1、*空調公司2004年度費用報銷管管理規定定編制: 審核: 批準: 二零零三年年十二月月目 錄 費用報銷管管理制度度分公司費用用管理制制度差旅費開支支報銷銷管理規規定費用報銷管管理制度度一、目的：為控管空調調公司資資金支出出，規范范費用報報銷作業業特制定定本辦法法。二、范圍：凡需從空調調公司財財務科申申領資金金（現金金及支票票）均按按本辦法法辦理。三、審批權權限：根據公司銷銷售管理理規范和和空調公公司財務務科的有有關規定定，結合合空調公公司實際際情況，特特作如下下規定：1、空調公公司費用用額度以以內發生生的費用用按費用用項目經經權責主主管簽批批后報銷銷。2、超出空空調公司司費用額額度的費費用由集

2、集團總裁裁簽批后后報銷。3、集團公公司另有有規定的的，以其其規定。四、報銷額額度：為更合理地地使用資資金，對對差旅費費、招待待費、通通訊費、市市內交通通費等幾幾種主要要費用由由相關部部門制定定開支額額度，各各種費用用在額度度內憑票票據實報報銷，超超過規定定額度部部份不予予報銷。五、報銷憑憑證： 11、外部部憑證，凡凡需從財財務科報報銷，不不論金額額大小，均均須取得得合法的的與經濟濟活動相相符的外外部憑證證，若因因故確實實不能取取得憑證證，應說說明未取取得單據據的原因因，幾種種主要費費用的原原始憑證證具體要要求如下下：1）、 廣廣告費a、 發票票b、媒體報報價單c、廣告合合同d、電視、電電臺播出

3、出證明，報報紙整張張樣報e、項目審審批表2）、專賣賣店、展展臺、燈燈箱、戶戶外廣告告、條幅幅等制作作費發票制作費用預預算單制作合同照片項目審批表表3)軟性新新聞發布布費A、軟性報報道： a)經手人人、部門門主管、市市場部部部長等三三人以上上簽字證證明的支支付證明明 b)電視、電電臺播出出證明，報報紙整張張樣報 c)項目審審批表 B、公公關活動動類： 參照廣廣告費執執行 C、軟軟文硬操操作 a)、發票票 b)、媒體體報價單單 c)、廣告告合同 d)、電視視、電臺臺播出證證明，報報紙整張張樣報 e)、項目目審批表表 4）、倉倉租、房房租 a）、發發票 b)、租賃賃合同 5）、其其他費用用所需單單據

4、按國國家及公公司有關關規定提提供： 22、內部部憑證，報報銷時，還還需填制制內部憑憑證，具具體為：1）、報銷銷差旅費費，須填填制空調調公司差差旅費報報銷單，準準確、完完整填寫寫出差事事由等相相關欄位位，車資資應注明明起訖地地點；并并將外部部憑證工工整地粘粘貼于空空調公司司差旅費費報銷單單背面。2）、報銷銷差旅費費以外的的其他費費用，須須填制空空調公司司費用報報銷單，準準確、完完整填寫寫摘要等等相關欄欄位。3、憑證粘粘貼要求求：1）、從外外部取得得的原始始單據除除差旅費費單據采采用“差旅費費報銷單單”粘貼外外，其余余各項費費用采用用“費用報報銷單”進行分分類粘貼貼。2）、費用用單據應應分類粘粘貼

5、，不不可將不不同種類類費用的的單據匯匯合粘貼貼在同一一張“費用報報銷單”上。3）、費用用單據粘粘貼時應應折疊整整齊，錯錯落有序序，便于于單據的的審核和和裝訂、保保管。六、報銷程程序：1、報銷人人憑合法法之報銷銷憑證，呈呈部門主主管審批批后，送送財務科科費用審審核主管管審核。各部門主管管對報銷銷事項審審批時，須須確認該該事項事事先已報報備，且且支出真真實合理理，并對對支出的的真實合合理性負負責，若若經部門門主管審審批后的的費用支支出不真真實或不不合理，一一經查實實，將對對經辦人人和部門門主管分分別處以以不實金金額兩倍倍的罰款款。2、財務科科費用審審核主管管對單據據是否齊齊全、合合法及支支出的真真

6、實合理理進行審審核，對對支出不不真實、不不合理、不不合法的的各項費費用，空空調公司司財務科科費用審審核主管管具有否否決權。如如審核合合格即轉轉呈相應應權責主主管審批批；如財財務科費費用審核核主管認認為單據據不合規規范或超超出報支支范圍，有有權要求求報支人人提供真真實合理理合法之之憑證或或拒絕付付款。3、權責主主管簽批批后，轉轉財務科科科長審審核，審審核合格格后轉出出納付款款（注：若需更更高一級級領導審審批，尚尚需相關關領導審審批后，方方可付款款）。4、出納人人員支付付款項，均均須憑已已經相應應權責主主管核準準和財務務科科長長審核的的憑證付付款，不不得擅付付款項。七、報帳時時間：已經發生的的費用

7、務務必及時時報帳，在在費用發發生時及及時收集集相關單單據，當當月發生生的費用用務必在在次月55日前報報銷完畢畢，次月月5日后后不再接接受任何何報支。八、本辦法法解釋權權歸空調調公司財財務科，從從公布之之日起實實施。附：流程圖圖 費費經 粘貼工工整之費費用憑證證 部 真實、合合理性審審核 用用手 門 審審人 主 核核 管管 主 管 付 審 款 核出 財 集集團總裁裁 權 付付款審核核 務 責責納 科 核準準（空調調公司額額度內） 主主 長長 管分公司（辦辦事處）費費用管理理制度本著勵行節節約，明明確權責責的費用用管理原原則，為為了保障障分公司司/辦事事處（指指有限公公司直轄轄的分公公司、辦辦事處

8、，不不含分公公司在區區域內設設置的二二級辦事事處）銷銷售業務務開展正正常費用用的開支支，堅持持對費用用“定額管管理、據據實報銷銷、先申申請后實實施再付付款，做做到單證證齊全、手手續完整整、程序序合法，保保證各項項費用的的發生真真實、合合理、高高效”，對分分公司（辦辦事處）日日常的費費用管理理如下：一、費用的的分類：為了便于對對分公司司（辦事事處）發發生的費費用實行行定額、比比率管理理，依據據各項費費用的來來源，申申報、審審批方式式以及費費用控制制責任的的不同將將費用劃劃分為：1、空調公公司總部部主控費費用：空調公司總總部主控控費用，由由分公司司（辦事事處）根根據空調調公司有有關規定定和分公公司

9、（辦辦事處）實實際工作作需要申申報，經經空調公公司相關關部門審審批后，限限額使用用。限額額內費用用由空調調公司承承擔，限限額外費費用由分分公司（辦辦事處）主主控費用用中扣回回。空調公司主主控費用用包括：開辦費費，分公公司會計計人員工工資及資資金，總總部統一一安排實實施的廣廣告費、宣宣傳費，空空調公司司統一安安排的廣廣告宣傳傳品制作作費，空空調公司司統一制制作的促促銷禮品品費，客客戶訂貨貨（展銷銷）會會會務費，安安裝維修修費，倉倉租及長長途運輸輸費，裝裝卸費，以以及空調調公司批批準承擔擔的其他他費用。2、分公司司（辦事事處）主主控費用用：分公司（辦辦事處）主主控費用用，由空空調公司司根據銷銷售政

10、策策規定下下撥給分分公司（辦辦事處）使使用，由由分公司司（辦事事處）經經理根據據空調公公司有關關規定在在額度內內負責主主要控制制的費用用，分公公司（辦辦事處）主主控費用用超支由由分公司司（辦事事處）經經理自行行承擔，嚴嚴禁坐支支或挪用用其他款款項。分公司（辦辦事處）主主控費用用包括：分公司司、辦事事處人員員（會計計除外）的的工資及及獎金，辦辦公費，郵郵電費，差差旅費，招招待費，交交通費，水水電費，辦辦公、住住宿房租租，以及及除空調調公司主主控費用用、分公公司（辦辦事處）協協控費用用以外的的其他費費用。3、分公司司（辦事事處）協協控費用用：分公司（辦辦事處）協協控費用用，由空空調公司司根據銷銷售

11、政策策規定下下撥費用用使用額額度給分分公司（辦辦事處），在在額度內內由區域域經理根根據需要要并經過過相應的的審批程程序，協協助空調調公司控控制使用用，該項項費用年年終決算算時不得得超支，若若有超支支，空調調公司有有權給予予有關分分公司（辦辦事處）相相應懲處處，若有有節余，在在基本完完成銷售售任務的的前提下下，空調調公司可可給予相相應分公公司（辦辦事處）一一定的獎獎勵，具具體辦法法由空調調公司另另行制定定。分公司（辦辦事處）協協控費用用暫定為為：由分分公司組組織實施施的市場場推廣費費，具體體包括以以下幾項項：1）、廣告告宣傳費費：含媒媒體廣告告發布費費、戶外外廣告發發布費、現現場POOP制作作費

12、、總總部統一一制作的的促銷禮禮品費，新新聞媒體體發布的的新聞、報報道、通通訊、消消息、專專題的直直接費用用，以及及其他廣廣告宣傳傳費用。2）、終端端建設費費：含專專柜展臺臺制作費費、場地地費等涉涉及終端端建設的的費用。3）、導購購費用：含導購購人員工工資、提提成、商商場管理理費等。二、費用的的定義和和執行標標準：空調公司主主控費用用：1）、開辦辦費：分分公司（辦辦事處）新新設之初初用于購購置必要要的辦公公設施和和資產的一次次性開辦辦支出費費用，主主要包括括傳真機機、有線線電話、辦辦公桌椅椅，床具具及其他他一些必必要的日日常生活活用具，該該項費用用按空調調公司有有關批文文限額使使用。2）、分公公

13、司會計計人員工工資及獎獎金：空空調公司司派駐分分公司的的會計人人員的工工資，具具體工資資標準由由空調公公司辦公公室與財財務科共共同制定定，分公公司會計計人員的的獎金按按空調公公司主管管人員的的獎金標標準，根根據綜合合考評結結果發放放。3）、空調調公司統統一安排排實施的的廣告費費、宣傳傳費：空空調公司司針對各各分公司司（辦事事處）銷銷售市場場實際情情況，策策劃實施施的廣告告活動費費用、宣宣傳費用用。4）、安裝裝維修費費：安裝裝費指按按公司統統一規定定結算給給特約單單位的安安裝費以以及公司司自行安安裝發生生的安裝裝費用；維修費費指因質質量原因因發生的的空調維維修費，標標準按公公司統一一規定執執行。

14、5）、倉租租及長途途運輸費費：指公公司在外外租賃的的中轉倉倉倉儲費費、由公公司成品品倉發送送到中轉轉倉的運運輸費，以以及按公公司規定定由公司司承擔的的為客戶戶送貨上上門的運運輸費用用。倉租租標準由由空調公公司根據據分公司司（辦事事處）全全年銷售售任務，分分公司（辦辦事處）所所在地城城市消費費水平等等統一制制定。6）、空調調公司批批準承擔擔的其他他費用：該項費費用主要要包括： = 1 * GB3 、公司司總部統統一組織織的開會會、學習習、培訓訓、旅游游等費用用； = 2 * GB3 、突發發事故處處理費用用； = 3 * GB3 、財務務人員外外出對帳帳差旅費費； = 4 * GB3 、空調調公

15、司統統一制作作的促銷銷禮品等等。2、分公司司（辦事事處）主主控費用用：分公司（辦辦事處）主主控費用用分為：1）、銷售售環節費費：包括括分公司司人員工工資及獎獎金（財財務除外外）、通通訊費、業業務人員員差旅費費、業務務招待費費、市內內交通費費、銷售售傭金等等。2）、銷售售管理費費：辦公公、住宿宿用房房房租、辦辦公費、郵郵電費、水水電費、財財務費用用（財務務人員的的業務傳傳真費、往往返倉庫庫對帳的的市內交交通費）。分公司（辦辦事處）主主控費用用的來源源及標準準： = 1 * GB3 、分公司司（辦事事處）營營運最低低保障金金：按220044年度分分公司/辦事處處保障金金確定辦辦法。 = 2 * G

16、B3 、分公司司/辦事事處包干干費：按按分公司司（辦事事處）220044年銷售售年度費費用控制制及薪資資方案執執行。 = 3 * GB3 、其他費費用補充充，如：空調公公司總部部根據市市場狀況況臨時制制訂的面面向分公公司（辦辦事處）的的費用補補充政策策。三、分公司司（辦事事處）協協控費用用：分公司（辦辦事處）組組織實施施的市場場推廣費費：分公公司（辦辦事處）組組織實施施的市場場推廣費費按銷售售凈回款款的2%計提，由由空調公公司市場場部主要要控制，分分公司（辦辦事處）在在轄區內內按空調調公司規規定的審審批程序序批準后后，操作作使用。費費用包括括：分公公司（辦辦事處）自自行策劃劃的媒體體廣告發發布

17、費、戶戶外廣告告發布費費、現場場POPP制作費費、新聞聞媒體發發布的新新聞、報報道、通通訊、消消息、專專題的直直接費用用，分公公司自行行制作的的廣告禮禮品、宣宣傳品制制作費，以以及空調調公司批批準列入入的其他他市場推推廣費。年年終決算算，該項項費用不不得超支支，超支支部分從從分公司司（辦事事處）主主控費用用來源或或獎金中中扣除；若有結結余，在在基本完完成銷售售任務的的前提下下，空調調公司可可給予相相應分公公司（辦辦事處）一一定的獎獎勵。四、費用項項目的申申報、審審批、用用款下撥撥及報帳帳：空調公司總總部主控控費用：1）、開辦辦費：按按空調公公司的批批準用款款額度，發發生開辦辦費用時時，由經經辦

18、人據實制單單列出明明細開支支項目。分分公司（辦辦事處）會會計審核核、經理理簽字證證明，根根據費用用原始單單據填制制費用報報銷單寄寄回空調調公司，辦辦理報帳帳沖帳手手續。2）、倉租租：在空空調公司司核定的的倉租的的定額內內，由分分公司（辦辦事處）經經理、會會計填寫寫項目申申請，采采用空調調公司統統一制定定的租賃賃合同范范本與出出租單位位簽訂合合同后寄寄回空調調公司備備案。該該項費用用報銷時時，憑核核定的分分公司（辦辦事處）倉倉租定額額、項目目審批書書、租賃賃合同和和原始發發票連同同費用報報銷單定定期寄回回空調公公司進行行此項費費用的審審核、報報銷（一一般按月月或季、半半年進行行審核）。3）、工資

19、資：分公公司（辦辦事處）人人員工資資的審批批權屬空空調公司司辦公室室，每月月憑空調調公司審審核、傳傳真的工工資表發發放工資資，并將將員工簽簽收之工工資表回回傳空調調公司辦辦公室審審查、備備案。4）、獎金金：空調調公司總總部根據據百分考考核制度度確定分分公司（辦辦事處）獎獎金發放放總額，分分公司（辦辦事處）經經理擬定定內部獎獎金分配配方案報報總部審審核、備備案，由由財務部部發放。5）、空調調公司統統一安排排實施的的廣告費費、宣傳傳費：分分公司（辦辦事處）根根據空調調公司的的廣告項項目審批批表、按按要求填填寫，經經批準并并組織實實施后，將將有關原原始單據據連同費費用報銷銷單寄回回空調公公司報銷銷。

20、附：空調公公司主控控費用使使用一般般流程圖圖費 用 項項 審 批 審審 核核 借借支費目 申 請請 備 案 用（用用款）分公司（辦辦事處） 空調公公司 費用項項目經手手人 費用報報帳 付 款 或或 審 核核 傳遞遞表 費用單單據傳遞遞 單單據轉移移 收集費費用單據據、填 轉 帳 跟蹤蹤表 制費用用報銷單單 空調公司財財務 相相關部門門 分公公司（辦辦事處）財財務 費費用項目目經手人人 22、分公公司（辦辦事處）主主控費用用：費用發生后后，由經經辦人據據實制單單，會計計審核、經經理審批批。分公司（辦辦事處）主主控費用用原始單單據由分分公司（辦辦事處）裝裝訂存檔檔、備案案，定期期將單據據轉回總總部

21、存檔檔。附：分公司司（辦事事處）主主控費用用使用一一般流程程圖定期計算定定額 款項劃劃撥 辦辦 事事 處處匯款至分公公司 帳 戶 空調公司財財務科 分公公司（辦辦事處）財財務 支 付 費報銷記帳 審批 審審核 費費用發生生 用 （經手手人制單單）分公司財務務 分公司司經理 分分公司財財務 經手手人（普普通員工工） 33、分公公司（辦辦事處）協協控費用用：分公司（辦辦事處）組組織實施施的市場場推廣費費用的申申報、審審批、用用款下撥撥、報帳帳程序與與空調公公司統一一安排實實施的廣廣告費、宣宣傳費程程序相同同。五、具體費費用報銷銷的附件件要求：1、客戶政政策費用用：具備備項目審審批表、客客戶出具具的

22、收款款收據。2、廣告費費、宣傳傳費： = 1 * GB3 、媒體發發布費：具備廣廣告合同同，相應應的電視視、電臺臺節目播播出單、報報紙、報報刊、雜雜志樣報報和報價價單以及及項目審審批表。 = 2 * GB3 、路牌、燈燈箱制作作費：具具備制作作合同，工工程預（決決）算表表及廣告告制作物物現場照照片以及及項目審審批表。 = 3 * GB3 、廣告印印刷品：具備廣廣告合同同，公司司廣告品品管理人人員簽收收入庫單單以及項項目審批批表。 = 4 * GB3 、廣告禮禮品：具具備廣告告制作合合同，公公司廣告告禮品管管理人員員簽收入入庫單以以及項目目審批表表。 = 5 * GB3 、專柜展展臺制作作：具備

23、備廣告制制作合同同、費用用預（決決）算表表，宗申申空調專專柜展臺臺設置申申請表，專專柜展臺臺現場照照片以及及項目審審批表。 = 6 * GB3 、廣告片片制作費費：具備備廣告制制作合同同、廣告告片實物物以及項項目審批批表。3、維修費費：（指指分公司司、辦事事處）維修費用報報帳時，按按公司售售后服務務管理規規定辦理理。4、財務費費用 ：分公司司（辦事事處）財財務人員員差旅費費的報銷銷應具備備外出辦辦公申請請表或述述職報告告。六、費用報報銷原始始單據的的要求：1、原則上上所有費費用報銷銷單據應應符合中中華人民民共和國國發票管管理辦法法之要要求，否否則，地地稅部門門不給予予進入商商品銷售售費用，不不

24、作為公公司所得得稅的計計算扣除除數。這這樣相應應地加重重了公司司的稅收收負擔。目目前，稅稅務部門門認可的的發票有有以下幾幾種： = 1 * GB3 、增值稅稅專用發發票和運運輸專用用發票（簡簡稱專用用發票）該該類發票票均蓋有有國家稅稅務總局局的橢圓圓形監制制章。 = 2 * GB3 、行業銷銷售發票票（簡稱稱普通發發票），產產品銷售售發票和和商品銷銷售發票票蓋有國國家稅務務總局的的橢圓形形監制章章，其他他行業銷銷售發票票均蓋有有地方稅稅務局的的橢圓形形監制章章。 = 3 * GB3 、國家行行政、事事業單位位、財政政部門印印制的收收款收據據（簡稱稱財政收收據）這這類發票票均蓋有有國家行行政、事

25、事業單位位財政部部門的監監制章。2、根據公公司各項項費用的的發生頻頻率以及及各項費費用所占占費用總總額的比比重大小小，以下下費用必必須具備備正式發發票，嚴嚴禁用白白條代替替發票報報銷付款款。 = 1 * GB3 、廣告費費：具備備廣告專專用發票票和商業業銷售發發票。 = 2 * GB3 、運輸費費：具備備運輸專專用發票票或運輸輸行業發發票。 = 3 * GB3 、維修費費：維修修費中的的保修卡卡費用的的結算必必須具備備商業銷銷售發票票或財政政收據。 = 4 * GB3 、租賃費費：倉庫庫租賃費費必須具具備租賃賃業發票票。 = 5 * GB3 、招待費費：餐飲飲業發票票或商業業銷售發發票。 =

26、6 * GB3 、小車費費用：小小車修理理費須具具備服務務業發票票。3、所有費費用報銷銷原始單單據的抬抬頭必須須注明：“*空調調公司”字樣，并并加蓋提提供發票票單位的的財務專專用章或或發票專專用章。七、費用單單據的粘粘貼要求求：1、從外部部取得的的原始單單據除差差旅費單單據采用用“差旅費費報銷單單”粘貼外外，其余余各項費費用采用用“費用報報銷單”進行分分類粘貼貼。2、費用單單據應分分類粘貼貼，不可可將不同同種類費費用的單單據匯合合粘貼在在同一張張“費用報報銷單”上。3、費用單單據粘貼貼時應折折疊整齊齊，錯落落有序，便便于單據據的審核核和裝訂訂、保管管。費用用單據轉轉移至空空調公司司時，必必須填

27、寫寫分公公司（辦辦事處）費費用單據據傳遞跟跟蹤表，并并對各項項費用進進行分類類統計。差旅費開支支、報銷銷管理規規定一、目的：為規范空調調公司差差旅費的的開支、報報銷流程程，做到到差旅費費開支合合理、高高效，特特制定本本規定。二、適用范范圍：本規定適用用于空調調公司出出差人員員、公司司統一安安排的會會議參加加人員及及派遣到到辦事處處的員工工。三、員工出出差，本本人填寫寫出差申申請單，由由主管部部門經理理以上審審批，經經總經理理批準，方方可出差差；受總經理直直接委托托外出辦辦事的員員工可將將出差申申請單直直接交派派出領導導審批，并并知會部部門經理理。部門經理以以上人員員出差，由由總經理理批準，方方可出差差。四、出差人人員的費費用報銷銷：交通費：限限定標準準以內憑憑標實報報銷職位 一般般人員 主主 管 部 門 經經 理 副 總總 經 理 總 經 理理項目 （含副副經理）長途交通工工具 火 車車 硬 臥 火 車車 硬 臥 火火 車 硬 臥臥 飛 機 飛 機 （經經濟艙） （經經濟艙）注：本著節節約費用用的原則則，若出出差路程程以乘坐坐火車（特特快）時時間不超超過122小時以以內的視視出差任任務輕重重對交通通工具應應首選火火車硬臥臥。A：審計人人員、業業務經理理屬主管管級B：超標準準乘交通通工具應應由總經經理事先先審批（見見附件）。C：乘火車車硬座，