《成為一名出色的秘書》《成為一名出色的秘書》1一名出色的秘書具有良好的專業技能提高公司的工作效率減輕上司的工作負荷享受更多的工作樂趣一名出色的秘書具有良好的專業技能2秘書的工作職責接待來訪客人接聽各類電話文檔資料管理起草或協助起草各類文件幫助上司安排工作行程，并及時記錄和提醒各種會務安排及會議記錄處理往來信函和傳真上司和部門同事出差安排辦公設備和物品的購置FollowUp秘書的工作職責接待來訪客人3秘書的素質保守機密良好的文字處理能力時間管理個人形象主動性和可靠性準確隨機應變認同不同個性冷靜處事FollowUp秘書的素質保守機密4秘書的重要現今社會,一名出色的秘書不再僅限于做上司的助手,他/她已經承擔著一個部門溝通、協調的任務，成為整個機構中不可缺少的角色。秘書的重要現今社會,一名出色的秘書不再僅限于做上司的助手,5保守機密SecretSecretary(保守機密的人）不向任何人透露所見所聞的公司機密信息：如財務報表、人事變動、內部策略、銷售數據等,包括自己的家人和朋友。英文保密標識：ConfidentialPrivate保守機密SecretSec6良好的文字處理能力熟練使用電腦掌握辦公文字應用軟件：Word、Excel、Powerpoint中、英文文字使用能力熟悉各種辦公文案格式良好的文字處理能力熟練使用電腦7時間管理你一直都覺得很忙嗎？你能在被要求的時間內準時完成工作嗎？你怎樣去處理緊急與重要的事情？時間管理你一直都覺得很忙嗎？8個人形象員工所制造的印象就是公司的廣告外人會從雇員的表現對機構下判斷每個人只有一次機會給人第一印象個人形象內容：容貌、聲音、衣著、動作、表情個人形象員工所制造的印象就是公司的廣告9主動性和可靠性主動完善與工作相關的各種技能：如電腦、速記、寫作等主動承擔更多的工作責任不斷尋求更有效的工作方法面對困難和問題，能獨立思考并找到相應的解決方案把自己的時間、想法和精力貢獻給團隊主動性和可靠性主動完善與工作相關的各種技能：如電腦、速記、寫10準確無誤我們工作的準確性會影響：—工作的進程—上司對我們工作能力的評估—上司和同事的信任—工作效率準確無誤我們工作的準確性會影響：11隨機應變尋找不同的方法去適應成長中的變化不斷改進個人的工作習慣以適應工作需要對不期而至的改變要有充分的思想準備隨機應變尋找不同的方法去適應成長中的變化12認同不同個性學會與各種個性的人打交道尊重他人的觀點及工作態度與人和睦相處不要對別人要求過高容忍別人的不足認同不同個性學會與各種個性的人打交道13冷靜處事始終保持平和的心態勇于面對困難和挫折從不以喜、惡示人樂于助人冷靜處事始終保持平和的心態14FollowUp一件事情有始有終跟綜事件的進程和結果這是秘書工作的重要方法和習慣FollowUp一件事情有始有終15你想成為怎樣的秘書？A、“打印這個文件”、“復印那個文件”、“把這些文件存檔”；B、“這個文件要打印嗎？”“需要我去復印嗎？”“需要我去復印嗎？”C、“我準備去打印這個文件”、“我要改變這種存檔方式”D、她已完全知道怎樣安排自己的工作，上司已不用去過問她的工作細節E、她已成為上司的得力助手，能幫助上司管理好一切“后勤”支持工作你想成為怎樣的秘書？A、“打印這個文件”、“復印那個文件”、16秘書工作服飾規范服裝質地要更講究款式端莊大方、穩重高雅，不要太時髦更多地選擇裙裝服裝色彩不能太艷上下班服裝有別襪子的搭配要注意顏色避免平底和超高跟鞋秘書工作服飾規范服裝質地要更講究17秘書工作形象必要的化妝化妝的高明與否會直接影響外界對你的評價學會微笑秘書工作形象必要的化妝18秘書舉止規范站立行走就座回頭下蹲見面握手介紹交談秘書舉止規范站立19有效接聽電話聲音和語氣迅速接聽應答方式代人留言準確、有效地轉接電話不要讓對方長久等待幫上司接聽來電有效接聽電話聲音和語氣20處理往來信函傳真：

-收到傳真時查看內容是否齊全-一份傳真同時抄送給幾個人時-有關人員出差在外時-傳真中沒有注明收件人姓名-發完一份傳真要注明“已發”字樣-發傳真時要留意“C.C”字樣，以免遺漏其他發送對象-記住使用標準的傳真文件格式處理往來信函傳真：21處理往來信函來往信件：-如發現信封上注有“Private\ConfidentialPersonal”字樣，應將信件交予本人-及時發送對外信件-發送信件前對地址、姓名和郵編進行核對，以防有誤-在寄發平信、國內外特快專遞時，應對所有發送信息進行記錄處理往來信函來往信件：22處理往來信函內部MEMO（文告）

-通過MEMO增進部門與部門間的溝通-當收到其它部門MEMO時，秘書應將MEMO內容及時告訴本部員工，可采用“CirculationSlip”簽字的辦法

處理往來信函內部MEMO（文告）23處理往來信函

注意事項：-將每天收到的傳真、信件和內部文件按重要和緊急性分類呈送給上司-所有往來信函除機密信件外，秘書應大致了解內容，并提醒上司或同事及時回復處理往來信函注意事項：24使用標準文件格式傳真信件內部通知文具訂購單新員工物品清單公用財產記錄休假單使用標準文件格式傳真25待客禮儀規范儀容整潔，并先整理好房間和接待用品重要客人應提前在門外迎接介紹和名片的使用引導客人就座茶、水接待客人時，不要經常看手表當客人起身告辭時，再起身相送送客送到電梯口或大門口，代按電梯，電梯關閉或客戶上車后再離開待客禮儀規范儀容整潔，并先整理好房間和接待用品26會議安排會議前的準備：-會議日程表-場地的勘查和準備-準備會議所需一切設備與物品：

文具、白板、白紙、筆、投影系統、影響系統多備一些會議日程表如是月/季的會議，應備有上次會議記錄來賓簽到處的安排會議安排會議前的準備：27會議安排會議日程表：

-會議的日期、地點、目的和內容，必要的地方還要有文字說明-會議涉及的講座和發言內容需在日程表中列明-有時需將與會人的名單列于日程表中-會議日程表應于開會前兩周通知讓與會者有充分的時間準備-如是公開報名性質的會議，除將日程表發送外，應同時附有報名表或回執會議安排會議日程表：28會議安排會議中：-提前到達開會現場，仔細檢查是否按計劃準備好-檢查現場投影、麥克風效果-照顧簽到處客人入座，并確保提供客人飲用水-帶好開會所需的文件，當需要是及時提供-做好會議記錄-協調開會時可能發生的緊急事件會議安排會議中：29會議組織安排會議結束后：-檢查現場，確保公司的財產和物品都帶回公司-準備會議記錄，并將由上司簽字認可的會議記錄發送給有關人員-將開會所用任何文件及資料存檔，方便以后查詢會議組織安排會議結束后：30會談/會見的安排會談：-場地布置為談判式-主、賓座位安排會見：-主、賓座位-翻譯或記錄員座位會談/會見的安排會談：31文檔資料管理兩種類型的文件夾：-普通型（厚/薄）：對每個檔案名略作注釋-懸掛式文件夾首先應與你的上司商量選用哪種文件夾存檔文檔資料管理兩種類型的文件夾：32存檔方式按A—Z的順序來分：人事檔案按內容和主題來分：需保留一份檔案索引按地域來分：如銷售報告按數字來分：1—X，同樣需要一份檔案索引按時間先后次序來分：如會議記錄、工資評定等“其它文檔”：一些沒有特別實用價值，但可以作參考的文件可以存放于此。存檔方式按A—Z的順序來分：人事檔案33文檔資料管理中央文檔（CentralFiling)文檔資料借閱制度幫助上司和同事做好文檔資料管理用懸掛式文件夾來放置日常文件存檔文件柜應靠近你的辦公區域，以便及時尋找文件文檔資料管理中央文檔（CentralFiling)34出差安排機票預定

-聯系旅行社預定最佳路線及價格的機票-與上司確定一個后備的訂票時間，以防第一選擇時間的機票已滿-特價機票的限制條件要告訴你的上司和同事，在得到確認后再出票-如果是出國旅行，切記時間差問題-在行程確定的最后一刻出票，以防行程改變-拿到機票后，仔細核對航班號、客人姓名及艙位情況出差安排機票預定35出差安排Thingtobringlist:提醒上司和同事勿忘應帶的物品：-身份證件和機票-入住酒店的名稱及地址-參加會議的日程表-開會用的文件資料-整個出差行程安排-如是海外會議，更應提供每程轉機行程出差安排Thingtobringlist:提醒上司和36出差安排用標準傳真格式，通過酒店銷售部預定房間：包括—公司名稱、客人姓名、入住時間、入住天數、付款情況、房型要求、特別要求與上司或同事確定接機安排，同時要確認費用出差安排用標準傳真格式，通過酒店銷售部預定房間：包括—公37出差安排公司出差政策：應熟悉公司的出差政策，特別留意針對不同級別員工入住酒店、預定機票的規定。出差安排公司出差政策：38如何與你的上司及同事相處成功秘書的共同優點：

-知道如何將對立轉為合作-永遠知道自己的上司和同事下一步需要什么，將要做什么-合理安排時間，懂得輕重緩急處理上司或同事交待的工作-會控制自己的情緒，在工作時間內永遠保持專業的形象如何與你的上司及同事相處成功秘書的共同優點：39與上司相處了解你的上司與上司溝通他/她的期望每天工作前，與你的上司碰個頭或開個短會常向上司征求意見和對你工作的評價如果對交予的工作不明白，聰明的秘書會與上司確認，這是有效防止你做錯事的好方法與上司相處了解你的上司40與其他主管和同事當你同時支持兩個或以上部門時，可以遵循以下原則做好你的工作：-自己的上司優先-先來后到原則-共同商量-良好的溝通永遠是第一的-工作安排和工作計劃表與其他主管和同事當你同時支持兩個或以上部門時，可以遵循以下原41用適合的方式表示“拒絕”仔細聽清對方的請求，并表示同情和理解講明原因，說出不能立即去做的理由為對方出主意，找到其它解決辦法永遠不說“不”用適合的方式表示“拒絕”仔細聽清對方的請求，并表示同情和理解42Questionnaire你需要與你的上司討論以下這些問題

[有關電話]：-當你的上司在開會或見客時，如有電話找你的上司，你可以打斷他嗎？-當你的上司外出時，他/她愿意將其它聯絡電話交給你嗎？他/她會告訴你何時回公司嗎？-當你的上司外出時，有客戶因急事找他/她，你可以將他/她的聯絡電話告訴客人嗎？如果不可以，你應該怎么辦？

Questionnaire你需要與你的上司討論以下這些問題43Questionnaire

[有關來往信件]：-當收到傳真或信件時，你的上司需要你幫他/她按內容重要程序分好嗎？-你的上司是否允許你幫他/她拆開私人信件？Questionnaire[有關來往信件]：44Questionnaire[有關文檔資料管理]

-哪些文檔你的上司需要你來整理？哪些文件你的上司希望自己來整理？-哪些文檔需要放在你的文件柜內？哪些文件需要放在你上司的文件柜內？-你的上司喜愛哪種存檔方式？Questionnaire[有關文檔資料管理]45Questionnaire[有關時間安排]：-誰來安排他/她的工作時間表-如果你的上司自己安排他/她的工作時間表，請他/她給你一個復印件，以便了解你上司的工作行程-每天花一些時間確認上司的時間表-事先將你的休假和不在辦公室的時間告訴你的上司，并提前做好安排Questionnaire[有關時間安排]：46Questionnaire[有關出差]：-與你的上司確認他/她喜愛的航空公司、機型和乘坐時間-他/她喜歡的座位，靠窗或靠走道-他/她喜愛的酒店Questionnaire[有關出差]：47時間管理辦法列出當天必須完成的每一項工作排出每項工作的優先順序每項工作爭取一次性處理完畢每天中午將已完成的工作從“to-do-list”劃去，看余下的工作是否可以做完尋求伙伴、分工合作有效地委托給別人多問問自己，“我這樣安排時間合理嗎？”發現問題及時調整時間管理辦法列出當天必須完成的每一項工作48時間管理緊急重要ABCD時間管理緊急重要ABCD49時間管理的“黃金法則”了解時間的價值設定每一天的工作目標個人的長、短期目標列出“to-do-list”合理分配每天的時間隨機應變學會“拒絕”做好工作計劃不要吹毛求疵請求幫助時間管理的“黃金法則”了解時間的價值50個人發展職業技能+積極的工作態度積極的態度包括：承擔責任樂于助人積極主動擅于溝通渴望學習接受挑戰

個人發展職業技能+積極的工作態度51個人發展了解自己：-你知道兩、三年后你會在做什么？-有任何的具體計劃來增加自己的知識和經驗嗎？-你對最近一次的業績評估滿意嗎？為什么？-你常愿意做一些額外的工作以增加學習機會-跟你的同齡人相比，你算成功嗎？個人發展了解自己：52PRIDE的含義Ppersonality個性Rresponsibility責任Iin投入Ddevelopment技能發展Eexcellence追求卓越PRIDE的含義Ppersonality53[TheEnd][TheEnd]54演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！55《成為一名出色的秘書》《成為一名出色的秘書》56一名出色的秘書具有良好的專業技能提高公司的工作效率減輕上司的工作負荷享受更多的工作樂趣一名出色的秘書具有良好的專業技能57秘書的工作職責接待來訪客人接聽各類電話文檔資料管理起草或協助起草各類文件幫助上司安排工作行程，并及時記錄和提醒各種會務安排及會議記錄處理往來信函和傳真上司和部門同事出差安排辦公設備和物品的購置FollowUp秘書的工作職責接待來訪客人58秘書的素質保守機密良好的文字處理能力時間管理個人形象主動性和可靠性準確隨機應變認同不同個性冷靜處事FollowUp秘書的素質保守機密59秘書的重要現今社會,一名出色的秘書不再僅限于做上司的助手,他/她已經承擔著一個部門溝通、協調的任務，成為整個機構中不可缺少的角色。秘書的重要現今社會,一名出色的秘書不再僅限于做上司的助手,60保守機密SecretSecretary(保守機密的人）不向任何人透露所見所聞的公司機密信息：如財務報表、人事變動、內部策略、銷售數據等,包括自己的家人和朋友。英文保密標識：ConfidentialPrivate保守機密SecretSec61良好的文字處理能力熟練使用電腦掌握辦公文字應用軟件：Word、Excel、Powerpoint中、英文文字使用能力熟悉各種辦公文案格式良好的文字處理能力熟練使用電腦62時間管理你一直都覺得很忙嗎？你能在被要求的時間內準時完成工作嗎？你怎樣去處理緊急與重要的事情？時間管理你一直都覺得很忙嗎？63個人形象員工所制造的印象就是公司的廣告外人會從雇員的表現對機構下判斷每個人只有一次機會給人第一印象個人形象內容：容貌、聲音、衣著、動作、表情個人形象員工所制造的印象就是公司的廣告64主動性和可靠性主動完善與工作相關的各種技能：如電腦、速記、寫作等主動承擔更多的工作責任不斷尋求更有效的工作方法面對困難和問題，能獨立思考并找到相應的解決方案把自己的時間、想法和精力貢獻給團隊主動性和可靠性主動完善與工作相關的各種技能：如電腦、速記、寫65準確無誤我們工作的準確性會影響：—工作的進程—上司對我們工作能力的評估—上司和同事的信任—工作效率準確無誤我們工作的準確性會影響：66隨機應變尋找不同的方法去適應成長中的變化不斷改進個人的工作習慣以適應工作需要對不期而至的改變要有充分的思想準備隨機應變尋找不同的方法去適應成長中的變化67認同不同個性學會與各種個性的人打交道尊重他人的觀點及工作態度與人和睦相處不要對別人要求過高容忍別人的不足認同不同個性學會與各種個性的人打交道68冷靜處事始終保持平和的心態勇于面對困難和挫折從不以喜、惡示人樂于助人冷靜處事始終保持平和的心態69FollowUp一件事情有始有終跟綜事件的進程和結果這是秘書工作的重要方法和習慣FollowUp一件事情有始有終70你想成為怎樣的秘書？A、“打印這個文件”、“復印那個文件”、“把這些文件存檔”；B、“這個文件要打印嗎？”“需要我去復印嗎？”“需要我去復印嗎？”C、“我準備去打印這個文件”、“我要改變這種存檔方式”D、她已完全知道怎樣安排自己的工作，上司已不用去過問她的工作細節E、她已成為上司的得力助手，能幫助上司管理好一切“后勤”支持工作你想成為怎樣的秘書？A、“打印這個文件”、“復印那個文件”、71秘書工作服飾規范服裝質地要更講究款式端莊大方、穩重高雅，不要太時髦更多地選擇裙裝服裝色彩不能太艷上下班服裝有別襪子的搭配要注意顏色避免平底和超高跟鞋秘書工作服飾規范服裝質地要更講究72秘書工作形象必要的化妝化妝的高明與否會直接影響外界對你的評價學會微笑秘書工作形象必要的化妝73秘書舉止規范站立行走就座回頭下蹲見面握手介紹交談秘書舉止規范站立74有效接聽電話聲音和語氣迅速接聽應答方式代人留言準確、有效地轉接電話不要讓對方長久等待幫上司接聽來電有效接聽電話聲音和語氣75處理往來信函傳真：

-收到傳真時查看內容是否齊全-一份傳真同時抄送給幾個人時-有關人員出差在外時-傳真中沒有注明收件人姓名-發完一份傳真要注明“已發”字樣-發傳真時要留意“C.C”字樣，以免遺漏其他發送對象-記住使用標準的傳真文件格式處理往來信函傳真：76處理往來信函來往信件：-如發現信封上注有“Private\ConfidentialPersonal”字樣，應將信件交予本人-及時發送對外信件-發送信件前對地址、姓名和郵編進行核對，以防有誤-在寄發平信、國內外特快專遞時，應對所有發送信息進行記錄處理往來信函來往信件：77處理往來信函內部MEMO（文告）

-通過MEMO增進部門與部門間的溝通-當收到其它部門MEMO時，秘書應將MEMO內容及時告訴本部員工，可采用“CirculationSlip”簽字的辦法

處理往來信函內部MEMO（文告）78處理往來信函

注意事項：-將每天收到的傳真、信件和內部文件按重要和緊急性分類呈送給上司-所有往來信函除機密信件外，秘書應大致了解內容，并提醒上司或同事及時回復處理往來信函注意事項：79使用標準文件格式傳真信件內部通知文具訂購單新員工物品清單公用財產記錄休假單使用標準文件格式傳真80待客禮儀規范儀容整潔，并先整理好房間和接待用品重要客人應提前在門外迎接介紹和名片的使用引導客人就座茶、水接待客人時，不要經常看手表當客人起身告辭時，再起身相送送客送到電梯口或大門口，代按電梯，電梯關閉或客戶上車后再離開待客禮儀規范儀容整潔，并先整理好房間和接待用品81會議安排會議前的準備：-會議日程表-場地的勘查和準備-準備會議所需一切設備與物品：

文具、白板、白紙、筆、投影系統、影響系統多備一些會議日程表如是月/季的會議，應備有上次會議記錄來賓簽到處的安排會議安排會議前的準備：82會議安排會議日程表：

-會議的日期、地點、目的和內容，必要的地方還要有文字說明-會議涉及的講座和發言內容需在日程表中列明-有時需將與會人的名單列于日程表中-會議日程表應于開會前兩周通知讓與會者有充分的時間準備-如是公開報名性質的會議，除將日程表發送外，應同時附有報名表或回執會議安排會議日程表：83會議安排會議中：-提前到達開會現場，仔細檢查是否按計劃準備好-檢查現場投影、麥克風效果-照顧簽到處客人入座，并確保提供客人飲用水-帶好開會所需的文件，當需要是及時提供-做好會議記錄-協調開會時可能發生的緊急事件會議安排會議中：84會議組織安排會議結束后：-檢查現場，確保公司的財產和物品都帶回公司-準備會議記錄，并將由上司簽字認可的會議記錄發送給有關人員-將開會所用任何文件及資料存檔，方便以后查詢會議組織安排會議結束后：85會談/會見的安排會談：-場地布置為談判式-主、賓座位安排會見：-主、賓座位-翻譯或記錄員座位會談/會見的安排會談：86文檔資料管理兩種類型的文件夾：-普通型（厚/薄）：對每個檔案名略作注釋-懸掛式文件夾首先應與你的上司商量選用哪種文件夾存檔文檔資料管理兩種類型的文件夾：87存檔方式按A—Z的順序來分：人事檔案按內容和主題來分：需保留一份檔案索引按地域來分：如銷售報告按數字來分：1—X，同樣需要一份檔案索引按時間先后次序來分：如會議記錄、工資評定等“其它文檔”：一些沒有特別實用價值，但可以作參考的文件可以存放于此。存檔方式按A—Z的順序來分：人事檔案88文檔資料管理中央文檔（CentralFiling)文檔資料借閱制度幫助上司和同事做好文檔資料管理用懸掛式文件夾來放置日常文件存檔文件柜應靠近你的辦公區域，以便及時尋找文件文檔資料管理中央文檔（CentralFiling)89出差安排機票預定

-聯系旅行社預定最佳路線及價格的機票-與上司確定一個后備的訂票時間，以防第一選擇時間的機票已滿-特價機票的限制條件要告訴你的上司和同事，在得到確認后再出票-如果是出國旅行，切記時間差問題-在行程確定的最后一刻出票，以防行程改變-拿到機票后，仔細核對航班號、客人姓名及艙位情況出差安排機票預定90出差安排Thingtobringlist:提醒上司和同事勿忘應帶的物品：-身份證件和機票-入住酒店的名稱及地址-參加會議的日程表-開會用的文件資料-整個出差行程安排-如是海外會議，更應提供每程轉機行程出差安排Thingtobringlist:提醒上司和91出差安排用標準傳真格式，通過酒店銷售部預定房間：包括—公司名稱、客人姓名、入住時間、入住天數、付款情況、房型要求、特別要求與上司或同事確定接機安排，同時要確認費用出差安排用標準傳真格式，通過酒店銷售部預定房間：包括—公92出差安排公司出差政策：應熟悉公司的出差政策，特別留意針對不同級別員工入住酒店、預定機票的規定。出差安排公司出差政策：93如何與你的上司及同事相處成功秘書的共同優點：

-知道如何將對立轉為合作-永遠知道自己的上司和同事下一步需要什么，將要做什么-合理安排時間，懂得輕重緩急處理上司或同事交待的工作-會控制自己的情緒，在工作時間內永遠保持專業的形象如何與你的上司及同事相處成功秘書的共同優點：94與上司相處了解你的上司與上司溝通他/她的期望每天工作前，與你的上司碰個頭或開個短會常向上司征求意見和對你工作的評價如果對交予的工作不明白，聰明的秘書會與上司確認，這是有效防止你做錯事的好方法與上司相處了解你的上司95與其他主管和同事當你同時支持兩個或以上部門時，可以遵循以下原則做好你的工作：-自己的上司優先-先來后到原則-共同商量-良好的溝通永遠是第一的-工作安排和工作計劃表與其他主管和同事當你同時支持兩個或以上部門時，可以遵循以下原96用適合的方式表示“拒絕”仔細聽清對方的請求，并表示同情和理解講明原因，說出不能立即去做的理由為對方出主意，找到其它解決辦法永遠不說“不”用適合的方式表示“拒絕”仔細聽清對方的請求，并表示同情和理解97Questionnaire你需要與你的上司討論以下這些問題

[有關電話]：-當你的上司在開會或見客時，如有電話找你的上司，你可以打斷他嗎？-當你的上司外出時，他/她愿意將其它聯絡電話交給你嗎？他/她會告訴你何時回公司嗎？-當你的上司外出時，有客戶因急事找他/她，你可以將他/她的聯絡電話告訴客人嗎？如果不可以，你應該怎么辦？

Questionnaire你需要與你的上司討論以下這些問題98Questionnaire

[有關來往信件]：-當收到傳真或信件時，你的上司需要你幫他/她按內容重要程序分好嗎？