行政/后勤成本控制管理規定一、用電成本控制1、控制照明用電①、正常工作時間天氣晴好的情況下，各辦公區域、走廊盡量采用自然光照明（如前臺接待處、會議室、生產/品質部等）辦公室不得打開照明燈具；②、人員較少時，只開必要位置的燈具；③、人員離開后，要及時關閉電源，做到人走燈滅（在各區域張貼“人走燈滅”相關標識）。2、減少辦公設備用電①、復印機、電腦等辦公電器用完后及時開啟“節能”或“待機”模式。②、如果長時間不用電腦，責任人應及時關機，下班后，應關閉電腦所有連接電源。③、打印機、飲水機、風扇等在下班時應及時關閉電源。④、各區域落實責任人，下班后由綜合管理部負責檢查電源關閉情況，對未及時關閉電源的區域責任人給予相應懲處。二、用水成本控制1、節約用水。水龍頭用完后隨手關閉，避免“長流水”，經常檢查供水設備，避免漏水2、將水、電管控納入保安日常巡邏、檢查的一部份。如果發現水籠頭、水管有漏水或滲水現象，要及時反應給水電工進行維修處理。3、飲用水應按需要量接應，杜絕用桶裝水洗杯子的現象。職員宿舍桶裝水目前已定量供應。4、宿舍用水每月用水量不超過50元的額度，超出部分由住宿者平均分攤。三、辦公用品成本控制1、公司內部推行無紙化辦公，利用電子郵箱傳輸文件，減少文件打印。2、所有文件直接在電腦上起草、拷貝、審閱、修改，最后一次性打印成稿。3、打印文件時，適當將字體縮小、頁邊的空白處縮窄。4、在確保安全、保密的前提下，復印紙要雙面使用。5、學會復印機的使用，杜絕因錯誤使用造成的紙張浪費。6、節約使用稿紙、信封、筆記本、簽字筆，簽字筆盡量更換筆芯，一次性水杯僅限會議室和接待使用。7、保證復印機、打印機、傳真機等設備良好率，避免使用不當而引起的損耗。四、人工成本控制1、定崗定編、明確崗位職責并建立合理高效的組織架構（對組織架構作徹底的調整，該精簡的必須精簡，該調換的必須調換，該分權的必須分權）。2、在內部開展業務培訓，培養員工一專多能。3、嚴格執行、落實考勤制度，以確保員工精神良好，工作飽滿。4、為充分調動員工主動參與成本節約的積極性，可逐漸建立成本成約機制，設定生產效率、良品率、材料損耗率的目標，將員工的達成率與獎金直接掛鉤。五、電話使用成本控制1、不得用辦公室電話聊天，不得打私人長途，不得從事娛樂性話務。2、盡量縮短通話時間。可發文字短信的盡量不用通話3、行政部每月對異常電話號碼（撥打時間過長、冷門長途電話號碼）進行抽查，一經發現存在撥打私人電話的現象，將對當事人嚴懲。4、綜合管理部6月初會開通所有電話長途功能，同時根據公司規定對違反公司電話使用規定的員工保留取消長途通話功能的權利。六、節約壓縮會議費用。1、嚴格執行《中國油氣會議管理規定》。2、嚴格把關，可開可不開的會議不開，可分可合的會議合并開，提倡開電話會、開辦公會、開督查會、開短會。七、節約壓縮應酬接待費用可高標準可低標準的以低標準接待，可自己承擔可分流的盡量分流，接待客人一律采用地方特色菜肴，不得超標準接待，同時控制陪客人數應酬應事先申請并得到主管領導批準。應酬接待費用超過1000必須經執行總裁同意。原則上不允許“先斬后奏”，因特殊原因無法事先辦理的，時候須報告有關領導。應酬接待一般在定點酒店、賓館進行。一般在簽單卡簽字后按月結算，不得擅自在他處或用現金結算。接待所送禮品，必須提前申請，并得到執行總裁同意。八、節約壓縮車輛費用。1、嚴格執行《車輛管理規定》。2、車輛使用包括汽油費、維修費、路橋費、泊車費、駕駛員補貼。3、綜合管理部在掌握車輛維護、用車、油耗情況基礎上，由后勤主管制定當月車輛費用開支計劃。報公司審批。4、油費報銷需由駕駛員駕駛員在發票背面注明行車起始里程，由后勤主管根據里程表、耗油標準、加油時間、數量、用車記錄進行復核，并簽字確認。5、路橋費、洗車費由駕駛員每月匯總報銷一次，由后勤主管根據派車記錄復核并簽字確認。6、車輛維修前須提出書面報告，說明原因和預計費用，報銷時在發票上列明詳細費用清單，經公司審批同意后進行維修。7、公司各部門用車，司機費用、車輛費用一律計入用車部門費用之中。8、為節約公司成本，公司車輛，盡量不跑長途，如必須長途出勤，那么長途中所發生的一切費用（司機補貼、油耗、車輛維修等），由用車部門或個人承擔，不計入綜合管理部車輛月度預算中。九、設立成本控制小組1、由綜合管理部分管副總擔任組長，各部門牽頭負責人為組員，組成成本控制小組，負責監督、檢查各職能部門工作并推動成本控制計劃、方案、措施的執行2、各部門制定預算，并交成本小組討論，必要時應適當壓縮費用開支。3、由成本控制小組舉辦“成本節約月活動”并不定期地舉行成本知識普及教育培訓和有獎競賽第三章招標范圍及采購方式第六條辦公用品集中招標采購范圍（一）辦公自動化設備計算機、打印機、多功能一體機、電話機、傳真機、復印機、碎紙機、投影儀、掃描儀、照相機、攝像機、保險柜等。（二）一般辦公用品中性筆、鉛筆、刀片、膠水、膠棒、回形針、軟皮本、信紙、夾子、訂書針、文件夾、招待用紙杯、茶葉、保潔用垃圾袋、垃圾桶等。各種硒鼓、碳粉、墨盒等。 復印紙、傳真紙、打印紙（三）辦公家具辦公桌椅、會議桌椅、沙發、茶幾、檔案柜、文件柜。（四）大額辦公設備、設施車輛、辦公樓租購、超過５萬元以上的辦公設備等第七條采購方式為公開招標方式。第八條辦公自動化設備、一般辦公用品每年進行一次框架招標，選擇入圍供應商，確定各招標品種的最高限價并簽訂框架采購協議；辦公家具根據實際需求，采用批次招標的方式進行采購。大額辦公設備、設施采用單次公開招標方式，由公司主管副總裁牽頭辦理。第四章招標計劃第九條各部門根據公司辦公用品費用指標，編制本月辦公用品需求計劃，報部門經理審批。第十條公司綜合管理部按照各需求單位報送量和報送目錄進行整理匯總。提出總體的辦公用品需求計劃，報總裁審批。第十一條公司綜合管理部根據總裁審批的采購目錄，負責組織實施招標工作。第五章招標采購第十二條按照辦公自動化、一般辦公用品、辦公家具三個類別選擇供應商，每個類別選擇３～５家供應商進行投標。第十三條評標原則上采用經評審的最低投標價法，分商務和報價兩部分，主要是針對企業實力、供貨渠道、銷售網點、財務狀況、售后服務、代理產品的外觀和品牌質量及有效報價等方面進行評價。最終確定入圍供應商推薦名單。第十四條綜合管理部與入圍供應商簽訂年度框架采購協議和各月度供貨合同，同時將合格協議供應商名單以及協議供貨的辦公用品品牌、型號、價格等有關情況通知公司有關部門和上報公司總裁審批，并下發年度入圍供應商名單和辦公用品價格上限目錄清冊。第十五條公開招標確定的協議供貨中標價格為年度采購辦公用品的最高上限價格，需求單位實際發生的月度需求采購價格不能超過公司公開招標確定的協議供貨中標價格。第六章合同管理第十六條公司綜合管理部負責公司辦公用品采購合同簽訂。綜合管理部根據公司的月度采購計劃，向發布的入圍協議供應商發出詢價邀請，由各入圍協議供應商進行報價，最終與報價最低的入圍協議供應商進行合同簽訂，且合同價格不能超過公司公開招標確定的協議供貨中標價格。第十七條公司相關職能管理部門及時協調合同簽訂和履行過程中出現的重大問題。第十八條公司各項目公司負責本單位辦公用品采購合同的簽訂、履約等工作。第七章結算管理第十九條綜合管理部收集、審核辦公用品交貨驗收清單、發票等憑據，與買賣合同進行核對，建立辦公用品臺帳，編制辦公用品結算費用表，報公司財務部審核。第二十條公司財務部按照合同規定、經審核的辦公用品結算費用表，支付辦公用品采購貨款。第八章附則第二十一條本辦法未盡事宜按照國家有關招投標法規和公司有關規定執行。第二十二條本辦法招標范圍發布后，因特殊情況需要修改、補充的，由公司綜合管理部另行公布。第二十三條本辦法由公司綜合管理部負責解釋。第二十四條本辦法自發布之日起執行。第九章采購流程圖公司辦公用品采購流程：辦公自動化設備、辦公家具采購流程：綜合管理部對所需設備列清單采購失敗綜合管理部采用綜合