1、試論高校學生戶籍檔案管理中的人文關心試論高校學生戶籍檔案管理中的人文關心2022年應屆高校畢業生規模為20世紀初的6倍，2022年高校畢業生人數為660萬，預計2022年全國大學畢業生人數將創歷史新高的680萬人。加之受到2022年以來金融海嘯的影響，就業形勢更加嚴峻，大學生就業也被稱為進入30多年以來最難時期，各級政府部門紛紛出臺相關幫扶措施，拓寬渠道保就業。高校學生戶籍檔案管理的工作作為高校保衛工作的一個有機組成部分，是高校畢業生就業的一項重要構成要素。同時，搞好高校學生戶籍檔案管理工作，還能為社會的安定團結作出一定的奉獻。如何做好高校學生戶籍檔案管理工作、如何改善高校學生戶籍檔案管理，以

2、適應社會開展的需要，成為目前必須面對的問題。一.景德鎮陶瓷學院學生戶籍檔案管理工作的現狀及問題1958年，中國迄今為止唯一的一所陶瓷高等學府景德鎮陶瓷學院就在這座千年古鎮誕生了，從而翻開了中國陶瓷高等教育的新篇章。如今，學院設有材料科學與工程學院、陶瓷美術學院、設計藝術學院、機械電子工程學院、工商學院、信息工程學院、人文社科學院、成人教育學院、科技藝術學院和思想政治理論課教學科研部等10個院部近40個專業，有碩士、本科、高等職業技術教育等多層次的培養形式，并向海外招收攻讀學士學位和碩士學位的留學生。截止2022年3月，有在校本專科、研究生、留學生共計15000多人，戶籍檔案在校的在1萬左右。通

3、過景德鎮陶瓷學院保衛處全體人員的共同努力，學校的學生戶籍檔案管理工作從無到有、從簡單到細致、從單一到全面，逐步開展起來，獲得了一定得成績。但是，與兄弟院校的學生戶籍檔案管理工作相比，還存在許多的缺乏和問題，主要表達在以下幾個方面：1、缺少科學的管理方法2、沒能適時完善管理制度如今，學生戶籍檔案管理工作中不斷出現新的變化，首先，我國現行的大中專院校學生戶籍管理方法規定與前幾年的已經有了質的變化，新生入學時，可以不在原籍辦理戶口遷移，上學期間，學生戶籍檔案不在學校，畢業時也無需再遷出；其次，景德鎮陶瓷學院的在校生規模與前幾年相比呈現倍數遞增的趨勢，相應的戶籍檔案的管理工作量也大量增加；第三，由于各

4、種原因轉學、退學、休學、開除的學生也逐年呈現上升態勢，其戶籍檔案的清退和保管工作有一定的難度；第四，許多的畢業生在戶籍檔案掛靠學校2年后沒有及時遷移，導致管理工作壓力增加等。以上情況都要求工作中的管理制度相應作出調整，如在學生入學前，除了在入學通知中重點標注戶籍遷移實行自愿原那么之外；將是否進展戶籍遷移對大學生將來畢業、就業、工作等的優缺點進展比照列表；尤其是戶籍遷移后，大學生的城市戶籍身份是無法回轉為農村戶籍身份，因此可能喪失很多惠農政策的優惠；以供學生和學生家長綜合考慮，這樣將在很大程度上改變農村籍學生跳龍門的戶籍概念。而景德鎮陶瓷學院的學生戶籍檔案管理制度還是上個世紀制定的，沒有及時根據

5、當前的工作環境的變化適時作出調整和完善。3、全程化管理程度低淺高校學生戶籍檔案的管理過程大致可以分為以下幾個環節：入學檢查，入戶審批，查詢、補辦、檢索等，畢業檢查派遣。在第一、二個環節上，景德鎮陶瓷學院的學生戶籍檔案管理已經完全到位，而在學生戶籍檔案入戶的過程中以及在校期間的查詢等，尤其是畢業后的查詢、補辦等環節還處于比較低淺的程度階段，甚至有的環節還處于缺失狀態，不能更好的效勞于在校生和畢業生。以往離校2年以上的學生需要調出個人戶籍檔案，由于學生個人不清楚自己離校時戶籍的去向，也不清楚應該如何查詢和辦理。往往是先詢問之前的班主任或熟悉的教師，由其代為去學工處畢業分配辦公室和保衛處戶籍管理詢問

6、。而畢業2年以上學生的戶籍檔案在新校區是無法查詢，既無電子檔案又無紙質檔案，故要回到老校區保衛處；老校區主管該項工作的人員不是只承擔此項工作，假設因其他事項外出，那么使得查詢人或辦理人無法及時查詢和辦理。這樣的非全程化管理不僅不利于學生戶籍的日常管理，也不利于非正常未調離戶籍檔案的清理，導致戶籍檔案越壓越多，管理本錢和問題增加。4、不能及時創新管理高校學生戶籍檔案的管理如何適應當前大學生就學和就業的需要是景德鎮陶瓷學院還沒有全面考慮的問題，因此在創新方面就更談不上。如新校區處于浮梁縣湘湖鎮，而戶籍管理又歸屬于珠山區新廠派出所，辦理相關工作需要先在新校區確認相關根本手續后，再到新廠派出所辦理后續

7、的手續，給學生以及學校戶籍檔案管理工作人員帶來一定的費事。如能在管理屬地和權限上申請由新廠派出所托管至湘湖鎮派出所，那么能有效的化解這一問題。又如景德鎮陶瓷學院的學生戶籍檔案管理科設在保衛處，而學生人事檔案管理設在招生就業處，如能實現類似政府辦證大廳的辦公形式，將學生戶籍檔案和人事檔案的辦理設立結合辦公室，將有效進步管理效率和辦事效率，也能更好的為廣闊學生效勞。二.對景德鎮陶瓷學院學生戶籍檔案管理改革的考慮基于以上工作中存在的問題，借鑒兄弟院校的成功經歷，結合景德鎮陶瓷學院學生戶籍檔案管理的情況，做出如下的考慮：1、加強高校學生戶籍檔案管理政策的宣傳為了讓學生便于自己戶籍檔案的遷移和相關利益的

8、維護，一定要通過各種形式來加大對其的政策宣傳，讓條件成熟的學生不用將戶籍檔案遷移到學校，這樣可以減少由于遷移過程的程序帶來的錯誤而影響其戶籍檔案的管理。所以，景德鎮陶瓷學院保衛處戶籍管理科應主動與招生畢業處直接聯絡，在招生宣傳材料、新生報道須知、學生離校須知等材料上，通過紙質和網絡等形式，對學生和學生家長宣傳高校學生戶籍檔案管理政策，告之學生及其家長在不同的情形下，遷移戶籍檔案到學校是否有利于學生的利益；遷移過程中的主要程序和辦理本卷須知；在校期間遇到不同的情形需要戶籍檔案證明和查詢等，如何辦理；畢業時如何辦理戶籍檔案的掛靠和遷移等，讓學生及家長全面認識和理解我校對學生戶籍檔案的管理工作。2、

9、逐步運用信息化管理的方式方法在依法嚴管的同時，一定講究科學管理。科學有效的管理，不但是高校學生戶籍檔案工作順利進展的必要條件，而且也是進步工作效率和效勞程度的有效途徑。可逐步對現有的戶籍檔案管理工作實現電子化管理，將每年新進的學生戶籍檔案必須實現紙質檔案掃描入檔，并借助學校信息工程學院的師資力量，開發自用性的學生戶籍檔案管理系統，將學生紙質檔案的內容進展實時的錄入，這樣可以保證紙質戶籍、掃描戶籍、戶籍電子信息系統的三位一體，以進步工作效率。另外，在日常工作中，將之前積壓的戶籍檔案按照學生畢業的年份，逐年電子化，改變現有戶籍檔案案卷目錄和卡片目錄的單一化，逐步使學生戶籍檔案管理走上現代化的軌道。

10、3、建章立制，標準管理1搜集制度新生在到校報到的過程中往往會出現材料不全或材料遺失等情況，當前還出現了冒名頂替入學、學生戶籍遷移證和身份證信息不一致等情況，這些都使得學生戶籍建檔工作遇到一定得難度。因此必須有嚴格的搜集制度來保證所搜集的學生檔案是真實可靠的，假設這第一步沒有做好，勢必影響到后面各個環節工作的正常開展。為此，諸如增加新生班主任作為兼職檔案管理員的制度，可以用以在搜集環節來加強對檔案識別的力度。2立檔和整檔制度結合景德鎮陶瓷學院學生戶籍檔案管理工作的特點，可以以學年度來分階段施行相應的立檔和整檔管理。學年初，對新生進展立檔，實行分學年度按院系分卷建檔制度，學年末，對本屆畢業生的畢業

11、生分配名冊、戶口遷移證存根、常住人口登記表等整理歸檔。另外，每個學期期間，對中途退學、轉學者的戶籍檔案進展及時的整理，注明時間、去向以及原因，以備查考。3使用制度在詳細的工作中還常遇到學生需要戶籍檔案辦理相關事宜的情況，甚至包括在校期間臨時要遷移戶籍檔案回原籍等情況，所以加強使用制度的建立非常必要。尤其是學生出國深造、畢業后需要結婚生子或是貸款買房、考公務員等的需要，學校可以在使用過程中開設綠色通道，為學生提供使用上的便利。4、加強全程化管理在入學檢查、入戶審批、畢業檢查派遣等環節之外，加強查詢、補辦、檢索等環節的工作，利用各種政策條件和技術手段，實如今景德鎮陶瓷學院新老校區內，學生戶籍檔案辦

12、理、查詢、辦理等的一站式管理，強化全程化管理。如在新校區戶籍管理科設置遠程身份證辦理系統，由學校戶籍管理人員對學生進展根本確實認和照片拍攝，通過網絡傳輸照片和相關根本信息到新廠派出所的效勞平臺，減少辦證學生來回辦理的時間，也減少辦理資料的喪失和錯誤的概率。5、利用勤工助學等形式創新管理在學校辦學規模的不斷擴大，招生人數的增加，戶籍檔案管理工作量大大地增加，但戶籍管理專職人員卻沒有增加，通過創新管理方式，強化管理效果成為必然。可以采用以下創新方式：1讓特困生到戶籍室勤工助學，參與戶籍檔案管理工作，減緩專職管理人員的工作壓力；2運用校內網絡的資源，開設預約效勞平臺，讓有各類戶籍檔案需要的學生提早在網絡平臺預約，管理員可以通過網絡解決的就立即施行回復，對必須親自來戶籍科辦理那么安排時間辦理；3利用學校信息工程學院的資源，自行開發學生戶籍檔案管理信息系統，設計信息錄入模塊、數據閱讀模塊、數據查詢模塊、數據修改模塊