資產(chǎn)管理方案部門Division版本號(hào)Version01更新日期Date2014-04-27目錄目標(biāo)與原則范圍物資生命周期以及相關(guān)要求實(shí)施方案后續(xù)計(jì)劃一、目的和原則1、目的對(duì)較貴重的物品進(jìn)行管理，使佛山流程與IT室負(fù)責(zé)的各項(xiàng)物品能被追溯，避免出現(xiàn)賬物不符的情況，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。2、原則方案只對(duì)價(jià)值較大的物品進(jìn)行管理，確保簡(jiǎn)單易操作，不產(chǎn)生過多的額外工作；方案與公司制度和流程保持一致，各項(xiàng)舉措只是作為公司文件的補(bǔ)充；方案需采取措施確保賬物相符，并能有明確的措施確保臺(tái)賬的操作具備可追溯性；二、范圍序號(hào)類別物資名稱管理人序號(hào)類別物資名稱管理人1資產(chǎn)一體機(jī)28費(fèi)用移動(dòng)電話2資產(chǎn)生產(chǎn)打印機(jī)29費(fèi)用對(duì)講機(jī)3資產(chǎn)車載電腦30資產(chǎn)PBX系統(tǒng)4資產(chǎn)手持終端31資產(chǎn)無線AP5資產(chǎn)掃描槍32資產(chǎn)核心機(jī)房UPS系統(tǒng)6資產(chǎn)LED顯示屏33資產(chǎn)核心機(jī)房水冷空調(diào)系統(tǒng)7資產(chǎn)RFID讀寫頭34資產(chǎn)核心機(jī)房監(jiān)控系統(tǒng)8資產(chǎn)生產(chǎn)PC35資產(chǎn)核心機(jī)房機(jī)柜9資產(chǎn)辦公筆記本36資產(chǎn)infoblox設(shè)備10資產(chǎn)管理電腦37資產(chǎn)IPS設(shè)備11費(fèi)用辦公打印機(jī)38資產(chǎn)F5設(shè)備12資產(chǎn)工作站39資產(chǎn)Checkpoint設(shè)備13資產(chǎn)服務(wù)器40資產(chǎn)Crossbeam設(shè)備14費(fèi)用照相機(jī)41資產(chǎn)NTP設(shè)備15資產(chǎn)掃描儀42資產(chǎn)安全服務(wù)器16費(fèi)用內(nèi)存43資產(chǎn)TSM系統(tǒng)17費(fèi)用音箱44資產(chǎn)視頻設(shè)備18費(fèi)用刻錄機(jī)45資產(chǎn)無線監(jiān)控服務(wù)器19費(fèi)用筆記本電池46資產(chǎn)會(huì)議多媒體系統(tǒng)20費(fèi)用技工電腦47費(fèi)用網(wǎng)絡(luò)光纖模塊21費(fèi)用硬盤48資產(chǎn)投影儀22資產(chǎn)交換機(jī)49資產(chǎn)幕布23資產(chǎn)無線控制設(shè)備WLC50資產(chǎn)實(shí)物展臺(tái)24資產(chǎn)無線AP51資產(chǎn)工程復(fù)印機(jī)25資產(chǎn)路由器52費(fèi)用辦公家具26費(fèi)用3G網(wǎng)卡53費(fèi)用硒鼓墨盒27費(fèi)用電話機(jī)（含會(huì)議電話）

需求生成及采購出入庫處理故障處理三、物資生命周期部門需求資源入庫發(fā)放物資報(bào)障報(bào)廢回收調(diào)換盤點(diǎn)庫存需求出廠維修維修規(guī)劃需求物資管理的關(guān)鍵在于使物資生命周期的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都賬物相符，并且能確保各項(xiàng)歷史記錄有據(jù)可查。其目的就在于在審計(jì)時(shí)能通過各項(xiàng)存檔文件清楚的說明以下幾個(gè)問題：1、什么時(shí)候在誰的要求下購買了什么物品；2、物品在什么時(shí)候到賬、付款以及具體的存儲(chǔ)地點(diǎn)；3、物品發(fā)放給哪個(gè)部門、給誰，以及目前所在位置；4、物品的維修與回庫軌跡；5、物品最終消亡的軌跡以及憑證。1、需求生成及采購性質(zhì)保存文檔操作要求部門申請(qǐng)1、有需求部門的申請(qǐng)文件；2、物資到位后立即發(fā)放到需求部門，有明確的使用人、物資落點(diǎn)；3、需求部門為物資的日常保管部門；1、申請(qǐng)文件2、發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)3、BM單明細(xì)或采購訂單庫存計(jì)劃1、暫無明確的使用人和物資落點(diǎn)，接收人只能為業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)工程師，地點(diǎn)為庫房；2、流程與IT室為日常保管部門1、庫存計(jì)劃的文件2、BM單明細(xì)或采購訂單公司規(guī)劃1、其它部門按照公司流程（比如工藝規(guī)劃、土建規(guī)劃）實(shí)施后移交本部門維護(hù)管理，無申請(qǐng)文件對(duì)應(yīng)；2、通常使用人和使用地點(diǎn)固定，但可能會(huì)有一些冗余需要做庫存1、相關(guān)的規(guī)劃文件部門申請(qǐng)按照標(biāo)準(zhǔn)審批提交BM單更新申請(qǐng)單統(tǒng)計(jì)表準(zhǔn)備資料報(bào)批估測(cè)后期需求依據(jù)庫存計(jì)算差異提交BM單制定補(bǔ)充計(jì)劃準(zhǔn)備資料報(bào)批參與規(guī)劃搜集規(guī)劃定稿確認(rèn)其中需本部門接收的物資明細(xì)創(chuàng)建SM單物資需求管理的目的主要在于確保物資的采購是需求拉動(dòng)的，避免預(yù)算的浪費(fèi)；同時(shí)，部門的申請(qǐng)文件也是后續(xù)物資發(fā)放的重要憑據(jù)之一，從源頭確保了物資流動(dòng)的可追溯性。三、物資生命周期性質(zhì)保存文檔操作要求供應(yīng)商送貨（需求）1、有BM單和采購訂單對(duì)應(yīng)2、物資需要有入廠確認(rèn)3、申請(qǐng)部門可直接簽收驗(yàn)收單4、在臺(tái)賬上做入庫后可立即做出庫1、物資驗(yàn)收單或電子檔2、物資臺(tái)賬供應(yīng)商送貨（庫存）1、有BM單和采購訂單對(duì)應(yīng)2、物資需要有入廠確認(rèn)3、BM單提交人直接簽收無效，需另找人簽收1、物資驗(yàn)收單或電子檔2、物資臺(tái)賬資源回收、移交1、無BM單和采購單對(duì)應(yīng)2、通常需要給資源原使用人或者部門開回收憑證3、應(yīng)有一條回庫記錄與出庫記錄沖抵1、回收憑證掃描件2、物資臺(tái)賬維修后回廠1、無BM單和采購單，但有1條SM單記錄；2、應(yīng)有一條回庫記錄與出廠記錄沖抵1、SM單號(hào)2、物資臺(tái)賬供應(yīng)商發(fā)送貨通知系統(tǒng)驗(yàn)收更新臺(tái)賬（出庫）更新臺(tái)賬（入庫）需求人簽字確認(rèn)入庫管理的目的在于使入庫驗(yàn)收信息（BM單和采購單、移交清單、回收憑證）、臺(tái)賬和實(shí)物三者能一致，確保入庫必有賬，有賬必有物。而且，為了確保更新臺(tái)賬的操作能有相關(guān)憑證，必須做好相關(guān)單據(jù)的存檔工作，避免后續(xù)在追溯的時(shí)候出現(xiàn)困難。2、出入庫處理——入庫供應(yīng)商發(fā)送貨通知系統(tǒng)驗(yàn)收更新臺(tái)賬（入庫）接收人確認(rèn)回收通知實(shí)物入庫，發(fā)回收憑證更新臺(tái)賬（入庫）物資確認(rèn)回收通知實(shí)物入庫，關(guān)閉SM單更新臺(tái)賬（入庫）物資確認(rèn)三、物資生命周期出庫管理的目的在于確保物資臺(tái)賬上每項(xiàng)物資的出處都能有軌跡可跟蹤，避免非流程的出庫操作，防止物資流失。2、出入庫處理——出庫三、物資生命周期性質(zhì)保存文檔操作要求供應(yīng)商直接送到用戶處1、入庫與出庫在同一個(gè)時(shí)間點(diǎn)完成；2、管理員基本不對(duì)實(shí)物確認(rèn)，而是接收人的簽字作為出入庫的平均；3、物資入庫與出庫憑證是同一個(gè)文件——即用戶的簽字驗(yàn)收單；1、物資驗(yàn)收單；2、物資臺(tái)賬從已有庫存中發(fā)放1、入庫與出庫在不同的時(shí)間點(diǎn)完成；2、管理員與用戶之間有實(shí)物交接；3、物資入庫與出庫憑證不是同一個(gè)文件，入庫由管理員代為確認(rèn)，出庫由接收人簽字確認(rèn)；1、物資接收單；2、物資臺(tái)賬出廠維修1、有1條SM單記錄對(duì)應(yīng)2、有實(shí)物確認(rèn)1、SM單記錄；2、物資臺(tái)賬申請(qǐng)人申請(qǐng)供應(yīng)商送貨更新臺(tái)賬（出庫）用戶簽收生成采購訂單申請(qǐng)人申請(qǐng)用戶簽收更新臺(tái)賬（出庫）在庫存中發(fā)放維修人申請(qǐng)辦出廠申請(qǐng)物資出廠維修建立SM單更新臺(tái)賬3、故障處理三、物資生命周期建立SM單報(bào)廢調(diào)換維修使用人報(bào)故障繼續(xù)使用關(guān)閉SM單資產(chǎn)資產(chǎn)管理員聯(lián)系工廠服務(wù)科處理費(fèi)用使用人與管理員現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)報(bào)廢關(guān)閉SM單原物資維修后入庫關(guān)閉SM單更新臺(tái)賬關(guān)閉SM單更新臺(tái)賬三、管理流程4、盤點(diǎn)盤點(diǎn)啟動(dòng)全盤更新臺(tái)賬與公司盤點(diǎn)保持一致更新臺(tái)賬資產(chǎn)費(fèi)用部門自查、實(shí)物抽查更新臺(tái)賬已發(fā)放庫存1、盤點(diǎn)時(shí)間為每年7月，要求工程師親自參與實(shí)物確認(rèn)；2、費(fèi)用類的盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行整理后由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，然后依照盤點(diǎn)記過更新臺(tái)賬；資產(chǎn)2、出入庫處理——臺(tái)賬表格式三、物資生命周期臺(tái)賬的作用在于告知采購了多少物資、物資在哪里、物資狀態(tài)、誰領(lǐng)用、誰管理。因此，臺(tái)賬必須包括一些固定的字段，各位管理員也可依據(jù)物資的性質(zhì)以及現(xiàn)實(shí)流通方式增加其它便于自己管理的字段。進(jìn)一步的，為了確保臺(tái)賬的準(zhǔn)確性，必須確保臺(tái)賬能得到及時(shí)準(zhǔn)確的更新。三、管理流程提交BM單供應(yīng)商送貨工程師或使用人做到貨確認(rèn)更新臺(tái)賬系統(tǒng)驗(yàn)收2、資產(chǎn)采購入庫1、入庫確認(rèn)單以及保存、保修期；2、資產(chǎn)編碼規(guī)則；3、資產(chǎn)臺(tái)賬以及更新規(guī)則；4、入庫后的保存方式；5、資產(chǎn)和費(fèi)用對(duì)應(yīng)的不同管理方式三、管理流程部門申請(qǐng)HELPDESK建SM單工程師安排維修或調(diào)換更新臺(tái)賬維修或調(diào)換完成后關(guān)閉SM單3、維修或調(diào)換1、維修或調(diào)換申請(qǐng)：部門申請(qǐng)單或SM單；2、維修記錄，以及出廠維修的出廠、返廠、維修費(fèi)用（涉及BM單的情況）3、調(diào)換記錄以及調(diào)回的物品的臺(tái)賬更新；4、維修記錄三、管理流程部門申請(qǐng)HELPDESK建SM單工程師直接安排報(bào)廢更新臺(tái)賬4、報(bào)廢工程師聯(lián)系規(guī)劃部報(bào)廢更新臺(tái)賬資產(chǎn)費(fèi)用1、報(bào)廢申請(qǐng)：部門申請(qǐng)單或者SM單；2、報(bào)廢的標(biāo)準(zhǔn)；3、報(bào)廢流程以及臺(tái)賬更新四、后期計(jì)劃序號(hào)項(xiàng)目?jī)?nèi)容完成時(shí)間1確定框架與原則向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)方案框架，就一些問題向領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)5月21日2細(xì)化方案，完成初稿在框架的基礎(chǔ)上細(xì)化方案，完成方案初稿5月底3初稿匯報(bào)以及意見征詢完成初