1、第一節 聲像檔案整理 一、聲像檔案概念 聲像檔案指國家機構、社會組織以及個人在從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會具有保存價值的照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤等不同材料為載體，以影像、 聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。又稱音像檔案、視聽檔案。 二、聲像檔案的特點形意結合、形象逼真時間感、空間感強烈便于復制和轉換攜帶使用方便保管要求高開國大典三、聲像檔案的作用1、較強的憑證作用（為其他種類檔案提供印證）2、重要的科研和宣傳素材（為工作研究提供依據，為新聞報道提供服務）3、便捷的信息交流（可運用多媒體技術在不同載體之間進行互相轉換,利用數字多媒體技術進行存儲

2、和傳播 ）4、較高的藝術欣賞價值（為利用者提供藝術享受）四、聲像檔案的收集歸檔（一）聲像檔案的收集原則1、以我為主2、突出主題3、質量精良4、內容齊全（二）聲像檔案的歸檔范圍1、記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的聲像材料。2、領導人和著名人物參加與本單位、本地區有關的重大公務活動的聲像材料。3、本單位組織或參加的重要外事活動的聲像材料。4、記錄本單位、本地區重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現象的聲像材料。5、記錄本地區地理概貌、城鄉建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民風民俗和著名人物的聲像材料。6、其他具有保存價值的聲像材料。（三）聲像檔案的歸檔時間和要求應根據實際情況

3、，采取隨時歸檔與定期歸檔相結合的方式。照片檔案歸檔要求：1、對屬于收集與歸檔范圍的照片，應按照規定定期向本單位檔案機構或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個人不得據為己有。2、對存有真偽疑義的照片應采取必要措施鑒定。3、對反映同一內容的若干張照片，應選擇其主要照片歸檔。主要照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。4、底片、照片、說明齊全；5、底片與照片的影像相符；6、無底片的照片應翻拍底片，無照片的底片應制作照片。錄音帶、錄像帶、光盤歸檔要求：1、光盤、錄音錄像材料的組成部門或攝錄人員應負責對歸檔的光盤、錄音錄像材料整理，一般應在攝錄后的三個月內向檔案部門移交歸檔，檔案

4、部門有責任督促、檢查承辦部門和承辦人員及時歸檔。2、歸檔的錄音錄像檔案必須具備可讀性，在機器上運轉正常，歸檔文件必須是原件、原版，聲音清楚、圖像清晰，確保文件的完整性和內容準確性。歸檔的光盤要檢測，包括載體外觀檢驗、病毒檢驗、數據可讀性檢驗、完整性準確性等。錄音帶、錄像帶、光盤歸檔要求：3、歸檔的光盤、錄音錄像的文字說明編寫要完整，與光盤、錄音錄像內容相符，接收時檔案部門應進行驗收檢查。（四）聲像檔案的收集方法集中收集定向收集直接參與收集隨時收集第二節 照片檔案的整理 照片分為感光材料照片（傳統照片）和數碼照片。 傳統照片：是用照相機和膠片，采用可見光使膠片感光而形成的圖像文件。 數碼照片：是

5、運用數字技術與光學技術相結合形成的照片。（傳統）照片檔案 國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史紀錄。一般包括底片、照片、說明三部分。一、照片檔案的構成和種類（一）照片檔案構成：照片檔案一般包括底片、照片及說明三部分。（1)底片底片是與被攝景物顏色相反的負影像,以感光膠片為載體。底片是照片檔案的重要組成部分。(2)照片照片是與被拍攝景物顏色相同的正影像,它是通過底片沖印而成的。(3)文字說明文字說明是對照片檔案內容的介紹和補充,它與照片相輔,互不可分。文字說明應包含事由,時間,地點,人物,背景,攝影者等諸要素。（二）、照片檔案的種類（一）從

6、成像原理與載體上分，可分為傳統照片檔案和數碼照片檔案。（二）從形成上分，可分為原版照片檔案和翻版照片檔案。（三）從攝影目的與表現方式上分，可分為記錄照片檔案和藝術照片檔案。（四）從記錄影像的時間上分，可分為歷史照片檔案和現代照片檔案。二、照片檔案的整理（一）、底片的整理1、底片分類2、底片排列3、底片編號4、底片裝袋5、底片入冊6、填寫底片冊內容7、編制底片檔案案卷目錄1、底片的分類 對于大部分單位來說，底片數量不多，可不分類，只按底片收集的先后順序編流水號即可。（如有特殊類型的底片，在底片冊的“底片類型”欄目中注明即可） 2、底片的排列 底片應按照時間的順序排列。首先按照底片形成的不同年度分

7、開排列，然后在同一年度內按照底片的形成時間順序依次排列。3、底片的編號 格式一： 全宗號保管期限代碼張號（檔案室代號保管期限代碼張號）格式二： 全宗號保管期限代碼冊號張號（檔案室代號保管期限代碼冊號張號）全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號。 保管期限代碼:分別用“1,2,3”或“Y,C,D”對應代表永久,長期,短期。 張號:在某一全宗某一保管期限內底片從“1”開始順編流水號。 例:3016,即代表陽城縣物價局永久卷中的第6張底片。4、底片裝袋 底片應放入專用的底片袋中保存。一張一袋，并在底片袋右上方標明底片號。5、底片入冊 底片要按照排列與編號的順序依次插入底 片冊。6、填寫底片冊內容（1）填

8、寫底片冊內封面（2）填寫底片冊內備考表（3）填寫底片冊冊脊7、編制底片檔案案卷目錄底片冊內封面 （單位名稱） （類目名稱） （案卷標題）案卷號卷內底片共 張保管期限自 年 月起至 年 月止全宗號目錄號案卷號底片冊內備考表本冊情況說明：本冊115號的底片經過修復。 立冊人： 檢查人： 立冊時間：底片冊冊脊 全宗號 目錄號 案卷號 年度底片檔案案卷目錄案卷號 題 名起止年月底片張數保管期限備注知識點底片與照片要分開存放，底片要放入底片冊，照片放入照片冊，不得混放。這是由于底片與照片使用的目的、頻率和保管條件不同要求的，也是底片的原始性和唯一性要求的。大幅底片應放入專門檔案袋或檔案盒中，按底片號順序

9、排列。珍貴的、重要的、使用頻率高的底片要進行拷貝，以便保存原版底片。底片數量多，可將一年形成的底片排列在數冊中；底片數量少，也可將數年形成的底片排列在一冊中。（二）、照片檔案整理1、照片分類（1）保管期限問題年度分類法（2）保管期限年度問題分類法2、照片排列 應在分類方案最低一級類目內，按問題結合時間、重要程度進行排列。3、照片編號格式一：全宗號保管期限照片冊號張號格式二：全宗號保管期限張號其中全宗號,保管期限代碼與底片號中的全宗號,保管期限代碼是一致的。冊號:是指在某一全宗某一保管期限內照片冊的排列從“1”開始編流水號。張號:是指照片在冊內的排列從“1”開始的順序編號。4、照片裝冊 照片裝冊

10、時需將照片號順序依次固定在芯頁上，組成照片檔案冊。5、編寫文字說明內容包括六要素事由：指照片影像所反映事件、事物的情由；時間：指事件發生或事物變化、產生的時間和拍攝時間；地點：指拍攝物所在的具體地點；編寫文字說明人物：指照片影像上主要人物的姓名、身份以及在照片中的位置；背景：指對揭示照片影像主題具有襯托作用的背景；攝影者：指照片的拍攝單位或拍攝人。（一）單張照片說明 題名：簡明準確概括基本內容、人物、時間、地點、事由； 照片號：即該張照片的編號，表示為：照片冊號張號； 底片號：即該張照片的底片號。 （一）單張照片說明 參見號：即與該張照片有密切聯系的其他載體形式檔案的檔號。 文字說明：即對該張

11、照片圖像的說明，比照片題名更具體一些，或僅對題名及未及內容作出補充。其他需要說明的事項亦可在此欄表述。（1）保管期限問題年度分類法指首先將照片按不同的保管期限分開，在同一個保管期限內，根據照片所反映的內容，把照片分成若干個專題，如：會議類、業務類、基建類、榮譽實物類等；然后在每個專題下面再按照片形成的年度時間順序進行排列和組合。例如：永久 會議類 2019年 業務類 基建類 榮譽實物類永久 會議類 2019年 業務類 基建類 榮譽實物類永久 會議類 2019年 業務類 基建類 榮譽實物類（2）保管期限年度問題分類法指首先將照片按不同的保管期限分開，在同一個保管期限內，將一個年度內歸檔的全部照片

12、結合不同的內容或問題依次排列組合。一個年度的照片檔案可形成一冊或若干冊。如：例如：永久 2019年 會議類 業務類 基建類 榮譽實物類永久 2019年 會議類 業務類 基建類 榮譽實物類永久 2019年 會議類 業務類 基建類 榮譽實物類（二）組合照片的說明 組合照片說明應概括揭示該組照片所反映的全部信息內容及其他需要說明的事項，并標明所含照片的起止張號和數量，組合照片應在每一組照片的左上角或右上角以（1）（2）（3）等組聯符號表示，組聯符號不宜跨冊。 采用組合照片說明的照片，單張照片說明可從簡，但其說明編寫應符合客觀準確，編寫及時的要求。組合照片的說明圖片6、照片檔案的組卷及目錄編制照片經分

13、類、排列、編號后，即可按照片編號順序裝入照片冊的芯頁上。特殊規格照片應與其他照片一并組卷，另外存放，并在冊內目錄中注明。照片檔案組卷后，應編制照片檔案目錄。照片檔案目錄包括案卷目錄、卷內目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。照片檔案卷內目錄照片號 照片題名拍攝時間照片所在頁號底片所在卷 號頁 號底 片 號備注515（2128）5-217、填寫照片冊內容8、編制照片檔案案卷目錄 知識點無論采用哪一種分類方法，照片檔案分類方案應保持一致，相對固定，不得隨意變動。分說明中的底片號一定要填寫，不得空缺，因為在日常利用時，往往是通過照片查找底片。照片案卷題名要具備基本三要素：作者、事由、種類建立照片檔

14、案定期檢查制度，發現問題及時解決。第三節 數碼照片檔案整理數碼照片檔案概念 數碼照片是用掃描儀掃描或數碼照相機直接拍攝獲得的，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的圖像文件。數碼照片檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中形成的有保存價值的數碼照片。 數碼照片檔案目錄 數碼照片號題名拍攝時間攝影者紙質照片號參見號保管期限備注一、數碼照片檔案的構成數碼照片檔案一般由數碼圖像、文字說明和EXIF信息三部分組成。數碼照片檔案和傳統照片檔案相同之處是都有圖像和文字說明，不同之處是數碼照片檔案沒有底片，但是在數碼照片拍攝過程或掃描過程中會形成一系列的信

15、息，即EXIF信息。EXIF信息是鑲嵌在圖像文件格式內的一組拍攝或掃描參數，主要包括攝影或掃描時的光圈、焦距、分辨率、相機品牌型號、日期時間等各種與當時攝影或掃描條件相關的信息。二、數碼照片檔案的整理按照雙軌制的要求，應將歸檔的數碼照片打印出紙質照片或轉換為膠片。所備份照片或膠片的整理要求和方法，參照前面講的“照片檔案整理”和“底片檔案整理”內容，只是需將卷內目錄中的照片號或底片號改為“數碼照片號”。數碼照片檔案整理步驟：包括數碼照片的分類、排列、編號、編寫文字說明、編制數碼照片檔案目錄、刻錄光盤、光盤編號、填寫光盤標簽、光盤校驗、編制光盤目錄等工作環節。1、數碼照片分類 數碼照片采用保管期限

16、年度組（一次會議、一項活動、一項工程、一個人物等）分類方法。 此種分類方法是通過在計算機中建立層級文件夾實現的。 首先建立數碼照片檔案文件夾，然后在同一保管期限的不同年度建立年度文件夾，并以年度命名子文件夾，在子文件夾內建立組文件夾，以順序號和主要內容或事由命名組文件夾。每個文件夾都要命名。例如：數碼照片檔案分類永久 2019年 一次會議 一項活動 一項工程 一個人物永久 2019年 一次會議 一項活動 一項工程 一個人物2、數碼照片的排列 建立數碼照片檔案文件夾建立年度文件夾組文件夾（按每組照片形成時間順序排列）一組照片按所反映的重要程度排列。3、數碼照片編號采用三段式 年度組號順序號組號，

17、是指同一年度內組文件夾的流水號。張號，是指組內每張照片的流水號。 每一組文件夾內的數碼照片都要從“1”開始編寫。4、編寫文字說明 數碼照片文字說明包括：組文件夾的命名、組文件夾內的總說明、每張數碼照片的分說明組文件夾的命名 組文件夾的命名，其名稱采用組的順序號和主要內容或事由組成，標注在組文件夾下面的名稱位置上。例如： 20191陽城縣檔案工作會 20192晉城市農業農村檔案工作陽城現場會 20193陽城縣檔案館接受吳太鈺同志捐贈其珍藏抗日縣政府文獻儀式 20194晉城市檔案局局長宋鐵栓率檢查組在陽城檢查檔案工作組文件夾內的總說明總說明是對“組文件夾”內所有照片內容的概括說明，編寫出包括事由、

18、時間、地點、人物、背景、攝影者、EXIF信息在內的綜合說明，字數不超過200字，以Word文檔方式附在該文件夾內。例如： 上述2019年第3組數碼照片，其總說明為：2019年7月6日，陽城縣檔案館在陽城縣河北鎮會議室接受吳太鈺同志捐贈其珍藏的陽城縣抗日縣政府檔案文獻儀式。陽城縣委常委、縣委辦主任李國平、副縣長宋平、晉城市檔案局局長宋鐵栓、陽城縣檔案局局長郭春社、河北鎮鎮長白軍龍、捐贈者吳太鈺、河北鎮政府、陽城縣檔案館部分工作人員20余人出席了捐贈儀式。本組照片共8張，劉愛國拍攝。每張數碼照片的分說明201931縣委常委、縣委辦主任李國平同志講話201932宋平副縣長代表中共陽城縣委、陽城縣人民

19、政府向吳太鈺同志頒發資金（牌匾）8000元。201933捐獻者吳太鈺同志發言5、編制數碼照片檔案目錄6、刻錄光盤(1)刻錄要求 數碼照片檔案應定期刻錄成光盤保管。為保證圖像數據的安全，應采用只讀光盤作為存儲載體，最好使用質量好、容量大的單片盒裝DVD光盤。（2）刻錄內容 數碼照片文件夾:文件夾里按數碼照片號順序排列的數碼照片。 數碼照片目錄文件：文件內容為數碼照片檔案的目錄 光盤說明文件：該文件用以說明本張光盤內容和制作情況的各類信息。7、光盤編號要按形成年度的順序流水編號，連續排列。光盤編號標注在數碼照片光盤檔案登記表中。檔案類別順序號如：5.4158、填寫光盤標簽 光盤刻錄完成后，應填寫數

20、碼照片檔案登記表和數碼照片檔案元數據表。9、光盤校驗 內容是否完整，能否打開，文件數量是否準確10、編制光盤目錄數碼照片檔案登記表光盤號5.45光盤容量2G光盤題名陽城縣財政局2019年數碼照片檔案保管期限永久照片張數215起止年月自2019年1月起至 2019 年12 月止光盤說明文件包括：光盤題名：光盤中存儲的數碼照片內容。題名結構為單位名稱+年度+數碼照片。套別：數碼照片存儲光盤的保管類型，分別用A、B、C表示。照片起止年月：光盤中數碼照片起始年月和終止年月，中間以“”相連。保管期限：光盤中數碼照片的保管期限。照片張數：本盤中數碼照片的總張數。光盤說明文件包括：照片文件類型：指數碼照片的

21、文件格式，JPEG或TIFF。光盤類型：是指光盤類型的參數。分為CD-R、CD-RW、DVD-R、DVD-RW、DVD+RW。制作時間：數碼照片存儲光盤刻錄制作時間，用8位阿拉伯數表示年月日。制作軟件：刻錄制作數碼照片存儲光盤使用的軟件名稱。制作設備：刻錄制作數碼照片存儲光盤使用的硬件名稱。制作人：刻錄制作數碼照片存儲光盤的人員姓名。數碼照片檔案元數據登記表硬件環境（主機、網絡服務器型號、制造廠商等）聯想啟天系列、聯想集團軟件環境（型號、版本等）操作系統Windows XP數據庫系統無相關軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等）Microsoft OfficeIE瀏覽器WinRAR壓縮軟

22、件文件格式JPEG數碼照片光盤目錄光盤號光盤題名起止年月照片張數刻錄日期備注5.41陽城縣財政局2019年數碼照片檔案2019.12019.122152019.15.42陽城縣財政局2019年數碼照片檔案2019.12019.121752019.4知識點按照雙軌制的要求，應將歸檔的數碼照片打印出紙質照片或轉換為膠片。所備份照片或膠片的整理要求和方法，參照前面講的“照片檔案整理”和“底片檔案整理”內容，只是需將卷內目錄中的照片號或底片號改為“數碼照片號”。光盤標簽中數碼照片檔案登記表和數碼照片檔案元數據登記表應與光盤大小一致。分別放在光盤的正面和反面。光盤應定期檢查，發現問題及時解決，必要時進行

23、數據遷移。雙軌制：電子形式的照片文件和沖洗出來的紙質照片同時歸檔。 雙套制：（電子文件的備份）刻錄兩套光盤，一份保存，一份日常利用。第四節 錄音錄像檔案的整理 錄音錄像檔案概念： 錄音錄像檔案是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的，具有保存價值的，以機械、光學、電磁等記錄方式記錄聲音、影像，以特殊材料為載體的歷史記錄。一、種類1 、錄音檔案 主要有唱片和錄音帶兩種，有盤式和盒式兩種，其中以盒式為常見。2、錄像檔案 同樣有盤式和盒式兩種，同樣以盒式為常見。二、錄音錄像帶的驗收1、質量關2、完整關三、錄音錄像檔案歸檔范圍四、錄音錄像檔案整理1、鑒定：根據本單位的歸檔范圍，對每一件錄音、

24、錄像進行鑒定，判斷其是否歸檔。歸檔的錄音、錄像檔案保管期限參照文書檔案保管期限，劃分為永久、30年、10年。 2、分類 必須將錄音檔案和錄像檔案分開。 例如我們本單位分類方案一級類目聲像檔案為5，二級類目照片檔案為1，錄音檔案為2，錄像檔案為3，那么錄音檔案類目號為5.2，錄像檔案類目號為5.3。 音像制品多的單位，如電視臺、廣播電臺等，還可在錄音檔案或錄像檔案內按內容等分類，這就需要三級類目。3、排列 根據分類方案，每件歸檔錄音錄像最低一級類目內按時間先后順序排列。4、編號 錄音錄像檔案是以盤式或盒式為保管單位進行編號。編號可按歸檔時間順序結合內容編制流水號。格式：全宗號類目號順序號如： 3

25、0 5.315 表示物價局錄像檔案第15盒注意：1、錄音錄像盒上的編號與外包裝盒一致；2、錄音錄像盒上的編號與相應的文字說明一致。5、編寫文字說明錄音錄像檔案的文字說明必須詳細準確。錄音帶要寫明：講話內容、講話人姓名、身份、錄音時間、錄音帶播放時長、錄音帶型號規格、設備的型號規格錄像帶要寫明：所攝內容、主要人物、拍攝時長、錄像型號規格、設備型號規格。6、填寫標簽標簽內容包括：編號、參見號、片名、播放時間、攝制單位、攝制時間、規格、制式、密級、主要人物的姓名、身份等。錄音錄像檔案標簽樣式 立檔單位 錄像檔案形成時間保管期限備注：全宗號類目號案卷號 錄像檔案 全宗號 類目號 案卷號五、錄音錄像檔案

26、的編目 每件錄音、錄像都應按分類方案，在相關的管理軟件上著錄各項目要素，并打印出歸檔目錄。錄音錄像檔案目錄包括檔號、責任者、題名、時間長度、起始標志、結束標志、現存載體編號、原存載體編號、參見號、規格、備注等。六、裝盒上架錄音錄像檔案目錄檔號責任者題名攝錄時間攝錄人節目時間參見號保管期限備注知識點1、要以一盒（盤）錄音（錄像）檔案帶為一個保管單位著錄一條；2、如一盒（盤）錄音（錄像）帶錄制多人的講話或多個節目，應在題名欄中逐一說明。3、如一個活動錄制多盒（盤）錄音（錄像）帶，則在題名欄后注明錄音（錄像）檔案的順序號。第五節 光盤檔案的整理一、概念 光盤檔案是指國家機構、社會組織和個人在社會活動

27、及科學實踐中形成的有保存價值以光盤為保存載體的檔案。二、歸檔范圍和種類 主要包括本單位形成的文書類電子文件、各種數據庫、數碼照片、音頻、視頻、多媒體電子文件及軟件等以光盤為保存載體的文件。三、光盤檔案的整理1、分類 光盤數量較少時，我們可不分類。我們本單位分類方案中一級類目聲像檔案設置為5，二級類目照片檔案設置為1、錄音檔案為2、錄像檔案為3、光盤檔案為4，光盤檔案類目號為5.4。 如果數量較多且每年都會產生，我們可按問題設置三級類目。 5.4.1 文書類電子文件 5.4.2 數碼照片光盤 5.4.3 數據庫 5.4.4 視頻2、排列和編號在最低一級類目內按光盤形成時間編制案卷流水號。例一個單

28、位有文書類電子文件、數碼照片光盤和視頻光盤。A、文書類電子文件光盤檔案從“1”開始編寫一個案卷流水號，每冊內光盤按時間順序排列。 5.4.1001 一直編制 5.4.1最后一件例：B、數碼照片光盤檔案從“1”開始編寫一個案卷流水號，每冊內光盤按時間順序排列。 5.4.2001 一直編制 5.4.2最后一件C、視頻光盤檔案從“1”開始編寫一個案卷流水號，每冊內光盤按時間順序排列。 5.4.3001 一直編制 5.4.3最后一件例一個單位光盤數量較少，我們作為一個類處理。 5.4001 一直編制 5.4最后一件3、組卷A、以單張光盤為一卷，光盤號就是案卷號。（1）一張光盤作為一卷，必須要有良好的外

29、包裝，一般采用優質透明塑料盒。不得用塑料薄膜紙包裝。（2）在光盤包裝塑料盒上貼上標簽，位置在正面左下角或盒脊下部。全宗號類目號年度案卷號光盤檔案案卷目錄 序號檔號案卷題名刻錄日期刻錄人密級備注（3）在光盤非數據面上用記號筆寫上檔號 5.4001（4）制作一張光盤說明放在光盤盒內并在每張光盤制作時存入光盤內。主要包括檔號、光盤內存放的內容、文件的格式、制作日期、制作人、保管期限等內容。B、將若干張光盤按時間結合內容放入光盤冊，一冊作為一卷，這時需要編制冊內光盤號，每冊從“1”開始編制光盤號。（1）采用光盤冊，必須使用符合光盤保護要求的專用光盤冊。（2）在每張光盤的非數據面上用記號筆填寫檔號。類目號案卷號光盤號 5.4001016（3）填寫每張光盤的說明全宗號類目號案卷號光盤號光盤名稱刻錄人刻錄日期（4）編制光盤檔案卷內目錄（5）填寫光盤檔案（6）填寫本冊光盤檔案的總說明（7）填寫光盤盒脊標簽（8）編制光盤檔案案卷目錄（9）排架光盤檔案應豎放，排架按照分類及案卷順序號排列。光盤檔案卷內目錄序號光盤題名刻錄日期刻錄人密級備注光盤檔案案卷目錄序號檔號案卷題名光盤數量起止日期密級備注第五節 聲像檔案的保管和利用一、照片檔案的保管和存放保存底片的適宜溫濕度為：溫度 13