備方案。預案擬定是否合理，是否切實可行，直接關系到會議能否取得預期成果。凡要舉辦會

議，都應在會前制定會議預案(會議計劃)，即會議籌備方案。制定會議預案時，秘書部門應根據領導成員集體研究的意見

起草，再經集體討論修改，方案擬訂后，報領導審核和批準。會議預案是對會議如何召開提出的計劃方案，一般包括以下

內容:會議名稱、會議時間、會議地點、會議的參加人、主持人、會務工作負責人、會議的議題和議程、會議期間的其他

活動、會議的后勤服務、會議的經費預算以及有關附件等。第1單元

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制定會議預案的過程是對會議進行全面籌劃的過程，許多項目要請示有關領導才能確定，例如會議議題的確定和議程的安排、會議參加人員的確定等。預案經領導審查批準后，秘書部門就可以根據預案所列項目進行會議的各項準備工作。下面是一份會議預案的實例，可作為制定會議預案的參考:第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回······X

X股份有限公司第三次股東代表大會會議預案 一、會名:(略)二、會議時間:2005年4月8日至10日，會期3天三、會議地點及主會場:xx市西亞德賓館一樓大會議室四、參加人員和人數:股東代表共130人(其中外埠代表55人)。公司總經理、副總經理、總會計師、總工程師、各部門經理預計到會人數共150人。五、大會主持人:公司董事長·

六、會務工作負責人:公司辦公室主任第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回七、議題和議程大會主要議題兩項:1.公司總經理做公司一年來經營情況的報告。Z.討論決定本年度分紅配股方案。具體議程見附件1《會議日程表》(見表5-1)。八、其他活動:··

1.組織代表參觀本公司主體企業xx了和xx商城(9日下午)。包卡拉OK舞會一場(9日晚)。瀏覽本市市容和新開辟的濱海風景區(10日下午)。第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回九、后勤服務安排:1.食、宿地點:西亞德賓館。2.食宿標準:乙類雙人客房，每人每天45元(本埠代表不安排往宿，每人每天發20元交通費)。3.伙食標準:每人每天35元;10日晚酒會每桌550元，計巧桌。4.交通:7日下午和11日上午公司自備小車到車站、機場接送外埠代表，參觀、游覽租用旅游大客車。5.紀念品:每人發公文包一只(價值30元)，不發其他紀念品。第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回十、經費預算:預計會議開支x

x

x

x元。其中，會場及外埠代表住宿費x

x表往返費x

x費x

x

x元，x元，伙食(含酒宴)費x

x

x元，交通費x

x

x

會議辦公費x

x

x元。x元，外埠代元，游覽娛樂X

X

X元，會議辦公費X

X

X

元。第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回(三)確定會議議程、日程1.會議議程的制定會議議程是根據會議內容制定的會議進行的程序。會議議程應當簡明概略，并冠以序號將其清晰的表達出來。代表大會的議程須經代表大會的預備會議或主席團會議通過之后方能正式生效。議程指對已確定的議題列出討論的先后順序。秘書人員在確定議程時應考慮議題的重要程度以及議題與議題之間的關聯性安排，或先易后難、先次要后重要，或先難后易、先重要后次要，但總的原則是利于解決問題，能實現會議的最終日標。第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回2.會議日程的制定

會議日程是指結合會議議程對會議期間的所有活動做每日具體的時間安排，會議日程應安排得緊湊、具體，以保證會議的正常進行，通常包括時間、內容、地點三個方面，以日程表的方式列出。在會議前，可將會議日程表附在通知后發給與會者。日程表應作為會議預案的附件隨預案一起送領導審閱。確定后的日程表要在會議報到時發給會議的參加者，使他們了解會議的具體安排見表5-1。第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回3.擬定會議程序

會議程序是指一次會議按照時間先后排列的詳細工作步驟。它可以讓與會者了解每次具體的會議活動的內容及時間順序，是會議主持人掌握會議的操作依據。常見的會議工作程序表

見表5-2。第1單元

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(四)會場布置及文件準備···1.選擇合適的會議地點選擇合適的會議地點，對于會議的成功是極為重要的。舉行會議的地點，對與會者的心理有著不可忽視的作用，而與會者的心理狀況直接影響到會議效果。會場的選擇，要結合開會人數、會議內容等綜合考慮。在有條件的情況下，主要考慮下列因素:會場地點適中。會址的選擇首先要考慮與會者和會議的主辦者是否便于前往，交通是否便利。會場大小適中，以每人平均2一3平方米為宜。會場不應過大，顯得空曠無人;也不可過小，顯得擁擠不堪。第1單元

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(3)會場附屬設施齊全，包括照明、通訊、衛生、服務、電話、擴音、錄音設備等。2.布置會場

不同的會議，要求有不同的布置形式。黨的代表大會會場要求樸素大方，人民代表大會會場要求莊嚴隆重，慶祝大會會場要求喜慶熱烈，追悼會會場要求莊重肅穆，座談會會場要求和諧融洽，紀念性會議會場要求隆重典雅，日常工作會議會場要求簡單實用。這里主要介紹會場形式和排列座次。第1單元

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(1)會場形式···

會場的布局有多種形式，應根據會議的不同規模、主題，選用不同的布置形式，以體現不同的意義、氣氛和效果，適用于不同的會議目的。①相對式(見圖5一1，特征是主席臺與代表席采取上下面對面的形式，整個會場氣氛顯得比較嚴肅和莊重。它可以分為禮堂形、教室形、弦月形等，如圖5-2～圖5-4所示.②全圍式(見圖5-5)，特征是不設專門的主席臺，會議的領導、主持人和其他與會者圍坐在一起，容易形成融洽與合作的氛圍，體現平等與相互尊重的精神，有助于與會者之間相互熟悉、了解，使與會者暢所欲言，充分交流思想、第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回溝通情況，也便于會議主持者細致觀察每位與會者的意向、表情，及時準確地把握與會者的心理狀態，從而保證會議取得較好的成果。它可以分為多邊形、橢圓形、長方形、圓形等，如圖5-6一圖5-9所示。③半圍式(見圖5一10)，介于相對式與全圍式之間，在主席臺的正面和兩側安排代表席，形成半圍的形狀，既突出了主席臺的地位，又增加了融洽的氣氛。它可以分為橋形、T字形、馬蹄形等，如圖5-11一圖5-13所示。第1單元

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④分散式(見圖5一14)，將會場分成若干個中心，每個中心設一桌席，與會者根據一定的規則安排入座。領導人就座的桌席叫“主桌”。這種格局既在一定程度上突出領導，又給與會者提供了多個談話、交流的中心，使會議氣氛更輕松和諧。它可以分為方桌形、V字形、圓桌形等，如圖5-15一

圖

5-17所示。3.主席臺布置主席臺是會場的中心，是眾人矚目的焦點，是整個會場布置工作中的重點之一。排列主席臺座次時，應注意以下幾個問題。第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回··

(1)主席臺的座次必須事先排好，并安排名簽，以便領導按次序對號入座。(2)主席臺座次的排列規則:以臺上就坐的最高職位的人居中，然后按職務高低依先左后右向兩邊順排。主持人的座次依其職位大小確立，不一定要坐在最后邊。

(3)如果是報告會或聯席會，主席臺的座次一般采取報告人和主辦單位負責人或聯席的各單位負責人相間排列的辦法安排。第1單元

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(4)對安排在主席臺就座的領導，屆時能否出席會議，在開會前務必逐一落實。領導到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實情況。·主席臺的座位布置一般采取橫式，大體有如圖5一18和圖

5一19所示兩種?！?/p>

4.會場氣氛布置·

會場氣氛布置是指根據會議的內容，選擇適當的背景色調或擺放會議物品，懸掛突出會議主題的裝飾物等。其目的是要營造會議氣氛。這對與會者的情緒和心理狀態有很大的影響，與會議效果有著密切的聯系。第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回··

(1)懸掛會標和會徽。正式、隆重的會議都應當懸掛會標，并將會議的全稱以醒目的標語懸掛于主席臺前幕的上端或天

幕上。會徽是體現或象征會議精神的圖案性標志，一般懸掛

于主席臺的天幕中央，形成會場的視覺中心，具有較強的感

染力，起到激勵的作用。貼掛對聯和標語。在主席臺兩側可貼掛對聯，在會場內外適當地貼掛標語，以烘托會議的主題，渲染會議的氣氛，振奮與會者的精神。布置旗幟。重要的會議應當在主席臺、會場內外布置旗幟，以增加會議的莊重氣氛。第1單元

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(4)擺放花卉。在主席臺前和空曠的會場角落里可適當擺放鮮花、盆景等點綴會場，能給人一種清新、活潑的感覺，并能減輕與會者長時間開會的疲勞。根據不同花卉所代表的不同感情色彩，對不同內容的會議配置相應的花卉。如一般性會議選擇月季、扶桑等花卉，烘托輕松的會場氣氛;比較莊重的會議，可以擺放君子共、棕桐、萬年青等，以烘托嚴肅的會場氣氛。第1單元

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5.安排座次···

會場座次的安排包括主席臺的座次和場內人員的座次。座次安排既是一項技術性工作，也是一個嚴肅的政治問題，必須正確對待。(1)主席臺座次。在主席臺就座的人員多是主辦方的負責人、貴賓或主席團成員。安排座次時，一般應按照臺上就座者職務的高低排列，以職務最高者居中，然后依先左后右、由前至后的順序依次排列。主席臺座次的編排應編制成表，報主管領導審核;在主席臺的桌上，于每個座位的左側放置座位卡。第1單元

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(2)場內其他人員座次。并非所有的會議部門要對會場內其

他人員的座次進行排列，但如果是中型以上級別的工作會議、報告會議和代表會議，一般要對座次進行適當排列。常見的

排列方法有以下三種。··

①橫排法。以參加會議人員的姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次。選擇這種方法時也應注意先安排會議的正式代表或成員，后安排列席代表或成員。②豎排法。按照各代表團或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向依次排列座次。選擇這種方法也應注意正式代表或成員、職務高者在前，列席成員、職務低者在后的原則。第1單元

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③左右排列法。以參加會議人員的姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會場主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座次。選擇這種方法時應注意與會人數。如果一個代表no或一個單位的成員人數為單數，排在第一位的成員應居中;如果一個代表團或一個單位的成員人數是雙數，那么排在第一、二位的成員應居中，以保持兩邊人數的均衡。第1單元

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6.會議文件材料的準備···

(1)會議文件的準備會議文件是會議指導思想、主題內容、會議進程等全部活動的反映與記錄，是指導會務活動，掌握會議進程、完成會議任務，達到會議目的的重要工具。會議文件的范圍主要包括提交會議審議批準的文件、會議期間使用的文件、會議參考性文件、會議管理性文件、會議宣傳性文件等。一般召開大中型會議，秘書人員應準備以下5種類型的文件。第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回①關于召開會議的請示。②提交會議審議批準的文件，如工作計劃、報告、預算決算項決議的草案等。③會議期間使用的文件，如開幕詞、會議發言材料、會議總結報告等。④會議參考性文件，如調查報告、可行性分析報告、統計報表等。⑤會議管理性文件，如會議通知、議程與日程安排、會議須知、與會人員名單以及簽到簿等。

無論準備哪種類型的文件，都應當將責任落實到人，要有具體的時間限制，以保證會議的正常進行。第1單元

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(2)會議物品購置與準備···

這里所說的會議物品，包括會議文件以外的會議所需物品和設備。①酉己置合適的視聽器材。常用視聽器材包括黑板、投影機、便攜式計算機、錄像帶和電影、電子黑板、計算機傳送的電視演出等。②準備會務用具，包括身份牌、記錄用具、活動用具、宣傳用具等。第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回7.會議經費預算

會議的經費預算一般包括場地費、培訓費、資料費、住宿費等。制定會議經費預算一方面要本著勤儉辦公、節約辦公的原則降低會議的成本，另一方面要有一定彈性，即注意留有余地。會議的經費預算一般包括兩項。(1)會議實際經費開支。主要有以下6項:①會議費主要包括場地租金、用品費、設備費等;②培訓費主要包括請專家、學者講課的酬金;第1單元

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③資料費;·

④住宿費;·

⑤交通費;⑥其他。(2)會議期間與會人員的時間量價值。其公式為:·會議的時間量價值=2xAxBxC·

其中:A每小時職工平均工資的3倍·B參加會議的人數C召開會議的時間〔小時)·第1單元

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8.制發會議通知·在領導確定會議時間和內容，各項會議準備工作基本就緒后，要盡早發出會議通知，明確會議的時間、地點、出席人，尤其是會議議題，以便與會人員提前做好準備。會議通知一

般分書面通知、口頭通知、電話通知和手機短信通知四種。· (1)書面通知。書面通知態度莊重嚴肅，備忘性好，一般用于參加人數較多或比較莊重的會議。書面通知也可以分為兩種:一是張貼式，即黑板、啟事欄等處的會議通知;二是便條式或卡片式的會議通知卡。一般來說，人多的，用張貼式;人少的，用便條式。但是一些較重要的會議，兩種形式并用。第1單元

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(2)口頭通知?？陬^通知適用于小型例會，三五個人的碰頭會?！ぁぁ?/p>

秘書在通知開會時一般不單獨采用口頭通知，而是口頭和書面并用。即使采用口頭通知，秘書也必須一一面告，不能請人轉捎口信。(3)電話通知。與會者比較分散，尤其是不同單位部門的不定期會議，常是以電話通知的形式通告?？陬^通知和電話通知應擬一個通知稿，以便簡明、扼要、完整地進行通知。重要會議的通知發出后，應及時檢查并落實。例會一般是事先所規定的，比如每周的周一，每月的第一天等。即使是這樣，秘書為了保險起見，也要再行通知。第1單元

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(4)手機短信通知。臨時決定召開的會議或會議時間、內容上的臨時變更，可采用手機短信群發。會議中，如出現臨時情況，也可借助手機群發短信，及時通報。第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回(五)會前檢查

會前檢查是一項極為重要的工作，是落實會議計劃，保證會議如期、順利進行的重要一步，馬虎不得。尤其是重大的政治性會議，會前檢查更要高度重視。有時僅僅由秘書部門或文秘人員檢查還不夠，會務領導還要再次進行檢查。會前檢查實際上是復查，因為在會前準備工作結束時，文秘人員和會務領導實際上已經做過一次檢查了。正因為是復查，更要克服馬虎、麻痹大意的思想，扎扎實實、仔仔細細地進行檢查。會前檢查有兩種形式:一是由領導人聽取大會籌備處各部門的匯報;二是進行現場檢查。其中現場檢查采用的比較普遍。會前檢查的重點是會議文件資料的準備、會場布置和安全保衛工作。重要會議的會前檢查還包括警衛部署、票證檢查、人員定崗定位等。第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回· 在檢查時間的選擇上，如果大會是在第二天早上開，最好選在前一天晚上8點之前。這個時間人們已經吃完晚飯，避免影響與會人員休息?！ぁぁ?/p>

1.檢查住宿較大型的會議在開會前一天一定要進行住宿檢查。這是為了確保第二天的到會人數，檢查是否會有突發情況發生。當然在會議正式開始前兩天與會人員就陸陸續續來報到了，要做好接待工作。檢查要成立專門的檢查小組，分工合作。秘書人員應事先準備好檢查登記表，包括時間、地點、房問號、人住人數、人住人姓名、報到情況等。第1單元

會前籌備工作上一頁下一頁返回2.檢查會議文件檢查各種會議文件是否完善。3.物品檢查

確保有足夠的鉛筆、紙張、日程表和文件的備份。這一部分工作對于秘書人員極為重要，足以體現秘書的細心程度。準備足夠的紙筆、日程表和文件的備份是十分必要的。這是因為有許多事都是突發的，特別是在開會的時候，事情多，時間緊，沒有時間再臨時處理。因此，會前的再次檢查是極其重要的。鉛筆紙張不僅是自己用，更主要的是為與會人員準備的。在開會過程中與會人員是需要做記錄的，因此，與會人員由于各種原因而沒有紙筆是一件很著急的事，此時多第1單元

會前籌備工作準備的紙筆就能夠發揮作用。日程表和文件的備份也是需要留出富余的，但也應避免浪費。日程表的發放應做到人手一份。有了充足的準備，即使在會議期間，與會者丟失了日程表也可以及時補上，而不用再去復印。準備合適的參考資料對秘書人員組織會議工作是很有幫助的。參考資料的選擇是至關重要的，要對會議的組織有所幫助，

又要方便攜帶。資料要全，但不要太多。4.檢查報告檢查后的具體情況應及時向會務領導報告。上一頁返回第2單元

會議期間的工作·

【情景案例】··

案例一:天地公司定于2003年2月15日在京召開為期兩天的新產品推廣會，邀請了國內外十幾家合作公司的管理人員和技術人員共近百人參加。秘書初萌負責安排接站報到工作，但因春節后客流量較大，她又缺乏經驗，致使部分與會者沒能找到接站處，費了很大周折才找報到地點，因而損害了企業的良好形象。下一頁

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會議期間的工作案例二:

天地公司的新產品發布會即將開始，總經理秘書高葉正站在會議大廳的入口處，她一邊做著最后的檢查，一邊在考慮著到場的嘉賓。她發現主席臺上放置的座位卡有問題:一位董事因故不能前來，座位卡卻沒有撤掉，而另一位嘉賓剛剛來電話說要來參與工作績效評估，但是座位卡還未準備好。這時她的手機又響了，原來是接電視臺記者的汽車在路上拋錨了，現場直播發布會已經來不及了。同時會議秘書組的人員來報，宣傳材料不太夠，此時嘉賓已陸續到來。上一頁

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會前籌備工作項目任務:上述二個案例為什么會出現失誤?作為一名秘書人員，在會議期間應做好哪些工作才能使會議達到預期的效果?任務分析:以上兩個案例都是發生在會議期間，秘書人員在這期間的接站和協調工作的失誤，而使會議出現混亂，從而使企業的形象受損。上一頁返回第2單元會議期間的工作【相關知識】一、接待(一)接站··

秘書人員應在與會者報到之前預先了解其所乘的飛機、車、船的班次、車次，并在車站、機場設接待站，制作一塊醒目的牌子或橫幅，寫明“X

X

X會議接待處”等字樣。在與會人員到來后，盡快將客人送往會場或會議駐地。接站是跨地區、全國性和國際性會議活動接待工作的第一道環節。會議活動的接站同一般接待活動的接站在許多方面具有共同之處，但由于會議活動的接待對象人多面廣，因此要特別注意以下兩點。下一頁

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(1)要通過匯總回執、報名表以及打電話等方式，充分掌握與會者的姓名、性別、年齡、職務，抵達的具體時間和地點

(機場、車站)等信息，以避免錯接和漏接。

(2)接站現場以及交通工具上要有醒目的標志，方便與會者辨識。第2單元

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(二)報到、簽到與入場工作··

1.報到報到是指與會者在到達會議活動所在地時所辦理的登記注冊手續。當與會人員來到會場或會址報到時，秘書人員應熱

情、禮貌地接待，對與會者的到來表示歡迎，將事先準備好

的會議文件和用品等材料以及住宿房間的號碼、餐券等發給

與會者，盡可能引導客人到其住宿的房間，稍作簡單介紹后

提醒客人稍事休息，以解除旅途的疲勞，并報告會議的議程、日程或程序。秘書人員要做好以下工作。第2單元

會議期間的工作上一頁下一頁返回···(1)查驗證件，確認與會者的參會資格。請與會者在會議報到登記表(見表5一3)上填寫個人姓名、性別、年齡、單位、職務、職稱、聯系地址、電話等有關信息。統一接收與會者隨身帶來的需要在會上分發的材料，經審查后再統一分發，以免由于與會者在會場上自行分發而影響會議秩序，同時也可防止自行分發材料可能造成的其他不良后果。分發會議文件。重要文件必須履行簽收手續，保密和需要清退的會議文件還要發給與會者文件清退日錄，囑咐他們妥善保存，會后退回。第2單元

會議期間的工作上一頁下一頁返回(5)預收會務費、食宿費、資料費等費用，當場開具收據。(6)安排與會者住宿。(7)步及告情況。第2單元

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2.簽到··

簽到是與會人員到會時的一道必要手續，為了準確統計到會人數，有效地保證會議的安全，必須認真做好會議的簽到工作。秘書人員在會議召開前應準備好簽到所需的用品。(1)簽到的作用。會期較長、具體活動較多、內容較重要、需要集中接待的會議活動，與會者除了辦理報到手續外，還

要在每一場會議活動的簽到簿上簽名，表明其完整地參加了

這一次會議。會議簽到有以下作用。第2單元

會議期間的工作上一頁下一頁返回····

①便于統計實到人數，以確保法定性會議的有效性。②檢查缺席情況，以便及時通知有關人員到會，或通知缺席對象另行補會。③慶典儀式、紀念性和追悼性會議活動的簽到簿可以珍藏，留作永久的紀念。④與會者的親筆簽名是第一手簽到記錄，是其參加會議活動的書面證明，可為日后的查考提供歷史憑據。在一些法定性會議上，簽到還是一種法律行為。第2單元

會議期間的工作上一頁下一頁返回(2)會議簽到的方式

①簿式簽到。簽到簿裝幀精美，便于保存，具有紀念意義，常常用于各類慶典和儀式。會議活動規模較大、與會者較多并且集中到達時，宜采取分頭、分冊簽到的方法，以避免簽到時的擁擠現象，影響會議活動按時進行。簽到簿的封面或扉頁上應當寫明會議活動的名稱、時間和地點，以便將來查考。第2單元

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②表式簽到。表式簽到即采用格式規范的表格簽到。規模較大、參加人數較多的會議活動，要多準備一些簽到表，采取分頭簽到的方法，會議結束后，再裝訂成冊。特別要避免用自紙或普通信箋簽到，這樣既不方便統計人數、檢查缺席情況，也不利于將來查考。下面給出了兩種簽到表的形式，分別是適用于領導辦公會議等經常性召開、會議名稱固定的會議的簽到表(見表5一4)和適用于一般性會議的簽到表(見表5一5)。第2單元

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③電子簽到。電子簽到即采用非接觸式電子簽到卡簽到，系統自動記錄和顯示與會者的姓名、性別、年齡、單位、職務、職稱、代表性質、組別、代表證編號等信息，并自動進行統

計分析，在顯示屏上顯示出到會和缺席的情況等一系列數據。電子簽到卡可以和代表證組合制作，使用更加方便。

簽到完畢，與會人員進人會場后，秘書人員要填寫會議出席情況報告表，包括會議名稱、屆次、日期、應到人數、缺席人數、實到人數等。第2單元

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3.引導入場··

引導是指會議活動期間會務工作人員為與會者指引會場、座位、展區、餐廳、住宿的房間以及指示與會者間詢的路線、方向和具體的位置的工作。引導雖然看似小事，但卻能給與

會者提供許多方便，使他們感到親切。引導工作貫穿于整個會議期間，每一位會務工作人員都應當履行引導的義務。但在大型會議報到以及進人會場時應當派專人負責引導，這類專職引導人員常常被稱為禮儀人員。第2單元

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負責引導的禮儀人員要統一著裝，熟悉會場的布局以及各種配套設施的情況。大型會議活動的禮儀人員還要了解本地的交通、旅游、購物等情況，以備與會者隨時咨詢。國際性會議的禮儀人員還要具有外語會話能力。

一般來說，與會者都要按照會前安排的座位或區域就座。與會者第一次入場的時候，會議工作人員應作必要的引導，以便與會者找到座位。特別是召開大中型會議時，為了方便與會者盡快就座和保持會場秩序，更應該采取適當的方式引導就座，可以設立指示牌或由會議秘書人員直接引導入座。第2單元

會議期間的工作上一頁下一頁返回二、會議記錄工作(一)安排會議發言

秘書人員要協助領導安排好會議發言人選和發言順序，要注意每個人的發言時間及內容的合理性。大會發言要有廣泛的代表性，注意地區平衡、主題平衡，各級領導人、主要領導人與一般領導人的平衡。第2單元

會議期間的工作上一頁下一頁返回·

(二)會議記錄··

1.含義會議進行中，需要進行會議記錄。會議記錄有“記”與

“錄”之分?！坝洝庇钟性斢浥c略記之別。略記是記會議大要，會議上的重要或主要言論。詳記則要求記錄的項目必須完備，記錄的言論必須詳細完整。若需要留下包括上述內容的會議記錄，就要靠“錄”。“錄”有筆錄、言錄和影錄幾種。對會議記錄而言，言錄、影錄通常只是手段，最終還要將錄下的內容還原為文字。會議記錄是會議實況的記載和反映，可以提供會議活動的原始信息，為形成會議正式文件打好基礎，為總結會議和傳達會議精神提供依據。第2單元

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2.要求··會議記錄的要求主要有:速度要求，快速是對記錄基本要求。真實性要求。紀實性是會議記錄的重要特征，確保真實是對記錄稿的必要要求。記錄人員必須以嚴肅認真的態度忠實記錄發言的原意、原話，不得任意取舍增刪，不得改變原意。對會議的主要情況，發言的主要內容和意見，必須記錄完整，不得遺漏。第2單元

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3.格式和方式···

首先，記上會議的名稱，包括會議的屆、次，會議召開的年、月、日或起止時間，會議的地點，出席人、列席人與缺席人，會議主持人職務、姓名及會議的主要過程。然后，記錄與會者的講話與發言內容。發言人的姓名要寫全，不要只記姓，以備日后參考。會議記錄的方式有錄音、錄像、計算機錄人、文字記錄等。會議結束后，應及時全面地檢查、整理記錄的文字，對錯、漏、別字或字跡不清，語意不通順，不完整之處，加以補正或注明。用速記符號記錄的，應及時整理譯成規范的漢字。重要會議的記錄，應由會議主持人審核并簽字。第2單元

會議期間的工作上一頁下一頁返回三、會間調度和服務工作(一)會間調度

秘書人員應協助主席團按會議程序做好會議調度工作，如承辦聯絡、上呈下達傳遞信息、內外照應、調動隊伍、現場指揮、處理突發事件等。大型會議進行期間，大多數秘書人員要下到各組參加會議，收集建議。秘書要隨時把會議的進展情況、與會者的建議和要求等信息匯報給會議負責人;同時也要迅速向各組傳達會議負責人對會議的建議和其他事宜。第2單元

會議期間的工作上一頁下一頁返回(二)會間服務

一些大中型會議，會場會配有專門的服務人員，但秘書應當督促和協助服務人員做好服務工作。在會議中秘書要協助

領導處理有關情況，正確發放會議用品、文件和材料，隨時

向主席臺與全場人員提供飲用的茶水、飲料等，并做好其他

服務。會議期間還要重視膳食質量，抓好食品衛生，注意防

疫醫療工作，組織必要的文娛活動，提供豐富的業余文化生

活。觀看文藝表演，組織舞會或文藝晚會，安排參觀、考察、游覽等，可以豐富會議活動期間的業余生活，做到勞逸結合，同時有助于提高會議效率。第2單元

會議期間的工作上一頁下一頁返回四、會議文件的編寫(一)會議文件·····

會議文件是會議主要精神的體現，是貫徹會議精神的重要形式之一。會議文件在會議當中一般不會成為最后的定稿文

件，還應根據與會人員的意見進行最后的修改、補充和完善，形成正式文件后，經領導同志審定批準后上報或下發。會議文件主要有以下幾種:(1)會議主體報告;(2)會議其他報告;

(3)會議發言材料;第2單元上一頁下一頁返回會議期間的工作(4)會議討論材料;(5)會議紀要;(6)會議簡報;(7)會議記錄;(8)會議總結材料。

需要整卷歸檔的會議文件還應包括會議通知、會議日程安排等其他會議文件。會議文件的寫法，隨文件的不同而不同。第2單元

會議期間的工作上一頁下一頁返回·

(二)會議簡報···

會議簡報是反映會議進行過程、動態和主要問題的簡要報道。其作用是傳遞信息、交流會議情況、協調會議進度、統一會議思想、保證會議順利進行。簡報編寫要及時，要做到

“快、新、實、短”。編寫的簡報要經領導審定才能發稿。1.簡報的編寫會議簡報通常要經過選材、構思、整理、校對四個環節。這四個環節是連續性的，交叉進行的。若把它們分解開來，各自也有一定的規律。例如選材環節就很有學問。這里只著重分析一下構思的方法。第2單元

會議期間的工作上一頁下一頁返回···

(1)概括法。通過對發言內容的綜合分析，梳理概括成幾個問題來編寫。于及道法，即借用新聞報道的形式。其特點是形成板塊結構:開頭一塊，先將要反映的內容用兩三句話概括成一段非常精煉的導語，然后一塊一塊地從不同的角度報道討論的內容。用這種方法報道專題討論的情況效果最佳。摘錄法，即將發言人發言摘要整理編排成簡報。排列法，即將發言的內容按一定次序排列編寫成簡報。第2單元

會議期間的工作上一頁返回2.會議簡報格式

一份格式較為規范的會議簡報，通常由報頭、正文和報尾三個部分組成。報頭包括會議簡報的名稱、第x期、會議簡

報編制者和編制日期。正文是會議簡報的主體部分，由簡報的撰制者根據會議內容和會議負責人的要求撰寫。報尾主要顯示本會議簡報的發送范圍，如“送:x

x、發:x

x(或抄送x

x

x)”等，并注明本期簡報“共印x份”。第3單元

會后工作下一頁返回·

【情景案例】··

有一次，在某地區黨員代表大會的開幕式上，會務人員未能按大會主持人宣布的程序播放國際歌，給會議的正常進行造成一定的影響。事情發生的過程是這樣的:會務組會前起草的“大會開幕式程序(送審稿)”中列有“奏(或播放)國際歌”一項，而大會秘書處一位負責人審稿時，擬把此項放在大會閉幕式時進行，于是把此項目在開幕式的程序中刪除。后來大會秘書處主要負責人定稿時，又把該項圈了回來。會務組的人員，憑印象只記住已刪掉了奏國際歌此項程序，而對后來又被圈了回來一事，未加注意，因此對于在大會開幕式上“奏國際歌”一第3單元

會后工作上一頁下一頁返回·

項，事前未做準備。當主持人在大會上宣布“奏國際歌”時，無法奏出，一時形成了冷場。幸好會務組長急中生智，立即

上臺揮拍領唱，這樣才圓了場。會后領導同志說，這一事故

該予批評，吸取教訓。但在關鍵時刻能得到及時補救，這是

好的，值得表揚。第3單元

會后工作上一頁下一頁返回項目任務:如果你是會務組長，你應該怎么辦?任務分析:上述案例中由于會前準備工作做得不夠，所以在會議期間出現了一些狀況，還好有會務組長的機智才免除了會議帶來的尷尬局面。會后領導對這一狀況進行總結，該批評的批評，該表揚的表揚。會務總結，主要是肯定成績，總結經驗教訓，表揚好人好事，并要妥善解決會議遺留的問題，使會務工作圓滿結束。那么會議結束后，秘書人員要做哪些具體的工作呢?第3單元

會后工作上一頁下一頁返回【相關知識】會后工作是大中型會議會務工作的最后一環，秘書人員主要應做好以下工作一、與會者的離會工作(一)會后整理工作··

1.引導離場，收拾會場會議結束后，會務人員就要引導與會者有秩序地離開會場。在通常情況下，主席臺上的領導先離場后，與會人員再離場。如果會場有多條離場通道，領導者和與會者可以各行其道。如果是大型會議，散會后要引導車輛迅速離場。與會者離開會場后，會務人員要有條理地收拾整理會場。第3單元

會后工作上一頁下一頁返回· 會場結束后要立即清理會場，以免給下次會議的工作造成不便。會后的收尾工作大致包括:帶走所有剩余的與會議有關的文件，并將所有文件資料放回原處;清理會議室，收拾好臨時放置在會議室的茶杯、桌、椅及其他用品;迅速歸還視聽設備，辦理歸還手續，并向公司負責人報告全部用品的損耗情況?！ぁ?/p>

2.安排代表離會對于跨地區的會議，與會者離會時，要及時同各位與會者結算賬目，要求歸還物品，把訂購的車、船、機票交到與會者的手中，并做好送站工作。對個別需要暫留的人員，也應要妥善安排他們的食宿。第3單元

會后工作上一頁下一頁返回

(1)預定返程票。返程票是與會者最為關心的問題之一，因為這直接關系到與會者能否按時返回單位開展工作。提前做好這項工作，能解除與會者的后顧之憂，使與會者安心參加會議活動，有利于提高會議活動的效率。

(2)結算費用。報到時如預收了有關費用，在與會者離會前，要結清必須由與會者承擔的費用。結算時要做到:···

①列清每項開支;②多退少補;②如預收時開具的是收據，則應收回收據并開出正式發票。第3單元

會后工作上一頁下一頁返回

(3)檢查會場與房間。與會者離會時可能會在會場或房間里遺忘一些物品和文件，會務人員要仔細檢查。一旦發現，要及時上交或設法歸還。(4)告別送行。與會者離會時要熱情告別送行，具體要求是:··

①會議活動的主要領導人盡可能安排時間出面告別。告別的形式可以是到與會者住宿的房間走訪告別，也可在會議活動閉幕式結束后到會場門口道別。②安排好車輛，將與會者送至機場或車站。重要的與會者過應當安排一定身份的領導人親自到機場或車站送行。第3單元上一頁下一頁返回會后工作二、會議傳達和催辦(一)編寫會議紀要···

會議紀要是記載和傳達會議情況及議定事項的正式公文。它是根據會議的主旨，用準確而精煉的語言綜合記述其要點的書面材料，是在會議記錄的基礎上，分析、綜合、提煉而成，用來概括和反映會議精神和會議成果的文件。會議紀要有兩個目的:讓與會者帶回去作為傳達貫徹會議精神的依據。上報，使上級主管部門和有關單位了解會議的情況或予以轉發。會議紀要與會議記錄都可以用于記載會議的情況和議定的事項，但二者也有區別:第3單元

會后工作上一頁下一頁返回····

(1)會議記錄是按會議進程和發言先后順序記錄，會議紀要是在會議記錄的基礎上整理歸納而成，邏輯嚴密，條理清楚。(2)會議記錄要求全面，會議紀要則擇“要”而記。(3)會議記錄是原始依據，著重點在“存”;經過領導簽發的會議紀要是會議的正式文件，偏重于“發”。印發會議紀要只限于日常工作會議。大型會議和專業會議有正式文件和決