商務會議禮儀

知識點：職業(yè)素質(zhì)：

職業(yè)素質(zhì)組織能力策劃能力協(xié)調(diào)能力溝通能力

任務描述公司會議公司會議的工作流程會議的座次安排

公司會議的工作流程安排

工作會議的會前工作流程

工作會議的會中工作流程

工作會的會后工作流程

會務工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱

確定會議時間與會期明確會議所需設備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場

準備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費預算方案

制作會議證件

會場檢查明確會議組織機構確定與會者名單

會務工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作

報到及接待工作做好后勤保障工作

編寫會議簡報或快報做好會議保密工作

會議信息工作

會務工作流程圖（會后）撰寫會議紀要

催辦與反饋工作

安排與會人員離會

會議總結(jié)會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道

會議準備工作

指導會務工作的原則

準備充分組織嚴密服務周到確保安全1、２、３、４、2、確定會議名稱會議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構成,應根據(jù)會議的議題或主題來確定。

會前準備工作1、確定會議主題與議題要有切實的依據(jù)；必須要結(jié)合本單位的實際；要有明確的目的。

4、確定會議時間、會期

會議的最佳時間，要考慮主要領導是否能出席，確定會期的長短應與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。3、確定會議規(guī)模與規(guī)格

本著精簡效能的原則會議的規(guī)模有大型、中型、小型。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。5、確定會議所需用品和設備

（1）．必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調(diào)設備、投影和音像設備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。6、建立會議組織機構

會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。7、確定與會人員名單

出席會議和列席會議的有關人員。應根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務來確定與會人員。9、安排會議議程與日程會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排，對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。

8、確定會議地點

要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時也考慮政治、經(jīng)濟、環(huán)境等因素。10、制發(fā)會議通知

會議通知的內(nèi)容包括名稱、時間、地點、與會人員、議題及要求等。會議通知的種類有書信式和柬帖式。會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。

11、制作會議證件

代表證出席證

會議正式證件列席證來賓證

會議證件旁聽證工作證會議工作證件記者證出入證

會議證件的內(nèi)容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。

12、準備會議文件資料

主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領導講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。

公司大小型會議中尊位及位次排序方法

小型會議的兩種尊位及位次排序的方法

大型會議中主席臺排座、發(fā)言者座席、主持人席位、群眾席安排

小型會議室

橢圓形回字形Ｔ字型長方形

中型會議室半圓型、課堂型。

大型會議室

禮堂型、眾星拱月型。

⑩⑧⑥⑦⑨⑤③①②④群眾席⑧⑥⑤⑦④②①③群眾席10864213579主席臺尊位發(fā)言席群眾席

會場的布置

①主席臺

主席臺的布置一是對稱；二是要簡化。主席臺的座次一般是職務最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。

②場內(nèi)其他人員的座次安排

橫排法。豎排法。左右排列法。

③會場內(nèi)外的布置：

會標、會徽、臺幕、標語、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。

第二節(jié)會議禮儀一、會議室的風格1.禮堂式（劇院式、研討式）容納人數(shù)多，全場只有一個發(fā)言中心。2.教室式（課堂式、講座式）3.宴會式（弦月式）比較隨便，但不利于集中注意力4.接待式（貴賓廳）便于友好交談，適于接待貴賓5.方形中空式（回型市）便于目光接觸、直接交流，方便控制現(xiàn)場6.馬蹄型（u型風格）7.長臺式（圓桌式）面對面而坐，對立局面，適于談判按級別而坐，顯得正式二、會議位次安排1.會客亦稱會見、會務、會面，多指禮節(jié)性、一般性的相互見面。（1）相對式主次分明，“公事公辦”，適用于接待室公務性會客。“面門為上”“以右為上”客人主人桌子客人主人（2）并列式“平起平坐”、地位相仿，多適用于貴賓廳禮節(jié)性會客面門為上、以右為上以遠為上主人客人客人主人隨員隨員客人主人客人主人（3）主席式適用于主人一方在公司接待室會見多方來客（4）自由式適用于多方會晤主人全體客人主人桌子客人客人2.會談（談判、洽談、磋商）（1）橫桌式客方會談桌主方（2）豎桌式會談桌

主方

客方3.會議（1）大型會議發(fā)言席主席團：中央高于兩側(cè)、左側(cè)高于右側(cè)、前排高于右排群眾席主席團主席團發(fā)言席發(fā)言席群眾席群眾席（2）小型會議

會議桌4.簽字（1）并列式客方隨員席主方隨員席客方簽字人主方簽字人簽字桌（2）相對式客方簽字人主方簽字人簽字桌客方隨員主方隨員（3）主席式簽字席簽字桌簽字各方人員坐席5.合影（1）國內(nèi)合影：居中為上、居左為上、居前為上單數(shù)雙數(shù)（2）涉外合影：主人居中、以右為上，主人把邊975312468181614121011131517161412109111315

86421357141210879111315531主人246三、會議接待與服務禮儀（一）會場的主題性布置會標：一般采用橫幅，主國文字在上，客國文字在下桌簽座簽臺幕會標：會標長度=臺口寬度主席臺：對稱、簡化（二）會場的裝飾性布置1、花卉與色調(diào)布置會議類型花卉種類作用與效果一般性會議柔和、輕松色調(diào)月季、扶桑等觀賞型花卉米蘭、茉莉等賞香型花卉心情愉快、氣氛輕松增加團結(jié)和諧氣氛莊重的會議綠色調(diào)君子蘭、棕櫚、萬年青情感鎮(zhèn)靜、不宜沖動日常工作會議冷色、中色色調(diào)棕櫚、蘇鐵等綠色花卉減輕疲勞、冷靜、凈化空氣慶祝大會暖色調(diào)醒目、鮮亮2、燈光運用燈光不要有閃動和變化以黃光代替白光考慮色彩在不同燈光下的變化3、氣味環(huán)境放置有清香氣味的鮮花空氣清新劑（三）現(xiàn)場服務與接待1、迎賓簽到2、引入會場3、會間服務水間歇茶點teabreak4、后勤服務吃、住、行、游、購、娛四、會議的常規(guī)性禮儀程序（一）會見、會談1.提出會見要求2.做好準備工作3.主方迎候客方4.合影5.簡短致詞、互贈禮品6.會見、會談7.告別（二）展覽會禮儀1.布置展示桌面2.準備宣傳資料3.禮儀小姐要求4.工作人員要求（三）發(fā)布會禮儀(新聞發(fā)布會、記者招待會）1.會議籌備（1）確定主題（2）時空選擇（3）人員安排（4）材料的準備2.邀請媒體3.現(xiàn)場應酬4.善后事宜（四）茶話會禮儀1.確定主題：聯(lián)誼、娛樂、專題2.確定來賓：本單位人士、本單位顧問、社會賢達、合作伙伴、各界人士3.時空選擇4.座次安排：環(huán)繞式、散座式、圓桌式、主席式5.茶點第三節(jié)商務儀式禮儀一、簽約儀式1.籌備工作步驟（1）布置簽字廳（2）安排座次（3）準備文本（4）參加人員2.儀式程序（1）進入簽字廳、就坐（2）正式簽署文本（3）交換合同文本（4）共飲香檳酒二、開業(yè)儀式（一)工作程序1.輿論宣傳2.來賓邀請 3.場地布置4.接待服務 5.禮品饋贈6.程序擬定：開場：奏樂—來賓就位—宣布開始—介紹來賓過程：本單位負責人講話—來賓代表講話—啟動開業(yè)標志結(jié)尾：賓主參觀、聯(lián)歡、座談等（二）常見形式1.開幕儀式2.開工儀式3.奠基儀式