1、機(jī)關(guān)檔案管理作業(yè)手冊第二章編訂機(jī)關(guān)檔案分類表2- PAGE 102- PAGE 9第二章編訂機(jī)機(jī)關(guān)檔案案分類表表2.1 範(fàn)範(fàn)圍各機(jī)關(guān)訂訂定或修修正檔案案分類表表之有關(guān)關(guān)作業(yè)，包包括區(qū)分分分類層層級、擇擇定分類類標(biāo)記、分類標(biāo)標(biāo)記編排排方式、編訂分分類類目目名稱、檔案分分類表之之送核及及電子檔檔轉(zhuǎn)出等等事項。2.2 主主要適用用法令檔案分類類編案規(guī)規(guī)範(fàn)。2.3 名詞詞定義2.3.1來源源原則指依檔案案來源及及產(chǎn)生單單位，辦辦理檔案案分類，以以利檔案案排架及及編目之之原則。2.3.2分類類層級指區(qū)分檔檔案分類類類目之之類、綱綱、目、節(jié)及項項等層級級。2.3.3分類標(biāo)標(biāo)記指以文字字或數(shù)字字標(biāo)記檔檔案分

2、類類表所載載類目之之名稱。2.3.4單純純標(biāo)記指全部採採文字或或數(shù)字之之分類標(biāo)標(biāo)記。2.3.5混合合標(biāo)記指由文字字及數(shù)字字組成之之分類標(biāo)標(biāo)記。2.3.6中央央一級機(jī)機(jī)關(guān)係指國民民大會、總統(tǒng)府府、行政政院、立立法院、司法院院、考試試院、監(jiān)監(jiān)察院、國家安安全會議議。2.4 處處理要領(lǐng)領(lǐng) 2.4.1訂定定檔案分分類表各機(jī)關(guān)應(yīng)應(yīng)依據(jù)檔檔案來源源原則、組織架架構(gòu)或業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)質(zhì)，訂定定適用之之檔案分分類表（作作業(yè)流程程，詳如如圖2-1）。2.4.1.11 區(qū)分分分類層層級各機(jī)關(guān)應(yīng)應(yīng)考量其其行政組組織或業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)質(zhì)，妥適適區(qū)分檔檔案分類類層級，其其層級以以不逾五五級且各各級位數(shù)數(shù)總計以以不超過過20位位元為

3、原原則，以以配合全全國檔案案資訊系系統(tǒng)之運運作。2.4.1.22 擇定定分類標(biāo)標(biāo)記各機(jī)關(guān)檔檔案管理理單位擇擇定分類類標(biāo)記時時，應(yīng)考考量下列列原則：1. 分分類標(biāo)記記是否簡簡單明瞭瞭、書寫寫方便、容易增增減及配配置適宜宜。2. 分分類標(biāo)記記本身應(yīng)應(yīng)具邏輯輯順序，並並能反映映類目間間之相互互關(guān)係及及層級。3. 分分類標(biāo)記記應(yīng)具伸伸縮性，便便於類目目細(xì)分、擴(kuò)展或或合併，以以應(yīng)類目目之更新新。4. 就就分類標(biāo)標(biāo)記種類類，選用用單純標(biāo)標(biāo)記或混混合標(biāo)記記，例示示如下：(1)單單純標(biāo)記記純數(shù)字者者100 行行政管理理110 施政計計畫200 檔檔案管理理210 檔案編編目600 人人事管理理610 任免69

4、0 福利待待遇純文字者者 行行政管理理 施政政計畫B 檔案管管理A 檔檔案編目目F 人事事管理A 任任免I 福利待待遇(2)混混合標(biāo)記記甲 行行政管理理100 施政計計畫乙檔案管管理100 檔案編編目 己 人人事管理理100 任免900 福利待待遇5. 分分類標(biāo)記記以數(shù)字字標(biāo)示者者，應(yīng)以以阿拉伯伯?dāng)?shù)字表表示並採採十進(jìn)位位法，例例示如下下：100 行政政管理110 文書111 文書書管理法法規(guī)及釋釋疑119 文書書業(yè)務(wù)處處理120 庶務(wù)121 營繕繕200 檔檔案管理理900 人人事管理理990福福利待遇遇2.4.1.33擇定分分類標(biāo)記記編排方方式各機(jī)關(guān)檔檔案管理理單位依依2.44.1.2所列列

5、原則擇擇定分類類標(biāo)記後後，應(yīng)就就下列編編排方式式擇一為為之：1. 順順序制指依標(biāo)記記之自然然順序排排列檔案案分類類類目，並並按標(biāo)記記先後或或大小順順序賦予予分類號號之方式式，例示示如下：100 行行政管理理101 施施政計畫畫102 工工作報告告103 檔檔案管理理104 檔檔案編目目132 人人事管理理133 福福利待遇遇2. 等等級制指先將分分類類目目按層級級排列，各各層級類類目再按按標(biāo)記先先後或大大小順序序賦予分分類號位位數(shù)，其其各層級級類目標(biāo)標(biāo)記之位位數(shù)，可可依下列列方式辦辦理：(1)單單碼制每一層級級類目均均由一個個文字或或數(shù)字組組成，視視類目之之級數(shù)，決決定號碼碼之位數(shù)數(shù)，受限限於

6、數(shù)字字之個數(shù)數(shù)，同級級容納類類目有限限，適合合類目不不多之機(jī)機(jī)關(guān)，例例示如下下：層級標(biāo) 記記類目名名稱類 1 行政政管理綱 11 文文書目 11 文書管管理法規(guī)規(guī)及釋疑疑目 99 文書業(yè)業(yè)務(wù)處理理綱 2 庶庶務(wù)目 11 營繕類 2 檔案案管理類9人事事管理綱9 福利待待遇(2)多多碼制每一層級級類目均均由兩個個以上文文字或數(shù)數(shù)字組成成，依據(jù)據(jù)各級類類目之多多寡，決決定文字字或數(shù)字字之位數(shù)數(shù)，以適適切容納納所需類類目，其其例示參參見2.4.11.2第第5目。(3)混混合制指於層級級類目間間混合使使用單碼碼及多碼碼制，例例示如下下：層級標(biāo) 記類目目名稱類 011 行政政管理綱 01 文書目 .1文

7、書書管理法法規(guī)及釋釋疑目 .99文書業(yè)業(yè)務(wù)處理理綱 02 庶務(wù)目 .1 營營繕類 02 檔案管管理類09 人事管管理綱 09福利利待遇 2.4.1.44 擇定定檔案分分類表之之編製方方式檔案分類類表之編編製，各各機(jī)關(guān)得得視需要要採個別別編製或或與機(jī)關(guān)關(guān)檔案保保存年限限區(qū)分表表結(jié)合編編製之方方式。2.4.1.55 編訂訂檔案類類目名稱稱 檔案分類類標(biāo)記所所屬類目目名稱之之編訂，應(yīng)應(yīng)注意分分類結(jié)構(gòu)構(gòu)與業(yè)務(wù)務(wù)發(fā)展情情形，並並考量組組織職掌掌、業(yè)務(wù)務(wù)繁簡或或檔案性性質(zhì)；該該分類類類目名稱稱之編訂訂，必要要時，得得請上級級機(jī)關(guān)、相關(guān)機(jī)機(jī)關(guān)或?qū)W學(xué)者專家家參與編編訂，其其編訂原原則如下下：1. 檔檔案分類類

8、表個別別編製者者(1)類類目名稱稱應(yīng)具涵涵蓋性，期期使確實實涵蓋主主題全貌貌。(2)類類目名稱稱之選用用須具體體，以能能充分表表示檔案案內(nèi)容性性質(zhì)為原原則，其其意義必必須清晰晰，不宜宜含混籠籠統(tǒng)。(3)類類目名稱稱範(fàn)圍應(yīng)應(yīng)適中，不不宜過於於廣泛。(4)同同一層級級類目，彼彼此必須須相稱，其其屬性必必須分明明，類目目間宜互互斥，以以利歸類類。 例：外交交不能能與國國際關(guān)係係平行行，因國際關(guān)關(guān)係應(yīng)應(yīng)包括在在外交交之內(nèi)內(nèi)。(5)類類目名稱稱字句以以簡明為為原則，字字?jǐn)?shù)以二二至九字字為宜。(6)類類目名稱稱必要時時得予附附註說明明。2. 檔檔案分類類表與保保存年限限結(jié)合編編製者其編訂原原則依22.4.

9、1.55第1目目之規(guī)定定，惟各各類目名名稱範(fàn)圍圍應(yīng)以能能區(qū)分其其保存年年限為原原則。檔案管理理單位應(yīng)應(yīng)配合分分類類目目名稱，依依3.33.1之之規(guī)定，考考量檔案案之性質(zhì)質(zhì)及價值值，逐項項擬定各各類目之之保存年年限。2.4.1.66編製檔檔案分類類表初稿稿檔案管理理單位應(yīng)應(yīng)就2.4.11.1至至2.44.1.5有關(guān)關(guān)分類層層級、分分類標(biāo)記記及檔案案類目之之規(guī)定所所研擬之之結(jié)果，據(jù)據(jù)以編製製檔案分分類表初初稿。2.4.1.77送核檔檔案分類類表檔案管理理單位編編製完成成檔案分分類表初初稿後，應(yīng)應(yīng)送請業(yè)業(yè)務(wù)單位位表達(dá)意意見；如如有修訂訂，應(yīng)於於修訂完完成後依依下述規(guī)規(guī)定辦理理送核作作業(yè)：1.檔案案分

10、類表表個別編編製者將編製完完成之檔檔案分類類表陳機(jī)機(jī)關(guān)首長長核準(zhǔn)後後實施。2.檔案案分類表表與保存存年限結(jié)結(jié)合編製製者(1)將將編製完完成之檔檔案分類類表陳機(jī)機(jī)關(guān)首長長核準(zhǔn)並並函送檔檔案管理理局審核核後實施施，其程程序如下下：中央一、二級機(jī)機(jī)關(guān)，均均由各該該機(jī)關(guān)送送交。中央三級級以下機(jī)機(jī)關(guān)，均均層報由由上級中中央二級級機(jī)關(guān)彙彙整送交交。省政府、省諮議議會、直直轄市政政府、直直轄市議議會、縣縣（市）政政府及縣縣（市）議議會，均均由各該該機(jī)關(guān)送送交。直轄市政政府所屬屬各機(jī)關(guān)關(guān)，均層層報由直直轄市政政府彙整整送交。縣（市）政政府所屬屬各機(jī)關(guān)關(guān)及其他他各地方方機(jī)關(guān)，均均層報由由縣（市市）政府府彙整送送

11、交。(2)檔檔案分類類表送檔檔案管理理局審核核未通過過者，機(jī)機(jī)關(guān)檔案案管理單單位應(yīng)依依檔案管管理局審審核意見見修訂後後再行送送核。2.4.1.88 送交交檔案分分類表電電子檔核定後之之機(jī)關(guān)檔檔案分類類表，各各機(jī)關(guān)應(yīng)應(yīng)轉(zhuǎn)出其其電子檔檔並送交交檔案管管理局轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)入全國國檔案資資訊系統(tǒng)統(tǒng)，其傳傳送得以以離線（如如儲存於於磁片、光碟等等電子儲儲存媒體體）或線線上方式式為之。2.4.2修修正檔案案分類表表 檔案案分類表表之修正正作業(yè)流流程，詳詳如圖22-2。2.4.2.11 彙整整註記資資料各機(jī)關(guān)檔檔案管理理單位應(yīng)應(yīng)視組織織或業(yè)務(wù)務(wù)之更動動情形，並並就7.4.11.3第第3目有有關(guān)各案案件於分分類表之之註

12、記資資料，定定期檢討討並彙整整註記資資料；檔檔案分類類表與保保存年限限結(jié)合編編製者，應(yīng)應(yīng)至少每每十年檢檢討一次次，並得得視檔案案保存年年限更動動情形，彙彙整相關(guān)關(guān)註記資資料，作作為修正正檔案分分類表之之依據(jù)。2.4.2.22 研修修檔案分分類表各機(jī)關(guān)修修正檔案案分類表表時，檔檔案管理理單位應(yīng)應(yīng)會請業(yè)業(yè)務(wù)單位位研商修修正，必必要時，得得請上級級機(jī)關(guān)、相關(guān)機(jī)機(jī)關(guān)或?qū)W學(xué)者專家家參與修修正；檔檔案分類類表與保保存年限限結(jié)合編編製者，必要時，應(yīng)依檔案保存價值鑑定規(guī)範(fàn)及本手冊第十五章鑑定之規(guī)定辦理檔案保存價值鑑定並撰寫檔案鑑定報告，作為修正檔案保存年限區(qū)分表之依據(jù)。2.4.2.33 註記記參見說說明檔案分類類表如有有新增或或合併類類目情形形者，應(yīng)應(yīng)分別於於新舊分分類號處處，註記記參見類類目、新新類目啟啟用日期期舊類類目停用用日期。2.4.2.44 編製製檔案分分類表修修正初稿稿檔案管理理單位應(yīng)應(yīng)就檔案案分類表表研商修修正結(jié)果果或檔案案鑑定報報告，併併同2.4.22.3規(guī)規(guī)定註記記之參見見說