PAGE工程項目施工階段監理監理資料文件包二○○二年五月目次TOC\o"1-3"\h\z1.前言 12.文件包構成說明 12.1結構形式 12.2.文件夾構成內容 22.2.1監理項目部收文 22.2.2監理學習記錄 22.2.3公司質管體系運作記錄 22.2.4監理在役設備、儀器 32.2.5顧客提供產品 32.2.6顧客提供產品驗證記錄 32.2.7監理質量策劃文件 32.2.8監理大事記 32.2.9監理月報 32.2.10監理會議紀要 32.2.11監理工程師通知 32.2.12監理專題報告、總結報告 42.2.13監理檢查驗收實測記錄 42.2.14監理平行檢測記錄 42.2.15進度控制資料 42.2.16投資控制資料 42.2.17安全文明施工控制資料 52.2.18合同管理資料 52.2.19被監理方在役設備、儀器 52.2.20材料、構配件、設備報驗 52.2.21施工組織設計（方案）、質保安保體系、開竣工報審 52.2.22工程質量報驗 62.2.23承包單位專題報告 62.2.24工程聯系單、變更 62.2.25承包單位回復單 62.2.26承包單位試驗成果備案 62.2.27其它資料 73.項目監理資料的標識 73.1監理現場文件資料分類的基本代碼 73.1.1被監理方的文件資料的分類代碼 73.1.2監理文件資料的分類代碼 73.1.3監理文件資料的專業代碼 83.1.4同類文件資料管理的區分標識方法 83.2監理文件資料的標識規則 83.2.1承包單位文件資料接收單、遞送單編號通則 83.2.2工程監理文件資料現場交付單編號通則 83.2.3工程監理文件資料編號通則 93.2.4監理項目部自存文件資料的標識通則 93.2.5工程監理文件資料標識的特例 94.監理文件資料的積累和管理 104.1監理文件資料的積累 104.1.1項目監理依據性文件資料的積累 104.1.2監理記錄的積累 104.1.3監理內控資料的積累 134.2監理文件資料的管理 134.2.1建立文件包確定管理分類 134.2.2嚴格執行公司體系文件 134.2.3在文件資料管理中應注意的問題 134.2.4項目監理部資料的一般管理歸類 14進度控制資料 17安全文明施工控制資料 17合同管理資料 17施工組織設計（方案）、質保安保體系、開竣工報審 18工程聯系單、變更 18承包單位回復單 18PAGE201.前言在工程項目監理實踐中，特別是公司貫標以后，監理工作的規范化，是做好工程項目監理的重要前提。而作為規范化的一個重要表證，項目監理資料的齊全、規范，就是最直觀的證據。基于以上認識，結合本人的工作實踐，認為編制一個統一的項目監理文件包將大大縮短監理準備工作，同時對監理工作的開展尚能起到一定指導、規范作用。2.文件包構成說明2.1結構說明2.1.1結構形式目前大部分監理項目尚未全面運用管理軟件，實現真正的電腦網絡化管理監理項目，監理文件的管理尚處于單純的文字管理，反映在電腦上，就是一個不同的WORD文件形成的文件夾，基于這一現狀，文件包的結構形式如下圖。2.1.2文件歸類原則本文件包的編制根據GB50319-2000《建設工程監理規范》及公司質量體系文件（2000版）要求，結合目前在工程建設施工階段監理工作通用的文件資料內容進行編制；共設26個文件夾，文件夾中使用的表式分為兩類，即文檔（如“監理工程師通知”等）和臺帳（如“工程監理現場文件資料/實物交付清單”等）；凡規定的文檔格式，均為建設監理規范附表格式或該格式的拓展以及公司質保體系規定格式（如監理月報等），凡記錄臺帳，則除“項目監理部自存文件登記表”為自編外，均為公司質保體系文件規定格式。使用的表式在工程監理工作中，可根據項目的行業特點和有關部門的要求，用相應表式替換，如沒有特殊要求，則應采用《建設工程監理規范》和公司質保體系文件的規定格式。事實上，本文件包的分類，并非完全按照《建設工程監理規范》的結構排列，但已基本包含了《建設工程監理規范》規定的施工階段監理資料的全部內容。部分文件夾并非是單純的“四控制、兩管理、一協調”的某項工作，而是從方便資料管理的角度，對資料進行分類。而對質量控制資料，基于其在監理工作中的核心地位，對其中的材料、工程質量報驗等資料設立了獨立的文件夾。當然，如果將這部分資料設立為一個文件夾也是可行的，但監理控制資料有其交叉性，就是某方面的資料既包含著質量控制的因素，同時包含著投資、進度等因素，所以本文件包中文件夾的分類更多地考慮了文件資料本身的特點。2.1.3文件夾歸并及子文件夾設立的原則本文件包的編制，沒有將文件夾細分到某個單位工程或專業工程，在各個工程項目中，可以根據實際情況，設立子文件夾。如工程質量報驗，可以按承包單位分別設立子文件夾，對同一承包單位，可根據承包工程情況再按單位工程及不同專業設立孫文件夾。一般規模（如220kV輸變電工程）的工程監理中，對于“01、02、03、04、05、06、07、08、09、10、11、12”等號文件夾，則不必設立子文件夾。在工程項目監理過程中，各項目部可根據工程實際作適當調整文件包結構，如增加或合并文件夾。但作為完整的項目監理資料，本文件包包含的內容是必不可少的，不應在調整文件包結構時刪減相應內容。各類文件的標識主要通過文件的編號來實現，將在文件編號方法中詳細說明。文件夾的歸并應遵循以下原則：1）文件資料的同類性，如項目部內控性資料，該部分的資料一般是項目部或公司內部形成，沒有對公司外分發要求的文件資料。如學習記錄、項目部在役設備儀器清冊、內部溝通資料等。一般來說，子文件夾的設立，首先考慮的應是工作的方便2.2.文件夾構成內容各文件夾主要內容如下：2.2.1監理項目部收文文件夾主要內容：1）公司本部來文。2）上級有關部門。3）建設單位的工作文函（如人員任命、關于工程建設的指示、有關會議的通知等行政性文件，不包括工程的建設批文及對設計圖紙、文件的補充或修改），也就是俗稱的紅頭文件類。4）該文件夾的記錄臺帳為“項目監理部來文登記表”。2.2.2監理學習記錄文件夾主要內容：1）項目監理部的質量體系文件交底學習記錄。2）項目監理質量策劃（大綱、規劃、細則）文件的討論、交底記錄。3）內部業務學習記錄。4）臺帳格式為“項目監理部自存文件登記表”。2.2.3公司質管體系運作記錄主要內容為公司質量體系運作的文件、記錄：1）有關質量保證體系檢查通知。2）內外審的計劃、資料。3）監理質量問題的整改何糾正、預防記錄等。4）內部溝通資料。5）記錄臺帳為“項目監理部自存文件登記表”和“項目監理部來文登記表”。2.2.4監理在役設備、儀器主要內容：1）檢測設備使用登記表。該表應在有關設備變動后進行更新。2）記錄臺帳格式為“項目監理部自存文件登記表”。2.2.5顧客提供產品該文件夾主要內容：1）由建設單位提供項目部使用，產權屬于建設單位的實物、設備。2）工程建設的依據性文件，如工程建設批文、設計審查文件等。3）設計圖紙（如監理任務包括設計階段，則設計圖紙為承包單位提交的文件）。4）對未實行設計階段監理的項目，由設計單位提供的設計修改、變更通知等。5）由建設單位主持的會議紀要6）對建設單位提供的辦公設施、檢查檢測設備等，也應列入此類，登記時，可單獨列表，以便管理。7）本文件夾記錄臺帳格式為“顧客提供產品接受單”。2.2.6顧客提供產品驗證記錄本文件夾收錄“顧客提供產品驗證記錄表”，對顧客提供產品的驗證，應嚴格按公司質保體系文件規定進行。記錄臺帳格式為“工程監理現場文件資料/實物交付清單”。本文件夾可以考慮與“顧客提供產品”文件夾合并。2.2.7監理質量策劃文件本文件夾包含：1）監理大綱。2）監理規劃。3）監理實施細則。4）項目監理部的有關工作制度。5）記錄臺帳格式為“工程監理現場文件資料/實物交付清單”。2.2.8監理大事記本文件夾收錄項目監理部“監理大事記”，按公司質保體系文件規定，應每半月編制一次。記錄臺帳格式為“項目監理部自存文件登記表”。2.2.9監理月報本文件夾收錄“工程監理月報”，每月編制一次，記錄臺帳格式為“工程監理現場文件資料/實物交付清單”。2.2.10監理會議紀要本文件夾收錄工地監理例會等會議紀要，包括首次會議，會議應是由監理部主持且形成會議紀要。當工程復雜，各種會議較多，為便于文擋管理使用，可按會議性質（如例會、專題會議等）設立子文件夾。記錄臺帳格式為“工程監理現場文件資料/實物交付清單”。2.2.11監理工程師通知本文件夾收錄由項目監理部向承包單位發出的有關指令、指示等通知文函。該文函應同時抄送建設單位。對于大型項目，監理工程師通知文件夾可根據主送單位及單位工程和專業設子文件夾、孫文件夾。臺帳格式為“工程監理現場文件資料/實物交付清單”。2.2.12監理專題報告、總結報告文件夾內收錄監理項目部有關工程監理過程中，形成的以下文件：1）參加由上級或建設單位組織的各種會議、活動而提交的匯報材料。2）以及項目部為協調、解決某個專項問題向建設單位、公司本部和上級有關部門提出的專項匯報。3）工程建設過程中階段性的驗收監理匯報等。臺帳格式為“工程監理現場文件資料/實物交付清單”。2.2.13監理檢查驗收實測記錄本文件夾收錄監理在質量控制中，驗收分項、分部、單位工程中，按規范和規劃細則的要求，應由監理工程師簽署驗收意見的分項工程等進行實測實量的記錄，該記錄表式為“×××分項工程質量監理實測記錄表”，該部分資料尚應包括監理對建筑物等的觀感評分記錄、項目部對承包單位技術資料核查的記錄。臺帳格式為“項目部自存文件登記表”。2.2.14監理平行檢測記錄監理平行檢測記錄指監理在工程質量控制過程中，按照“《建設工程監理規范》”的要求和監理規劃、細則的規定，對承包單位的材料、混凝土、應通過試驗檢測的部位、工序進行獨立的取樣送檢或測試形成的報告；平行檢測的內容一般與承包單位的檢測內容有對應可比較性。本文件夾的主要內容為：1）混凝土材料（砂、石料、水泥、外加劑等）監理自行抽檢試驗報告。2）鋼材監理取樣試驗報告。3）監理取樣的混凝土、砂漿試塊試驗報告。4）監理抽檢的回填壓實度試驗報告。5）監理實施的電阻、水壓、氣壓、水密性、氣密性等測試、試驗記錄或報告。6）監理實施的設備測試、調試記錄。7）監理自行委托或實施的其它試驗、測試項目的記錄或報告。8）臺帳格式為“項目部自存文件登記表”、“工程監理現場文件資料/實物交付清單”。2.2.15進度控制資料進度控制資料的內容包括：1）承包單位報審的施工總進度計劃。2）承包單位報審的年、季、月施工計劃，當工程需要時，尚應要求承包單位報送周計劃。3）總監理工程師的審批意見。4）監理工程師對工程進度的檢查、分析記錄。5）監理工程師對進度滯后的處理記錄（該部分資料往往是監理工程師通知的方式，所以文件資料往往歸檔于“監理工程師通知”文件夾內）。往來登記格式：1）工程監理現場承包單位文件資料接受單。2）工程監理現場承包單位文件資料遞送單。2.2.16投資控制資料投資控制資料包括：1）承包單位提交的經監理工程師驗收合格的工程量計量清單。2）工程款支付申請表。3）工程款支付證書。4）竣工決算及總監理工程師審核文件。5）工程價款變更的協商文件等。一般可做兩個子文件夾，其一為承包單位有關工程價款的報審資料，其二為監理工程師審核意見資料，也包含價款變更協商文件，同時監理部應建立月完成工程量統計表，分析、比較實際完成和計劃完成量的差異，以便制定調整措施。6）本文件夾的往來登記格式為“工程監理現場文件資料/實物交付清單”、“工程監理現場承包單位文件資料接受單”和“工程監理現場承包單位文件資料遞送單”。2.2.17安全文明施工控制資料安全文明施工控制資料包括：1）安全文明施工的例行檢查記錄。2）重要安全措施（如深基坑開挖的支護等臨時工程）的檢查記錄。3）對安全文明施工的監理指令，整改情況記錄。指令及整改情況往往以監理工程師通知和承包單位回復單進行記錄，因此，此類文件可存放在監理工程師通知及承包單位回復單文件夾中。4）臺帳格式為：“工程監理現場文件資料/實物交付清單”、“項目部自存文件登記表”。2.2.18合同管理資料合同管理資料包括以下方面：1）分包商資質審查資料。2）工程暫停及復工資料。3）工程變更管理資料（其中工程變更單獨立設立文件夾，本文件夾收錄變更過程中形成的除圖紙變更內容及變更指令外的洽商文件）。4）工程延期及工程延誤處理資料。5）工程承包合同履行的階段性分析報告（該部分文件可歸入監理專題報告文件夾）。臺帳登記格式：1）工程監理現場承包單位文件資料接受單。2）工程監理現場承包單位文件資料遞送單。2.2.19被監理方在役設備、儀器承包單位的在役設備、儀器等是否滿足工程施工的需要，是工程能否順利進行的技裝備基礎，監理工程師應該對此作出核查評價。監理每月核查并填寫的資料為：1）工程建設項目檢驗、測量和試驗主要在役設備清冊表及其檢定合格文件。2）工程建設項目主要在役設備清冊表。3）臺帳格式為“項目部自存文件登記表”。2.2.20材料、構配件、設備報驗本文件夾的內容為質量事前控制工作的內容，下階段工程施工中涉及的金具、材料、構配件、設備，應在使用前報驗認可。文件往來記錄格式為“工程監理現場承包單位文件資料接受單”和“工程監理現場承包單位文件資料遞送單”。2.2.21施工組織設計（方案）、質保安保體系、開竣工報審本文件夾主要收錄工程在開工前和竣工兩個階段的主要資料，就是通常講的重要文件的一部分。其包含：1）施工組織設計報審。2）單位工程或重要分部、工藝的施工方案、措施報審。3）承包單位的質量保證（管理）體系的報審。4）承包單位的安全施工管理體系的報審。5）承包單位試驗機構考核資料（包括外委試驗機構）。6）工程開工報告（含附件）報審。7）工程竣工報告（含附件）的報審。往來登記的臺帳格式為：1）工程監理現場承包單位文件資料接受單。2）工程監理現場承包單位文件資料遞送單。2.2.22工程質量報驗工程質量的報驗方式、范圍、階段，土建工程與設備安裝工程有較大的差異。如土建工程，一般按分項工程、分部工程、單位工程三階段報驗。而安裝工程則可能會按不同的專業習慣劃分驗評范圍，但一般與土建的劃分相類似。對一些特別的專業項目，可能會出現某個驗評范圍，是在不同的時段逐步確認、簽證的。不管是何種方式，承包單位均應在驗評范圍完成或見證點到達時，書面提請監理驗收、確認；并同時提交該階段應具備的資料。項目監理部應將經監理工程師確認的報送資料留存一份備查。對較為復雜的工程項目，本文件夾可按承包單位分立子文件夾，再在子文件夾中按單位工程、專業設立孫文件夾。本文件夾的臺帳格式為：1）工程監理現場承包單位文件資料接受單。2）工程監理現場承包單位文件資料遞送單。2.2.23承包單位專題報告承包單位就工程施工過程中提出的專項文函、報告，如工程月報、安全簡報、中驗報告、總結報告，主要人員的更換申請等，均收錄于本文件夾內，文件往來登記格式為“工程監理現場承包單位文件資料接受單”。2.2.24工程聯系單、變更工程聯系單指被監理方的工程聯系單，在對監理規范附表的C表“監理工作聯系單”采用時，建議表名改為工作聯系單，避免與監理部的聯系單混肴；變更文件指對設計進行修改的補充文件，包括設計單位（監理范圍包括設計監理時）和承包單位提出變更要求并被批準的文件，監理范圍不包括設計監理時，設計單位提出的變更通知應作為顧客提供產品對待，與工程相關的其他單位（如運行單位）提出的變更要求被批準的文件，一并作為顧客提供產品。文件往來登記格式為“工程監理現場承包單位文件資料接受單”和“工程監理現場承包單位文件資料遞送單”。2.2.25承包單位回復單承包單位對“監理工程師通知”的執行情況，按照監理規范的要求，采用“監理工程師通知回復單”的形式向監理工程師提請核查、復驗、確認；監理工程師在回復單上簽署有關核查、復驗、確認意見。因此，回復單也是監理工程師通知閉環的主要形式。文件往來登記格式為“工程監理現場承包單位文件資料接受單”和“工程監理現場承包單位文件資料遞送單”。2.2.26承包單位試驗成果備案承包單位的試驗報告，調試報告等，均應得到監理工程師的確認，監理工程師對經確認的試驗報告、調試報告等均應留置副本備案。該文件夾的臺帳格式為“被監理方文件資料接受單”。2.2.27其它資料上述文件夾未包含的文件資料，均可暫時收錄于此。當某項文件資料量大，形成較為獨立文件資料系列時，可根據實際情況單獨設立文件夾。本文件夾的臺帳格式，可根據文件資料的來源、性質，采用不同的記錄表式。3.項目監理資料的標識監理文件資料的標識，目的是對各種資料加以區分，便于管理、檢索、使用、檢查，監理項目的唯一性標識由“監理合同編號”和“監理項目編號”實現，項目部內各種文件記錄的區別標識，則由文件資料名稱、編號實現，以實現監理產品的物化形式——文件的唯一性。應標識的資料，包括監理工作過程中單方面形成工作報告、指令、文函、記錄和文件（內部、外部）往來與歸檔留存的記錄臺帳。公司質量體系文件已對監理文件資料的標識作了原則性的規定，但在工程監理的文件資料管理過程中，尚不能完全滿足工作需要，具體項目應在原則規定的基礎上，作一些細化工作，以便分類、管理。根據公司質量體系文件規定和監理工作的實際，一般的標識方法如下：3.1監理現場文件資料分類的基本代碼3.1.1被監理方的文件資料的分類代碼一般把被監理方的文件資料分為六大類，具體如下（表3.1.1）：表3.1.1代碼內容代碼內容W正式行文X設計修改單B報審單、申報表Z專題報告L聯系單Q其它，不屬于上述內容的統編在此上表的資料分類代碼，是對被監理方的文件資料進行管理的分類規則，具體體現在被監理方文件資料的接收、遞送單編號中，當工程復雜，資料量大，種類多（如報驗資料包含不同專業、不同單位工程），應在編號中增加相應代碼予以區分，以便管理。至于被監理方文件的本身編號，尊重被監理方的管理規則。3.1.2監理文件資料的分類代碼通常把監理的文件資料分為七大類，代碼如下（表3.1.2）：表3.1.2代碼內容代碼內容WJ包括規劃、細則、工程總結、專題報告、正式行文QR圖紙確認單YB監理月報ZG整改通知單TZ監理工程師通知QT不屬于上述內容的統編在此JY各種會議紀要上表的分類代碼，既作為文件的分類代碼，也作為文件臺帳的編號分類代碼。必要時，可在文件編號上增加專業代碼、被監理方代碼、單位工程代碼等，加以區分管理。是否在文件資料中增加相應的代碼，應根據工程的實際情況，視各類資料的專業、數量等情況確定。詳細要求見下文。3.1.3監理文件資料的專業代碼根據監理工作的實際，將專業分為如下表的十二大專業種類，代碼如下（表3.1.3）：表3.1.3代碼內容代碼內容T土建（地基、結構、建筑）D電氣（系統、通信、一次、二次、遠動）J(G/Q)機務（鍋爐/汽機）Y試驗（分部、整套）K儀控B環保S水工（結構、布置、消防、廠外灰管及儲灰場）H化水N暖通M運煤C除灰Z綜合（以上專業未涵蓋）以上的專業代碼，均為監理部形成文件或對外來文件管理的專業分類代碼，被監理方文件編號的代碼尊重其管理規則。3.1.4同類文件資料管理的區分標識方法一般的工程項目往往包含多項單位，涉及多個專業，由多個承包單位承擔建設任務，同類的文件資料（如質量報驗等）往往涉及不同的承包單位、不同的單位工程、不同專業類別等，為了有效的進行跟蹤、管理，對這種情況，應在文件資料和臺帳的標識上進行區別，分類管理。在進行細化分類時，首先利用前述公司質量體系文件規定的基本分類代碼進行組合，及單位工程名稱代碼、承包單位代碼等作為編號的增加區分代碼，以便分類管理。項目開工前，應將承包單位代碼、單位工程代碼編制完畢，代碼可以采用字母，也可以采用數字。3.2監理文件資料的標識規則3.2.1承包單位文件資料接收單、遞送單編號通則XX-XXX-XXX-XXX接收單或遞送單的流水號。被監理方文件資料分類代碼及專業分類代碼，被監理方文件資料的分類代碼規則見表3.1.1。專業分類代碼是監理的管理專業分類，見表3.1.3。單位工程代碼。單位工程代碼由各項目根據監理工程情況，自行編制代碼。被監理方代碼。被監理方代碼由各項目監理部在監理準備階段編制確定，一般為兩位，但不限于兩位。遞送單和接收單的編號中的被監理方代碼和流水號為基本編號內容，其余部分，可根據工程實際情況取舍。取舍原則為：在滿足區分、管理需要的前提下，盡可能簡單。3.2.2工程監理文件資料現場交付單編號通則XXX-XXX-XXX工程監理文件資料現場交付單的順序流水號。工程監理文件資料分類代碼及專業分類代碼，監理文件資料的分類代碼規則見表3.1.2。專業分類代碼見表3.1.3。單位工程代碼。單位工程代碼由各項目根據監理工程情況，自行編制代碼。工程監理文件資料現場交付單的編號，工程監理文件分類代碼和順序流水號必須具備，單位工程代碼和專業分類代碼視需要取舍。3.2.3工程監理文件資料編號通則工程監理文件資料的編號規則與工程監理文件資料現場交付單的編號規則相同。具體如下：XXX-XXX-XXX工程監理文件資料的順序流水號。工程監理文件資料分類代碼及專業分類代碼，監理文件資料的分類代碼規則見表3.1.2。專業分類代碼見表3.1.3。單位工程代碼。單位工程代碼由各項目根據監理工程情況，自行編制代碼。本組代碼更多的用于四控制工作中形成的文件資料。單位工程代碼可視需要取舍。3.2.4監理項目部自存文件資料的標識通則自存文件資料一般指項目部內部的學習培訓記錄等，不必再監理服務過程對外交付、分發。此類文件資料的編號一般如下：XXX-XXX工程監理文件資料的順序流水號。工程監理文件資料名稱代碼及專業分類代碼，監理文件資料的名稱代碼規則由項目監理部在開工前自行確定（如項目部的培訓學習記錄，可以確定為PX等）專業分類代碼見表3.1.3。一般來說，自存的文件資料有嚴格的專業性質的不多，因此專業分類代碼一般不用。3.2.5工程監理文件資料標識的特例在工程監理文件資料中，部分文件由于量少或純內部性，其標識的方式很特別，主要有以下幾種：1）監理大綱：監理大綱是在投標時的技術文件，主要是向建設單位闡明監理方案。不是所有的監理業務受委托時均要編制監理大綱。監理大綱的標識是由工程名稱、年份和序號確定的。2）監理規劃、監理細則：監理規劃、監理細則是較特殊的監理文件，監理規劃、細則由監理項目編號、監理合同編號以及其板別作為主要的標識方式，當然，監理細則尚有專業類別。3）監理大事記：按照程序文件的規定，監理大事記沒有編號，其唯一性標識由監理項目編號、監理合同編號以及記錄時段確定。監理大事記是就整個監理項目所作的重要事項的記錄。4）監理月報：監理月報也沒有采用通常的編號方式，其標識由監理項目編號、監理合同編號及年、月和期號確定。5）監理日記：監理日記的標識類同于監理大事記，由監理項目編號、監理合同編號以及記錄時段確定。6）項目部的外來文件資料：由項目部以外成文的文件資料，如公司文件、建設單位、承包單位的文件，其標識遵循原始文件的標識，不必在收到后再賦予一個標識。4.監理文件資料的積累和管理4.1監理文件資料的積累監理文件資料的積累是個系統的過程，具有鮮明的時效性。不同的資料，在不同的時間、地點形成。基于目前的監理項目現狀，大型項目設專職的信息管理員、資料員，負責文件資料的管理。就一般的中、小項目而言，文件資料的收集由各崗位人員根據各自職責分別完成，管理由項目部指定一位工程師或監理員兼職。4.1.1項目監理依據性文件資料的積累項目監理依據性文件資料，一般包括以下內容：1）有關法律、法規。2）本工程采用的規程、規范。3）與本工程有關的合同文件設備供貨技術協議。包括承包單位的投標文件、合同協議書等。4）設計文件（圖紙及說明書）。5）工程項目建設可行性研究報告、的批文、設計文件的審定文件。6）主要設備和重要輔助設備供貨廠家名錄。7）委托監理合同。以上內容中，法律、法規是工程監理的通用性依據，規程、規范要根據不同的工程內容和施工合同的約定，列出規程、規范目錄，到公司領用或采購。第一步要確保監理工作的基本需要，也就是在工程的前階段監理工作中用到的必須首先收集到位，再考慮后階段的依據性規程、規范。上述工作應在相應監理工作開展前完成。上述3）～6）項屬于顧客提供產品，監理項目部在接受監理任務以后，一般通過兩個途徑獲得，一個是公司職能部門，主要是經營部在承攬監理業務時顧客（建設單位）提供的有關文件資料，第二個途徑是項目監理部從顧客處獲得。要求顧客提供有關文件資料時，要明確告知顧客文件資料的清單和目的，應該讓顧客理解監理項目部要求提供的文件資料是監理開展正常工作的基礎條件。在顧客提供產品中，工程合同文件、投標文件、技術協議書等是在監理工作中最常用的依據性文件之一。顧客提供產品中的設計圖紙，往往根據工程進展逐步到位，要注意對供圖計劃的跟蹤，防止供圖不及時影響工程施工。4.1.2監理記錄的積累從公司質量管理體系角度看，監理質量記錄是個廣義的概念，應該明確，監理質量記錄不等同于工程質量記錄。筆者認為，幾乎在項目監理工作過程中形成的，涉及全部監理工作內容的具有監理痕跡的所有文件、資料，均可視為監理質量記錄。監理項目資料主要集中在四控制、兩管理上。不論是質量、進度、投資、還是安全文明施工管理，均存在事前控制、事中控制、事后控制三階段。但是，應該了解，控制工作的三階段不是簡單的按項目建設全過程的前、中、后三個時段劃分，項目建設全過程存在控制的三階段，某個單項工作、工序、單位工程也存在著三階段控制；三階段控制是不斷循環的過程，貫穿項目監理的全過程。下面就幾方面的文件資料的積累過程作一說明。1）資質、資格、施工能力的審查資料一般的施工階段監理，不必審查承包企業的資質，因為承包企業的資質在工程項目招標階段已經預審或后審合格。如果監理參加了招標階段工作，可要求建設單位將承包企業的資質審查文件提供給項目監理部。項目監理部對承包單位的資質審查指的是對承包單位選擇的分包單位的資質審查。資格審查是指承包單位進場人員中應持證上崗人員的崗位資格的審查，包括項目經理、主要技術、質量管理人員、安全管理人員、特殊工種作業人員。審查的目的是為了確認承包單位是否按合同規定到位有關人員及到位人員是否具備上崗資格。所謂施工能力，主要檢查承包單位進場的施工設備、勞動力、檢測及測量設備等是否滿足合同規定和工程施工需要；對測量檢測設備的檢查要注意是否經法定機構檢測合格。以上工作，應該在工程開工前完成，并將有關文件留存一份，以備查。2）管理體系的審查資料管理體系指承包單位項目部的質量管理體系和安全文明施工管理體系。審查的目的是檢查承包單位的項目部是否具備對項目實施正常的質量、安全文明施工的力量和能力。在項目開工前要完成以上工作，并將報審文件留存一份。體系應包括組織機構、崗位設置及職責、人員配置及資格、有關管理制度、程序、措施。因此，對管理人員資格的審查可結合體系審查進行。3）組織設計、方案審查資料施工組織設計審查應該在項目開工前完成，對項目正式開工首先實施的單位工程的施工方案的審查應同步完成。對后續施工的項目的施工方案的審查，應在各單項工程或重要工序開始前完成。審查批準的組織設計、施工方案均應留存備案。4）材料、構配件、設備的檢查認可資料材料、構配件、設備的檢查認可要結合經批準的工程施工計劃進行。對工程開工首先實施的項目必須的材料、構配件、設備的檢查認可，應該在工程開工前完成。對后續工程的材料、構配件、設備的檢查認可要注意檢查、試驗的周期，避免延誤工期。對材料、構配件、設備的有關質量證明文件、說明書、報驗、報審表等在簽署意見后均應留存一份備案。對應進行抽檢復測的材料等，監理部應根據規劃、細則及有關規程、規范的要求抽樣進行平行檢測。5）對施工現場準備的檢查認可資料施工現場的準備包括交通、廠平或前道工序的驗收情況，施工用水、電準備情況，施工圍護準備、場地廢水排放及廢物處理準備情況，材料、構配件、設備到場情況的檢查。該項工作可結合開工報告審查進行。項目部應在施工準備階段對各項準備情況進行跟蹤檢查，并在監理日志等上記錄檢查情況。6）對測量定位或工作面移交的審查資料工程開工前的測量定位的審查工作，根據不同的工程項目可采用監理復測、旁站施測等方式進行，并在承包單位的施測成果報審表上簽署審查意見，對有監理抽查復測成果的，可作為附件。相關的文件資料均要留存備案。對土建交付安裝的項目，應該由監理部組織或參與交接檢查驗收，并對檢查結果簽署監理意見，有關文件資料留存備份。7）對各類計劃的審查資料工程項目的計劃包括施工進度計劃、資金使用計劃、材料采購計劃、設備供應計劃、質量檢驗計劃等，對計劃的審查既可結合施工組織設計審查進行（如施工進度計劃、材料采購計劃、質量檢驗計劃等），也可對相應計劃進行獨立的審查，應根據承包合同要求及承包單位報審情況靈活處置。對報審的各類計劃應留存備案。8）開工報告的審查及開工令工程項目的開工報告由承包單位根據合同規定和自身準備情況向項目監理部提出，項目監理部根據前述的審查、驗收情況對承包單位的開工條件進行復審，并將審查意見報告建設單位，征得建設單位同意，簽署相關意見，由總監發布開工令，開工另可采用監理工程師通知或專門行文發布。相關文件資料均要留存備案。9）檢查、驗收資料10）工程監理過程中最大的工作量是對工程質量的檢查、驗收，該部分資料包括承包單位自檢報審的資料和監理檢查、驗收的資料，對承包單位報審的自檢資料，監理工程師應進行審查，并在檢查驗收后簽署意見；監理工程師在檢查、驗收過程中，應對檢查驗收情況進行記錄。對應實測實量的項目，監理工程師應進行測量，并填寫實測記錄表；對應進行試驗的項目，監理應進行試驗或旁站。所有工作完成，均應及時作出記錄。對檢查驗收過程中形成的資料，項目部應分類留存于各文件夾中。11）旁站記錄對質量計劃中監理應旁站的控制點，監理部應作旁站記錄，旁站記錄內容應包含（但不限于）以下內容：單位工程名稱、工程部位、工序名稱、工序施工情況、監理檢查內容、發現問題及處理要求和處理結果、旁站的時間、旁站監理實施人、對旁站工序質量的初步意見等。旁站記錄的格式目前尚未有規定格式。項目監理部可自行編制，旁站記錄應在旁站工作過程及結束時及時完成，歸檔。12）平行檢測記錄對應進行平行檢測的項目，如混凝土強度等，項目部應按計劃或現場需要及時抽樣檢測，檢測結果應通知承包單位和建設單位。13）監理工作聯系單、監理工程師通知及承包單位回復項目監理過程中，要求承包單位必須響應執行的事項，用監理工程師通知的形式發布指令，承包單位必須以回復單向監理工程師報告對監理指令的執行情況。監理工程師在接到回復單以后，對承包單位的執行情況進行復查并在回復單上簽署復查意見。監理工程師通知是監理控制工作的重要手段，承包單位回復單是監理工程師通知的重要閉環文件，因此，兩份文件必須存檔。對監理工程師通知的執行情況要進行跟蹤。監理工作聯系單，一般用于非指令性事項，或用于對建設單位的聯系等。14）安全文明施工管理資料的積累安全文明施工控制資料積累具有較強的時段性，其主要資料為定期檢查的報告和對有關問題的整改指令、復查意見等，對形成的文件資料要按文件類別登記歸檔。15）投資、進度控制及合同管理資料的積累投資控制資料的主要內容是合同外費用的支付，以及相應的監理報告、工程款支付資料等；進度控制資料包括計劃的審查、計劃執行情況的檢查及監理意見、進度計劃的調整等；合同管理的資料包括合同管理資料主要包括分包單位資質審查、工程暫停及復工資料、工程變更管理資料、工程延期及工程延誤處理資料等，前述工作均應形成文件保存。并在相應階段的監理報告中體現。16）協調方面的資料監理的協調工作，主要通過各種會議進行，因此，每次會議結束后均要及時形成紀要，分發各有關單位并留存。當然，在有些時候，監理專題報告或工作聯系單也是協調的一種方式。17）監理策劃文件、監理月報、專題報告項目部的監理策劃文件指監理規劃和監理細則，監理規劃應在工程開工前編制出版，監理細則應在細則包含的專業工作開始前編制出版，細則的編制可以分專業、分單位工程編制。規劃是項目監理的指導性文件，細則的是項目監理的作業文件應在項目部保留備查。監理月報應在規定的報告時間編制，在分發的同時應保留一份文本。專題報告的編制往往是不定期的，對重大的工程問題、協調問題應編制專題報告，以便及時解決問題。4.1.3監理內控資料的積累監理內控資料主要指公司質量管理體系運作過程中形成的各種資料，該部分資料的積累要注意公司質量管理體系運作動態，根據體系文件要求，做好項目部建設。形成的文件資料包括監理在役設備、儀器清冊、監理大事記、項目部學習記錄、內部溝通資料，對監理工作的測量（檢查）及不合格項整改及糾正、預防措施等。項目總監應注意加強項目部的內部管理工作，并做好記錄。4.2監理文件資料的管理4.2.1建立文件包確定管理分類不同的監理項目，最后形成的監理資料的內容和數量均有差異，項目部在進行監理工作準備時，應根據體系文件的要求本工程的特點，確定文件資料的總體框家，作出初步分類，以確定項目監理部文件包的結構形式。子文件夾的級別和數量。如前文所述，公司體系文件已經規定了相當的文件標識的代碼，項目部尚需根據所在項目部的承包單位情況和單位工程情況確定該兩項的代碼，同時確定文件資料的分類數，確定本項目的文件資料編號規則。以便在文件資料形成時，及時進行分類管理。4.2.2嚴格執行公司體系文件公司體系文件已就工程監理現場文件、資料管理作出了明確的規定，項目部應加強學習執行。在具體工作中，應指定專人或兼職對項目部文件資料進行管理。要注意建立完整的文件資料臺帳，使文件資料的收發、交付處于受控狀態。對各種文件資料的處置，要求項目部人員嚴格按各自崗位職責及時完成工作。對設計圖紙的修改，必須及時進行，并做好標識。項目總監理工程師應定期對項目文件資料的管理情況進行檢查。4.2.3在文件資料管理中應注意的問題監理文件資料是監理工作的證據和載體，因此對文件資料的管理應注意以下事項：1）監理形成的文件資料或簽署的工程技術文件不能自相矛盾。比如在驗收記錄中既記錄了某檢查項不合格，又在結論中簽上優良等。2）凡是留有監理痕跡的文件資料及其附件，項目部均應保留至工程交付使用以后，不要在工程監理過程中散失。3）要加強對監理工程師通知、檢查驗收中提出的整改項、協調事項的跟蹤和閉環。避免工作的虎頭蛇尾。4）對人員資格（不論是監理自身或承包單位人員）均要注意對其上崗證書的時效進行跟蹤，及時更新。5）對測量、檢測設備儀器（不論是監理自身或承包單位人員），要跟蹤其檢定周期，避免非預期使用。6）對項目部形成的文件資料，要定期組織檢查，對不合格文件資料要及時隔離、替換。4.2.4項目監理部資料的一般管理歸類表4.2.4-1序號文件夾類別子文件夾文件夾內容臺帳格式1監理項目部收文1）公司本部來文。2）上級有關部門。3）建設單位的行政性文件項目監理部來文登記表2公司質管體系運作記錄2.1監理學習記錄1）質量體系文件交底學習記錄。2）項目監理質量策劃（大綱、規劃、細則）文件的討論、交底記錄。3）內部業務學習記錄。項目監理部自存文件登記表2.2內部溝通1）內部溝通資料。2）監理月報（另存）。3）簡報（另存）項目監理部自存文件登記表2.3體系運行文件1）有關質量保證體系檢查通知。2）內外審的計劃、資料。3）監理質量問題的整改和糾正、預防記錄等。4）受控文件清單項目監理部自存文件登記表項目監理部來文登記表2.4監視測量記錄1）監理部自查記錄2）公司有關部門的檢查記錄3）上級有關部門的檢查記錄項目監理部自存文件登記表項目監理部來文登記表2.5改進記錄1）對存在問題的改進措施和成效2）糾正或預防措施3）改進監理工作的計劃、措施項目監理部自存文件登記表2.6監理在役設備、儀器檢測設備使用登記表項目監理部自存文件登記表2.7顧客溝通與顧客的溝通記錄。項目監理部自存文件登記表表4.2.4-2序號文件夾類別子文件夾文件夾內容臺帳格式3顧客提供產品及驗證3.1顧客提供產品1）由建設單位提供的設施。2）工程建設的依據性文件，如工程建設批文、設計審查文件等。3）設計圖紙4）設計修改、變更通知等。5）由建設單位主持的會議紀要顧客提供產品接受單3.2顧客提供產品驗證記錄顧客提供產品驗證記錄表工程監理現場文件資料/實物交付清單4監理質量策劃文件1）監理大綱。2）監理規劃。3）監理實施細則。4）項目監理部的有關工作制度。5）監理策劃修訂文件工程監理現場文件資料/實物交付清單5監理大事記監理大事記項目監理部自存文件登記表6監理月報工程監理月報工程監理現場文件