辦公室檔案管理制度為加強辦公室檔案的科學管理，保證檔案的系統性與完整性，有效地為社團聯合會和各社團管理服務，結合實際情況，特制定本制度。

一、立卷、歸檔第一條各部門、各社團平時要做好文獻的收集、整理，文獻的整理、上繳工作是各部門、各社團的一項重要任務，必須認真做好。第二條各類文獻材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門、各社團文獻立卷工作進行監督和指導，并做好應歸檔文獻案卷的接受歸檔工作。第三條文獻立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考運用價值的各種文獻（涉及收、發文電，內部文獻，各種會議文獻，文獻匯編，簿、冊、圖表，出版物原稿、磁盤等），均屬立卷歸檔范圍。第四條立卷的原則。遵循文獻的自然形成規律，保持文獻之間的歷史聯系，區分文獻的保存價值，便于保管和運用。第五條立卷方法。根據立卷原則、文獻的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。1、分年度。將文獻按其形成或針對的年度分開。2、分級別。將文獻按其重要性提成公文和一般文獻。3、分問題。將文獻按其內容所反映的問題分開。4、分期限。根據文獻的不同保存價值，將文獻按不同的保管期限分開。5、保管期限分為永久、長期、短期三種。（1）永久保存。凡是反映部門、社團重要職能活動和歷史面貌的（例如章程、申請批文、社團成立申請書等）有長遠運用價值的文獻，劃為永久保存。 （2）長期保存。凡是在相稱長時間內部門、社團需要查考的文獻，劃為長期保存。長期保存為2023至50年。 （3）短期保存。凡是在較短時間內部門、社團需要查考的各種文獻，劃為短期保存。短期保存為2023以下。第六條文獻的組合。組合的基本作法如下：1、法規性文獻，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉發件與原件，應組合在一起。2、會議文獻應單獨組合。3、記錄、報表、名冊等各類表格文獻，應組合在一起。4、工作計劃、總結等文獻，一般可按部門或社團名稱組合。5、特殊性文獻材料，可根據具體情況進行組合。第七條檔案袋內文獻的排列。檔案袋內文獻應區分不同情況進行排列，密不可分的文獻依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文獻按文獻的重要限度或形成時間先后排列。第八條文獻歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文獻歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文獻，需要辦理銷毀手續。第九條歸檔時間。部門或社團應于活動后一周內，將應立卷歸檔的文獻整理立卷，向辦公室移交歸檔。第十條歸檔文獻案卷的規定。部門或社團移交歸檔文獻案卷，應符合下列規定：1、歸檔文獻齊全、完整。2、每個案卷必須填寫案卷文獻目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，筆跡工整、清楚。3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文獻的內容和成份。第十一條案卷文獻一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室。

二、檔案的管理和運用第十二條辦公室按照社團聯合會對檔案管理的規定，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱運用、記錄等工作。第十三條經鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應經分管主席審查批準后，按程序進行檔案銷毀。第十四條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、筆跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復制，保護檔案的安全與完整。第十五條檔案的運用。運用檔案人員，按規定辦理檔案運用審批手續與有關登記表，檔案用完后應及時歸還。第十六條借用檔案人員必須愛惜檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查，發現對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管主席報告，按有關規定解決。第十七條檔案室工作人員，接待檔案運用人員要熱情，認真負責，按規定提供運用。填寫好查閱檔案登記表。第十八條平時匯集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持文獻、材料之間的來源、時間、內容方面的聯系。若遇有上級漏發文獻，應及時請求補發或取得復印件，以便存檔和查閱。第十九條保證文獻、材料的安全，做好保密工作。為進一步提高我辦檔案管理工作水平，根據《中華人民共和國檔案法》和省、市檔案主管部門的相關規定，結合實際，制定本制度：

歸檔范圍

一、市信息辦機關及各處室在公務活動中反映本機關職能活動、有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文獻材料，由綜合處負責收集、整理和歸檔。

二、各處室公文辦完后，應及時將公文定稿、正本和有關材料向綜合處移交。

三、財會、記錄和固定資產登記等檔案，在會計、記錄年度終了后，編造清冊，交由綜合處歸檔。

四、市信息化建設項目全過程檔案。

檔案保管

五、所存檔案應當分門別類、系統科學、內容完整。

六、辦理完畢的文書檔案資料,一般應以年為單位，在次年六月底前按規范格式立卷歸檔。

七、檔案管理員應當做好以下工作：

1、維護好檔案的安全,做好防盜、防火、防光、防塵、防潮、防鼠、防高溫工作,對損壞、霉變、散失的檔案,及時采用修補、復制、收集等補救措施。

2、每季度對檔案進行檢查,發現問題及時向領導報告,保證檔案安全與完整。

3、嚴格按規定辦事，對進出檔案室的檔案做到“五清”，即:登記清、清點清、檢查清、核對清、檔號清。

4、保持文檔室內清潔衛生，適時通風透光，保持適宜的溫、濕度。

八、檔案管理員工作調整時，應履行交接手續。

檔案查閱

九、查閱檔案應當嚴格履行批準登記手續。

1、機關各處室、二級機構因工作需要查閱檔案資料，需經綜合處審核，分管領導批準;

2、外單位查閱檔案的，應持公函,并出示查詢人員有效證件,經綜合處審核，報分管領導批準后，方可查詢。

十、查閱檔案應在文檔室內進行，檔案材料不外借。

十一、查閱檔案的單位和個人不得擅自復印和拍照,因工作需要,經分管領導批準，方可復印、拍照。

十二、凡查閱檔案,不準在檔案資料上涂改、污損、抽拆、勾畫,不準在檔案材料上標注任何符號。歸還檔案時，檔案員必須進行檢查，如發現有損壞檔案的現象，應當追究查閱者的責任。

檔案保密

十三、認真貫徹實行《保密法》，嚴格執行黨和國家的保密制度，維護檔案的完整與安全。

十四、未經許可，非檔案工作人員不得進入文檔室,不得翻閱檔案案卷。

十五、查閱涉密文獻資料時，應報分管領導批準后方可查閱，不允許復印、拍照等任何形式的復制。確需復制的，須報單位重要負責同志審批，并嚴格按照《保密法》的相關規定執行。

十六、歸檔檔案不允許帶出文檔室以外。查閱檔案時,不得翻閱其它無關檔案。

十七、文檔室和檔案柜應當隨時加鎖，保證檔案的安全。

十八、未經批準,文檔管理員不得擅自提供、抄錄、拍照、公布檔案內容。

檔案登記記錄

十九、建立檔案記錄臺帳，對檔案的收進、移出、保管、運用等情況進行登記和記錄，做到及時準確無誤。

二十、按照有關規定，準時向檔案行政管理部門和專業主管部門的檔案管理部門報送檔案記錄年報。

二十一、準時完畢上級檔案行政管理部門部署的登記和記錄任務。

檔案鑒定與銷毀

二十二、按照國家檔案局下發的檔案鑒定標準對本單位的所有行文進行鑒定。

二十三、檔案鑒定后，對沒有保存價值的文獻(即不歸檔的文獻)和保存期滿的檔案才干進行銷毀。

二十四、凡需銷毀的檔案,應編制銷毀清冊,由辦領導批準后,方可在有保密資質的造紙廠銷毀。

二十五、批準銷毀的檔案,必須由兩人以上監銷，監銷人應在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式和日期。特殊情況可暫緩銷毀。

二十六、因檔案管理人員責任心不強導致不良后果的，視情節給予處分。

市信息化項目檔案管理

二十七、市信息化項目檔案管理遵循《科學技術檔案案卷構成一般規定》（GB/T11822-2023）和《歸檔文獻整理規則》（DA/T22-2023）相關規范。

二十八、綜合處統一受理項目建設單位的文檔報送和檔案管理，建設單位不得拒報、瞞報。對不按規定提交項目建設檔案的，市信息辦有權暫停該信息化建設項目后續工作，所有后果由項目建設單位負責。

二十九、根據《合肥市信息化項目管理實行細則》規定，信息化項目建設檔案涉及：

1、項目申報材料：財政預算“一上”截止前，向市信息辦申報下一年度信息化專項資金的建設計劃和項目預算；申請立項報告及項目建設方案。

2、項目論證材料：項目建設方案。

3、項目立項材料：項目建設內容及預算簡表；項目正式批復。

4、項目實行材料：項目建設協議；《合肥市信息化建設項目執行情況表》

5、項目驗收材料：技術報告、開發工作報告、測試報告、監理報告、用戶報告、經費使用報告及建設協議規定提供的有關資料；項目驗收意見書。

6、經費支付材料：工程款支付情況

7、績效評估材料：自我評估和第三方績效評估報告

三十、信息化項目建設單位在報送項目紙質材料時，應一并提供電子版以供存檔。

三十一、為保證檔案質量，項目建設單位應按照以下統一標準，整理標準文檔。

1、文檔的編制應遵循科技文獻材料的形成規律，按照產生的時間順序，并按照案卷內科技文獻材料的有機聯系進行整理，各類材料應完整、準確，如實反映