文書(shū)檔案管理辦法根據(jù)公司發(fā)展的新形勢(shì)以及新形勢(shì)對(duì)文書(shū)檔案工作的新規(guī)定，在版《文書(shū)檔案管理制度》和《文書(shū)檔案查（借閱）規(guī)定》的基礎(chǔ)上，結(jié)合當(dāng)前機(jī)構(gòu)人員設(shè)立等因素，為做好文書(shū)檔案工作，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作更好地服務(wù)，特制定《公司文書(shū)檔案管理辦法》。第一章文印室管理規(guī)定第二條公司的文獻(xiàn)，有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部傳遞的簡(jiǎn)樸請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文獻(xiàn)，一般不予打印。第三條公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方準(zhǔn)打印。一般文獻(xiàn)的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后才予辦理；部門(mén)經(jīng)理不在時(shí)，可經(jīng)總裁辦公室主任批準(zhǔn)后辦理。第四條私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)傳送，以免影響公司的正常工作。第五條文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，準(zhǔn)時(shí)完畢任務(wù)。對(duì)收到的文獻(xiàn)資料，應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門(mén)、人員送發(fā)，或及時(shí)告知有關(guān)人員到文印室取回，不得延誤。第六條文印室人員應(yīng)樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀(guān)念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給別人，不得載留任何文獻(xiàn)。第七條文印室對(duì)送來(lái)打印、復(fù)印、傳真的文獻(xiàn)資料，應(yīng)做好登記，并在月終作記錄核算。屬業(yè)務(wù)部門(mén)的，由各部門(mén)承擔(dān)費(fèi)用；屬行政、管理部門(mén)的，統(tǒng)一列行政開(kāi)支。第二章文獻(xiàn)收發(fā)規(guī)定第一條公司的文獻(xiàn)由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；公司各部門(mén)的文獻(xiàn)由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草，辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。第二條文獻(xiàn)簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方能復(fù)印蓋章。第三條文獻(xiàn)和原稿，由辦公室分類(lèi)歸檔、保存?zhèn)洳?。第四條屬于秘密的文獻(xiàn)，按保密制度辦理。第五條文獻(xiàn)統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文獻(xiàn)內(nèi)容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文獻(xiàn)簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。第六條外來(lái)的文獻(xiàn)由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)簽收，并分類(lèi)登記。由辦公室主任提出解決意見(jiàn)后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)天即按文獻(xiàn)的規(guī)定報(bào)送給有關(guān)部門(mén)，不得積壓遲誤；屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。第七條傳閱文獻(xiàn)由辦公室專(zhuān)人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文獻(xiàn)，辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和貫徹。第三章公司報(bào)刊郵件函電收發(fā)制度第一條全公司公私報(bào)刊、外來(lái)郵件、外發(fā)公啟、函電等由公司收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。第二條外發(fā)函電規(guī)定。1．各部門(mén)因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于天天下午××點(diǎn)以前將函件、電報(bào)底稿送到收發(fā)室，另填寫(xiě)掛號(hào)、平信、電報(bào)外發(fā)登記表。2．天天下午××點(diǎn)以前，公司收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)天外發(fā)函、電清點(diǎn)，累計(jì)送交郵局寄發(fā)。第三條外來(lái)郵件管理1．外來(lái)郵件一律公司收發(fā)室簽收分發(fā)。2．凡掛號(hào)、紙包、包裹單、貨運(yùn)單等由收發(fā)室告知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。3．一般公啟函、電和公司內(nèi)職工私人信件，由收發(fā)室開(kāi)具清單分放到各單位信報(bào)箱內(nèi)。4．私人不明平信一律放到（信架）信袋內(nèi)，由個(gè)人自取。5．不管公私郵件，收發(fā)室應(yīng)隨到隨清，及時(shí)分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤；對(duì)國(guó)外來(lái)函應(yīng)檢查封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)被拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映查明原由。6．凡掛號(hào)信、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人，在收發(fā)室告知發(fā)出后，應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時(shí)去郵局取款取件。超期罰款收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。第四條報(bào)刊收發(fā)（1）收發(fā)員天天對(duì)郵局送來(lái)的報(bào)刊應(yīng)對(duì)照郵局分送清單分類(lèi)清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)應(yīng)及時(shí)登記并規(guī)定補(bǔ)缺退任。（2）收發(fā)員收到郵局送來(lái)的報(bào)刊后應(yīng)及時(shí)分發(fā)、不得耽擱延誤。收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊時(shí)間為××小時(shí)，任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。第四章公司文獻(xiàn)管理規(guī)定（一）總則第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充足發(fā)揮文獻(xiàn)在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。第二條文獻(xiàn)管理內(nèi)容重要涉及：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本廠(chǎng)上報(bào)下發(fā)的各種文獻(xiàn)、資料。第三條按照黨政分工的原則，全廠(chǎng)各類(lèi)文獻(xiàn)分別由黨委辦公室和廠(chǎng)部辦（以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦）歸口管理。（二）收文的管理第四條公文的簽收1．凡來(lái)廠(chǎng)公啟文獻(xiàn)（除廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由廠(chǎng)收發(fā)員登記簽收（由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文獻(xiàn)除外）后分別交兩辦機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明因素，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。2．對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文獻(xiàn)，要進(jìn)行信封、文獻(xiàn)、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，假如其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文獻(xiàn)的文號(hào)。第五條公文的編號(hào)保管1．兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文獻(xiàn)解決傳閱單”，并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。須由工廠(chǎng)承辦或歸檔的廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)親啟文獻(xiàn)，廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。2．本廠(chǎng)外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文獻(xiàn)及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)1．凡正式文獻(xiàn)均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文獻(xiàn)內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文獻(xiàn)應(yīng)呈送廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦，為避免文獻(xiàn)積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完緊急文獻(xiàn)要月即辦。2．一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)解決。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文獻(xiàn)，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)解決。3．為加速文獻(xiàn)運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文獻(xiàn)送到廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按批示順序依次傳閱最遲不得超過(guò)2天（特殊情況例外）。第七條文獻(xiàn)的傳閱與催辦1．傳閱文獻(xiàn)應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文獻(xiàn)帶回家、宿舍或公共場(chǎng)合，也不得將文獻(xiàn)轉(zhuǎn)借其別人閱看對(duì)尚未傳達(dá)的文獻(xiàn)不得向外泄露內(nèi)容。2．閱讀文獻(xiàn)應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文獻(xiàn)交機(jī)要室，閱批文獻(xiàn)一般不得超過(guò)2天，閱后應(yīng)署名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文獻(xiàn)所提規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3．閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文獻(xiàn)夾內(nèi)任何文獻(xiàn)及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。4．文獻(xiàn)閱完后，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書(shū)，切忌橫傳。5．兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)文獻(xiàn)負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文獻(xiàn)、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文獻(xiàn)壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦批準(zhǔn)后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。6．按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文獻(xiàn)，或由兩辦機(jī)要室告知到機(jī)要室閱文。（三）發(fā)文的管理第八條發(fā)文的規(guī)定1．全廠(chǎng)上報(bào)下發(fā)正式文獻(xiàn)的權(quán)力集中于廠(chǎng)部，各群眾團(tuán)隊(duì)和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文獻(xiàn)。2．各群眾團(tuán)隊(duì)、部門(mén)需要向上反映報(bào)告重要情況或向下安排布置重要工作規(guī)定發(fā)文應(yīng)向廠(chǎng)部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文獻(xiàn)底稿交廠(chǎng)辦審核。廠(chǎng)部批準(zhǔn)發(fā)文，則由廠(chǎng)辦按機(jī)構(gòu)設(shè)立與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以廠(chǎng)×字發(fā)文。3．對(duì)全廠(chǎng)影響較大，涉及兩個(gè)以上廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文獻(xiàn)，須由廠(chǎng)長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文獻(xiàn)均由分管廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。第九條發(fā)文的范圍1．凡是以廠(chǎng)部名義發(fā)出的文獻(xiàn)、通告、決定、決議、請(qǐng)示報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。2．廠(chǎng)部下發(fā)文獻(xiàn)重要用于：（1）公布全廠(chǎng)規(guī)章制度；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文獻(xiàn)或根據(jù)上級(jí)文獻(xiàn)精神制訂的工廠(chǎng)文獻(xiàn)；（3）公布工廠(chǎng)體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；（4）公布全廠(chǎng)性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；（5）發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；（6）其他有關(guān)全廠(chǎng)的重大事項(xiàng)。3．廠(chǎng)部上行文、外發(fā)文重要用于：（1）對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、解決決定；（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠(chǎng)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。4．在工廠(chǎng)平常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文獻(xiàn)、工藝修改、審批工作、安排部、署傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭告知執(zhí)行，一般不用廠(chǎng)部文獻(xiàn)發(fā)布。5．凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。6．各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查），不用廠(chǎng)部名義發(fā)文。（四）發(fā)文程序與規(guī)定第十條發(fā)文程序規(guī)定1．各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先向廠(chǎng)部提出申請(qǐng)；2．廠(chǎng)部批準(zhǔn)發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以國(guó)家法令、上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文獻(xiàn)初稿；表23-6表格管理登記表申請(qǐng)單位申請(qǐng)年月日表格名稱(chēng)表格編號(hào)表格用途備考3．草擬文稿必須從全廠(chǎng)角度出發(fā)，做到情況的確、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)對(duì)的、書(shū)寫(xiě)工整，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；4．文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，具體寫(xiě)明文獻(xiàn)標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并署名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；5．廠(chǎng)辦應(yīng)根據(jù)廠(chǎng)部的規(guī)定和上級(jí)有關(guān)指示精神、有關(guān)文獻(xiàn)規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；6．經(jīng)廠(chǎng)辦審查修改后的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；7．對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚；8．需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽；9．文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送廠(chǎng)部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；10．經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交廠(chǎng)辦機(jī)要秘書(shū)統(tǒng)一編號(hào)送打字室打??；11．文獻(xiàn)打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上署名；12．文獻(xiàn)打字后，由廠(chǎng)辦派專(zhuān)人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書(shū)分發(fā)并檢查貫徹情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文獻(xiàn)，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。（五）文獻(xiàn)的借閱和清退第十一條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文獻(xiàn)，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條，對(duì)有密級(jí)的文獻(xiàn)須兩辦主任批準(zhǔn)后方可借閱。第十二條借閱文獻(xiàn)應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，準(zhǔn)時(shí)歸還。任何人不得將文獻(xiàn)帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文獻(xiàn)上勾畫(huà)等。第十三條兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠(chǎng)文獻(xiàn)和上級(jí)規(guī)定限期清退的文獻(xiàn)，進(jìn)行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文獻(xiàn)丟失，必須及時(shí)查明因素和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。第十四條各部門(mén)應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文獻(xiàn)收交、保管、保密、催辦檢查工作。（六）文獻(xiàn)的立卷與歸檔第十五條文獻(xiàn)的歸檔范圍1．凡下列文獻(xiàn)統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：（1）上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，涉及上級(jí)對(duì)工廠(chǎng)報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；（2）廠(chǎng)部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要告知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計(jì)劃記錄、季度、年度報(bào)表等；（3）廠(chǎng)長(zhǎng)辦公室、廠(chǎng)務(wù)會(huì)、工廠(chǎng)管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄；（4）廠(chǎng)一級(jí)組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；（5）有保存價(jià)值的人民來(lái)信，來(lái)訪(fǎng)記錄及解決結(jié)果；（6）參與上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文獻(xiàn)、資料及本廠(chǎng)在會(huì)上報(bào)告發(fā)言材料等；（7）上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)廠(chǎng)檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠(chǎng)向上級(jí)進(jìn)行報(bào)告的提綱和材料；（8）反映本廠(chǎng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品；（9）工廠(chǎng)日記和大事記；（10）工廠(chǎng)向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文獻(xiàn)及上報(bào)的有關(guān)材料。2．業(yè)務(wù)科室、各群眾團(tuán)隊(duì)平常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)立卷歸檔。第十六條立卷規(guī)定1．文獻(xiàn)立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。2．立卷時(shí)，規(guī)定把文獻(xiàn)的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文獻(xiàn)材料的完整性。3．要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文獻(xiàn)材料，要及時(shí)立卷歸檔。4．上年度形成的文獻(xiàn)材料，規(guī)定在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。（七）文獻(xiàn)的銷(xiāo)毀第十七條對(duì)于多余、反復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文獻(xiàn)，廠(chǎng)辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。第十八條經(jīng)審核批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的文獻(xiàn)，應(yīng)派專(zhuān)車(chē)分別由廠(chǎng)辦機(jī)要秘書(shū)和正（副）主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠(chǎng)監(jiān)視銷(xiāo)毀。第五章公司文書(shū)管理制度（一）總則第二條所謂“文書(shū)”是指業(yè)務(wù)工作上往來(lái)公文、報(bào)告會(huì)議決議、規(guī)定、協(xié)議書(shū)、專(zhuān)利許可證書(shū)、電報(bào)、各種賬簿圖表、參考書(shū)等一切業(yè)務(wù)用書(shū)與公文。第三條所有文書(shū)歸公司所有并收藏，任何個(gè)人不得私自占有。第四條必須嚴(yán)格保守文書(shū)的機(jī)密。第五條文書(shū)按下列要點(diǎn)處置或辦理：1．凡重要事宜的指示、請(qǐng)示、報(bào)告、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書(shū)”的形式進(jìn)行。所有文書(shū)的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，必須明確責(zé)任。2．即使在緊急狀況下以口頭或電話(huà)形式處置的事項(xiàng)，事后也必須以文書(shū)形式記錄下來(lái)。第六條文書(shū)的管理原則規(guī)定如下：1．文書(shū)的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由總公司總務(wù)部負(fù)責(zé)。2．分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書(shū)管理，另有文書(shū)管理細(xì)則做出規(guī)定。（二）文書(shū)的收發(fā)第七條到達(dá)文書(shū)所有由文書(shū)主管部門(mén)接受，并按下列要點(diǎn)處置：1．一般文書(shū)予以啟封，分送各部門(mén)。2．私人文書(shū)不必啟動(dòng)，直接送收信人。3．分送各部門(mén)的文書(shū)若有差錯(cuò)，必須立即退回總務(wù)部。（三）文書(shū)的解決第八條文書(shū)按機(jī)密限度可分為以下幾類(lèi)：1．絕密。指極為重要并且不得向無(wú)關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書(shū)。2．秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無(wú)關(guān)人員透露的文書(shū)。第六章公司文書(shū)制作制度第一條適應(yīng)范圍凡公司內(nèi)的公務(wù)文獻(xiàn)，除有特殊規(guī)定外，一律依照本制度制作。發(fā)往公司以外的文獻(xiàn)除有特殊規(guī)定外，也合用本制度。第二條名義公務(wù)文獻(xiàn)的往來(lái)以各部門(mén)經(jīng)理的名義簽署，有些簡(jiǎn)樸事項(xiàng)的文獻(xiàn)，應(yīng)以部門(mén)的名義簽署。第三條呈交公司經(jīng)理的文獻(xiàn)凡需呈遞公司經(jīng)理文獻(xiàn)，須逐級(jí)上報(bào)。各級(jí)主管須在調(diào)查核算的基礎(chǔ)上寫(xiě)出意見(jiàn)，注明需呈報(bào)經(jīng)理的理由，然后上報(bào)。若不需呈報(bào)，則在該文書(shū)右上方空白處注明公司部門(mén)的名稱(chēng)、文號(hào)、年月日。第四條文書(shū)格式1．公務(wù)文獻(xiàn)應(yīng)使用楷書(shū)，盡也許簡(jiǎn)樸準(zhǔn)確。2．陳述理由和通過(guò)時(shí)，若正文繁復(fù)，則將此部分內(nèi)容作為附件記在此外的文獻(xiàn)上。第五條文獻(xiàn)編碼文獻(xiàn)上應(yīng)有制發(fā)單位規(guī)定的號(hào)碼，還應(yīng)標(biāo)明與此份文獻(xiàn)有關(guān)的關(guān)鍵詞及復(fù)文文獻(xiàn)的號(hào)碼和年月日，以便解決。第六條書(shū)寫(xiě)格式1．通常在第一行寫(xiě)文號(hào)，第二行寫(xiě)文獻(xiàn)內(nèi)容的標(biāo)題，另起一行寫(xiě)制發(fā)年月日、制發(fā)者名稱(chēng)，再一行寫(xiě)明收文獻(xiàn)人的姓名，然后再寫(xiě)文獻(xiàn)內(nèi)容。2．在屬于提復(fù)審報(bào)的情況下，通常采用在文獻(xiàn)末尾處用后記的形式證明，在文獻(xiàn)末尾隔一行處寫(xiě)下復(fù)審件的號(hào)碼、必要事項(xiàng)、年月日及復(fù)審者姓名。3．由經(jīng)理發(fā)出的指令性文獻(xiàn)上應(yīng)有各收件單位的名稱(chēng)，必要時(shí)要寫(xiě)上號(hào)碼和年月日。第七條簽署應(yīng)用文獻(xiàn)制發(fā)者及收件者應(yīng)注明職務(wù)，根據(jù)情況只署姓名。在文獻(xiàn)制發(fā)者個(gè)人（或單位）的下方蓋上制發(fā)者個(gè)人或制發(fā)單位的印章，作為文獻(xiàn)解決的依據(jù)。但同時(shí)發(fā)往多個(gè)單位的文獻(xiàn)如告知等，為了簡(jiǎn)便，多采用印制好的印刷品，此時(shí)署名或蓋印可省略。第八條封簽上的記錄文獻(xiàn)信封上的記錄，依照以下各條進(jìn)行。1．在用于普通文獻(xiàn)的信封上，要寫(xiě)明送達(dá)單位的名稱(chēng)，同時(shí)在左側(cè)寫(xiě)上是否加急、掛號(hào)等，并在其下寫(xiě)上發(fā)文號(hào)碼，信封背面寫(xiě)發(fā)文單位。2．秘密文獻(xiàn)的信封上，除要在正面的左側(cè)寫(xiě)上“秘”外，其他參照第一項(xiàng)。3．必須由收文者親自啟動(dòng)的文獻(xiàn)，信封上要寫(xiě)姓名并在左側(cè)寫(xiě)上“親啟”字樣。4．機(jī)密文獻(xiàn)要用二層信封，內(nèi)封上寫(xiě)文獻(xiàn)標(biāo)題，外封上的標(biāo)志參照以上各條在左側(cè)寫(xiě)明“秘”的字樣。5．文獻(xiàn)內(nèi)特別需要保密的或有其他重要內(nèi)容的在信封上要標(biāo)明“秘”的字樣。6．本條第一項(xiàng)中所列內(nèi)容，除有關(guān)機(jī)密的外，簡(jiǎn)易的文獻(xiàn)可依照第二條進(jìn)行，只要在封面左下角用小號(hào)字印上單位名即可。第九條文獻(xiàn)用紙文獻(xiàn)所用紙張另行規(guī)定（略）。第十條墨水文獻(xiàn)原則上應(yīng)用黑色墨水書(shū)寫(xiě)，在使用墨水時(shí)要選用性能較好的紙張，文字應(yīng)清楚可辨。第十一條文獻(xiàn)種類(lèi)的區(qū)分部門(mén)經(jīng)理發(fā)文應(yīng)根據(jù)文獻(xiàn)的不同作用，按以下原則區(qū)別使用不同文種。1．提案，不僅僅是發(fā)出的指令，并且希望將其意見(jiàn)進(jìn)行廣泛討論。2．認(rèn)可，就有關(guān)事務(wù)進(jìn)行認(rèn)定。表23-9定期報(bào)表發(fā)送記錄報(bào)表名稱(chēng)類(lèi)別報(bào)告提出日期份數(shù)呈送單位日?qǐng)?bào)月報(bào)年報(bào)1．鈔票收支表隔日或翌月1日1副總經(jīng)理2．營(yíng)業(yè)報(bào)告表隔月初日2自存副總經(jīng)理3．損益表隔月153自存副總經(jīng)理總經(jīng)理4．資產(chǎn)負(fù)債表”””””5．6．7．8．9．10．11．12．13．14．15．16．17．18．19．20．21．22．23．24．3．請(qǐng)求，所報(bào)內(nèi)容等候裁定。4．報(bào)告，關(guān)于指示的答復(fù)性報(bào)告。5．申請(qǐng)，請(qǐng)求對(duì)自己或有關(guān)事項(xiàng)解決的許可和認(rèn)可，也可用于單方面提出申請(qǐng)。第十二條指示類(lèi)文獻(xiàn)的區(qū)別公司總經(jīng)理及各部門(mén)經(jīng)理對(duì)下屬發(fā)布的文獻(xiàn)按下列規(guī)定區(qū)別使用。1．指示，對(duì)申請(qǐng)、請(qǐng)示及規(guī)定的答復(fù)。2．傳達(dá)，有關(guān)事務(wù)上的指令。第十三條電文依靠電信傳達(dá)的文獻(xiàn)，規(guī)定特別簡(jiǎn)明，避免使用容易誤解的文字，并省略敬語(yǔ)以使電文簡(jiǎn)短。電報(bào)通常在結(jié)尾處注明發(fā)電單位的代號(hào)。重要的電信文書(shū)，在發(fā)出電報(bào)的同時(shí)，還應(yīng)將有關(guān)材料以書(shū)寫(xiě)或印刷的方式送交發(fā)件人。第十四條本制度自頒布之日起實(shí)行第七章公司文書(shū)收發(fā)制度第一條范圍本公司文獻(xiàn)（本公司及其事務(wù)所之間的書(shū)信、文獻(xiàn)、傳票、小包裹等）以及公司外文獻(xiàn)的收發(fā)、分發(fā)等均按本制度執(zhí)行。第二條統(tǒng)管部門(mén)文書(shū)的收發(fā)、分布等事務(wù)，由本公司及各事務(wù)所的總務(wù)部統(tǒng)一管理。第三條部門(mén)文書(shū)責(zé)任者在部處室中設(shè)文書(shū)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)文獻(xiàn)的分發(fā)、保管等工作。第四條文書(shū)的收受對(duì)公司外來(lái)文書(shū)的接受由總務(wù)部收件室負(fù)責(zé)。第五條收文的解決收文中除親啟信函、掛號(hào)信、傳遞證明外，其余一般信函應(yīng)所有拆封，拆封后，以件為單位將收文印章蓋在文獻(xiàn)上方空白處、將信封附上用別針別在一起。收件室將所有收文的收受日期、發(fā)文單位、發(fā)文者姓名、文獻(xiàn)標(biāo)題、內(nèi)容概要、分發(fā)地點(diǎn)等項(xiàng)目登在《收文簿》上，并將文獻(xiàn)及收文簿一并交給總務(wù)部經(jīng)銷(xiāo)。第六條審核以及分發(fā)批示總務(wù)部經(jīng)理在對(duì)文獻(xiàn)及《收文簿》加以審核后，對(duì)收件室做出分發(fā)批示。當(dāng)總務(wù)部經(jīng)理外出時(shí)，如有事務(wù)急需解決，可由副經(jīng)理代理承擔(dān)上述工作。第七條分發(fā)收件室將“收文簿”及文獻(xiàn)分發(fā)各部門(mén)，各部門(mén)的文書(shū)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在收文簿上蓋印簽收。第八條處部門(mén)內(nèi)部文書(shū)解決文書(shū)負(fù)責(zé)人在收到文獻(xiàn)上加蓋傳閱印，并遞交有關(guān)部門(mén)。有關(guān)部門(mén)經(jīng)理閱文后對(duì)文書(shū)負(fù)責(zé)人做出分發(fā)傳閱的批示，文書(shū)負(fù)責(zé)人據(jù)此分發(fā)文獻(xiàn)給有關(guān)工作人員。在文書(shū)承辦量、分發(fā)量較大的部門(mén)，可設(shè)文書(shū)整理簿，并據(jù)此解決文獻(xiàn)。第九條發(fā)送文書(shū)的發(fā)送所有由總務(wù)部收件室負(fù)責(zé)，在特殊必要時(shí)亦可由適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)部辦理。第十條部門(mén)內(nèi)總發(fā)送文書(shū)的解決文書(shū)發(fā)送者在信封上寫(xiě)清收件人地點(diǎn)、姓名，并注明是否采用掛、快遞等方式。文書(shū)負(fù)責(zé)人將本部門(mén)文獻(xiàn)分類(lèi)別，請(qǐng)示發(fā)送。第十一條發(fā)送的解決總務(wù)部發(fā)件室將各部處室交來(lái)的所發(fā)文的發(fā)文日期、發(fā)送地點(diǎn)、發(fā)文者名稱(chēng)（全名）、內(nèi)容等項(xiàng)目登記在“發(fā)文簿”上，貼好郵票投遞出去。第十二條投遞文獻(xiàn)投遞通常一天三次，按以下時(shí)間投出：第一次上午十點(diǎn)；第二次下午三點(diǎn)；第三次下午五點(diǎn)。遇有緊急投遞的文書(shū)，可不受上述時(shí)間限制。第十三條郵票的收付保管郵票購(gòu)入、付出、保管等情況，應(yīng)登記在“郵票收付保管明細(xì)表”，并在年末計(jì)算出余額，與現(xiàn)存郵票數(shù)量加以核對(duì)。第十四條公司內(nèi)部的定期專(zhuān)遞不運(yùn)用國(guó)家郵政，而是通過(guò)公司內(nèi)部定期專(zhuān)遞發(fā)送的信函、文書(shū)、傳票、小包裹、錢(qián)款以及其他物品的收集和遞送，可依照本制度的有關(guān)規(guī)定辦理。對(duì)本公司及各事務(wù)所之間的定期專(zhuān)遞的管理由各事務(wù)所總務(wù)室負(fù)責(zé)。第十五條定期專(zhuān)遞收發(fā)文簿的制作在發(fā)送定期專(zhuān)遞時(shí)，各部門(mén)應(yīng)在定期專(zhuān)遞收文簿上登記其內(nèi)容，一式二頁(yè)，副頁(yè)留存，正頁(yè)與發(fā)送物品同時(shí)放入定期專(zhuān)遞箱定期專(zhuān)遞收發(fā)文簿，作為發(fā)文單位記錄，可代替發(fā)文簿，天天進(jìn)行整理清點(diǎn)。對(duì)于收文部門(mén)，定期專(zhuān)遞收發(fā)文簿，可代替收文簿，天天進(jìn)行整理清點(diǎn)。第八章公司文書(shū)解決制度（一）總則第一條范圍本公司文書(shū)解決均按本制度執(zhí)行。在特殊情況下的應(yīng)急解決，事后也須按本制度補(bǔ)齊有關(guān)手續(xù)。第二條定義本制度所指文書(shū)，涉及以下內(nèi)容：1．高層決策文書(shū)以及基層下達(dá)的文獻(xiàn)。2．部門(mén)會(huì)議文書(shū)與轉(zhuǎn)閱文獻(xiàn)。3．協(xié)議書(shū)、證券、證書(shū)和勞動(dòng)協(xié)議書(shū)。4．志愿書(shū)、違約收文、往來(lái)公文、專(zhuān)利證明和注冊(cè)登記文書(shū)。5．收支預(yù)算與決算書(shū)、賬本票據(jù)、憑證、各種明細(xì)表、各種規(guī)定與計(jì)劃書(shū)。6．往來(lái)書(shū)信、電報(bào)、任命書(shū)、意見(jiàn)書(shū)。7．各種報(bào)告、各種登記表。其中“1”與“2”項(xiàng)文書(shū)的解決，原則上按會(huì)議決定解決。第三條類(lèi)別劃分上述文書(shū)按機(jī)密限度、可劃分為以下幾類(lèi)：1．機(jī)密文書(shū)（1）絕密。（2）秘密。（3）保密。2．普通文書(shū)，即機(jī)密文書(shū)以外的文書(shū)。3．其他文書(shū)，如公開(kāi)發(fā)行的書(shū)籍、雜志、報(bào)紙，以及調(diào)查資料類(lèi)的印刷品或復(fù)印謄寫(xiě)物品的。第四條合用原則（二）文書(shū)的收發(fā)第五條收發(fā)到達(dá)本公司的文書(shū)，原則上由總務(wù)部或者另行規(guī)定的其他部門(mén)接受。所有文書(shū)按下列原則處置或送發(fā)：1．普通文書(shū)所有由接受部門(mén)啟動(dòng)或開(kāi)封。啟封時(shí)，編上文書(shū)的收發(fā)編號(hào)，注明收發(fā)日期；在文書(shū)登記簿上作好登記；由接受部門(mén)的主管，或者由指定的文書(shū)保管員送交有關(guān)部門(mén)有關(guān)人員；文書(shū)當(dāng)事人必須署名蓋章領(lǐng)取文書(shū)。但是不涉及特別事項(xiàng)的文書(shū)，可以簡(jiǎn)化登記手續(xù)。2．絕密文書(shū)或親啟文書(shū)，必須直接送交當(dāng)事者，由文書(shū)當(dāng)事者開(kāi)封與處置。第六條制度時(shí)間外的解決1．值班人員可以鑒定為是緊急重要的文書(shū)，或者直接寫(xiě)給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書(shū)，應(yīng)立即告知秘書(shū)室主任；其他次重要文書(shū)，只需告知收發(fā)室的主任，并按其指示解決。2．所有到達(dá)的文書(shū)，值班人員都必須一一作好登記，于此后第一個(gè)工作日上午轉(zhuǎn)交收發(fā)室。第七條收發(fā)決定所有文書(shū)的接受、轉(zhuǎn)交、登記與領(lǐng)取事宜，都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示。第八條設(shè)立信使在文書(shū)的接受與解決過(guò)程中，各部門(mén)間經(jīng)常需要互相傳遞文書(shū)；因此，在文書(shū)檔案室設(shè)一名信使，來(lái)回傳遞各類(lèi)文書(shū)。（三）文書(shū)的解決第九條解決原則文書(shū)解決的基本原則是“準(zhǔn)確”與“及時(shí)”，并且明確文書(shū)解決的責(zé)任者。第十條成文原則凡重要的往來(lái)交涉，都必須形成“文書(shū)”或形成記錄，即使情況特殊，也必須事后追憶，形成“備忘錄”。第十一條特例對(duì)那些并不重要的事項(xiàng)，或者通過(guò)電話(huà)、會(huì)面等簡(jiǎn)樸形式解決的事項(xiàng)，只需要事后將解決結(jié)果的要點(diǎn)記錄下來(lái)即可。第十二條解決手續(xù)領(lǐng)取文書(shū)的部門(mén)，按下列規(guī)定及時(shí)予以解決。1．凡重要事項(xiàng)，或者異常事項(xiàng)，應(yīng)立即向所在部門(mén)主管做出報(bào)告，并逐級(jí)向上請(qǐng)示，必要情況下必須與其他部門(mén)取得聯(lián)系，等候并按照上級(jí)指示，解決文書(shū)中涉及的有關(guān)事項(xiàng)。2．假如文書(shū)中涉及的事項(xiàng)，與其他部門(mén)有關(guān)，必須在與其他部門(mén)取得聯(lián)系后達(dá)成一致意見(jiàn)再行事。3．在具體解決時(shí)，假如認(rèn)為有必要請(qǐng)其他部門(mén)做出配合，并且其他部門(mén)提供配合需要一定的時(shí)間，在這種情況下，應(yīng)事先征得對(duì)方的意見(jiàn)。4．假如事情涉及兩個(gè)以上的部門(mén)，并且難以判斷由何部門(mén)出面主持時(shí)，應(yīng)聽(tīng)取其他部門(mén)的解決意見(jiàn)。第十三條防止遲延文書(shū)檔案部門(mén)有責(zé)任督促有關(guān)部門(mén)解決文書(shū)指定的事項(xiàng)，以防止文書(shū)的解決延遲或停頓，如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象，應(yīng)立即交文書(shū)檔案部門(mén)解決。第十四條重要文書(shū)的保管機(jī)要或絕密文書(shū)以及其他重要文獻(xiàn)，必須存放在帶鎖的檔案文獻(xiàn)柜中，予以嚴(yán)格保管。文獻(xiàn)柜的存放，必須選擇在發(fā)生意外時(shí)，可以安全、迅速轉(zhuǎn)移出去，放在容易發(fā)現(xiàn)的醒目位置。（四）文書(shū)的制作第十五條用紙的規(guī)格制作文書(shū)的用紙，除特殊情況外，原則上采用規(guī)格。第十六條字句文書(shū)應(yīng)以簡(jiǎn)樸明了的文體記述，采用標(biāo)準(zhǔn)的簡(jiǎn)體漢字，避免使用晦澀的詞句。第十七條文體所有文書(shū)一律采用書(shū)面文體。第十八條復(fù)印絕密文書(shū)未經(jīng)主管認(rèn)可不得擅自制作或復(fù)印副本，在特別有必要的情況下，必須注明涉及正本在內(nèi)共復(fù)印多少份，送往何部門(mén)等等。第十九條署名在文書(shū)發(fā)送與轉(zhuǎn)交時(shí)必須按下列規(guī)定署名，特殊情況或有專(zhuān)項(xiàng)指示的情況除外。1．代表公司名義締結(jié)的協(xié)議書(shū)、往來(lái)公文、公司公告及向政府機(jī)構(gòu)提交的報(bào)告，所有署名“董事會(huì)代表”。2．對(duì)外廣告及宣傳，采用公司名稱(chēng)。3．除此之外的文書(shū)，署上相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)名稱(chēng)，以及部門(mén)經(jīng)理的職務(wù)與姓名。不重要的文書(shū)，只需署上經(jīng)辦人姓名。（五）文書(shū)整理第二十條編寫(xiě)符號(hào)各種文書(shū)都必須按整理的規(guī)定編寫(xiě)符號(hào)，表達(dá)文書(shū)的類(lèi)別，再按符號(hào)編輯數(shù)字符號(hào)，給各文書(shū)排序，以便于檢索。第二十一條文書(shū)的符號(hào)與編號(hào)按下列規(guī)定使用：1．表達(dá)部門(mén)名稱(chēng)的符號(hào)，用部門(mén)名稱(chēng)的第一個(gè)漢字，如制造部門(mén)、工藝室，用“制、工”表達(dá)。2．文書(shū)類(lèi)別直接用“絕密”、“密”等字樣表達(dá)。3．各種文書(shū)，按先后順序用自然數(shù)排序編號(hào)。4．同一文書(shū)或同一名稱(chēng)的文書(shū)，追加一組自然數(shù)，用“-”隔開(kāi)，如“制、工、密0015-001”。編號(hào)按年度更新。第二十二條填寫(xiě)文書(shū)登記簿所有文書(shū)的符號(hào)與編號(hào)都必須填寫(xiě)在“文書(shū)登記簿”上。第二十三條整理文書(shū)解決完結(jié)之后，按文書(shū)的符號(hào)與編號(hào)進(jìn)行編輯整理。將大部分沒(méi)有必要查詢(xún)與翻閱的歸為一類(lèi)進(jìn)行；另一類(lèi)需要經(jīng)常查閱的文書(shū)，盡管文書(shū)解決已經(jīng)結(jié)束，但文書(shū)的效用還沒(méi)有終結(jié)，仍需要單獨(dú)整理。第二十四條保管文書(shū)整理后，大量不重要的文獻(xiàn)直接送總務(wù)部門(mén)保管，其他少量的重要文書(shū)，在一定的期限內(nèi)由責(zé)任部門(mén)妥善保管。（六）文書(shū)的送發(fā)與交接第二十五條主管部門(mén)所有文書(shū)的發(fā)送與交接，由總務(wù)部負(fù)責(zé)。在特殊情況下，公司內(nèi)文書(shū)的送發(fā)與交接，由相應(yīng)的部門(mén)負(fù)責(zé)。第二十六條絕密與親啟文書(shū)絕密與親啟文書(shū)必須加封，并在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”字樣的印章。第二十七條轉(zhuǎn)交郵寄予面呈送交的重要文書(shū)，必須在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”字樣印章，分別表達(dá)“可以由專(zhuān)職傳遞員以外的人員轉(zhuǎn)交，或在書(shū)信接受者不在的情況下留下文書(shū)，叮囑由指定傳遞者當(dāng)面呈交的文書(shū)”；“可以通過(guò)郵寄傳遞的文書(shū)”；“必須由指定傳遞者當(dāng)面呈交的文書(shū)”。第二十八條填寫(xiě)送發(fā)登記簿所有送發(fā)文書(shū)，按“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”，分別填寫(xiě)送發(fā)登記簿。對(duì)于“面呈”文書(shū)，還必須在相應(yīng)的備注欄目注明送交過(guò)程的要點(diǎn)，以及領(lǐng)取文書(shū)的當(dāng)事人署名蓋章。（七）文書(shū)的存檔與廢除第二十九條存檔由本公司總部的行政室，按文書(shū)的整理符號(hào)與編號(hào)進(jìn)行編輯歸檔。第三十條編輯行政室按年度把重要的、經(jīng)各部門(mén)整理編號(hào)的文書(shū)，進(jìn)行匯總，分編裝訂成冊(cè)，存入檔案。會(huì)計(jì)文書(shū)則按會(huì)計(jì)年度編輯成冊(cè)。一些不太重要的文書(shū)，不必按文書(shū)類(lèi)別編輯，只需按年度匯集成冊(cè)。第三十一條分編標(biāo)準(zhǔn)存檔文書(shū)按部門(mén)，以文書(shū)的符號(hào)獨(dú)立分編成冊(cè)。第三十二條保存期限保存期限按下列規(guī)定擬定：1．永久保存。凡屬于規(guī)則、指令、決議、訴訟、重要契約、證書(shū)、記錄及會(huì)計(jì)文書(shū)，以及員工人事勞資文書(shū)，都?xì)w為“永久保存”文書(shū)。2．保存十年，類(lèi)似永久保存文獻(xiàn)性質(zhì)。沒(méi)有必要永久保存的文書(shū)，合議書(shū)、志愿書(shū)、違約書(shū)、往來(lái)公文、復(fù)命書(shū)、報(bào)告書(shū)和重要往來(lái)信函等等，可以保存十年。3．保存五年。保存期從編輯日起算，次重要且沒(méi)必要保存十年的文書(shū)，可保存五年。第三十三條廢除保存期滿(mǎn)或者在保存期內(nèi)沒(méi)必要繼續(xù)保存的文書(shū)，應(yīng)及時(shí)予以廢除或銷(xiāo)毀。廢除必須經(jīng)有關(guān)部門(mén)合議，報(bào)總裁認(rèn)可，由文秘室執(zhí)行。假如對(duì)廢除沒(méi)有疑義，應(yīng)即刻予以廢除或銷(xiāo)毀。第九章公司文書(shū)收發(fā)作業(yè)規(guī)范第一條主管部門(mén)本公司所有外來(lái)文書(shū)，都由總務(wù)部文秘室統(tǒng)一接受。第二條解決方法文秘室按下列規(guī)定解決所到達(dá)的文書(shū)：1．把公司文書(shū)與私人文書(shū)區(qū)分開(kāi)來(lái)。2．由文秘室直接啟動(dòng)送達(dá)的公司文書(shū)，并在文書(shū)的空白處加蓋收發(fā)印章，注明收發(fā)日期。3．對(duì)于送達(dá)各部門(mén)且不能啟動(dòng)的，估計(jì)涉及內(nèi)容與事項(xiàng)重要的文書(shū)，以及絕密文書(shū)，只需在封面上加蓋文秘室收發(fā)印章，注明收發(fā)日期。第三條登記凡符合下列規(guī)定的文書(shū)，都必須做好登記。1．在一般文書(shū)或送交部門(mén)的普通文書(shū)中，假如鑒定或者未啟動(dòng)也能判斷是重要的文書(shū)，或者夾帶重要物品的文書(shū)。2．專(zhuān)人傳遞送達(dá)的文書(shū)，3．標(biāo)有“絕密”或“親啟”字樣的文書(shū)。第四條電報(bào)、快遞文書(shū)文秘室必須優(yōu)先解決電報(bào)、特快專(zhuān)遞類(lèi)文書(shū)，不得遲延。第五條公休日到達(dá)的文書(shū) 凡下班后、或者缺席工作時(shí)間以外到達(dá)的文書(shū)，一律由值班留守人員接受，于此后第一個(gè)工作日上午移交文秘室。第六條分發(fā)文書(shū)的分發(fā)按下列要點(diǎn)進(jìn)行：1．寫(xiě)給各部門(mén)的文書(shū)，經(jīng)登記后直接分發(fā)給各部門(mén)的主管。2．重要文書(shū)、專(zhuān)遞文書(shū)或者夾有重要物品的文書(shū)，直接送交文書(shū)接受人，在接受人不在的情況下，囑托部門(mén)主管轉(zhuǎn)交。領(lǐng)取文書(shū)者必須在登記簿上署名蓋章。3．文書(shū)中一切夾帶或附有的物品，必須原樣送到當(dāng)事人手中。4．私人信件直接分送本人（在特殊情況下也可由代理者領(lǐng)?。?，在必要情況下，讓領(lǐng)取者在登記簿上署名蓋章。第七條回復(fù)各部門(mén)在接到文書(shū)時(shí)，應(yīng)給文秘室一個(gè)回復(fù)，表達(dá)那些需要回復(fù)的文書(shū)已經(jīng)收到。第八條退回分送給各部門(mén)的文書(shū)，假如出現(xiàn)差錯(cuò)，或不是所在部門(mén)接受的文書(shū)，應(yīng)直接退回文秘室，再由文秘室解決。第九條電報(bào)電話(huà)記錄收到電報(bào)后在“文書(shū)登記簿”上做好登記，接到電話(huà)后填寫(xiě)“電話(huà)記錄傳票”。但普通的電話(huà)不必記錄。第十章公司重要文獻(xiàn)保管解決規(guī)定第一條范圍本公司所有重要文獻(xiàn)的收藏、保管、解決一律按本規(guī)定擬明事項(xiàng)執(zhí)行。第二條種類(lèi)重要文獻(xiàn)分為以下四種，分別解決。1．最重要文獻(xiàn)（平常用）。2．最重要文獻(xiàn)（非平常用）。3．一般重要文獻(xiàn)（平常用）。4．一般重要文獻(xiàn)（非平常用）。其中最重要文獻(xiàn)是指該文獻(xiàn)的丟失，將給工作導(dǎo)致重大影響的文獻(xiàn)；一般重要文獻(xiàn)是指其重要限度輕于前者的文獻(xiàn)。平常用文獻(xiàn)是指工作人員在平常業(yè)務(wù)中需經(jīng)常查考、放在辦公桌近旁的文獻(xiàn)；非平常用文獻(xiàn)是指除特殊情況外不必經(jīng)常查考的文獻(xiàn)。第三條保管場(chǎng)合在緊急情況下，重要文獻(xiàn)的收藏、保管場(chǎng)合應(yīng)按照如下規(guī)定加以保管，但根據(jù)文獻(xiàn)的性質(zhì)、數(shù)量及解決方法的不同亦可作適當(dāng)變更。1．地下室內(nèi)貴重物品庫(kù)應(yīng)存放對(duì)于公司特別重要的材料。2．各業(yè)務(wù)部門(mén)保險(xiǎn)柜存放各部室的最重要文獻(xiàn)。3．地下室倉(cāng)庫(kù)存放以上文獻(xiàn)之外的最重要文獻(xiàn)和一般重要文獻(xiàn)中平常用部分。4．各分公司保險(xiǎn)柜存放最重要文獻(xiàn)、一般重要文獻(xiàn)中的平常用部分。5．現(xiàn)場(chǎng)保管（在各部、室的辦公地點(diǎn)以適當(dāng)?shù)姆椒ㄕ肀９埽?。上?jí)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)保管有特別指示的時(shí)候，保管人員應(yīng)根據(jù)上級(jí)指示采用相應(yīng)的方法保管。第四條分類(lèi)保管期限各種重要文獻(xiàn)的分類(lèi)保管期限及保管場(chǎng)合可另行規(guī)定。對(duì)前項(xiàng)文獻(xiàn)進(jìn)行保管時(shí)，同一內(nèi)容的系統(tǒng)文獻(xiàn)必須按地區(qū)加以區(qū)分后保管，最重要文獻(xiàn)更應(yīng)如此。第五條重要文獻(xiàn)的另行保管重要的賬票或文獻(xiàn)，在沒(méi)有其他材料可以替代時(shí)，即在確認(rèn)除原件外沒(méi)有其他可以反映其內(nèi)容的文獻(xiàn)，該件如發(fā)生丟失將給工作導(dǎo)致重大障礙時(shí)，需將該件做出表達(dá)其內(nèi)容的特別標(biāo)記，辦理另置安全場(chǎng)合保管的有關(guān)手續(xù)。第六條保管的主管部門(mén)重要文獻(xiàn)的搬出及收藏，由各業(yè)務(wù)主管部門(mén)負(fù)責(zé)實(shí)行，倉(cāng)庫(kù)內(nèi)文獻(xiàn)的整理保管由總務(wù)部門(mén)承擔(dān)。各業(yè)務(wù)主管部門(mén)應(yīng)對(duì)各自保管的文獻(xiàn)內(nèi)容及保管位置加以記錄，并提交總務(wù)部門(mén)?？倓?wù)部在安頓文獻(xiàn)時(shí)應(yīng)考慮到平時(shí)的使用頻率。第七條搬運(yùn)、收藏時(shí)間將各業(yè)務(wù)主管部門(mén)文獻(xiàn)搬出加以收藏時(shí)須按如下規(guī)定執(zhí)行。但在公司有特別指示時(shí)須遵照?qǐng)?zhí)行。1．正常情況下文獻(xiàn)解決完結(jié)時(shí)。2．在特別緊急危險(xiǎn)時(shí)。3．在發(fā)表緊急狀態(tài)宣言時(shí)，第八條倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的保管位置收藏文獻(xiàn)在倉(cāng)庫(kù)的位置，根據(jù)文獻(xiàn)的數(shù)量等由總務(wù)部門(mén)決定。在搬運(yùn)、收藏文獻(xiàn)時(shí)要注意準(zhǔn)確無(wú)誤地將文獻(xiàn)置于各自位置。當(dāng)確認(rèn)文獻(xiàn)數(shù)量大，保管場(chǎng)合局限性時(shí)，應(yīng)預(yù)先與總務(wù)部協(xié)商，規(guī)定給予增長(zhǎng)或變更保管場(chǎng)合。第九條銷(xiāo)毀解決對(duì)于保管期滿(mǎn)的文獻(xiàn)，總務(wù)部門(mén)在征求業(yè)務(wù)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)后可予以銷(xiāo)毀。第十條向公司外轉(zhuǎn)移對(duì)于重要文獻(xiàn)，在公司沒(méi)有特別命令時(shí)原則上不允許攜帶搬運(yùn)至公司以外。分公司及工廠(chǎng)的文獻(xiàn)，在無(wú)特別命令時(shí)除第三條之外可參照以上條款執(zhí)行，并將期滿(mǎn)文獻(xiàn)解決方案呈報(bào)本公司總務(wù)部門(mén)。第十一章文書(shū)檔案立卷歸檔制度（一）總則第一條為加強(qiáng)本公司文書(shū)立卷工作，特制定本制度。第二條歸檔的文獻(xiàn)材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文獻(xiàn)材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第三條公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文獻(xiàn)的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)交專(zhuān)（兼）職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文獻(xiàn)材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。（二）文獻(xiàn)材料的收集管理第四條堅(jiān)持部門(mén)收集、管理文獻(xiàn)材料制度。各部門(mén)均應(yīng)指定專(zhuān)（兼）職文書(shū)人員，負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文獻(xiàn)材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)告知檔案室。第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文獻(xiàn)含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。第六條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文獻(xiàn)材料，由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文獻(xiàn)由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。1．公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參與上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的重要文獻(xiàn)資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予核報(bào)旅費(fèi)。2．本公司召開(kāi)會(huì)議，由會(huì)議主辦部門(mén)指定專(zhuān)人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予報(bào)銷(xiāo)會(huì)議費(fèi)用。第七條各部門(mén)專(zhuān)（兼）職文書(shū)的職責(zé)1．了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門(mén)文獻(xiàn)材料的歸檔范圍，收集管理本部門(mén)的文獻(xiàn)材料。2．認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門(mén)承辦的文獻(xiàn)材料及時(shí)收集歸卷，每年的3月份前應(yīng)將歸檔文獻(xiàn)材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽罷手續(xù)。3．承辦人員借用文獻(xiàn)材料時(shí)，應(yīng)積極地提供運(yùn)用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文獻(xiàn)材料登記手續(xù)。（三）歸檔范圍第八條重要的會(huì)議材料涉及會(huì)議的告知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)言、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。第九條上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文獻(xiàn)材料。第十條本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。第十一條本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。第十二條本公司反映重要職能活動(dòng)的報(bào)告總結(jié)。第十三條本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、記錄報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。第十四條信訪(fǎng)工作材料。第十五條本公司與有關(guān)單位簽訂的協(xié)議、協(xié)議書(shū)等文獻(xiàn)材料。第十六條本公司干部任免的文獻(xiàn)材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文獻(xiàn)材料。第十七條本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文獻(xiàn)材料。第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。（四）平時(shí)歸卷第十九條各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)解決完畢或批存的文獻(xiàn)材料，由專(zhuān)（兼）職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。第二十條各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文獻(xiàn)材料歸卷使用的“案卷類(lèi)目”?！鞍妇眍?lèi)目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文獻(xiàn)材料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)專(zhuān)（兼）職文書(shū)歸卷。第二十二條專(zhuān)（兼）職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文獻(xiàn)材料，按照“案卷類(lèi)目”條款，放入平時(shí)保存文獻(xiàn)卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。（五）立卷案卷質(zhì)量規(guī)定第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書(shū)檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第二十四條案卷質(zhì)量總的規(guī)定是：遵循文獻(xiàn)的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文獻(xiàn)之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和運(yùn)用。第二十五條歸檔的文獻(xiàn)材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文獻(xiàn)的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。第二十六條在歸檔的文獻(xiàn)材料中，應(yīng)將每份文獻(xiàn)的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文獻(xiàn)與原件、多種文字形成的同一文獻(xiàn)，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電假如與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。第二十七條不同年度的文獻(xiàn)一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文獻(xiàn)放在會(huì)議開(kāi)幕年，其他文獻(xiàn)的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十八條卷內(nèi)文獻(xiàn)材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文獻(xiàn)材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文獻(xiàn)材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文獻(xiàn)之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。第二十九條卷內(nèi)文獻(xiàn)材料應(yīng)按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角，背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。第三十條永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文獻(xiàn)目錄。填寫(xiě)的筆跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文獻(xiàn)材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。第三十二條案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，筆跡要工整、清楚。第三十三條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式。案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文獻(xiàn)材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文獻(xiàn)材料應(yīng)按裱糊技術(shù)規(guī)定托裱，筆跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線(xiàn)封底打活結(jié)的方法裝訂。第三十四條案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文獻(xiàn)目錄）一文獻(xiàn)一封底（含備考表），以案卷號(hào)排列順序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。第三十五條本制度自印發(fā)之日起實(shí)行。第十二章公司檔案管理辦法第一條依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本辦法。第二條公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主，即公司文書(shū)檔案由辦公室集中統(tǒng)一管理，檔案（已交辦公室的除外）分別由有關(guān)部門(mén)管理，以便于及時(shí)運(yùn)用，維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文獻(xiàn)、材料，由承辦單位、主辦人負(fù)責(zé)將其中已辦完的文獻(xiàn)、資料及時(shí)歸檔。第三條公司辦公室設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案工作，受上級(jí)部門(mén)檔案處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，負(fù)責(zé)管理公司的文書(shū)、科技（部分）檔案，其任務(wù)是：1．收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書(shū)檔案；2．積極開(kāi)展檔案的提供運(yùn)用工作；3．進(jìn)行檔案鑒定；4．進(jìn)行檔案記錄；5．保管部分科技檔案；6．認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)制度、檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。第四條歸檔歸檔的文書(shū)涉及：1．公司與有關(guān)單位的來(lái)往信件、各種協(xié)議書(shū)、協(xié)議等。2．公司會(huì)議原始記錄、紀(jì)要和決定（涉及發(fā)布的告知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及全公司的規(guī)章制度）。3．公司制訂的計(jì)劃、記錄、預(yù)決算、工作總結(jié)。4．公司主持召開(kāi)的各種專(zhuān)業(yè)會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言、文獻(xiàn)和會(huì)議總結(jié)紀(jì)要。5．國(guó)際交流和合資公司來(lái)往文獻(xiàn)、協(xié)議、報(bào)告和會(huì)談紀(jì)要等文獻(xiàn)材料。6．公司各部門(mén)的發(fā)文。7．其他具有保存價(jià)值的文獻(xiàn)材料、重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料。8．外單位直接發(fā)送給公司各部門(mén)的抄送信件。第五條歸檔規(guī)定1．歸檔的文獻(xiàn)材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔規(guī)定特性及文獻(xiàn)內(nèi)容進(jìn)行歸檔。2．在一個(gè)卷內(nèi)要按問(wèn)題或文獻(xiàn)形成的時(shí)間，系統(tǒng)地排列。3．案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確，整理好的案卷要擬定案卷的保管期限，原則上分為永久、長(zhǎng)期（十五年以上）、短期（十五年以下）三種。4．按歸檔規(guī)定進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄備考表。5．所有案卷組成后，要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔號(hào)，然后逐卷登記，填寫(xiě)案卷目錄。第六條檔案借閱1．借閱檔案要履行借閱手續(xù)。調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，要通過(guò)辦公室主任批準(zhǔn)。2．借閱時(shí)間，一般檔案最長(zhǎng)不超過(guò)十天，密級(jí)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)一周。3．借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文獻(xiàn)上圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。4．借檔人確因工作因素需要復(fù)印文獻(xiàn)或摘抄文獻(xiàn)，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。第十三章公司檔案管理制度第一條管理部門(mén)1．文書(shū)結(jié)案后，原稿由各文書(shū)管理部門(mén)歸檔，經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存影本。如因業(yè)務(wù)解決需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應(yīng)經(jīng)文書(shū)管理部門(mén)主管批準(zhǔn)后妥善保存，文書(shū)管理部門(mén)以影本歸檔。2．各分公司檔案分類(lèi)目錄及編號(hào)原則，由各公司經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定，總管理處各部門(mén)、中心檔案則由各部門(mén)自行編定并報(bào)送總管理處。第二條文獻(xiàn)點(diǎn)收文獻(xiàn)結(jié)案移送歸檔時(shí)，根據(jù)如下原則點(diǎn)收：1．檢查文獻(xiàn)的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。2．文獻(xiàn)如通過(guò)抽查，應(yīng)有管理部門(mén)主管的簽認(rèn)。3．文獻(xiàn)的解決手續(xù)必須完備，如有漏掉，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。4．與本案無(wú)關(guān)的文獻(xiàn)或不應(yīng)隨案歸檔的文獻(xiàn)，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門(mén)。5．有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門(mén)，經(jīng)辦部門(mén)送指定保管部門(mén)簽收后，將文獻(xiàn)歸檔解決。第三條文獻(xiàn)整理點(diǎn)收文獻(xiàn)后，應(yīng)依下列方式整理：1．中文直寫(xiě)文獻(xiàn)以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文獻(xiàn)則以左方裝訂為原則。2．右方裝訂文獻(xiàn)及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角、理齊釘牢。3．文獻(xiàn)如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。第四條檔案分類(lèi)1．檔案分類(lèi)應(yīng)視案件內(nèi)容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門(mén)、大類(lèi)、小類(lèi)三級(jí)分類(lèi)。先以部門(mén)區(qū)分，部門(mén)區(qū)分之后依案件性質(zhì)分為若干大類(lèi)，再在同類(lèi)中依序分為若干小類(lèi)。2．檔案分類(lèi)應(yīng)力求切合實(shí)用。假如因案件較多，三級(jí)分類(lèi)不夠應(yīng)用時(shí)須在第三級(jí)之后增設(shè)第四級(jí)“細(xì)類(lèi)”。如案件不多，也可僅使用“部門(mén)”及“大類(lèi)”或“小類(lèi)”二級(jí)。3．同一“小類(lèi)”（或細(xì)類(lèi)）的案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不夠使用時(shí)，可分為兩個(gè)以上的檔案裝訂，并于小類(lèi)（或細(xì)類(lèi)）之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。4．每一檔夾封面內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登