1、東莞喜來(lái)登大酒店采購(gòu)部管管理手冊(cè)冊(cè)目錄第一章采購(gòu)管管理制度度第二章采購(gòu)部部工作流流程第三章采購(gòu)部部各崗位位職責(zé)及及分工第四章采購(gòu)部部相關(guān)工工作表格格.喜來(lái)登大大酒店采采購(gòu)管理理制度為使酒店店的采購(gòu)購(gòu)工作走走上制度度化、規(guī)范化化,合理理控制成成本,加加強(qiáng)內(nèi)部部工作協(xié)協(xié)調(diào)和提提高工作作效率,特制定定本采購(gòu)購(gòu)管理制制度:采購(gòu)管理理部門酒店設(shè)立立專職采采購(gòu)部,隸屬酒酒店財(cái)務(wù)務(wù)部管理理,接受受財(cái)務(wù)總總監(jiān)、成成本控制制、集團(tuán)團(tuán)稽查部部及其它它部門的的監(jiān)督,全面負(fù)負(fù)責(zé)酒店店的采購(gòu)購(gòu)工作.采購(gòu)部工工作基本本要求所有采購(gòu)購(gòu)項(xiàng)目均均需董事事會(huì)簽批批授權(quán)及及酒店財(cái)財(cái)務(wù)部批批準(zhǔn)同意意所有采購(gòu)購(gòu)物品均均需比較較至少三三

2、家的價(jià)價(jià)格和品品質(zhì),月月結(jié)類物物品每月月每一類類至少有有三家供供貨商提提供報(bào)價(jià)價(jià)單所有采購(gòu)購(gòu)物品的的品質(zhì)須須保持一一慣穩(wěn)定定采購(gòu)部工工作人員員須對(duì)自自己采購(gòu)購(gòu)物品的的價(jià)格和和品質(zhì)負(fù)負(fù)責(zé)采購(gòu)部須須每半個(gè)個(gè)月一次次通過(guò)電電話、傳傳真、外外出調(diào)查查、接待待廠商等等方式獲獲取酒店店使用的的各類物物品主要要品種的的價(jià)格信信息并整整理成價(jià)價(jià)格信息息庫(kù),以以書面形形式匯報(bào)報(bào)給酒店店財(cái)務(wù)部部及董事事會(huì)所有供應(yīng)應(yīng)商名片片、報(bào)價(jià)價(jià)單、合合同等資資料及樣樣品采購(gòu)購(gòu)部須登登記歸檔檔并妥善善保管,有人員員變動(dòng)時(shí)時(shí)須全部部列入移移交.上上述資料料及采購(gòu)購(gòu)人員自自購(gòu)物品品價(jià)格信信息采購(gòu)購(gòu)部每天天須錄入入至采購(gòu)購(gòu)部?jī)r(jià)格格信息

3、庫(kù)庫(kù).采購(gòu)時(shí)間間要求:一般物物品采購(gòu)購(gòu)時(shí)間為為3天;急用物物品當(dāng)天天必須采采購(gòu)回來(lái)來(lái);印刷刷品、客客房一次次性用品品、布草草等使用用部門須須提前一一個(gè)月下下單采購(gòu)購(gòu)采購(gòu)部禁禁止采購(gòu)購(gòu)任何未未下申購(gòu)購(gòu)單的物物品,否否則財(cái)務(wù)務(wù)部將不不予以報(bào)報(bào)銷禁止使用用部門自自行采購(gòu)購(gòu)物品或或私自與與供應(yīng)商商洽談采采購(gòu)事宜宜采購(gòu)部負(fù)負(fù)責(zé)跟進(jìn)進(jìn)各協(xié)作作廠商的的貨款及及時(shí)簽批批支付事事宜.對(duì)對(duì)到期的的應(yīng)付帳帳款,酒酒店應(yīng)及及時(shí)支付付,以建建立酒店店良好形形象,維維護(hù)酒店店財(cái)務(wù)信信譽(yù),同同時(shí)也為為日后的的采購(gòu)工工作提供供便利.采購(gòu)審批批程序1.申購(gòu)購(gòu)單審批批程序：使用部門門經(jīng)理(倉(cāng)庫(kù)主主管) 資產(chǎn)產(chǎn)會(huì)計(jì)復(fù)復(fù)查 董事事同

4、意 采購(gòu)購(gòu)部詢價(jià)價(jià) 財(cái)財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān) 稽稽查部 行政辦辦董事會(huì) 申購(gòu)單單返回采采購(gòu)部 2.單單位價(jià)值值10000元以以下或批批量?jī)r(jià)值值在20000元元以下的的由采購(gòu)購(gòu)部現(xiàn)金金自購(gòu)的的物品,采購(gòu)部部須事先先貨比三三家,并并在申購(gòu)購(gòu)單上注注明詢價(jià)價(jià)結(jié)果和和選定的的供應(yīng)商商,經(jīng)董董事會(huì)最最后批準(zhǔn)準(zhǔn)后方可可采購(gòu).酒店財(cái)財(cái)務(wù)部和和集團(tuán)稽稽查部將將對(duì)價(jià)格格及品質(zhì)質(zhì)進(jìn)行不不定期抽抽查.2. 單單位價(jià)值值10000元以以上或批批量?jī)r(jià)值值在20000元元以上的的物品采采購(gòu)審批批程序:采購(gòu)部尋尋找至少少三家廠廠商比較較價(jià)格品品質(zhì) 評(píng)定定小組確確定供貨貨商 采購(gòu)購(gòu)部與供供貨商共共同草擬擬合同或或采購(gòu)協(xié)協(xié)議財(cái)務(wù)審批批 行

5、政辦辦審批 董董事會(huì)審審批蓋章章或簽字字執(zhí)行合同同或協(xié)議議(評(píng)定小小組由采采購(gòu)部、使用部部門、財(cái)財(cái)務(wù)部、主管副副總、集集團(tuán)稽查查組成) 33.賒購(gòu)購(gòu)(月結(jié)結(jié))物品品采購(gòu)審審批程序序蔬菜、肉肉類、凍凍品、三三鳥、海海鮮，水水果由各各廚主廚廚直接下下單至采采購(gòu)部叫叫貨.其其它物品品按上述述第1、2、33款程序序執(zhí)行.各月結(jié)供供應(yīng)商選選定辦法法：采購(gòu)購(gòu)部每月月每類物物品均應(yīng)應(yīng)邀請(qǐng)至少少三家供供應(yīng)商報(bào)報(bào)價(jià),采采購(gòu)部、使用部部門、主管副副總、財(cái)務(wù)部部和集團(tuán)稽稽查部組組成供貨貨商評(píng)定定小組,通力合合作，進(jìn)進(jìn)行價(jià)格格及質(zhì)量量的比較較和討論論，選定定供應(yīng)商商。采購(gòu)購(gòu)部及上上述相關(guān)關(guān)部門可可分頭或或聯(lián)合組組織市

6、場(chǎng)場(chǎng)調(diào)查，根椐市市場(chǎng)調(diào)查查的價(jià)格格，與供供應(yīng)商確確定固定定的一個(gè)個(gè)月的供供應(yīng)價(jià)，在此確確認(rèn)期間間內(nèi)，供供應(yīng)商將將按此固固定價(jià)格格提供酒酒店所需需的物料料.采購(gòu)監(jiān)督督采購(gòu)成本本的控制制由財(cái)務(wù)務(wù)部、采采購(gòu)部、使用部部門及集集團(tuán)稽查查部共同同完成,平時(shí)各各部門應(yīng)應(yīng)及時(shí)到到市場(chǎng)上上了解價(jià)價(jià)格行情情,以促促進(jìn)酒店店采購(gòu)成成本的控控制與監(jiān)監(jiān)督.供應(yīng)商管管理財(cái)務(wù)部應(yīng)應(yīng)定期(每月或或每季度度)牽頭頭,組織織財(cái)務(wù)部部、采購(gòu)購(gòu)部、使使用部門門及集團(tuán)團(tuán)稽查部部對(duì)供應(yīng)應(yīng)商進(jìn)行行評(píng)估(酒店每每類物品品須有至至少三家家供貨商商),淘淘汰部分分不合格格供貨商商.選用供應(yīng)應(yīng)商角度度采用11+2+N原則則，所謂謂1+22+N是

7、指指一類商商品一個(gè)個(gè)主供應(yīng)應(yīng)商、22個(gè)輔助助供應(yīng)商商、N個(gè)考察察供應(yīng)商商。這類類商品只只有一個(gè)個(gè)主要供供應(yīng)商，大約770%的的物資從從他手中中購(gòu)買。2個(gè)輔助助供應(yīng)商商提供大大約200%的物物資，一一旦主供供應(yīng)商出出現(xiàn)問(wèn)題題能有其其他供應(yīng)應(yīng)商立即即頂替。數(shù)量不不限的考考察供應(yīng)應(yīng)商既是是輔助供供應(yīng)商的的后備力力量，也也使酒店店在采購(gòu)購(gòu)極其特特殊物資資時(shí)無(wú)購(gòu)購(gòu)買死角角。采購(gòu)部要要做好同同供貨商商的聯(lián)系系和接待待等工作作,維護(hù)護(hù)酒店形形象.采購(gòu)部工工作流程程一、各類類物品采采購(gòu)工作作流程倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)倉(cāng)物品的的采購(gòu)工作作流程： 倉(cāng)庫(kù)庫(kù)的每種種存?zhèn)}物物品，均均應(yīng)設(shè)定定合理的的采購(gòu)線線，在存存量接近近或低于于采

8、購(gòu)線線時(shí)，即即需要補(bǔ)補(bǔ)充貨倉(cāng)倉(cāng)里的存存貨，倉(cāng)倉(cāng)庫(kù)主任任要填寫寫一份倉(cāng)倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)倉(cāng)“采購(gòu)購(gòu)申請(qǐng)單單”，且且采購(gòu)申申請(qǐng)單內(nèi)內(nèi)必須注注明以下下資料:（1）貨品名名稱，規(guī)規(guī)格； （2）平均每每月消耗耗量； （3）庫(kù)存數(shù)數(shù)量； （4）最近一一次訂貨貨單價(jià)； （55）最近近一次訂訂貨數(shù)量量； （6）提提供本次次訂貨數(shù)數(shù)量建議議。經(jīng)何何董事簽簽批同意意后送采采購(gòu)部經(jīng)經(jīng)理初審審，采購(gòu)購(gòu)部經(jīng)理理在采購(gòu)申申請(qǐng)單上上簽字確確認(rèn)，并并注明到到貨時(shí)間間。采購(gòu)購(gòu)部經(jīng)理理初審?fù)夂螅磦}(cāng)庫(kù)庫(kù)“采購(gòu)購(gòu)申請(qǐng)單單”內(nèi)容容要求，在至少少三家供供貨商中中比較,選定相相應(yīng)供應(yīng)應(yīng)商，提提出采購(gòu)購(gòu)意見(jiàn)，按酒店店采購(gòu)審審批程序序報(bào)批，經(jīng)董事

9、事會(huì)批準(zhǔn)準(zhǔn)后，采采購(gòu)部立立即組織織實(shí)施，一般物物品要求求之3天內(nèi)完完成。如如有特殊殊情況，要向主主管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)匯報(bào)。部門新增增物品的的采購(gòu)工作作流程： 若部部門欲添添置新物物品，部門門經(jīng)理或或各餐廳廳總廚應(yīng)應(yīng)撰寫有關(guān)關(guān)專門申申請(qǐng)報(bào)告告，經(jīng)董董事會(huì)審審批后,連同“采購(gòu)申申請(qǐng)單”一并送送交采購(gòu)購(gòu)部，采采購(gòu)部經(jīng)經(jīng)理初審審?fù)夂蠛螅?“采購(gòu)購(gòu)申請(qǐng)單單”內(nèi)容容要求，在至少少三家供供貨商中中比較,選定相相應(yīng)供應(yīng)應(yīng)商，提提出采購(gòu)購(gòu)意見(jiàn)，按酒店店采購(gòu)審審批程序序報(bào)批，經(jīng)董事事會(huì)批準(zhǔn)準(zhǔn)后，采采購(gòu)部立立即組織織實(shí)施.部門更新新替換舊舊有設(shè)備和和物品的的采購(gòu)工作作流程： 如部部門欲更更新替換換舊有設(shè)設(shè)備或舊舊有物品品

10、，應(yīng)先先填寫一一份“物物品報(bào)損損報(bào)告”給財(cái)務(wù)務(wù)部及董事會(huì)會(huì)審批。經(jīng)經(jīng)審批后后，將一一份“物物品報(bào)損損報(bào)告”和采購(gòu)購(gòu)申請(qǐng)單單一并送送交采購(gòu)購(gòu)部，采采購(gòu)部須須在采購(gòu)購(gòu)申請(qǐng)單單內(nèi)必須須注明以以下資料料:（1）貨品名名稱，規(guī)規(guī)格； （2）最近近一次訂訂貨單價(jià)價(jià)； （3）最近近一次訂訂貨數(shù)量量； （4）提供供本次訂訂貨數(shù)量量建議。采購(gòu)部部在至少少三家供供應(yīng)商中中比較價(jià)價(jià)格品質(zhì)質(zhì),并按按酒店采采購(gòu)審批批程序辦辦理有關(guān)關(guān)審批手手續(xù)，經(jīng)董事事會(huì)批準(zhǔn)準(zhǔn)后，組組織采購(gòu)購(gòu)。鮮活食品品凍品的采采購(gòu)工作作流程：蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等等物料的的采購(gòu)申申請(qǐng)，由由各酒吧吧、各部部門總廚廚或主管管，根據(jù)據(jù)當(dāng)日經(jīng)經(jīng)

11、營(yíng)情況況，預(yù)測(cè)測(cè)明天用用量，填填寫每日日申購(gòu)單交采采購(gòu)部，采購(gòu)部部當(dāng)日下下午以電電話落單單或第二二日直接接到市場(chǎng)場(chǎng)選購(gòu)。燃料的采采購(gòu)工作作流程：采購(gòu)部部根據(jù)營(yíng)營(yíng)業(yè)情況況與工程程部編制制每月燃油、石油氣氣、柴油油采購(gòu)申申購(gòu)計(jì)劃劃，填寫寫采購(gòu)申申請(qǐng)單,按酒店采購(gòu)購(gòu)審批程程序辦理理，并組組織實(shí)施施。維修零配配件和工程物物料的采購(gòu)工作作流程：工程倉(cāng)日日常補(bǔ)倉(cāng)倉(cāng)由工程程部填寫寫“采購(gòu)購(gòu)申請(qǐng)單單”，且且采購(gòu)申申請(qǐng)單內(nèi)內(nèi)必須注注明以下下資料:（1）貨品名名稱，規(guī)規(guī)格； （2）平均每每月消耗耗量； （3）庫(kù)存數(shù)數(shù)量； （4）最近一一次訂貨貨單價(jià)； （55）最近近一次訂訂貨數(shù)量量； （6）提提供本次次訂貨數(shù)數(shù)量

12、建議議。大型改造造工程或或大型維維修活動(dòng)動(dòng),工程程部須做做工程預(yù)預(yù)算,并并根據(jù)預(yù)預(yù)算表項(xiàng)項(xiàng)目填寫寫采購(gòu)申申請(qǐng)單(工程預(yù)預(yù)算表附附在采購(gòu)購(gòu)申請(qǐng)單單下面), 且且采購(gòu)申申請(qǐng)單內(nèi)內(nèi)必須注注明以下下資料:（1）貨品名名稱，規(guī)規(guī)格； （2）庫(kù)存存數(shù)量； （3）最近近一次訂訂貨單價(jià)價(jià)； （4）最近近一次訂訂貨數(shù)量量； （5）提供供本次訂訂貨數(shù)量量建議。以上采購(gòu)購(gòu)申請(qǐng)單單經(jīng)何董董事簽批批同意后后送采購(gòu)購(gòu)部經(jīng)理理初審，采購(gòu)部部經(jīng)理初初審?fù)庖夂螅窗?“采采購(gòu)申請(qǐng)請(qǐng)單”內(nèi)內(nèi)容要求求，在至至少三家家供貨商商中比較較,選定定相應(yīng)供供應(yīng)商，提出采采購(gòu)意見(jiàn)見(jiàn)，按酒酒店采購(gòu)購(gòu)審批程程序報(bào)批批，經(jīng)董董事會(huì)批批準(zhǔn)后，采購(gòu)部

13、部立即組組織實(shí)施施.二、采購(gòu)購(gòu)工作流流程中須須規(guī)范事事項(xiàng):11、所有有的采購(gòu)購(gòu)申請(qǐng)必必須填寫寫一式四四聯(lián)，采采購(gòu)申請(qǐng)請(qǐng)單經(jīng)部部門經(jīng)理理核簽后后，整份份共四聯(lián)聯(lián)交給資資產(chǎn)會(huì)計(jì)計(jì)，資產(chǎn)會(huì)會(huì)計(jì)復(fù)核核后送董事。2、采購(gòu)購(gòu)申請(qǐng)單單一共四四聯(lián)，在在經(jīng)審批批批準(zhǔn)后后：第一一聯(lián)作倉(cāng)倉(cāng)庫(kù)收貨貨用。第第二聯(lián)采采購(gòu)部存存檔并組組織采購(gòu)購(gòu)。第三三聯(lián)財(cái)務(wù)務(wù)部成本本會(huì)計(jì)存存檔核實(shí)實(shí)。第四四聯(lián)部門門存檔。3、審審核采購(gòu)申申清單：收到采采購(gòu)申請(qǐng)請(qǐng)單后、采購(gòu)部部應(yīng)作出出以下復(fù)復(fù)查以防防錯(cuò)漏。（1）簽置核核對(duì)：檢檢查采購(gòu)購(gòu)申請(qǐng)單單是否部部門經(jīng)理理簽置，核對(duì)其其是否正正確。（2）數(shù)數(shù)量核對(duì)對(duì)，復(fù)查查存?zhèn)}數(shù)數(shù)量及每每月消耗耗，決定定

14、采購(gòu)申申請(qǐng)單上上的數(shù)量量是否正正確。44、邀請(qǐng)請(qǐng)供應(yīng)商商報(bào)價(jià)。三、貨比比三家工工作流程程： 每類類物品報(bào)報(bào)價(jià)單需需要最少少三家作作出比較較，目的的是防止止有關(guān)人人員從中中徇私舞舞弊，保保證采購(gòu)購(gòu)物品價(jià)價(jià)格的合合理性。酒店采采取三方方報(bào)價(jià)的的方法進(jìn)進(jìn)行采購(gòu)購(gòu)工作，即在訂訂貨前，必須征征詢3個(gè)個(gè)或3個(gè)個(gè)以上供供應(yīng)商報(bào)報(bào)價(jià)，然然后確定定選用那那家供應(yīng)應(yīng)商的物物品，具體體做法是是： 11、采購(gòu)購(gòu)部按照照采購(gòu)申申請(qǐng)單的的要求組組織進(jìn)貨貨，填制制空白報(bào)價(jià)價(jià)單，包括：填寫空空白報(bào)價(jià)價(jià)單中所所需要的的物品名名稱、產(chǎn)產(chǎn)地、規(guī)規(guī)格、型型號(hào)、數(shù)數(shù)量、包包裝、質(zhì)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)及交貨貨時(shí)間，送交供供應(yīng)商（至少選選擇3個(gè)個(gè)供

15、應(yīng)商商），要要求供應(yīng)應(yīng)商填寫寫價(jià)格并并簽名退退回。對(duì)于交交通不便便或外地地的供應(yīng)應(yīng)商，可可用傳真真或電話話詢價(jià)。用電話話詢價(jià)時(shí)時(shí)，應(yīng)把把詢價(jià)結(jié)結(jié)果填在在報(bào)價(jià)單單上并記記下報(bào)價(jià)價(jià)人的姓姓名，職職務(wù)等。提出出采購(gòu)部部的選擇擇意見(jiàn)和和理由，連同報(bào)報(bào)價(jià)單一一起送交交評(píng)定小組組審批。2、評(píng)定小組組根據(jù)采采購(gòu)部提提供的有有關(guān)報(bào)價(jià)價(jià)資料，參考采采購(gòu)部的的意見(jiàn)，對(duì)幾個(gè)個(gè)供應(yīng)商商報(bào)來(lái)的的貨品價(jià)價(jià)格以及及質(zhì)量，信譽(yù)等等進(jìn)行評(píng)評(píng)估后，確定其其中一家家信譽(yù)好好、品質(zhì)質(zhì)高、價(jià)價(jià)格低的的供應(yīng)商商，報(bào)董董事會(huì)審審核.四四、采購(gòu)活活動(dòng)的后后續(xù)須跟跟進(jìn)工作作 1、采采購(gòu)訂單單的跟催催當(dāng)訂單單發(fā)出后后，采購(gòu)購(gòu)部需要要跟催整整個(gè)過(guò)

16、程程直至收收貨入庫(kù)庫(kù)。2、采購(gòu)訂訂單取消消（1）酒店取取消訂單單： 如如因某種種原因，酒店需需要取消消己發(fā)出出之訂單單，供應(yīng)應(yīng)商可能能提出取取消的賠賠償，故故采購(gòu)部部必須預(yù)預(yù)先提出出有可能能出現(xiàn)的問(wèn)問(wèn)題及可可行解決決方法，以便報(bào)報(bào)董事會(huì)會(huì)作出決決定。（2）供供應(yīng)商取取消訂單單： 如因某某種原因因，供應(yīng)應(yīng)商取消消了酒店店已發(fā)出出的訂單單，采購(gòu)購(gòu)部必須須能找到到另一供供應(yīng)商并并立即通通知需求求部門。為保障障酒店利利益，供供應(yīng)商必必須賠償償酒店人人力、時(shí)時(shí)間及其其他經(jīng)濟(jì)濟(jì)損失。3.違反反合同： 合合同上應(yīng)應(yīng)載明詳詳細(xì)細(xì)則則，如有有違反，便應(yīng)依依合同上上所載處處理。4.檔案案儲(chǔ)存： 所有供供應(yīng)商名名片、報(bào)報(bào)價(jià)單、合同等等資料須須分類歸歸檔備查查,并連連同 采購(gòu)人人員自購(gòu)購(gòu)物品價(jià)價(jià)格信息息每天須須錄入至至采購(gòu)部部?jī)r(jià)格信信息庫(kù).5.采購(gòu)購(gòu)交貨延延遲檢討討凡