1、PAGE PAGE 2220055年中國國IT市市場年會會會議流程程管理手手冊目 錄錄分組職責責任務31、領導導小組成成員32、專項項小組職職責3二、分期期落實計計劃881、會務務組82、招商商組1003、秘書書組1114、綜合合組133三、現場場流程管管理1151、現場場工作管管理155一、分組組職責任任務1、領導導小組成成員：組長：副組長：組員：專項小組組職責：（1）會會務組職責：負負責會議議現場正正常進行行的一切切會務保保障工作作。任務 ：1選看看場地 2確確定地點點 33交付訂訂金 4說明明要求飯飯店提供供配合的的事項 5簽簽署協議議 66研討布布展方案案7確定布布展方案案 8 監監督

2、布展展設計99布展施施工監督督10制定定當日流流程實施施表111確定現現場人員員分工12現場場布置調調配133燈光音音像控制制14邀請請攝影攝攝像 15提提出攝制制要求 166驗收拍拍攝成果果 117制作作成冊18內部部彩排設設備安裝裝 119現場場彩排 200宣傳片片制作221筆記記本內容容裝載 222資料運運輸 23物物品運輸輸24桌簽簽擺放 225用餐餐安排 26引引導牌設設置 227 嘉嘉賓上場場引領 288同傳設設備安排排 299工作證證30車輛輛及運輸輸人員安安排來賓賓停車場場預定 31 安排兄兄弟單位位到場布布展及彩彩排 322 與參參展兄弟弟單位的的聯系33 與與7家參參展媒體

3、體的聯系系 344 場地地布線人 員：（括號號為該人人員負責責任務）分管領導導：組 長：王曉東東（1、2、33、4、5、66、7、8、99、111、122、144、155、166、177、199、200、233、244、266、311）副 組 長： 組 員：張金海海 林林琳 田苑、魯衛（2）招招商組職責：負負責整個個會議正正常進行行的一切切經費保保障工作作任務：11招商方方案制作作 22招商合合同制作作 33明確對對廠商的的要求 4邀邀請及確確認贊助助商發言言人 5邀請請廠商參參會人員員6接待廠廠商貴賓賓 77引領貴貴賓簽到到及進入入會場 8收收集及確確認廠商商演講文文稿或PPPT 9收收集及

4、確確認廠商商展板展展品10收集集及確認認廠商會會刊資料料和廣告告 111收集集及確認認廠商LLOGOO 112收集集及確認認廠商現現場發放放資料13會后后廠商宣宣傳跟蹤蹤 114落實實合同收收款人 員：（括號為為該人員員負責任任務）分管領導導：組長：組員：（3）秘秘書組職責：負負責整個個會議正正常進行行一切資資料保障障工作。任務：11新聞總總稿 2分類類深度報報道 3資料料內容撰撰寫（會會刊、摘摘要、簡簡介、邀邀請函） 44資料內內容收集集確認 5資料料內容設設計 6 資資料印刷刷 77部領導導、院領領導、公公司領導導講話稿稿 88主持人人串詞 9公公司報告告PPTT制作 110其它它PPTT

5、制作（演講人人名錄、圖片） 111演講人人演練 122主持人人演練 13年年會綜合合總結報報告144 提供供獲獎廠廠商名單單人 員：（括號號為該人人員負責責任務）分管領導導：組 長：組 員： （4）綜綜合組職責：負負責整個個會議正正常進行行的一切切人員邀邀請接待待保障工工作。任務：11部、院院領導邀邀請 2公司司領導參參會通知知 33媒體記記者邀請請 44用戶代代表邀請請 66報到表表設計制制作 9部院院領導及及廠商貴貴賓接待待 110普通廠廠商代表表接待 11媒體體記者接接待 12外外賓接待待 113胸花花購買 144胸花佩佩戴 15參參會胸卡卡發放16簽到到本筆購購買 17名片收收集 18

6、資資料裝袋袋、發放放 19大門迎迎賓 20簽簽到處迎迎賓 21會會場迎賓賓 222貴賓室室迎賓23會場場秩序維維持 24提提供桌簽簽名單 255桌簽名名單擺放放次序 26會會前廣告告投放 277會后媒媒體宣傳傳28獎牌牌的制作作人 員：（括號號為該人人員負責責任務）分管領導導：組長：副組長：工作人員員：1、貴賓賓邀請： 2、參會會代表邀邀請： 3、媒體體工作：4、海外外媒體及及來賓邀邀請：5、會議議禮品及及用品購購置：分期落實實計劃（當日安安排見第第三章）（1）、會務組組：時間段時間工作內容容責任人備注前期準備備（10.14-11.11）第一周1.100-1.16布展方案案設計王曉東1.111

7、-1.12再次與酒酒店確認認各項事事宜，完完成申報報手續王曉東1.177布展方案案比稿第二周1.200-1.23布展方案案研修改改、確認認*總定稿稿1.200-1.23確定參展展兄弟單單位、明明確要求求1.200-1.23聯系參展展兄弟單單位、解解決問題題（媒體體7家，其余44家）1.222落實其它它組情況況，提交交會議預預算。第三周1.200-1.24確定攝影影攝像公司配合合1.200-1.24確定禮儀儀服務人人員1.100-2.1廠商LOOGO落落實，提提交布展展廠商2.199-2.20再次確定定會議當當日現場場流程馬總提供供2.199-2.21制作工作作證2.199-2.21收集桌簽簽名

8、錄，傳真至至酒店;來賓停停車位預預定。2.200向其它組組收集PPPT,裝入筆筆記本，確定筆筆記本及及控制人員員。相關人員員提供內部彩排排2.200開會確定定本組彩彩排人員員2.200公司內部部彩排，布置場場地，調調試設備備，安排排順序2.200兄弟單位位彩排現場彩排排2.222再次向招招商組落落實廠商商布展資資料2.233晚資料運輸輸至會場場2.233晚布展2.244上午確認桌簽簽，引領領牌等事事宜，禮禮儀小姐姐培訓2.233晚 設備調試試、彩排排2.233晚 進行現場場彩排導導演、協協助其它它組熟悉悉場地。協助兄弟弟單位彩彩排熟悉悉場地2.244上午各組就位位后期服務務（11.19-12.

9、6）2.255-3.5結清第三三方費用用，相關關資料留留底備用用（2）、招商組組時間段時間工作內容容責任人備注前期準備備（10.14-11.11）第一至三周1.4-1.330招商材料料發放客戶經理理招商合同同制作客戶經理理公司領導導支持明確對廠廠商的要要求客戶經理理領導審核核邀請及確確認贊助助商發言言人客戶經理理領導審核核邀請廠商商參會人人員客戶經理理第四周2.199-2.23收集及確確認廠商商演講稿稿或PPPT客戶經理理收集及確確認廠商商會刊資資料和廣廣告，提提交秘書書組制作作2.199-2.23收集及確確認廠商商展板展展品收集及確確認廠商商現場發發放資料料2.199收集及確確認廠商商LOG

10、GO 客戶經理理內部彩排排2.200安排本組組彩排工工作審核客戶戶pptt及其它它相關資資料 客戶經理理現場彩排排2.233晚轉入綜合合組協助助彩排接接待工作作客戶經理理2.244上午熟悉現場場環境，審核客客戶布展展情況，進行來來賓接待待模擬審核客戶戶pptt，模擬擬客戶演演講審核廠商商桌簽、相關人人員就位位客戶經理理后期服務務（11.19-12.6）2.2443.4會后廠商商宣傳跟跟蹤落實合同同收款客戶經理理黃總審核核監督（3）、秘書組組（名單單黃總確確認）時間段時間工作內容容責任人備注前期準備備（1.661.24）前三周1.1001.30資料內容容撰寫（會刊、報告摘摘要、公公司簡介介）1.

11、1331.31資料內容容收集確確認向*總確確認袋裝裝資料內內容，并并負責收收集1.1331.27資料內容容設計負責所有有資料的的設計1.1001.17邀請函內內容確定定及制作作向馬總確確認邀請請函內容容1.1331.26部領導、院領導導、公司司領導講講話稿各部門總總經理給給予相應應配合新聞總稿稿、新聞聞通稿、分類深深度報道道撰寫各部門總總經理給給出相關關新聞稿稿1.2441.27公司報告告PPTT制作與相關演演講人協協調制作作PPTT內容1.288將PPTT提交于于黃總第四周2.1992.22部領導、院領導導、公司司領導講講話稿定定稿其它PPPT制作作（演講講人名錄錄、圖片片等）由招商組組與客

12、戶戶確認后后提供給給*資料印刷刷完成（會刊）與招商組組確認廠廠商資料料后，報報*總最終終確認會會刊內容容后，交交*印刷主持人串串詞2.211演講人彩彩排演練練內部彩排2.1992.200 確定本組組彩排分分工將pptt裝入筆筆記本，彩排時時完善pppt將*總確確認后的的PPTT交張金金海現場演講講人演練練、主持持人演練練后期服務務（2.22433.5）跟蹤媒體體報道年會綜合合總結報報告（4）、綜合組組（請徐徐總確認認相關人人員）時間段時 間間工作內容容責任人協助人員員前期準備備第一至二二周1.1001.21部領導初初步邀請請院領導初初步邀請請第一輪媒媒體預熱熱、會前前廣告投投放大量發放放邀請函

13、函（含電電子郵件件）、請請柬，邀邀請各類類參會人人員第三周1.2111.25用戶代表表初步確確認相關回執執確認參會貴賓賓（部、院領導導等）初步確認認第二輪媒媒體宣傳傳中期落實實彩排準備備2.1992.22用戶參會會人員再再次確認認參會貴賓賓（部、院領導導等）再次確認認媒體記者者邀請外賓邀請請提供桌簽簽名單2.233晚資料裝袋袋胸花購買買桌簽名單單擺放次次序簽到表設設計制作作、簽到到用品（本、筆筆）購買買公司領導導參會通通知2.233 全體組員員入場熟熟悉各自自崗位，模擬接接待工作作現場彩排2.244上午各人員就就位桌簽擺放放次序上上報領導導小組后期服務務（2.11822.288）2.2443.

14、5征集參會會人員反反饋意見見、致參參會人員員感謝信信。20055年ITT市場年年會現場場分工及及時間安安排20055年2月月23日日晚 = 1 * ROMAN I、布展展組 負負責人： 場內布展展組：場外布展展組：布展協調調：彩排組：公司演演講人 場內布展展組相關關工作人人員，223日中中午1點點進入會會場布展展。田苑苑負責場場內搭建建、設備備調試。場外布展展組相關關工作人人員，224日凌凌晨1點點進入外外場布展展。林琳琳負責場場外廠商商展示區區、兄弟弟單位展展示區、報告墻墻、各個個簽到處處布展，魯衛負負責與酒酒店協調調。20055年2月月24日日上午779點點 = 2 * ROMAN II、

15、會會議服務務組 負負責人：廠商接待待小組：兄弟單位位接待小小組：資料運輸輸組：資料裝袋袋組：現場協調調組：桌簽擺放放負責人人：以上各小小組相關關工作人人員，224日上上午7點點進入會會場熟悉悉場地。廠商接接待小組組成員協協助廠商商展示區區工作人人員清點點廠商資資料，進進行布置置工作。24日日上午77點全體體到崗，有關負負責人安安排桌簽簽位置。魯衛負負責與酒酒店協調調、與各各組組長長協調，廠商接接待組工工作人員員主要負負責廠商商展板、宣傳品品的接受受、擺放放、排序序，資料料運輸組組主要負負責資料料的運輸輸及搬運運至指定定地點，協助裝裝袋組裝裝袋。現現場協調調組負責責協調公公司內部部各部門門之間的

16、的工作及及工作人人員的后后勤保障障。20055年2月月24日日上午99111點布展組進進行初步步設備調調試，信信號走臺臺。場外布展展組與廠廠商接待待小組合合作核實實廠商及及兄弟單單位展板板、宣傳傳材料收收集情況況，及時時與廠商商與兄弟弟單位聯聯系。資料裝袋袋組應于于11點點前資料料分裝完完畢，并并擺放到到位。20055年2月月24日日上午111112點布展組布布展組進進行最后后彩排、調試設設備、清清場做最最后準備備。會議服務務組在負負責人的的帶領下下再次熟熟悉場地地、各組組工作人人員對工工作做最最后檢查查。會議現場場分工： = 1 * ROMAN I、政府府貴賓 負責責人：簽到處：接待： 部部

17、級領導導接待： 信信息產業業部領導導接待：其它部委委領導接接待： 車車位引領領司機接接待： = 2 * ROMAN II、廠廠商貴賓賓 負負責人：簽到處： 總總接待：接待小組組： 軟件： 主機：外設：行業信息息化： 集成電電路：20055年2月月24日日下午11點至55點以上兩組組相關工工作人員員，244日上午午7點進進入會場場熟悉場場地。廠廠商接待待小組成成員協助助廠商展展示區工工作人員員清點廠廠商資料料，進行行布置工工作。有有關負責責人安排排桌簽位位置，接接待人員員熟悉各各自接待待貴賓的的位置，進行接接待模擬擬。下午午一點接接待工作作正式開開始，在在政府及及廠商主主要貴賓賓來齊后后，1點點

18、50分分左右，由唐杰杰、劉獻獻軍及黃黃涌組織織貴賓到到報告墻墻前合影影留念后后進入會會場。20055年2月月24日日下午55點至88點以上兩組組相關工工作人員員，244日下午午5點半半到崗，接待工工作正式式開始。20055年2月月25日日上午77點至下下午5點點以上兩組組相關工工作人員員，255日上午午7點到到崗，做做好準備備工作，上午88點接待待工作正正式開始始。 下下午1點點相關工工作人員員到崗，1點115分接接待工作作正式開開始。225日上上、下午午在簽到到處準備備好多余余的會議議資料，以備發發放。 = 3 * ROMAN III、普通來來賓 負責人人簽到處： 20055年2月月24日日

19、下午11點至55點以上工作作人員224日上上午7點點進入會會場熟悉悉場地，清點會會議資料料，組織織裝袋放放入會場場。布置置接待（簽到冊冊、抽獎獎箱、獎獎品、資資料等）。下午午一點接接待工作作正式開開始。會會議結束束后，由由郭晴負負責收集集（禮儀儀小姐提提供）獲獲獎名單單，核實實領獎者者身份后后發獎。20055年2月月25日日上午77點至下下午5點點以上工作作人員225日上上午7點點全體到到崗，布布置接待待（簽到到冊、抽抽獎箱、獎品、資料等等），上上午8點點接待工工作正式式開始。下午11點相關關工作人人員到崗崗，1點點15分分接待工工作正式式開始。下午會會議結束束后，由由郭晴負負責收集集（禮儀儀

20、小姐提提供）獲獲獎名單單，核實實領獎者者身份后后發獎。25日日上、下下午在簽簽到處準準備好多多余的會會議資料料，以備備發放 = 4 * ROMAN IV、新新聞中心心 負負責人：國內簽到到處： 海海外簽到到處： 海海外嘉賓賓引領： 同同傳設備備發放回回收： 接接待： 直直播設備備：20055年2月月24日日下午11點至55點24日上上午7點點全體到到崗，布布置接待待（簽到到冊、車車馬費、資料等等），設設備負責責人安裝裝調試電電腦，網網絡，打打印機、同傳設設備（除除外賓外外收取押押金）等等。下午午一點接接待工作作正式開開始，按按計劃進進行直播播，組織織相關記記者在貴貴賓室專專訪。20055年2月

21、月24日日下午55點至88點以上工作作人員224日下下午5點點半全體體到崗，清點會會議資料料，組織織裝袋放放在記者者簽到處處，設備備負責人人檢查電電腦，網網絡，打打印機、同傳設設備等。布置接接待（簽簽到冊、車馬費費、資料料等）。下午66點接待待工作正正式開始始。20055年2月月25日日上午77點至下下午5點點以上工作作人員225日上上午7點點全體到到崗，清清點會議議資料，組織裝裝袋放在在記者簽簽到處，設備負負責人檢檢查電腦腦，網絡絡，打印印機、同同傳設備備等。布布置接待待（簽到到冊、車車馬費、資料等等）。上上午8點點接待工工作正式式開始，按計劃劃進行直直播，組組織相關關記者在在貴賓室室專訪，

22、下午11點相關關工作人人員到崗崗，1點點15分分接待工工作正式式開始。25日日上、下下午在簽簽到處準準備好多多余的會會議資料料，以備備發放。 = 5 * ROMAN V、院內內單位展展區 負責人人：20055年2月月24日日下午11點至55點以上工作作人員224日上上午7點點進入會會場熟悉悉場地，擺放各各單位會會議資料料，設備備負責人人安裝調調試電腦腦，演講講員彩排排。244日上午午9點（根據布布展情況況）全體體到崗，演講員員再次彩彩排。下下午一點點接待工工作正式式開始，1點440分開開始演講講兩遍。20055年2月月25日日上午77點至下下午5點點以上工作作人員225日上上午7點點半全體體到

23、崗，上午88點接待待工作正正式開始始。下午午1點相相關工作作人員到到崗，11點155分接待待工作正正式開始始。 = 6 * ROMAN VI、廠廠商展示示區 負責責人：20055年2月月24日日下午11點至55點以上工作作人員224日上上午7點點進入會會場，熟熟悉場地地，清點點廠商布布置、宣宣傳資料料及展板板。下午午一點接接待工作作正式開開始，協協助廠商商進行資資料發放放和現場場秩序維維護。20055年2月月25日日上午77點至下下午5點點以上工作作人員225日上上午7點點全體到到崗，布布置資料料等。上上午8點點接待工工作正式式開始，協助廠廠商進行行資料發發放和現現場秩序序維護。 = 7 *

24、ROMAN VII、會場服服務 負責人人：與酒店協協調、發發放餐票票等 = 8 * ROMAN VIIII、現場場控制 負責人人：流程導演演：田苑苑現場總控控：王曉曉東PPT播播放：張張金海（組長）、呂天天文、張張曦、李李燕風、鄧道正正司儀：馬馬翚司儀助理理：陸渝渝、文方方演講人：趙樹峰峰等23日下下午張金金海收集集齊所有有機器編編號入庫庫（122臺筆記記本，一一臺打印印機）。24日日上午99111點設備備調試完完畢進行行正式彩彩排。224日111112點再再次彩排排，122點清場場進行最最后設備備檢查。20055年2月月24日日下午55點至88點現場控制制組244日晚55點到崗崗，對AAV設備備進行檢檢查，對對當天晚晚上串場場PPTT進行核核對，并并進行晚晚宴及頒頒獎彩排排，下午午6點正正式開始