教學目的：

1、辦公室環境的含義；

2、辦公室環境的類別；

3、辦公室環境的優化辦法；

4、制約辦公室環境的自然因素和社會因素；

5、如何防范和處理應急事件；

6、開放式辦公室布局與封閉式辦公室布局的優點和缺點。

重點：目的2、3、5、6、

難點：目的3、4第二章辦公室環境管理一、辦公室環境廣義：是指一定的組織機構的所有成員所處的大環境。包括社會和組織環境。狹義：是指一定的組織機構的秘書部門工作所處的環境，包括人文環境和自然環境。（人文環境包括：文化、教育、人際關系等；自然環境包括：辦公場地、建筑設計、空氣、光線、顏色、設備、布局等）二、辦公室環境管理的目的

環境的好壞直接影響到人的身心健康和工作效率，辦公室環境管理的目的是優化辦公室環境，使在其中工作的人員能盡量免除外界有害因素的影響，不斷提高工作效率。三、辦公室環境的分類社會環境：包括一個國家和地區的政治、經濟、文化、法律、體制以及人口、民俗、民族、歷史等因素。它是研究辦公環境的出發點。職能環境（組織內部環境）：指一個社會組織內部的機構設置、目標劃分、運行情況、制度建設以及人際關系和工作方法等。它是辦公室環境的核心。工作環境：指具體的辦公活動的場所、使用的設備和從業人員的狀況。它是辦公室環境的基礎。四、制約辦公室環境的自然因素綠化環境空氣環境光線環境顏色環境聲音環境設備環境安全環境五、制約辦公室環境的社會條件影響辦公室工作人員的行為不只是硬環境，在某些時候，軟環境對人的影響更大，因此，應提高工作人員的素質，加強軟環境建設。主要有：人際環境氣氛環境工作作風環境總之，第一、要注意培養工作人員的寬容開朗的性格。第二、要形成彼此間的合作精神和團隊精神。第三、要有意識地保持辦公室健康文明清新脫俗的氛圍。六、辦公室工作環境的優化（一）辦公室的籌建（見教材18—19頁）

1、確定辦公用房的產權形式

2、合理地選擇辦公地點

3、設計適宜的內部結構注：人類工程學（教材18頁）（二）辦公室布局宏觀布局（組織內部）：要本著便于各項公務溝通協調的原則，關系密切的辦公室要相互接近。凡與社會接觸較多的部門，如收發室、傳達室等，應設在人員進出的地方；綜合、秘書等部門應設在辦公樓的中心地點；文印、計算機房、財務等辦公室應設在辦公樓一端；要與領導和其他職能部門相毗連。微觀布局（辦公室內部）：開放式和封閉式（見教材（19頁）（三）辦公室布置盡量避免人員和文件過多地往返流動;地面無堆積物和障礙物;保證基本的工作空間;噪聲過大或昂貴的設備機器,開辟單獨房間放置；考慮到易于清掃、易于疏散；根據部門工作人員工作關系，決定辦公位置；物品擺放有序（21—22頁）；保持辦公室的清潔衛生（20—21頁）；接待室與工作室分開；消除各種安全隱患（23—24頁）；過于生活化的物件，如：玩具、手紙、飯盒、肥皂、護手霜、洗滌劑、正在織的毛線等，不能出現在外人目所能及的地方七、正確處理突發事件1、制定各種突發事件的應急預案；2、對所有員工進行相關培訓，實行演練，了解突發事件處理辦法；3、加強管理，健全制度，明確責任；4、定期督察，分析信息，提前預判，消除各種隱患；5、遇事冷靜，處理及時、得當；6、及時做好各種記錄，為事后處理提供證據。綠化環境

外部環境應綠樹成蔭、芳草鋪地、花木繁茂。它不僅能點綴環境，還能調節小氣候，有利于提高工作效率。

內部只能放置花草，且所占空間不能太大，要考慮到安全因素。空氣環境

空氣環境是以空氣溫度、濕度、清潔度、流動速度四個參數來衡量的，簡稱“四度”

溫度：冬天在20—22度，夏天23—25度。

濕度：正常溫度下在40%—60%

清潔度：包括新鮮程度和潔凈程度，要保持空氣新鮮。

流動速度：在22度情況下，流速在0.25米/秒為宜。通風標準每人每小時約2000立方米。光線環境

長期在采光、照度不足的場所工作，很容易引起視覺疲勞，不但影響工作效率，長久還會使視力下降，影響身體健康。但是亮度也不能太高，不然會帶來眩光，使視覺效能下降。

以自然光為主，以人造光補充，日光燈最適宜辦公。

顏色環境

顏色具有很強的感染力和吸引力，可直接影響人的心理活動和行為。辦公室可根據其所在的不同地區及不同用途而采用不同的顏色。

氣溫高、天氣熱的地區，辦公室宜采用冷色；氣溫較低的地區，辦公室宜用暖色。

地板顏色要比墻壁深，墻壁顏色要比天花板深，天花板以白色為最佳，會議室用淺色與中性顏色（黃或赤），走廊用明亮顏色，休息室（男的用藍色，女的用淡紅色）。聲音環境

辦公室保持肅靜、安寧，才能使工作人員聚精會神地從事工作。辦公室環境應有一個理想的聲強值，即20—30分貝，人在這個聲強范圍內的工作，會感到輕松愉快，不易疲勞。

可以適當播放音樂，辦公室音樂以選擇輕快的古典音樂與節奏輕快的輕音樂為宜。設備環境

要想大幅度提高辦公效率，辦公用品的適用化和現代化也是一項必要的措施。

我國傳統的辦公室設備有辦公桌椅、電話、文件檔案柜、報架、圖片架、圖書資料等。現代化的辦公設備則增加了計算機、傳真機、復印機、口授打印機、錄音機、錄像機、碎紙機、掃描儀、投影儀等。

現代化的設備環境要求辦公室日益強化和完善以下功能：數字計算功能、文字處理功能、信息查詢功能、通信功能、管理和輔助決策功能等。

設備和物品擺放要合理、適當、有序（見教材21頁）安全環境

安全環境是整個辦公室安全措施的總和。安全環境的內容大致包括以下四個方面：

人身安全：要加強門衛登記制度，重要部門要派專人值班。

財產安全：對辦公室的設備、文件、檔案以及倉庫要實行嚴格的安全防范措施。

防火安全：要設置防火和滅火及避雷裝置，做到有備無患。

信息安全：要做好文件、會議、商業秘密的保密工作，杜絕口頭、紙面、電子等多種渠道的泄密

見教材23—30頁人際環境

1、一致的目標。可使大家團結共事，避免無窮的爭執而無所作為。

2、統一的行動。要在統一的目標下充分發揮個人之長，要有嚴格的規章制度、科學的組織管理、共同的價值觀念、公平合理的辦事作風。

3、融洽的凝聚力。它是辦公室成員之間的吸引力和相容程度。

氣氛環境

和諧氣氛，通常是指一種非排斥性的情感環境。互相猜疑乃至嫉恨，凡事相互推諉扯皮，必然工作效率低下。

良好的心境是建立和諧氣氛的根本因素。工作作風環境

工作作風由認識、情感、意志和行為等多種因素形成，是在共同的目標與認識的基礎上，經過辦公室全體成員的長期共同努力逐步形成的一種較為穩定的精神狀態和具有一定特色的行為規范環境。辦公室中影響工作人員的心理、態度、行為以及工作效率的各種因素的總和稱為辦公室環境。它包括硬環境和軟環境。