1、在項(xiàng)目采購治理中成本降低的幾點(diǎn)認(rèn)識本文所關(guān)注的是其中的項(xiàng)目采購治理領(lǐng)域，并從項(xiàng)目資金的合理使用角度動身，探討在項(xiàng)目的采購治理中應(yīng)該如何降低成本、減少現(xiàn)金流出，并提高項(xiàng)目資金的使用效率。項(xiàng)目治理是在有限的資源條件下，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所采取的一系列治理活動。 現(xiàn)代項(xiàng)目治理的知識體系被劃分為9個知識領(lǐng)域，包括：項(xiàng)目綜合治理、項(xiàng)目范圍治理、項(xiàng)目時刻治理、項(xiàng)目成本治理、項(xiàng)目質(zhì)量治理、項(xiàng)目人力資源治理、項(xiàng)目溝通治理、項(xiàng)目風(fēng)險治理以及項(xiàng)目采購治理。本文所關(guān)注的是其中的項(xiàng)目采購治理領(lǐng)域，并從項(xiàng)目資金的合理使用角度動身，探討在項(xiàng)目的采購治理中應(yīng)該如何降低成本、減少現(xiàn)金流出，并提高項(xiàng)目資金的使用效率。項(xiàng)目的執(zhí)行除了

2、需要必備的人力資源之外，還必須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零件、服務(wù)和其它物質(zhì)資源，離開了這些物質(zhì)資源，再高超的項(xiàng)目經(jīng)理也不可能按要求完成項(xiàng)目的任務(wù)，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，這些產(chǎn)品和服務(wù)是通過采購活動來實(shí)現(xiàn)的。從執(zhí)行組織以外通過采購取得項(xiàng)目所需要的產(chǎn)品或服務(wù)，確實(shí)是所謂的項(xiàng)目的采購治理。而這些資源的獵取又是需要花費(fèi)一定的項(xiàng)目資金的，如何合理而有效的使用這些項(xiàng)目資金？如何使一筆有限的資金發(fā)揮其最大的效用？是在項(xiàng)目的采購治理中所應(yīng)該關(guān)注的問題之一。梅瑞狄斯在項(xiàng)目治理治理新視角中提到：“在采購設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中，我們必須清晰的界定出特定的需要，同時還要找到最低的價格和最具競爭力的供應(yīng)商。”

3、在現(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目采購操作中，要實(shí)現(xiàn)這兩個“最”字的目標(biāo)是十分不容易的。然而，我們卻能夠通過對項(xiàng)目采購治理中部分環(huán)節(jié)的操縱，來有效的降低采購成本，從而使項(xiàng)目資金達(dá)到最優(yōu)的配置，用有限的資金獵取盡可能多的資源，這是我們在項(xiàng)目采購治理中所能夠?qū)崿F(xiàn)的成本目標(biāo)。以下，就將從成本操縱的角度來逐一論述在項(xiàng)目采購治理中降低采購成本的一些措施。1、制定采購預(yù)算與可能成本制定預(yù)算的行為確實(shí)是對組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是打算活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它依舊一種操縱機(jī)制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。制定采購預(yù)確實(shí)是在具體實(shí)施項(xiàng)目采購行為之前對項(xiàng)目采購成本的一種可能和預(yù)測，是對整個

4、項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項(xiàng)目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，還同時建立了一個資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時的檢測與操縱，確保項(xiàng)目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預(yù)算的約束，能提高項(xiàng)目資金的使用效率，優(yōu)化項(xiàng)目采購治理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的操縱項(xiàng)目資金的流向和流量，從而達(dá)到操縱項(xiàng)目采購成本的目的。2、供應(yīng)商的選擇供應(yīng)商是項(xiàng)目采購治理中的一個重要組成部分，項(xiàng)目采購時應(yīng)該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機(jī)會，一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則，另一方面也能對采購成本有所操縱，提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商

5、的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。第一，選擇供應(yīng)商的數(shù)量。供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題，實(shí)際上也確實(shí)是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從采購方來講，單一貨源增加了項(xiàng)目資源供應(yīng)的風(fēng)險，也不利于對供應(yīng)商進(jìn)行壓價，缺乏采購成本操縱的力度。而從供應(yīng)商來講，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢，能夠給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費(fèi)用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購成本。因而，在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時既要幸免單一貨源，尋求多家供應(yīng)，同時又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，以獵取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價格和采購成本。如此既能保證采購物資供應(yīng)的質(zhì)量，又能有力的操縱采購支出。一般來講，供應(yīng)商的數(shù)量以不超過34家為宜

6、。第二，選擇供應(yīng)商的方式。選擇供應(yīng)商的方式要緊包括公開競爭性招標(biāo)采購、有限競爭性招標(biāo)采購、詢價采購和直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點(diǎn)來講分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購。我們認(rèn)為，在項(xiàng)目采購中采取公開招標(biāo)的方式能夠利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價格，關(guān)心采購方以最低價格取得符合要求的工程或物資；同時多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于操縱采購成本。3、采購環(huán)境的利用項(xiàng)目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購打算的實(shí)施會產(chǎn)生重要的阻礙，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對項(xiàng)目組織如何樣及如何采購產(chǎn)生阻礙的外部變化，包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的

7、變化、國家財政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境，包括項(xiàng)目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實(shí)施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個好的項(xiàng)目采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場環(huán)境為項(xiàng)目整體帶來利益。充分利用采購環(huán)境的一個重要內(nèi)容確實(shí)是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關(guān)項(xiàng)目所需要的物資及服務(wù)的多方面市場信息。比如，結(jié)合所采購物資或服務(wù)的種類、性能參數(shù)、質(zhì)量、數(shù)量、價格的要求等，了解熟悉國內(nèi)、國際市場的價格及供求信息，所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿(mào)易支付方法、保險合同等有關(guān)國內(nèi)、國際貿(mào)易知識和

8、商務(wù)方面的情報和信息。這就要求項(xiàng)目組織建立有關(guān)的市場信息機(jī)制，以達(dá)到有效利用采購環(huán)境的目的，良好的市場信息機(jī)制包括：建立重要物資供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫，以便在需要時候能隨時找到相應(yīng)的供應(yīng)商，以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息。建立同一類物資的價格目錄，以便采購者能進(jìn)行比較和選擇，充分利用競爭的方法來獲得價格上的利益。對市場情況進(jìn)行分析和研究，作出市場變化的預(yù)測，使采購者在制定采購打算、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。只有建立了良好的市場信息機(jī)制，才能在項(xiàng)目采購中做到“知己知彼”，并對采購環(huán)境有充分的了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有力地

9、位，獲得價格上的優(yōu)勢，不僅取得高質(zhì)量的物資或服務(wù)，也能取得成本上的利益。否則，假如缺乏了對相關(guān)信息的熟悉，會造成采購工作的延誤，采購預(yù)算的超支，失去成本操縱的優(yōu)勢。因此，在項(xiàng)目采購治理中充分利用采購環(huán)境，建立良好的市場信息機(jī)制，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。4、供應(yīng)商的治理基于長期的降低采購成本的理念動身，我們認(rèn)為，在項(xiàng)目的采購治理中應(yīng)該貫穿一個“供應(yīng)商治理”的思想，也即是把對供應(yīng)商的治理納入項(xiàng)目采購治理的一個部分。如此既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時刻長短和購買批量上獲得采購價格的優(yōu)勢，對降低項(xiàng)目采購中的成本有專門大的好處。有以下兩點(diǎn)值得注意：第一，與供應(yīng)商建立

10、直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。關(guān)于采購方來講，一旦確定了能夠長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險共擔(dān)”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立，能給采購方帶來長期而有效的成本操縱利益。第二，供應(yīng)商行為的績效治理。在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對供應(yīng)商的行為進(jìn)行績效治理，以評價供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。比如：建立供應(yīng)商績效治理的信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商進(jìn)行評級，建立量化的供應(yīng)商行為績效指標(biāo)等等，并利用績效治理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作：

11、增大或減少供應(yīng)份額、延長或縮短合作時刻等，對供應(yīng)商以激勵和獎懲。如此能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時的供貨，從而有效的降低項(xiàng)目采購總成本。5、全流程成本概念，操縱總成本在探討項(xiàng)目采購治理中降低成本的問題時，應(yīng)該確立采購全流程成本的概念，我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個項(xiàng)目采購流程中的成本降低，是對總成本的操縱，而不是單一的針對采購物資或服務(wù)的價格。獲得了低價的采購物品當(dāng)然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時，降低采購成本不僅指降低采購項(xiàng)目本身的成本，還要考慮相關(guān)方面的利益，成本就像在U形管中的水銀，壓縮這邊的成本，那邊的成本就增加。單獨(dú)降低某項(xiàng)成