OA協(xié)同辦公系統(tǒng)管理辦法第一章總則第一條澤東化工集團(tuán)有限公司OA協(xié)同辦公系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）是通過信息化手段實現(xiàn)工作實時管理，提升單位內(nèi)部協(xié)同工作效率，系統(tǒng)推進(jìn)管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理軟件。為保障OA系統(tǒng)正常、規(guī)范、穩(wěn)定運行，根據(jù)實際，制定本辦法。第二條OA系統(tǒng)內(nèi)容包括協(xié)同辦公、通知公告、新聞中心、文檔管理、登錄日志、流程統(tǒng)計、個人設(shè)置、常用工具等功能，旨在實現(xiàn)公文無紙化傳輸、信息共享和交流，規(guī)范管理流程，提高辦公效率和降低管理成本。第三條公司OA系統(tǒng)的用戶范圍：1、公司高層領(lǐng)導(dǎo)辦公室。2、公司各部室辦公室。3、公司各車間辦公室。第二章運行管理與職責(zé)第四條OA系統(tǒng)運行應(yīng)遵循保密和按章操作的原則。所有涉密信息不得在該系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布。使用人員必須對文件資料的保密性、正確性、完整性、發(fā)布范圍負(fù)責(zé)，不得將涉密信息、帶毒文檔錄入該系統(tǒng)。第五條公司OA系統(tǒng)的安全遵照公司計算機(jī)信息系統(tǒng)安全管理規(guī)定。用于OA系統(tǒng)的計算機(jī)，應(yīng)嚴(yán)格按OA系統(tǒng)操作規(guī)程使用。第六條OA系統(tǒng)處理公文時，按照《澤東公司公文管理辦法》執(zhí)行。第七條公司辦公室負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的管理、規(guī)劃、實施、培訓(xùn)和檢查工作，其主要職責(zé):1、辦理系統(tǒng)使用單位的注冊、名稱變更、撤銷、權(quán)限設(shè)置等相關(guān)手續(xù)的審核工作。2、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)公文流程的新建、修改及修訂工作。3、按照相關(guān)的具體工作流程和制度在系統(tǒng)中進(jìn)行搭建、測試。4、征詢各使用單位的意見和建議，協(xié)調(diào)解決各使用單位在使用過程中出現(xiàn)的新情況、新問題。5、培訓(xùn)各使用單位系統(tǒng)管理人員和使用人員。6、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份，并對系統(tǒng)運行情況進(jìn)行監(jiān)控，保證系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。7、協(xié)調(diào)與OA系統(tǒng)運行、維護(hù)等有關(guān)的其他工作。第八條各使用單位是OA系統(tǒng)的終端用戶，為使公文流轉(zhuǎn)真正地落到實處，并能提高員工對“企業(yè)信息化”的認(rèn)識，公司所有具有OA權(quán)限的人員必須嚴(yán)格要求，規(guī)范使用OA系統(tǒng)，做到以下幾點：1、充分發(fā)揮OA平臺作用。OA系統(tǒng)正式使用期間，凡是OA系統(tǒng)里提供了相應(yīng)工作流功能的工作，以及紅頭文、招聘、培訓(xùn)、活動類等重要的通知文件和公司要聞，原則上必須使用OA系統(tǒng)實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)，各個單位不允許再接收此類工作紙質(zhì)版的文件，也不允許在QQ聊天群發(fā)布。2、協(xié)同表單工作處理流程所涉人員，在接收到待辦事項后，應(yīng)在2個工作內(nèi)處理審批事項。如遇出差、事假可通過公網(wǎng)登陸完成審批事項。凡因非客觀因素不能及時審批的，應(yīng)不超過3個工作日；若遇緊急業(yè)務(wù)，流程發(fā)起人可通過短信或電話告知、催辦審批人員。因個人原因未登陸和使用OA系統(tǒng)，不能及時處理相關(guān)工作，造成的責(zé)任由自己負(fù)責(zé)。3、OA系統(tǒng)中的各分類公告及新聞包括發(fā)布和審核兩部分，所有OA用戶均有權(quán)限發(fā)布，具體內(nèi)容由各單位負(fù)責(zé)人確定。新聞內(nèi)容不應(yīng)涉及相關(guān)商業(yè)機(jī)密，由黨群文化部予以審核和管理，人事公告由人力資源部審核和管理，培訓(xùn)公告由澤東大學(xué)審核和管理，其他公告由公司辦審核和管理。4、每位OA用戶要保證通過OA系統(tǒng)存檔上傳、發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，并對所發(fā)布的內(nèi)容和審批的內(nèi)容負(fù)責(zé)。在OA系統(tǒng)中的意見和審批與原書名簽署具有同等效力和權(quán)威，相應(yīng)人員應(yīng)予以執(zhí)行和遵守。5、員工身份認(rèn)證。系統(tǒng)通過用戶名和密碼進(jìn)行身份管理和認(rèn)證。OA系統(tǒng)使用人員的賬號密碼（口令）必須設(shè)8位以上字符（含字母、數(shù)字、符號等），用戶應(yīng)自己定期更換密碼，不得泄露給他人，防止他人非法使用。若忘記密碼應(yīng)向公司辦公室提出申請，報公司辦公室備案。由于密碼泄漏造成的損失由本人負(fù)責(zé)。6、每位OA系統(tǒng)使用人都要熟練掌握OA系統(tǒng)的使用方法，使用OA系統(tǒng)進(jìn)行單位內(nèi)部的各項日常辦公，并將OA系統(tǒng)里的文件精神在各單位內(nèi)部傳達(dá)到位。第三章電子公文的流轉(zhuǎn)第九條在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的電子公文，其文種、格式、內(nèi)容等的審核把關(guān)由發(fā)文單位負(fù)責(zé)。第十條公文若帶有不方便進(jìn)行電子化處理的附件（如：書籍、圖紙等），暫按紙質(zhì)公文交換的方式進(jìn)行交換。同時，將公文正文以電子公文形式進(jìn)行交換。第十一條打印后的電子公文相當(dāng)于紙質(zhì)公文復(fù)印件，參照紙質(zhì)公文的管理辦法處理。第十二條電子公文接收失敗時，收文單位應(yīng)及時向發(fā)文單位提出申請，說明原因，請求重發(fā)；如果是系統(tǒng)故障，要及時向公司辦公室反饋。第四章維護(hù)規(guī)定第十三條公司辦公室、儀表車間共同負(fù)責(zé)建立OA系統(tǒng)的專業(yè)維護(hù)、運行保障體系并制定相應(yīng)的維護(hù)細(xì)則。1、儀表車間負(fù)責(zé)公司計算機(jī)系統(tǒng)硬件的維護(hù)及檢修。2、公司辦公室負(fù)責(zé)服務(wù)器操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的維護(hù)及檢修。3、OA系統(tǒng)的服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備發(fā)生重大故障，應(yīng)及時處理并向公司報告。第十四條在系統(tǒng)維護(hù)、維修期間,應(yīng)保證系統(tǒng)中存儲的信息不被泄露。第十五條各單位OA系統(tǒng)出現(xiàn)故障時,應(yīng)及時維修,并報公司辦公室,以便采取應(yīng)急措施。若24小時內(nèi)仍未排除故障，造成系統(tǒng)不能正常運行時，由公司辦公室提出解決辦法，并以紙質(zhì)書面的方式通知各使用單位，保障公文與信息交換工作的正常進(jìn)行。第五章考核第十六條OA系統(tǒng)從發(fā)文、辦理、行文至辦結(jié)，對每一步操作自動留痕，自動記錄用戶登錄情況和各類文件的查閱情況，并對每步操作進(jìn)行效能督查，對每個OA用戶工作事項的處理周期、處理件數(shù)、延誤情況進(jìn)行記錄，作為管理資料備查。將具體使用情況納入各單位月度考核范圍。第十七條各發(fā)文單位根據(jù)工作實際，將催辦無效、嚴(yán)重影響工作進(jìn)度的情況反饋辦公室，報企管部考核。1、OA系統(tǒng)用戶處在辦公位置或者工作狀態(tài)必須保持OA系統(tǒng)的在線狀態(tài)，超過2個工作日OA系統(tǒng)不在線，影響文件精神傳達(dá)不到位并造成重大不良影響的，將給予單位第一負(fù)責(zé)人0.2分/次的處罰。2、OA系統(tǒng)涉及工作流審批等工作的，相關(guān)人員應(yīng)及時進(jìn)行審批或退回，不得無故留存，審批工作超過3個工作日沒有處理給工作造成影響的，給予單位第一負(fù)責(zé)人0.2分/次的處罰。第十八條任何人員不得偵測、盜用他人賬號和密碼，刺探網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫信息，不得對OA系統(tǒng)進(jìn)行非法技術(shù)攻擊，以上情況一經(jīng)查實，給予200元/次的處罰。第十九條凡隨意泄露OA系統(tǒng)中的信息,造成不良影響的,除追究有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任外，還要追究單位和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。違反《保密法》的，按有關(guān)法律法規(guī)處理。第二十條凡不按章操作,造成本單位系統(tǒng)障礙的,由各單位負(fù)責(zé)。人為破壞OA系統(tǒng)而給公司造成經(jīng)