1、xx工程xx 作業(yè)資料文件監(jiān)理有限公司檔案管理辦法XXQZ4.2.308一.總則為規(guī)范公司檔案管理工作，特制定本辦法。 二.公司檔案范圍公司建檔范圍確立為： (一)綜合部1、公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的資料文件材料； 2、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的資料文件材料； 3、上級(jí)來(lái)文；4、勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的資料文件材料； 5、經(jīng)營(yíng)管理方面的資料文件材料； 6、安全生產(chǎn)方面的資料文件材料；7、教育培訓(xùn)方面的資料文件材料；8、信息、情報(bào)方面的資料文件材料；9、黨群（工、青、婦）組織方面的資料文件材料；10、其他具有利用和保存價(jià)值的資料文件材料。版號(hào)：A

2、 修改狀態(tài)：0 第1頁(yè)共7頁(yè)xx工程xx 作業(yè)資料文件監(jiān)理有限公司檔案管理辦法XXQZ4.2.308（二）工程管理部1、工程資料文件：關(guān)于工程項(xiàng)目建議書(shū)，可行性研究報(bào)告，初步設(shè)計(jì)，施工圖設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)修改通知，工程關(guān)于圖紙和技術(shù)指標(biāo)；2、工程監(jiān)理關(guān)于資料文件：協(xié)議文本，監(jiān)理規(guī)劃，監(jiān)理實(shí)施細(xì)則，監(jiān)理日志，工程周報(bào)，監(jiān)理通知，備忘錄，事故調(diào)查分析報(bào)告，開(kāi)工報(bào)告，開(kāi)（停）工令，工程延期審批報(bào)告，監(jiān)理總結(jié)，工程初步驗(yàn)收，竣工驗(yàn)收關(guān)于資料文件等。（三）財(cái)務(wù)部1、會(huì)計(jì)憑證；2、現(xiàn)金日記帳；3、銀行日記帳；4、明細(xì)帳；5、總帳；6、財(cái)務(wù)報(bào)表。（四）市場(chǎng)部1、招投標(biāo)資料文件、協(xié)議、協(xié)議評(píng)價(jià)；版號(hào)：A 修改狀態(tài)：0

3、 第2頁(yè)共7頁(yè)xx工程xx 作業(yè)資料文件監(jiān)理有限公司檔案管理辦法XXQZ4.2.3082、用戶信息、用戶滿意程度測(cè)試。以上資料文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性資料文件，各類會(huì)議資料文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)等。三.公司檔案管理體制 公司檔案工作實(shí)行集中管理體制，由綜合部負(fù)責(zé)公司檔案的管理工作。綜合部設(shè)立檔案室，并配備檔案管理人員。 四.檔案管理工作 (一).檔案的歸檔、立卷與管理。1、各部門在次年第一季度按建檔范圍要求，檢查齊全整理后交綜合部立卷歸檔。2、單項(xiàng)工程完工后主管部門將需歸檔材料交綜合部立卷歸檔。 3、對(duì)遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全。 4

4、、依據(jù)檔案來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序進(jìn)行分類。 5、歸檔前將資料文件資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。版號(hào)：A 修改狀態(tài)：0 第3頁(yè)共7頁(yè)xx工程xx 作業(yè)資料文件監(jiān)理有限公司檔案管理辦法XXQZ4.2.3086、案卷排列。立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)資料文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。 7、整理案卷，使之厚度適宜，監(jiān)控在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書(shū)寫(xiě)標(biāo)題。 8、對(duì)所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。 9、每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理： （1

5、）清除不必要保存的材料； （2）對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。 (二).檔案的保管： 1、防止檔案的損毀，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全；2、公司設(shè)立專用資料文件庫(kù)保存檔案； 3、做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。 版號(hào)：A 修改狀態(tài)：0 第4頁(yè)共7頁(yè)xx工程xx 作業(yè)資料文件監(jiān)理有限公司檔案管理辦法XXQZ4.2.308 (三).檔案的鑒定： 1、從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價(jià)值。 2、確定各類檔案的保管期限表。其中財(cái)務(wù)檔案見(jiàn)財(cái)務(wù)檔案保存期限表。 公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限

6、的，保管期限從長(zhǎng)。(四).檔案的銷毀： 1、對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，該清冊(cè)永久保存； 2、辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀； 3、銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字；4、公司終止、解散時(shí)，檔案應(yīng)移交控股股東； 5、公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。 (五).檔案借閱、利用工作 版號(hào)：A 修改狀態(tài)：0 第5頁(yè)共7頁(yè)xx工程xx 作業(yè)資料文件監(jiān)理有限公司檔案管理辦法XXQZ4.2.3081、凡需使用檔案者，均須填寫(xiě)資料文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱 2、案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的資料文件、資料文件資料可外借。外借的須辦理

7、登記手續(xù)。 3、檔案資料文件資料借閱期限不超過(guò)十天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 4、借閱檔案者應(yīng)保護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損毀，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。 5、外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。6、公司內(nèi)檔案利用的方式有： 1).提供檔案原件；2).提供檔案復(fù)印件；版號(hào)：A 修改狀態(tài)：0 第6頁(yè)共7頁(yè)xx工程xx 作業(yè)資料文件監(jiān)理有限公司檔案管理辦法XXQZ4.2.3083).提供文獻(xiàn)索引資料文件資料。7.檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)向各部門、職工或員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。8.檔案主管應(yīng)接受公司關(guān)于部門、人員定題咨詢要求。9.依據(jù)國(guó)家檔案、統(tǒng)計(jì)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。10.政府關(guān)于部門依法執(zhí)行公