《溝通基礎》書面溝通清華大學經濟管理學院TsinghuaUniversitySchoolofEconomicsandManagement23133.1簡歷3.2電子郵件3.3會議摘要商務寫作應用商務寫作及策略寫作障礙應對辦法本次課內容目錄1商務寫作及策略商務寫作定義及分類溝通言語溝通語言非言語溝通行為舉止書面溝通文字應用類寫作寫作文學類寫作商務寫作商務寫作分類具體類別舉例形式固定格式合同、邀請函、通知非固定格式郵件、企業內部電子系統信息內容用途通用會議記錄、工作報告禮儀性賀信、表彰、邀請函定義：在商務活動中用來處理事務、傳播信息、協調活動的通用文書和各類實用類文體的寫作。商務寫作的核心信息1主要觀點溝通目標文化禮貌直接表述，并在文中反復強調。對讀者負責原則，即在寫作過程中時刻保持換位思考，考慮內容是都能被理解，文章結構是否會讓讀者感到混亂，區別于傳統寫作中的作者優先原則。換位思考雖然商務寫作講求言簡意賅，但也應保持基本的商務禮儀。如果是跨文化交流，還需在寫作時遵守對方文化中的寫作習慣。作者要適合明確自己寫作的目的是什么，通過這份寫作想表達什么樣的溝通目標，基于此進行語言組織。核心信息商務寫作應當是高效的，因為閱讀時間有限，很多人郵件只看2秒，簡歷只看20秒，因此商務寫作必須突出核心信息。商務寫作的五大方面4寫作者應當考慮自己的核心溝通目標是什么，具體需要闡述哪些信息，也需要考慮自身的影響力和可信度水平。溝通者寫作者應聚焦信息受眾及需求，他們了解哪些信息并期待從我們的溝通中得到什么？對我們的目標有怎樣的意見傾向？溝通對象選擇合適的組織方法呈現信息。直接法：觀點在開頭，然后解釋、說明；間接法：循序漸進，闡明相關事項，最后提出核心觀點。信息組織不同渠道代表不同性質，要選擇恰當的渠道，包括信件、公函、郵件、短信、應用軟件信息等。渠道溝通要在一定環境下發生，還涉及社會、企業、個人文化等。環境會對溝通結果產生影響。溝通者商務寫作過程與方法調研與思考構造框架起草231分析寫作目的和受眾，根據寫作的主題進行信息的收集和處理。同時明確自己的目標和溝通風格。修改美化排版54根據收集到的信息和數據梳理思路，框架可以按照演繹法或歸納法來進行。順序可以按時間順序，由簡入繁，由繁入簡。關鍵在于發揮作者的創造力，順其自然，盡量避免邊寫邊改。同時注意時間安排，初稿完成后，留時間進行檢查和修改。從溝通策略、邏輯、段落、文字、拼寫符號正確性和引用規范（格式、引用等）方面進行修改。文章是否提供“高瀏覽價值”，合適的抬頭、落款、日期、企業徽標、抬頭信紙等。商務寫作要注重思考五個核心信息，并從五個方面思考。商務寫作——核心觀點與checklist1商務寫作前，是否關注：核心信息、主要觀點、換位思考、文化禮貌、溝通目標。寫作步驟：調研與思考構造框架起草修改美化排版主題收獲本小節收獲了解商務寫作的定義、核心信息、特征等，明確商務寫作的基本過程與方法。12寫作障礙應對辦法寫作障礙寫作障礙用詞不夠準確語句不夠簡潔結構不夠清晰寫作風格問題語句組織問題基本語言訓練金字塔原則問題表現問題類型解決方案解決方案1：基本語言訓練修改前（冗余）修改后（簡潔）將兩份報表合并在一起將兩份報表合并這是一份對未來的計劃書這是一份計劃書登記員是一位工作負責、能力很強的員工登記員工作負責、能力很強避免生僻字和晦澀詞語的使用。商務文書的作者是溝通、更注重表達的信息本身。用詞要具體，避免使用抽象和詞意模糊的詞語。英文寫作中要注重俚語和縮寫的使用。要以最簡潔的方式表達出準確的信息。解決方案2：金字塔原則（pyramidprinciples)2由芭芭拉·明托于1973年提出，是一項層次性和結構化的思考與溝通技術，可以用于結構化的寫作過程。ＧＡA1A2A3ＢB1B2B3ＣC1C2C3特征二：任何一個層次上的思想都必須是其下一層次思想的概括特征四：每組中的思想都必須按照邏輯順序組織特征一：一篇文章的結構必定只支持一個思想，這個思想將概括所有各級各組的思想特征三：每組中的思想必須屬于同一個范疇寫作障礙checklist2思考是否存在用詞不夠準確、語句不夠簡潔、結構不夠清晰的寫作問題。注重基本語言訓練。運用金字塔原則。了解寫作障礙有哪些，這些問題的表現是什么，應該如何解決。3.1商務寫作應用——簡歷簡歷制作3長度：不超過1頁，閱讀時間35秒。內容：標題（名字及聯系方式）求職目標教育背景工作經驗能力與特長及獎項榮譽和活動讓別人不費勁地選中你1簡歷制作——注意要點3內容真實可靠，而非過度夸大。尤其作為學生，由于時間閱歷有限，要做出驚天動地的事大多是不可能的，不要為了簡歷效果而一味夸大。實事求是，選取能體現自己價值、能力、潛力的事件撰寫。真實性在排版、格式上，從讀者角度出發，避免花哨的模板、五顏六色的圖片花紋。條理清晰、信息明確、一點一點依次羅列，學會適度留白。條理性Situation（情景）：工作背景，如實習擔任的職位、負責的工作。Task（任務）：工作內容或具體目標。Action（行動）：為了實現上述目標所付出具體行動，如搭建什么金融模型、商業比賽撰寫行業分析等。Result（結果)：產生的影響和后果。如是否完成目標、活動吸引多少人、比賽獲第幾名。這部分是最容易忽略，確最能體現價值。STAR原則簡歷制作——普遍問題3過長 32%排版或語法錯誤 25%沒有工作職能描述 18%外觀不專業 15%未寫個人成就 10% 100%簡歷制作——反面舉例3簡歷制作——對比舉例33.2商務寫作應用——電子郵件電子郵件—四個組成部分3郵件標題的擬定主題型：正文的主題，如“2019年度工作報告_姓名”信息型：一句話概括傳遞的信息，如“第x周停電通知”正文

稱呼、問候語、正文內容、祝福語、落款稱呼：定語（尊敬的）；稱謂（先生、女士而不是小姐、太太）；姓氏+職稱（李處長、王總監）；Ms.而不是Miss和Mrs.問候語：比自己年長或者職位更高的，問候語不能忽略。“您好”或者“你好”。正文：簡潔，少用“我”開頭，多用“您”。格式段落之間空行字體（宋體、黑體或者微軟雅黑）、顏色（黑色）字號、附件、是否空兩格簽名

職稱和聯系方式電子郵件—注意事項3使用正確正式的電子郵件地址名字@公司機構名稱.com。盡量避免使用QQ郵箱。使用“抄送（CC，carboncopy）”“密送”功能收信：執行、跟進、回復郵件的內容。抄送CC(CarbonCopy)：知道此事即可，無須任何行動。密送BCC(BlindCarbonCopy)：收信人無需知道誰被抄送，通常針對群發郵件，為了保護收信人隱私而使用。確認郵件的同能和聯系人是否彼此認識（或需要認識）。換位思考如布置任務時，思考怎樣寫才能讓對方準確理解。校對檢查收信、抄送、密送對象的郵件地址是否準確。是否有拼寫錯誤。溝通目的的表述是否清楚。格式正確、完整在點擊發送按鈕之前校對內容消息電子郵件——checklist3格式使用簡短的句子和段落避免都用大寫字母在發送前校對標題仔細選擇收信人使用描述性主題如需要，回復時附上之前信息內容以友好的問候開始使用直率的寫作風格不要過分熱情結尾要恰當、合理、友好3.3商務寫作應用——會議摘要會議摘要3定義：

在會議記錄基礎上經過加工、整理出來的一種記敘性和介紹性的文件，服務于向上級匯報或向有關人員傳達及分發。主要特點：

會議程序清楚

目的明確

中心突出

概括準確

層次分明

語言簡練會議摘要和會議記錄的區別3會議摘要會議記錄性質只記錄要點，是法律行政公文是討論發言的實錄，是事務文書功能在一定范圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行一般不公開，只作資料存檔載體樣式文件會議記錄簿稱謂用語第三人稱，以介紹和敘述情況為主順從發言者的發言形式適用對象明確的讀者對象和適用范圍不允許公開發布，只是有條件地供查閱者查閱分類方