第三章賬務(wù)處理子系統(tǒng)日常處理第1頁主要內(nèi)容

第一節(jié)憑證管理第二節(jié)賬簿管理第三節(jié)期末處理第2頁總賬系統(tǒng)日常處理是經(jīng)過憑證處理、記賬、編制報(bào)表等處理過程完成會(huì)計(jì)核實(shí)，并經(jīng)過輸出各種賬和會(huì)計(jì)報(bào)表輸出系統(tǒng)處理結(jié)果。此系統(tǒng)是一切財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)搜集點(diǎn)。第3頁總賬業(yè)務(wù)流程圖第4頁第一節(jié)憑證管理會(huì)計(jì)憑證是整個(gè)會(huì)計(jì)核實(shí)系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)起源，會(huì)計(jì)憑證正確性將直接影響到整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)真實(shí)性、可靠性，所以系統(tǒng)必須能確保會(huì)計(jì)憑證錄入數(shù)據(jù)正確性。包含憑證輸入、憑證審核、憑證輸出、憑證匯總和記賬等過程。第5頁一、憑證輸入

記賬憑證內(nèi)容普通包含兩部分：一是憑證頭部分，包含憑證類別、憑證編號(hào)、憑證日期和附件張數(shù)等；二是憑證正文部分，包含摘要、會(huì)計(jì)分錄和金額等。假如輸入會(huì)計(jì)科目有輔助核實(shí)要求，則應(yīng)輸入輔助核實(shí)內(nèi)容。第6頁1.憑證頭部分

(1)憑證字。輸入設(shè)置時(shí)已定義憑證類別編號(hào)或名稱。

(2)憑證號(hào)。普通地，憑證號(hào)由系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生,并對(duì)連續(xù)性進(jìn)行控制。編號(hào)由憑證類別編號(hào)和憑證次序編號(hào)組成，如：收款1、收款2等。

（一)輸入內(nèi)容

第7頁1.憑證頭部分

(3)業(yè)務(wù)日期：憑證錄入日期，可修改

(4)日期：只能是當(dāng)前會(huì)計(jì)期間日期或以后日期，不能是以前日期。

(5)附件張數(shù)，即本張憑證所附原始憑證張數(shù)。（一)輸入內(nèi)容

第8頁三、網(wǎng)絡(luò)課程制作特色2.憑證正文部分

(1)摘要。即對(duì)本憑證所反應(yīng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容說明。憑證每行必須有摘要內(nèi)容，不一樣行摘要內(nèi)容能夠不一樣，每行摘要將隨其內(nèi)容在明細(xì)賬、日志賬中出現(xiàn)。

(2)科目。輸入科目時(shí),普通輸入科目編碼，計(jì)算機(jī)將依據(jù)科目編碼自動(dòng)切換為對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)科目名稱。輸入科目編碼必須在建立科目時(shí)已經(jīng)定義，必須是最底層科目編碼。錄入科目代碼，能夠按F7查詢

（一)輸入內(nèi)容

第9頁2.憑證正文部分

(3)金額。金額不能為“零”；紅字以“－”號(hào)表示（沖銷業(yè)務(wù)時(shí)）；會(huì)計(jì)科目借貸雙方金額必須平衡。

(4)核實(shí)項(xiàng)目標(biāo)內(nèi)容。假如在科目設(shè)置時(shí)定義了對(duì)應(yīng)“核實(shí)項(xiàng)目”，則在輸入每筆分錄時(shí)，同時(shí)輸入核實(shí)項(xiàng)目標(biāo)內(nèi)容。

（一)輸入內(nèi)容

第10頁第11頁2.憑證正文部分

(5)累計(jì)。自動(dòng)計(jì)算借方科目和貸方科目標(biāo)金額累計(jì)數(shù)。

(6)制單人簽字。系統(tǒng)依據(jù)當(dāng)前進(jìn)入本功效時(shí)操作員姓名自動(dòng)輸入。（一)輸入內(nèi)容

第12頁（二）輔助核實(shí)數(shù)據(jù)輸入

當(dāng)會(huì)計(jì)科目有輔助核實(shí)要求時(shí)，會(huì)出現(xiàn)輔助核實(shí)內(nèi)容，如部門，客戶，職員等。1.外幣核實(shí)科目 如收到外商投資款20,000美元，匯率8.05電匯，編號(hào)456第13頁第14頁2.數(shù)量核實(shí)科目 如新購空白光盤一批2元×100片，轉(zhuǎn)賬支票號(hào)901第15頁第16頁3.往來科目：如收回客戶欠應(yīng)收帳款在輸入科目回車后，光標(biāo)移至此處第17頁4.部門核實(shí)如報(bào)銷本月管理人員通訊費(fèi)借管理費(fèi)用–通訊費(fèi)—市場部–李丹貸現(xiàn)金

第18頁5.銀行類科目如提取現(xiàn)金10000元備用，現(xiàn)金支票號(hào)123第19頁（三）憑證輸入輔助功效慣用摘要輸入功效：第20頁第21頁慣用憑證輸入功效：保留模板憑證----（憑證錄入中）調(diào)入模式憑證第22頁（四）憑證輸入正確性控制辦法

憑證類型和編號(hào)：系統(tǒng)自動(dòng)按分類編號(hào)，防止重號(hào)、漏號(hào)，不可修改制單日期：制單日期控制不能為已結(jié)賬月份，缺省用系統(tǒng)日期，用戶可依據(jù)情況改，但日期要隨憑證編號(hào)增加而遞增。會(huì)計(jì)科目有效控制。系統(tǒng)對(duì)輸入會(huì)計(jì)科目進(jìn)行存在性檢驗(yàn)、是否最末級(jí)科目檢驗(yàn)和符合相關(guān)要求檢驗(yàn)。如非法對(duì)應(yīng)科目檢驗(yàn):如收款憑證中借方必要有“現(xiàn)金”、“銀行存款”，付款憑證中貸方必要“現(xiàn)金”、“銀行存款”，但轉(zhuǎn)賬憑證中不能出現(xiàn)“現(xiàn)金”、“銀行存款”金額控制：科目金額不能為零。保留憑證時(shí)，系統(tǒng)安裝“有借必有貸，借貸必相等”標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)數(shù)據(jù)是否可接收。第23頁第24頁二、憑證查詢假如認(rèn)為系統(tǒng)中滿足條件憑證沒有顯示出來，查看這兩個(gè)選項(xiàng)是否設(shè)置錯(cuò)誤第25頁審核是指由含有審核權(quán)限操作員按照會(huì)計(jì)制度要求，對(duì)制單人填制記賬憑證進(jìn)行正當(dāng)性檢驗(yàn)。主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會(huì)計(jì)分錄是否正確等假如審查認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議憑證，應(yīng)交與填制人員修改后，再審核。經(jīng)過審核后記賬憑證才能作為正式憑證進(jìn)行記賬處理。注：審核人和制單人不能是同一個(gè)人,取消審核只能由審核人進(jìn)行。 憑證一旦進(jìn)行了審核，就不允許對(duì)其進(jìn)行修改和刪除，必須經(jīng)過取消審核操作后才能對(duì)憑證進(jìn)行修改和刪除。三、審核憑證第26頁

審核方法有目測法、二次錄入效驗(yàn)（雙敲審核）,最慣用方法是目測法。 目測法時(shí),可直接依據(jù)原始憑證,對(duì)屏幕上顯示記賬憑證進(jìn)行審核,對(duì)正確記賬憑證,執(zhí)行審核命令，計(jì)算機(jī)在憑證上填入審核人名字；對(duì)錯(cuò)誤記賬憑證，不予審核或執(zhí)行標(biāo)錯(cuò)命令。

三、審核憑證第27頁第28頁第29頁四、憑證匯總記賬憑證全部輸入完成后，可依據(jù)輸入?yún)R總條件，有條件地對(duì)記賬憑證進(jìn)行匯總并生成一張科目匯總表。進(jìn)行匯總憑證能夠是已記賬憑證，也能夠是未記賬憑證，所以，財(cái)務(wù)人員能夠在憑證未記賬前，隨時(shí)查看企業(yè)當(dāng)前經(jīng)營情況和其它財(cái)務(wù)信息，同時(shí)還能夠依據(jù)數(shù)據(jù)異常情況檢驗(yàn)工作中失誤，從而確保憑證準(zhǔn)確性。第30頁第31頁第32頁五、過帳憑證過賬就是系統(tǒng)將已錄入記賬憑證依據(jù)其會(huì)計(jì)科目登記到相關(guān)明細(xì)賬薄中過程。第33頁第34頁記賬處理過程記賬憑證檢驗(yàn)：檢驗(yàn)憑證是否平衡，假如有不平衡憑證時(shí)不能記賬。保護(hù)記賬前狀態(tài)：記賬前，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行硬盤備份,保留記賬前數(shù)據(jù)。開始記賬:由計(jì)算機(jī)按照預(yù)先設(shè)計(jì)記賬程序自動(dòng)進(jìn)行正當(dāng)性檢驗(yàn)、科目匯總、登記賬簿等操作打開科目發(fā)生額/余額表及銀行對(duì)賬、輔助核實(shí)信息，從憑證文件取統(tǒng)計(jì)，按照科目發(fā)生額/余額表數(shù)據(jù)要求分類匯總相關(guān)科目標(biāo)發(fā)生額/余額，-逐層匯總、更新上級(jí)科目標(biāo)發(fā)生額/余額，同時(shí)更新輔助核銷信息。記賬標(biāo)志：第35頁第36頁檢驗(yàn)上月是否過賬或結(jié)賬:上月未過或結(jié)賬時(shí)，本月不能過賬。檢驗(yàn)是否經(jīng)過審核:若有未經(jīng)過審核憑證時(shí)，不能過賬。檢驗(yàn)憑證是否平衡:假如有不平衡憑證時(shí)不能過賬。過賬中止發(fā)生在正式記帳過程中，先經(jīng)過“反過賬”恢復(fù)上次未完整過賬處理前狀態(tài)。過賬處理需注意問題第37頁第38頁六、憑證修改（1）過賬前憑證修改未審核憑證：直接修改已審核：反審核后修改，再審核第39頁(2）過賬后修改 憑證過賬后憑證發(fā)覺有誤，可經(jīng)過沖銷和補(bǔ)充憑證法修改憑證金額少記，科目和方向正確----補(bǔ)充憑證比如：報(bào)銷差旅費(fèi)1000元，但在編制憑證時(shí)誤記為100元，并已登記入賬。更正方法是編制調(diào)整憑證，會(huì)計(jì)分錄以下借：財(cái)務(wù)費(fèi)用900

貸：銀行存款900摘要欄注明：調(diào)整××號(hào)某類憑證第40頁憑證金額多記，借、應(yīng)貸科目和方向正確，采取負(fù)數(shù)沖銷法（紅字沖銷法）比如：計(jì)提短期借款利息1000元，但在編制憑證時(shí)誤記為1100元，并已登記入賬。更正方法是：將多記金額100（1100-1000）元，填寫一張會(huì)計(jì)科目、記賬方向、與原憑證相同，金額為100元負(fù)數(shù)憑證用以沖銷多記金額，會(huì)計(jì)分錄以下： 借：財(cái)務(wù)費(fèi)用-100

貸：應(yīng)付利息-100摘要欄注明：沖銷（或調(diào)整）××號(hào)某類憑證。第41頁第42頁第二節(jié)賬簿管理企業(yè)發(fā)生業(yè)務(wù)，經(jīng)過制單、審核、記賬等程序后，就形成了正式會(huì)計(jì)賬簿，對(duì)發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)分析操作要經(jīng)過賬簿輸出與管理模塊完成。操作者指定輸出條件后，系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)進(jìn)行暫時(shí)處理，形成所需要數(shù)據(jù)。總賬子系統(tǒng)提供賬簿包含：分類賬、明細(xì)賬、日志賬、科目發(fā)生額/余額表、輔助核實(shí)賬簿等。第43頁總分類賬反應(yīng)各科目標(biāo)各月借方或貸方發(fā)生額、本年累計(jì)、期初和期末余額案例：查詢1月份各科目標(biāo)總賬。操作步驟：1、點(diǎn)擊【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】-【總賬】-【帳簿】-【總分類帳】，進(jìn)入總分類賬過濾條件界面2、總分類賬簿引出案例：將第1期全部科目總分類賬簿引出為Excel文件。操作步驟：在總分類賬查看界面點(diǎn)擊菜單欄中【文件】-【引出…】第44頁第45頁科目余額表反映各科目本月借方或貸方發(fā)生額、本年累計(jì)發(fā)生額、期初和期末余額第46頁明細(xì)分類賬反應(yīng)各科目標(biāo)本期發(fā)生明細(xì)賬數(shù)據(jù)，有憑證號(hào)，摘要。查看該科目總賬數(shù)據(jù)查看下一個(gè)科目明細(xì)賬第47頁多欄式明細(xì)賬反應(yīng)全部明細(xì)科目和核實(shí)科目標(biāo)發(fā)生額，如管理費(fèi)用下折舊、工資福利、通訊費(fèi)增加應(yīng)收賬款多欄賬：案例：查看宏遠(yuǎn)企業(yè)第1期應(yīng)收賬款多欄賬。操作步驟：1、點(diǎn)擊【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】--【總賬】--【帳簿】--【多欄帳】，在上面界面中單擊【設(shè)計(jì)】，彈出“多欄式明細(xì)賬定義”界面對(duì)多欄賬進(jìn)行設(shè)計(jì)。

2、選擇該界面中編輯頁面，點(diǎn)擊【新增】按鈕，在“會(huì)計(jì)科目”欄中選擇“應(yīng)收賬款”，在核實(shí)項(xiàng)目類別欄選擇“客戶”，幣別代碼中選擇“人民幣”，點(diǎn)擊右下角【自動(dòng)編排】按鈕。點(diǎn)擊【保留】。結(jié)束多欄賬設(shè)置。在多欄賬選擇界面選擇剛定義完成“應(yīng)收賬款多欄明細(xì)賬”。點(diǎn)擊【確定】，進(jìn)入多欄賬查看界面。第48頁數(shù)量金額總賬查詢?cè)O(shè)置為數(shù)量金額核實(shí)科目標(biāo)期初、本期收入、發(fā)出、本年累計(jì)及數(shù)量和單價(jià)。如：原材料科目下有甲、乙兩類數(shù)量金額明細(xì)賬在數(shù)量金額總賬中點(diǎn)擊能夠看到明細(xì)賬，如甲材料本期購進(jìn)，憑證號(hào)等第49頁核實(shí)項(xiàng)目分類總賬反應(yīng)某類核實(shí)項(xiàng)目，比如與客戶、部門、供給商相關(guān)全部科目標(biāo)業(yè)務(wù)。【財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)】-【總賬】-【帳簿】-【核實(shí)項(xiàng)目分類總賬】-【項(xiàng)目類別】，選擇“客戶”、“供給商”或“部門”等。第50頁第51頁財(cái)務(wù)報(bào)表總括反應(yīng)企業(yè)在某一時(shí)點(diǎn)資產(chǎn)情況及財(cái)務(wù)情況、經(jīng)營結(jié)果。主要介紹核實(shí)項(xiàng)目報(bào)表第52頁輔助核實(shí)，是指在賬務(wù)處理過程中為提供比普通賬務(wù)資料更為詳盡核實(shí)信息，或?yàn)樘嵘龝?huì)計(jì)信息質(zhì)量而采取一些附加核實(shí)伎倆。輔助核實(shí)三種基本類型：（1）項(xiàng)目核實(shí)（2）部門核實(shí)（3）往來核實(shí)輔助核實(shí)

第53頁輔助核實(shí)優(yōu)勢：第一，輔助核實(shí)在核實(shí)項(xiàng)目標(biāo)設(shè)置和利用上比會(huì)計(jì)科目更含有靈活性。第二，項(xiàng)目共享特征打破了會(huì)計(jì)科目標(biāo)樹形結(jié)構(gòu)體系，構(gòu)筑起了賬戶間交叉引用網(wǎng)狀數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式。第54頁部門核實(shí)信息系統(tǒng)中，不再將部門作為明細(xì)科目核實(shí)，而是作為輔助核實(shí)在會(huì)計(jì)科目設(shè)置時(shí)，需要將進(jìn)行部門核實(shí)科目設(shè)置為“部門核實(shí)”需要建立部門檔案第55頁（1）部門核實(shí)列示:核實(shí)項(xiàng)目科目組合表第56頁往來業(yè)務(wù)是指企業(yè)在業(yè)務(wù)處理過程中所發(fā)生包括應(yīng)收、應(yīng)付、預(yù)收、預(yù)付等會(huì)計(jì)事項(xiàng)業(yè)務(wù)。往來業(yè)務(wù)可區(qū)分為與外部單位往來業(yè)務(wù)和與內(nèi)部個(gè)人往來業(yè)務(wù)，與外部單位往來業(yè)務(wù)又可分為客戶往來業(yè)務(wù)和供給商往來業(yè)務(wù)。個(gè)人往來是指單位與內(nèi)部職員之間發(fā)生應(yīng)收應(yīng)付款業(yè)務(wù)，比如銷售人員預(yù)支差旅費(fèi)、內(nèi)勤人員預(yù)支備用金等。經(jīng)過往來信息項(xiàng)目標(biāo)輔助核實(shí)，借助于系統(tǒng)在核銷和信息輸出方面強(qiáng)大功效來實(shí)現(xiàn)對(duì)往來業(yè)務(wù)監(jiān)管。往來核實(shí)

第57頁往來輔助核實(shí)方式下科目設(shè)置

為往來業(yè)務(wù)設(shè)置會(huì)計(jì)科目以下表：往來核實(shí)

第58頁系統(tǒng)中往來核實(shí)

提供往來管理，包含核銷、對(duì)賬單、賬齡分析等一體化處理。在【系統(tǒng)設(shè)置】-【基礎(chǔ)資料】-【公共資料】-【科目】基礎(chǔ)資料，對(duì)“應(yīng)收賬款”選中，勾選“往來業(yè)務(wù)核實(shí)”在【往來】-【核實(shí)管理】-【過濾條件】-選【會(huì)計(jì)科目】（如應(yīng)收賬款）選擇待核銷統(tǒng)計(jì)。注意：已經(jīng)核銷業(yè)務(wù)無法進(jìn)行反過賬，必須進(jìn)行反核銷方可。第59頁第60頁第61頁往來對(duì)賬單往來款項(xiàng)對(duì)賬單_________單位：貴單位__月__日購置我企業(yè)________產(chǎn)品________套（張），貨款￥_______還未付清，請(qǐng)查對(duì)后將回聯(lián)單寄回。

________清查單位（蓋章）__月__日沿此虛線裁開，將以下回聯(lián)單寄回。FAX：往來款項(xiàng)對(duì)賬單（回聯(lián)）_________清查單位：你單位寄來往來款項(xiàng)對(duì)賬單已收到，經(jīng)查對(duì)相符無誤。

________單位：（蓋章）__月__日第62頁賬齡分析：注意選擇【項(xiàng)目類別】壞賬明細(xì)表： 在往來對(duì)賬單中選擇明細(xì)項(xiàng)目-【確認(rèn)壞賬】第63頁第三節(jié)期末處理

期末處理是指會(huì)計(jì)人員在每個(gè)會(huì)計(jì)期末要完成一些特定會(huì)計(jì)處理工作，如一些費(fèi)用計(jì)提、攤銷、調(diào)匯、結(jié)轉(zhuǎn)損益類科目等等。期末處理每個(gè)月只能做一次。第64頁自動(dòng)轉(zhuǎn)賬在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中有一類憑證，每個(gè)月有規(guī)律重復(fù)出現(xiàn)。比如:每個(gè)月都需要將制造費(fèi)用轉(zhuǎn)生產(chǎn)成本憑證，前期預(yù)付保險(xiǎn)費(fèi)、經(jīng)營租賃預(yù)付租金、預(yù)付報(bào)刊雜志費(fèi)，要攤?cè)氡酒谫M(fèi)用，或定時(shí)需要做轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)：如結(jié)轉(zhuǎn)利息。這些憑證摘要、借貸方科目每個(gè)月基本不變，金額起源或計(jì)算方法也相當(dāng)固定。所以，我們能夠把這類憑證摘要、借貸方科目、金額起源或計(jì)算方法預(yù)先制成模板，稱為自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證定義。使用時(shí)，選擇需要自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證模板生成憑證，系統(tǒng)就會(huì)按照定義生成對(duì)應(yīng)憑證，無須會(huì)計(jì)人員每個(gè)月重復(fù)編制，這就是賬務(wù)處理中自動(dòng)轉(zhuǎn)賬。第