第4章常用辦公軟件

4.1Word文字處理軟件

4.2Excel電子表格處理軟件

4.3PowerPoint演示軟件

4.4網頁制作大學計算機基礎作業14.1Word文字處理軟件常用辦公軟件4.1.1Word2003概述4.1.2創建Word文檔4.1.3Word2000文檔編輯4.1.4Word的排版管理4.1.5表格制作4.1.6圖形處理4.1.7Word的顯示管理4.1.8常用特殊信息的插入4.1.2文檔的打印21、Word2003中文版簡介

Word2003中文字處理軟件在Word2000的基礎上新增了下列功能：文檔保護強增：有選擇地允許某用戶編輯文檔中的特定部分。

文檔的并排比較：[窗口/并排比較]命令比較兩篇文檔，能簡單地判斷出兩篇文檔間的差異，而且還可同時滾動兩篇文檔來辨認差別。

可讀性增強：增加的“閱讀版式”視圖也提高了文檔的可讀性國際功能增強：創建使用其他語言的文檔

支持XML文檔：文檔內容可用于自動數據采集和其他用途。支持墨跡輸入設備：支持用手寫批注和注釋標記文檔；將手寫內容寫入Word文檔。

4.1.1Word2003概述文字處理軟件3

標題欄菜單欄工具欄標尺任務窗格視圖切換區插入點工作區狀態欄2、Word2000的窗口構成標題欄視圖切換區菜單欄工具欄標尺工作區狀態欄繪圖工具欄任務窗格4.1.1Word2000概述（續）文字處理軟件4

啟動Word2000：

程序啟動方式快捷圖標啟動方式

文檔啟動方式退出Word2000：

雙擊Word2000控制菜單從Word2000窗口的“文件”菜單中選擇“退出”命令

單擊Word2000窗口右上角的關閉按鈕用Alt+F43、Word2000的啟動與退出4.1.1Word2000概述（續）文字處理軟件51、Word文檔調用新建“文件”下“新建”的含義是建立新文檔格式的準備環境。在“任務窗格”中對建立的文檔格式進行選擇。新建之后的屏幕顯示是一個空白的寫作窗口。“新建”對話框4.1.2創建Word文檔文字處理軟件6打開調用已經存放在計算機磁盤中的文檔文件。

“打開”對話框

關閉

文檔被調用、修改完畢后應退出，在Word中稱之為“關閉”。

編輯后未存盤關閉文件前提示4.1.2創建Word文檔（續）文字處理軟件1、Word文檔調用72、Word文檔的輸入鍵盤輸入是最常用的文檔輸入途徑漢字的輸入：鍵盤輸入、語音輸入、聯機手寫體輸入、掃描儀輸入。對于各種符號的輸入標點符號數學符號特殊符號

“符號”對話框4.1.2創建Word文檔（續）文字處理軟件3、Word文檔的存儲

Word文檔存儲的三種方式：保存（.DOC）編輯后原名原位置保存命令：“文件”→“保存”

另存為編輯后或改名或異位置保存命令：“文件”→“另存為”

另存為網頁編輯后直接以網頁格式保存，瀏覽器打開方式。命令：“文件”→“另存為網頁”

“另存為”對話框4.1.2創建Word文檔（續）文字處理軟件選定文檔多個區：按住Ctrl鍵再加鼠標選定操作區域復制剪切粘貼剪貼板剪貼板是Windows應用程序可以共享的一塊公共信息區域，在OfficeXP中可以存放最多24次復制或剪切的內容。命令：“編輯“→”Office剪貼板”撤銷和重復利用“撤銷”按鈕恢復到原來的狀態；通過“重復”按鈕還原剛被“撤銷”的動作。

選定多個區域文檔編輯是指對內容進行刪、改、插等操作1、文本的選定與編輯4.1.3Word2003的文檔編輯文字處理軟件102、拼寫檢查、查找與替換拼寫檢查是讀取文檔中的每一個單詞，與詞典庫中的所有單詞比較。若相同，就認為該單詞是正確的。若不相同，屏幕顯示出詞典庫中相似的單詞，供用戶選擇；若是新單詞，可添加到詞典庫；若是人名、地名、縮寫，可忽略。默認在鍵入的同時自動進行拼寫檢查。用紅色波形下劃線表示可能的拼寫問題，用綠色波形下劃線表示可能的語法問題。命令：“工具“→”選項”→”拚寫和語法”查找與替換根據輸入要查找或替換的內容，系統可自動地在規定的范圍或全文內查找或替換?？捎糜诰唧w的文字，也可用于格式、特殊字符、統配符等。命令：“編輯“→”查找”/”替換”4.1.3Word2000的文檔編輯（續）文字處理軟件111、字體、字型處理對文字的字體、字型、顏色、大小進行修改。方法有三種:通過菜單欄：“格式”→“字體”通過格式化工具欄進行處理通過鼠標右鍵進行處理

文字處理軟件4.1.4Word的排版管理利用“格式”下拉菜單中的命令項可以對文章中文字的字體、段落、格式、背景等進行修改,使文章看上去更美觀?！白煮w”對話框122、段落處理

在Word中,段落是以Enter鍵進行區分的。段落可以是一個字符、一行字符、多個句子

或空白。在輸入數據時,當

按下Enter鍵時,就表示結束

一個段落,開始另一個新的

段落。段落的排版通過

“段落”對話框進行。對齊：“兩端對齊”、“居中”、“右對齊”或“分散對齊”縮進：每一個段落的首行,在需要時向右縮進n個字符段落間距：對段前、段后和行距等進行設置“段落”對話框

4.1.4Word的排版管理（續）文字處理軟件13邊框和底紋2、段落處理“邊框與底紋”對話框“邊框與底紋”的“底紋”選項卡

4.1.4Word的排版管理（續）文字處理軟件14“項目符號和編號”對話框“分欄”后的窗口2、段落處理項目符號和編號當增加或刪除項目時，系統會對編號自動進行增減。分欄4.1.4Word的排版管理（續）文字處理軟件15

3、頁面排版

頁面排版反映了文檔的整體外觀和輸出效果，包括：頁眉/頁腳的標注、腳注和尾注、頁面設置。（1）頁眉/頁腳標注“視圖”→“頁眉和頁腳”用“切換頁眉和頁腳”圖標，可將操作轉變為對頁腳的標注。4.1.4Word的排版管理（續）文字處理軟件插入“頁眉和頁腳”

16（2）腳注和尾注

腳注或尾注各自由兩個互相鏈接的部分組成：注釋引用標記和與其對應的注釋文本。腳注注釋文本位于頁面的底端；尾注注釋文本位于文檔的結尾。“插入/引用/腳注和尾注”

“腳注和尾注”對話框

4.1.4Word的排版管理（續）文字處理軟件17“文件”→“頁面設置”命令

可對頁邊距、紙張、版式、文檔網格設置?！绊撁嬖O置”對話框（3）頁面設置4.1.4Word的排版管理（續）文字處理軟件18其它格式設置：①首字下沉將選定段落的第一個字放大數倍以引導閱讀?！笆鬃窒鲁痢睂υ捒?.1.4Word的排版管理（續）文字處理軟件下沉2行距正文0.3厘米三欄無分隔線19其它格式設置：②文檔豎排文檔默認為從左至右水平橫排，但有時需要特殊效果，如豎排?！拔淖址较颉睂υ捒蛭臋n豎排效果4.1.4Word的排版管理（續）文字處理軟件20樣式是一組排版格式。Word2003不僅預定義了標準樣式，還允許用戶根據自己的需要修改標準樣式或自己新建樣式。單擊列表框中的某一樣式，可將該樣式應用于當前光標所在的段落或選定的段落。如果要將該樣式應用于多個段落，可將這些段落全選定，再在“樣式”下拉列表框中單擊所需的樣式名。其它格式設置：③樣式4.1.4Word的排版管理（續）文字處理軟件21首先在文檔中正確的應用標題、正文樣式，將各級標題用樣式中的“標題”統一格式化。創建目錄：將光標定位到要插入書籍目錄的位置處，選擇“插入/索引和目錄”命令，打開“索引和目錄”對話框，選擇目錄選項卡。4.1.4Word的排版管理（續）文字處理軟件其它格式設置：④自動創建目錄

22自動創建目錄效果4.1.4Word的排版管理（續）文字處理軟件231、表格的建立：規則表格：選擇“表格/插入/表格”命令或單擊“常用”工具欄中的按鈕不規則表格：通過“表格和邊框”工具欄中的按鈕直接繪制文字轉換表格：選擇文字，“表格/轉換/文字轉換成表格”命令4.1.5表格制作文字處理軟件242、編輯和格式化表格選定表格4.1.5表格制作（續）文字處理軟件對表格操作首先要選擇操作范圍：表格的編輯包括：縮放表格調整行高和列寬增加或刪除行、列和單元格拆分和合并表格、單元格表格的計算和排序表格的復制和刪除表格跨頁操作253、表格統計和排序4.1.5表格制作（續）文字處理軟件命令“表格/公式”命令“表格/排序”264、由表生成統計圖選中要作圖的數據，執行“插入/對象”命令在對話框選擇“MicrosoftGraph圖表”

4.1.5表格制作（續）文字處理軟件274.1.5表格制作（續）文字處理軟件表格其它操作：

命令：“表格”→“表格屬性”

命令：“表格”→“表格自動套用格式”28表格其它操作：加大表格單元格間距設置4.1.5表格制作（續）文字處理軟件29

Word字處理軟件，不但能處理文字、表格，而且能在文檔中插入各種圖形，并能實現圖文混排。

Word中常用圖形的插入

圖形的編輯與格式化4.1.6圖形處理文字處理軟件301、

Word中常用圖形的插入命令“插入”→“圖片”4.1.6圖形處理（續）文字處理軟件其它圖形操作：

屏幕圖像：屏幕PrtSC鍵、活動窗口Alt+PrtSC組合鍵界面圖標:剪切、復制、粘貼31“設置圖形格式”對話框插入圖片控制亮度向左旋轉線型文字環繞設置透明色顏色控制對比度裁剪壓縮圖片圖片格式重設圖片“圖片”工具欄2、圖形的編輯與格式化圖片工具欄繪圖工具欄設置圖片格式對話框4.1.6圖形處理（續）文字處理軟件32“顯示環境”的下拉菜單“大綱視圖”的顯示方式工具欄級聯菜單4.1.7Word的顯示管理文字處理軟件文件的顯示管理就是對當前正在編輯的文檔工作區進行確定，以得到最理想的顯示效果。其主要內容：1、顯示環境設定（命令：“視圖”→“工具欄/標尺/段落標記/網格”）2、顯示方式的選擇（命令：“視圖”→“全屏顯示/顯示比例”）33１、頁碼的插入“頁碼”插入對話框

命令：“插入”→“文本框”

插入“文本框”

4.1.8常用特殊信息的插入文字處理軟件命令：“插入”→“頁碼”２、文本框的插入：34

4.1.9文檔的打印文字處理軟件用菜單命令或工具欄按鈕操作：1、“文件”→“打印預覽”命令2、

“文件”→“頁面設置”命令3、“文件”→“打印”命令354.2Excel電子表格處理軟件常用辦公軟件4.2.1Excel概述4.2.2Excel基本知識4.2.3工作表的建立和調用4.2.4在工作表中輸入數據4.2.5利用表格數據繪制圖表4.2.6數據管理4.2.7打印表格36退出Excel的方法：

雙擊Excel控制菜單從Excel窗口的“文件”菜單中選擇“退出”命令單擊Excel窗口右上角的關閉按鈕用Alt+F4啟動Excel的方法：

快捷圖標啟動“資源管理器”啟動“開始”“程序”啟動文檔啟動方式1、Excel的啟動和退出4.2.1Excel概述（續）電子表格處理軟件371、Excel的窗口

標題欄菜單欄常用工具欄格式工具欄編輯欄狀態欄

Excel窗口

4.2.2Excel的基本知識電子表格處理軟件地址欄列號

行號工作表工作表標簽編輯欄382、Excel基本知識工作簿(Book)：用來存儲并處理數據的文件，以.xls擴展名保存。由若干張工作表組成，默認為3張，以Sheetl-Sheet3來表示，可改名。工作表可根據需要增加或刪除，一個工作簿最多有255張工作表。

工作表(Sheet)：行號1—65536、列號A，B，…，Y，Z，AA，…，IV，共256列。

單元格單元格地址活動單元格編輯欄4.2.2Excel的基本知識（續）電子表格處理軟件39工作表的選擇操作如下表選取范圍

操作單元格鼠標單擊或按方向鍵多個連續單元格從選擇區域左上角拖曳至右下角；單擊選擇區域左上角單元格，按住Shift鍵，單擊選擇區域右下角單元格多個不連續單元格按住Ctrl鍵的同時，用鼠標作單元格選擇或區域選擇整行或整列單擊工作表相應的行號和列號相鄰行或列鼠標拖曳行號或列號整個表格單擊工作表左上角行列交叉的按鈕；選擇“編輯/全選”命令；按快捷鍵Ctrl+A單個工作表單擊工作表標簽連續多個工作表單擊第一個工作表標簽，然后按住Shift鍵，單擊所要選擇的最后一個工作表標簽不連續多個工作表按住Ctrl鍵，分別單擊所需選擇的工作表標簽電子表格處理軟件401、工作表的新建2、工作表的調用3、工作表的保存4.2.3工作表的建立和調用電子表格處理軟件411、數據的一般輸入（1）數據的輸入文本（為數字、空格和非數字字符的組合，如為純數字需前綴單引號）數字（負數可用“－”或“（）”;分數前加０和空格）日期或時間

單擊單元格時，單元格四周會出現一個邊界較粗的黑框，即粗視框，也叫覆蓋框，輸入的數據將覆蓋單元格中原來的數據。雙擊單元格時，單元格四周會出現一個邊界較細的黑框，即細視框，也叫編輯框，可進行編輯和修改原來的數據。

4.2.4在工作表中輸入數據電子表格處理軟件42（2）公式的輸入公式是對工作表中的數據進行計算的算式。以“=”開始，由常量、單元格地址、運算符和函數組成。運算符和運算規則：

算術運算符：+–*/%^其優先級從高到低為：百分比和乘方、乘和除、加和減。關系運算符：=、>、<、>=、<=、<>比較兩個數值并且產生邏輯值TRUE或FALSE;

其優先級相同文本運算符：（&)將一個或多個文本連接為一個組合文本值;

引用運算符：區域(冒號：)聯合(逗號，)交叉(空格)對公式所引用的區域進行規定其優先級相同4.2.4在工作表中輸入數據（續）電子表格處理軟件43

四類運算符的優先級從高到低依次為：“引用運算符”、“算術運算符”、“文本運算符”、“關系運算符”，當優先級相同時，自左向右進行計算。下表為引用運算符：引用運算符含義示例：區域運算符：包括兩個引用在內的所有單元格的引用SUM(A1:B4)，聯合操作符：對多個引用合并為一個引用SUM（A2，C4，A10）空格交叉操作符：產生對同時隸屬于兩個引用的單元格區域的引用SUM（C2：E8B4：D6）4.2.4在工作表中輸入數據（續）電子表格處理軟件44公式中單元格的引用相對引用：當公式在復制或填入到新位置時，公式不變，單元格地址隨著位置的不同而變化，Excel默認為相對引用方式，如：B1，A2：C4絕對引用：當公式復制或填入到新位置時，單元格地址保持不變。設置時只需在行號和列號前加“$”符號，如$B$1混合引用：指在一個單元格地址中，既有相對引用又有絕對引用，如$B1或B$1。$B1是列不變，行變化；B$1是列變化，行不變。4.2.4在工作表中輸入數據（續）電子表格處理軟件45（3）函數是預先定義好的程序，可完成許多不同類型的計算。數學與三角函數、統計函數、日期與時間函數。函數由函數名、括號及括號內的參數組成。其中參數可以是常量、單元格、單元格區域、公式及其他函數。多個參數之間用“，”分隔。4.2.4在工作表中輸入數據（續）函數有自己的語法，要正確地使用函數，必須嚴格遵守語法規則。右圖例為求B3到B14的和。

電子表格處理軟件46常用函數：SUM：

求一組數的合計值。AVERGER：求一組數的平均值。MAX/MIN：求最大/最小值。INT：

返回一個小于X的最大整數ROUNT：

四舍五入函數COUNTIF：統計一組數中滿足特定的條件的單元 格的數目。IF：根據給定的條件，進行邏輯真假值的判斷 而返回不同的結果。4.2.4在工作表中輸入數據（續）電子表格處理軟件47數據的填充填充數據分三種情況：復制數據。選中一個單元格，直接拖曳，便會產生相同數據，如果不是相同數據，則需要在拖曳的同時按Ctrl鍵填充序列數據。可通過“編輯/填充/序列”命令，在“序列”對話框中進行序列有關內容的選擇填充用戶自定義序列數據4.2.4在工作表中輸入數據（續）電子表格處理軟件48工作表的編輯A、單元格、行、列的插入和刪除B、單元格數據的編輯C、工作表的編輯工作表的格式化A、設置單元格格式B、設置工作表格式①設置列寬和行高②自動套用格式

③

使用條件格式4.2.4在工作表中輸入數據（續）電子表格處理軟件491、插入嵌入式圖表2、單獨形成圖表3、選擇圖表類別4、指定圖表需要的數據5、為圖表標注有關說明6、確認圖表位置4.2.5利用表格數據繪制圖表電子表格處理軟件50

4.2.5利用表格數據繪制圖表（續）7、編輯圖表：選擇圖表“圖表”→“圖表選項”電子表格處理軟件51

Excel不僅具有簡單數據計算處理功能，還具有數據庫管理的一些功能，可對數據進行排序、篩選、分類匯總等操作。

數據清單數據排序數據篩選分類匯總數據透視表4.2.6數據管理電子表格處理軟件52

1、數據清單

又稱數據列表，是由工作表中的單元格構成的矩形區域，即一張二維表。

數據清單中的每一行稱為記錄，每一列稱為字段，第一行為表頭。字段名必須唯一；每一字段的數據類型必須相同；不能有數據完全相同的兩行記錄；不允許有空行或空列。

可像普通的Excel工作表一樣直接建立和進行編輯，也可通過在輸入字段名后使用“數據”→“記錄單”命令輸入數據，右圖即為通過記錄單建立數據清單。4.2.6數據管理（續）電子表格處理軟件532、數據排序單列排序（工具欄按鈕或菜單命令）多列排序（菜單“數據”→“排序”命令）其它排序（菜單“數據”→“排序”→“選項”命令）4.2.6數據管理（續）“排序”對話框電子表格處理軟件543、數據篩選顯示滿足條件的數據，不滿足條件的數據暫時隱藏。

自動篩選（“數據”→“篩選”→“自動篩選”）自動篩選對單個字段建立篩選，多字段之間的篩選是邏輯與的關系。高級篩選對復雜條件建立篩選。

4.2.6數據管理（續）電子表格處理軟件55高級篩選示例4.2.6數據管理（續）高級篩選結果電子表格處理軟件564、分類匯總

對數據清單按某個字段進行分類，將字段值相同的連續記錄作為一類，進行求和、平均、計數等匯總運算。簡單匯總（指對數據清單的某個字段僅統一做一種方式的匯總）嵌套匯總（指對同一個字段進行多種方式的匯總）4.2.6數據管理（續）按部門匯總獎金平均值電子表格處理軟件575、數據透視表對多個字段進行分類匯總?？衫谩皵祿敢暠砗蛿祿敢晥D”向導，分三步建立數據透視表：指定數據源選定數據區域決定透視表的放置位置4.2.6數據管理（續）電子表格處理軟件58創建好數據透視表之后，可以通過“數據透視表”工具欄修改。更改數據透視表布局改變匯總方式“數據透視表和數據透視圖向導——版式”對話框“數據透視表字段”對話框4.2.6數據管理（續）電子表格處理軟件59“文件”菜單下“打印預覽”、“頁面設置”、“打印區域”、“打印”。4.2.7打印表格電子表格處理軟件604.3PowerPoint演示軟件常用辦公軟件4.3.1PowerPoint演示文稿的基本操作4.3.2設置幻燈片外觀4.3.3演示文稿的放映614.3.1PPt演示文稿的基本操作PowerPoint演示軟件1、演示文稿的建立空演示文稿根據設計模板根據內容向導根據現有演示文稿根據模板624.3.1PPt演示文稿的基本操作（續）PowerPoint演示軟件2、演示文稿的編輯插入幻燈片：命令：“插入”→“新幻燈片”或工具欄“新幻燈片”按鈕說明：無論是在大綱窗格幻燈片視圖或瀏覽視圖，都可以在當前幻燈片之后添加一張新幻燈片。復制、刪除、移動幻燈片：命令：“編輯”→“復制”/“刪除幻燈片”或“清除”/“剪切”說明：在大綱窗格、瀏覽視圖或幻燈片視圖，均可復制、刪除、移動當前或所選幻燈片。自定義動畫命令：“幻燈片放映”/右鍵對象→“自定義動畫”63Powerpoint

的五種視圖模式：幻燈片視圖

對單個片進行編輯內容，如插入文字、圖片等?；脽羝瑸g覽視圖

從整體片的角度編輯文稿，如移動、插入、復制、刪除一個或多個幻燈片。備注頁視圖

記載、編輯備注信息，此內容不演示的。幻燈片放映把用PowerPoint制作出來的各種材料展示視圖方式的切換：

單擊視圖按鈕或在“視圖”菜單上選擇4.3.1PPt演示文稿的基本操作（續）PowerPoint演示軟件644.3.1PPt演示文稿的基本操作（續）PowerPoint演示軟件3、在幻燈片上添加對象插入聲音動畫文件

添加視頻文件插入外部演示文稿的幻燈片654、其它（１）創建按鈕（２）創建鏈接“插入”→”超鏈接”4.3.1PPt演示文稿的基本操作（續）PowerPoint演示軟件66

PowerPoint所提供的配色方案、設計模板和母版功能，可設計統一且有特色的外觀，保持一致的風格和布局，同時提高編輯效率。1、母版有標題母版、講義母版、備注母版和幻燈片母版

命令：“視圖”→“母版”→“幻燈片母版”

更改文本格式設置頁眉、頁腳和幻燈片編號向母版插入對象4.3.2設置幻燈片外觀PowerPoint演示軟件幻燈片母版樣式672、設計模板的使用命令：“格式”→“幻燈片設計”或工具欄“設計”按鈕4.3.2設置幻燈片外觀（續）PowerPoint演示軟件683、對演示文稿的外觀進行配色命令：“格式”→“幻燈片設計”或“設計”按鈕→“配色方案”

4.3.2設置幻燈片外觀（續）PowerPoint演示軟件設置背景：命令：“格式”→“背景”或右鍵對象→“背景”

691、幻燈片的放映方式三種：演講者放映、觀眾自行瀏覽、在展臺瀏覽。命令：“幻燈片放映”→“設置放映方式”2、設置幻燈片間切換效果設置放映時幻燈片之間切換的動畫效果。命令：“幻燈片放映”→“幻燈片切換”4.3.3演示文稿的放映PowerPoint演示軟件703、創建自定義放映“自定義放映”對話框

利用原演示文稿定義不同的演示順序或片斷。命令：“幻燈片放映”→“自定義放映”→“新建”“定義自定義放映”對話框4