崗位說明書編寫技巧崗位說明書編寫技巧工作分析的直接結果之一是形成崗位說明書，假如我們把企業中的崗位當作一種邏輯上的產品，那么工作描述就是這個產品的說明書，也就是說，崗位說明書應該首先講清楚這個產品的”標準”，其次應該講清楚它的”功能”。在工作分析的各階段中，編制崗位說明書的工作最為復雜，崗位說明書不是人事管理員或人力資源經理拍腦袋想出來的，而是在工作調查和分析的基礎上，根據實際狀況科學設計的。在這一階段中，工作分析人員需要投入大量的時間對收集到的各種信息和資料進行研究，必要時還需要借助電腦、分析軟件等輔助工具進行統計和分析。崗位說明書的實質是通過工作分析這一工具，對企業各類崗位的工作性質、任務、責任、權限、工作內容和方法、工作環境和工作條件，以及崗位名稱、編號、層級和該崗位人員資格條件、知識要求、職業道德、能力要求、身體條件、崗位考核項目和標準等做出統一的規定。崗位說明書基本構成要素一般來講，一份完整的崗位說明書應該包括：崗位基本信息、崗位使命、崗位職責、崗位參與或主導的流程、崗位kpi、崗位任職資格、崗位發展通路、崗位工作環境、崗位資源配置、崗位權限等要素，如表所示一級構成二級構成基本說明崗位名稱、所屬部門、直接上級、直接下級、職族類別、崗位編號、崗位編制職責說明崗位使命、崗位職責、崗位參與或主導的流程、崗位kpi附加要素說明崗位任職資格：學歷、專業、性別、齡、證書、工作經驗、行業經驗、崗位經驗、知識、技能、職業素養崗位權限：人事權、財務權、信息權、資源調配權崗位工作環境：辦公環境、工作環境、相關資源配置崗位發展：橫向輪崗說明、縱向發展說明當然，并不是所有的企業在編寫崗位說明書的時候都需要對這些要素進行一一說明。企業也可以根據自己的實際需要，對崗位說明書的構成要素進行刪減。在文中，將重點介紹基本信息編寫、崗位使命描述、部門職能分解與崗位職責編寫、崗位kpi識別、崗位任職資格確認等因素。崗位基本信息：主要是通過崗位名稱、編號、崗位等級、所屬部門、職族類別、直接上級、直接下級、崗位編制等，形成崗位的基本信息，以便對崗位在組織中的位置與類別進行標識。崗位使命：就是崗位在組織中預期的責任和最高追求目標。崗位職責：主要指該崗位通過一系列什么樣的活動來實現組織的目標，來完成部門的職能，完成崗位的使命與目標。崗位任職資格：指為了完成工作，取得好的工作績效，任職者所需具備的知識、技能、經驗以及職業素養等要求。崗位基本信息編寫表：崗位基本信息編寫技巧內容編寫說明崗位名稱指一個具體崗位的名稱，崗位名稱需要標準化和統一化，比如人力資源部長、采購員等。所屬部門本崗位直屬的部門名稱，比如人事主任所屬部門是人力資源部。崗位等級該崗位在公司組織結構中所處的層級，比如a公司部長的崗位等級是b,主管的崗位等級是c。崗位編號該崗位在公司的唯一性編號。，崗位說明書編寫技巧部門職能責任崗位輔助崗位根據公司整體戰略，提出組織機構設置和優化的建議，合理進行部門的定崗定編人力資源主管人力資源經理、總經理負責制定公司人力資源規劃，各階段工作計劃人力資源主管人力資源經理、總經理根據公司人力資源規劃，制定公司招聘計劃招聘管理員人力資源經理、人力資源主管、人事管理員負責公司招聘渠道的建立與管理招聘管理員人力資源經理、人力資源主管負責組織公司招聘人才信息的收集與人才信息庫的建立招聘管理員人力資源主管負責員工的招聘、選拔、晉升、試用期的評估與管理招聘管理員人力資源經理、人力資源主管負責組織公司招聘考核試題庫的建立崗位任職資格確定與描述任職資格是驅動員工產生優秀工作績效的各種顯性和隱性特征的集合，它反映的是員工以不同方式所表現出來的知識、技能、素養崗位任職資格一般包括：基本要求、知識、技能和素養四部分，其中基本要求是指某崗位對任職者的最低要求，包括專業、學歷、性別、齡等；知識是指一個人在一個特定領域所擁有的各種信息的總和；技能是指結構化運用知識執行某項有形或無形工作的能力；素養是指員工行為對外部環境及各種信息所表現出來的一貫反應，素養可以預測個人長期在無人監管下的工作狀態。學歷要求是指按照國家正規學歷教育的程度，堅持適合的原則，最好采用確定某一學歷或界定在某一個特定的范圍之內；專業要求是指按照國家正規學歷教育結構設置的學科體系進行劃分，如人力資源專業、機械設計專業、英語專業等；性別要求是指部分崗位的工作特點對性別需求可能有一定的傾向性，在這種情況下可以進行選擇；齡要求是指部分崗位的工作特點可能對齡有一定的傾向性，在這種情況下可以進行選擇；特殊要求是指如果該崗位需要有國家或行業規定的特殊從業資格的，需要在這里注明，如電工證、駕駛證、會計證等；工作經驗是指指在不同企業或不同崗位所有工作時間的總和，部分崗位的工作特點可能對工作經驗有一定的要求；行業經驗是指在本行業所有工作時間的總和，部分崗位的工作特點可能對該行業的工作經驗有一定的要求；崗位經驗是指在與公司相同或類似崗位所有工作時間的總和，部分崗位的工作特點可能對崗位經驗有一定的要求。知識包括包括基本知識、專業知識。技能包括管理技能、專業技能。素養包括基本職業素養、特殊職業素養，其中特殊職業素養指該崗位的工作性質對任職者的職業素養的特殊要求。比如：表：a公司總經理秘書崗位的任職資格為：基本要求學歷大專。專業文秘；企業管理；其他。性別不限。經驗工作經驗：－；行業經驗：－；崗位經驗：－。資格證書無要求。知識基本知識公司簡介；核心價值理念；公司流程；規章制度；公司產品知識。專業知識管理專業知識：行政管理知識；檔案管理知識。能力管理技能，崗位說明書編寫技巧組織協調能力。專業技能書面表達能力；口頭表達能力；執行能力；學習能力；電腦應用能力。素養基本素養責任心；紀律性；誠信；主動性；團隊精神；服務意識；保密意識。特殊素養全局意識；窒度。表：A公司管理會計崗位的任職資格為：基本要求學歷大專。專業財務管理；會計學；其他。性別不限。經驗工作經驗：－；行業經驗：－；崗位經驗：－。資格證書會計證。知識基本知識公司簡介；公司核心價值觀；公司產品；公司流程；公司制度。專業知識財務專業知識：財務知識；成本管理知識；統計學知識；投資知識。管理專業知識：法律知識；檔案管理知識。運營專業知識：生產管理知識；倉儲管理知識；物流知識。能力管理技能創新能力。專業技能口頭溝通能力；書面表達能力；計劃能力；執行能力；分析判斷能力；學習能力；電腦應用能力。素養基本素養責任心；誠信；紀律性；主動性；團隊精神；服務意識；保密意識。特殊素養全局意識；窒度。崗位說明書的維護通過崗位說明書的編寫，企業就可以將所有的職能都分解到相關崗位上去了，正所謂，“人人有事做”，但是崗位說明書是相對靜態的指導文件，但是其內涵卻是動態發展的，從崗位基本信息、崗位使命、崗位職責以及任職資格，都會隨著企業戰略、組織模式、市場環境和人力資源狀況變化而調整，如果調整不及時，崗位說明書對工作的指導意義則越來越不明顯，同時也就失去了崗位說明書本身的價值所在，所以說，崗位說明書的動態維護就顯得非常關鍵了，下表是國內某企業的崗位說明書維護權限表和崗位說明書維護記錄表，讀者可以參考執行。表：崗位說明書維護權限表維護項目維護責任崗位提出維護需求審核批準修改—基本信息績效管理員人力資源部長總經理修改—使命與職責績效管理員人力資源部長總經理工作職責績效管理員人力資源部長總經理任職資格績效管理員人力資源部長總經理新增崗位說明書部門負責人績效管理員人力資源部長總經理崗位說明書的宣貫培訓績效管理員人力資源部長全面提升性修改崗位說明書績效管理員人力資源部長總經理表：崗位說明書維護記錄表申請部門申請人維護內容申請維護的理由說明修改前后比較變更前：變更后：修改后風險評估受影響的其它部門或崗位對公司總體職能實現的影響評估審核意見審批意見變更后需要知會的相關部門：，崗位職責的編寫常見的方法有一下幾種：一種是基于pdca和管理五大職能進行部門職能分解、另外一種是基于責任崗位和輔助崗位進行部門職能分解，三種方法是基于流程進行職能分解。表：部門職能分解表（根據pdca和管理五大職能分解部門職能）部門職能計劃組織執行協助審核根據公司整體戰略，提出組織機構設置和優化的建議，合理進行部門的定崗定編人力資源經理人力資源經理人力資源主管總經理負責制定公司人力資源規劃，各階段工作計劃人力資源經理人力資源主管總經理根據公司人力資源規劃，制定公司招聘計劃人力資源主管招聘