1、“華商縱橫”零售超市門店管理研討班（中） 單據稽核體系的建立二零零六年五月 8/15/20221中小超市單據稽核體系的建立 中國零售業防損研究與交流中心主任 華商縱橫總經理兼資深防損講師岳立群8/15/20222目錄超市單據稽核體系的建立四流合一在單據稽核體系中的運用單據稽核員的崗位職責單據稽核員的作業程序常用防損單據及稽核流程8/15/202231.單據稽核體系的建立8/15/202242.四流合一在單據稽核中的運用8/15/202253.單據稽核員的崗位職責 8/15/202263-1 常用十大單據： 單據稽核崗負責門店的單據稽核工作,主要使用的單據種類有: 1、報損單 2、進退貨單 3.

2、聯營廠家進退貨單 4.調撥單 5.出入庫單 6.廠商物品攜入攜出單 7.物品攜入攜出單 8. 贈品接收單 9.贈品發放登記表 10.辦公用品登記表.8/15/202273-2 十大工作職責： （1）對每日發生在門店的商品進貨、退換貨認真核對數量、規 格、金額，并對相關票據進行整理備案。 （2）對門店的報損商品，認真核對數量、規格、認定。然后 確定報損原因，并追究其責任，對相關票據整理備案。 （3）對客服臺的贈品的進銷存帳定期檢查、核實；對進入店 內進行綁贈的贈品，作登記，并發放贈品標識最后對客 服臺的贈品和店內贈品每月月底盤點。 （4）對店內的辦公用品、自用品進行登記并粘貼標識，定期 進行盤點

3、。 （5）定期檢查門店庫存區的退換貨區、報損區。并督促門店 做好退換貨和報損的工作。 8/15/202283-2 十大工作職責：（6）對聯營加工區物品的進入進行登記管理，并對進入賣場 區的物品粘貼區別于正常商品的標識，定期進行盤點登 記。（7）對門店收銀員進行監督并對每日商品款的收交情況進行 監督。（8）督促做好市調工作，對高于其它店銷量商品的價格進行 變價監督。（9）對攜出賣場的商品登記備案，并督促外借商品的及時歸 還。（10）對顧客退換的商品進行核實，追蹤是否進入賣場，是 否退空單。8/15/202294.單據稽核員的作業程序8/15/202210作業程序： （1）每日對管理范圍內的單據,

4、進行審核,并簽字確認. （2）對單據管理工作中產生的的問題,分析原因.提出解 決方法及處理意見. （3）對下列單據獨立進行保管: 報損單. 聯營廠家進退貨單.廠商物品攜入攜出單.物 品攜入攜出單.辦公用品登記表. （4）對其它單據應保存防損聯.對無防損聯單據,應在登記 本上登記單據號.8/15/2022115.常用單據說明及稽核流程8/15/2022125-1 廠商物品攜出（攜入）單 （一式三聯） 指供應商攜入（攜出）門店的原材料、辦公用品、道具、展示物品等進出門店時應填寫的單據。主要流程： 由供應商填寫攜出（攜入）單經辦人清點數量 部門經理簽字 防損部清點數量攜入 經辦人申請 部門課長、防損

5、課長簽字 防 損員清點留下攜出聯。8/15/202213物品攜入（出）單 編號：日 期品 名數 量攜入（出）原因歸還日期登記人申請人：店長：供貨負責人：當班防損員：8/15/2022145-2 報損單（一式三聯） 商品因變質、發霉、鼠咬或因過保質期無法退換的商品需填寫庫存報損單。 主要流程： 由樓面填寫手工報損單課長簽字業務部 簽字店長簽字防損部簽字會同收貨、財務清點。8/15/2022155-3 庫存更正單 商品因包裝系數過大，影響銷售故拆零或拆散售賣，需填寫庫存更正單。主要流程： 由樓面填寫庫存更正單防損部清點數量 店長審核 業務部審核網絡部作單處理 財務作帳8/15/2022165-4

6、商品退、換貨單 商品因質量或其它因素造成該商品無法售賣要求供貨商退貨或換貨需填寫商品退、換貨單。 主要流程： 由樓面填寫退、換貨單課長審核 業務審核 財務簽字店長簽字 收貨、防損、供應商簽字 網絡部作單處理、財務作帳8/15/2022175-5 顧客退、換貨單 商品因質量或其它因素造成顧客退、換貨需填寫顧客退貨單。 主要流程： 由總服務臺填寫顧客退換貨單由門店值班經理審核 防損員清點確認商品進入賣場網絡員退單8/15/202218顧客退換貨登記表 編號：條碼商品名稱規格退貨原因顧客簽名部門組長簽字客服經手人簽名8/15/202219 顧客退、換貨流程說明：（1）顧客因質量或其他原因需退換貨商品

7、時，需 憑購物小票到購買超市客服臺辦理退換貨手續。（2）總臺服務員查看該商品是否屬于退換貨范圍， 如屬于退換貨范圍，應填寫顧客退換貨單。（3）其次由門店值班經理或店長簽字審核。（4）并由顧客簽名并留下聯系方式。（5）然后由防損部簽字，確認該商品已進入賣場。（6）顧客憑一聯退換單到賣場重新選購商品然后憑 這一聯退換單到收銀臺沖銷退換貨款；或直接 到收銀臺退款。（7）最后網絡信息員憑這一聯退換貨單沖減庫存。8/15/2022205-7 商品調撥單 門店與門店進行商品的調出與調進時填寫商品調撥單。 主要流程： 調出門店填寫審請單交業務部門審核 業務部門與調撥門店溝通 調撥門店由防損員、收貨員及配送調

8、貨人員點數確認部門課長、店長簽字 財務作賬處理 進入調撥門店賣場8/15/202221 5-8 賣場內辦公用品管理規定 ：（1）賣場辦公用品應每月統一報領發放一次，由財 務部門統一購買，各部門、班組填寫領物單。（2）所領辦公用品須報防損部登記備案。（3）經防損部核實粘貼標簽后方可使用。（4）辦公用品應放置指定的辦公用品箱，并標明責 任人及物品明細單。（5）標簽脫落或破損應及時到防損部補貼，否則按 無標簽物品處理。（6）無標簽和不能說明原因者按攜帶私藏物品處理。（7）辦公用品不按區域放置，亂放者，追究該轄區 責任人責任。（8）員工下班禁止攜帶一切場內用品違者按內盜處 理。8/15/202222

9、5-8 贈品發放流程 ：（1）由顧客憑小票至服務臺領取贈品。（2）客服人員核對小票無誤后，進行登記， 填寫贈品品名，數量，規格，留小票流 水號，由顧客簽收，留下聯系方式，負 責人簽字，在進銷存登記表上做詳細記 錄。（3）防損部不定期打回訪電話，隨時抽查庫 存。8/15/202223贈品發放領用表 年 月 日品 名數量規 格顧客簽字小票流水號聯系方式負責人8/15/202224 注意事項 ：（1）不得在賣場內發放贈品；（2）不能在賣場內捆邦贈品；（3）廠商需要在賣場內展示贈品樣品時，需填寫廠商攜 出攜入單，防損部需在贈品樣品上粘貼贈品標識；（4）對于門店商品轉贈品時，樓面需填寫物品攜出歸還 單，

10、客服臺也要填寫贈品接收單，做進銷存登記帳。 單據管理員要及時督促供應商還回贈品，對于還回 的贈品要填寫物品歸還單。8/15/202225 5-9 贈品進銷存流程 ：（1）客服臺收贈品后，在進銷存帳本上做接收登記，并 將贈品單據號填寫登記本上.（2）客服贈品發放人員每日將贈品發放記錄，憑小票做 贈品發放登記，由顧客簽收，并留具體聯系方式， 以便抽查。（3）下班前將贈品登記情況分類匯總，將匯總數據登記 帳本做詳細交接班，轉交下班。（4）根據進貨量及當天發放數量，計算出庫存量，庫存 與實際數量核對無誤后登記表由當天客服人員簽字， 如責任人發現登記不一致，由防損部復核并說明 原因。（5）防損部不定期抽

11、查贈品情況，如有不符，根據實際 情況進行責任倒查。8/15/202226 贈品驗收單 年 月 日品 名數量規 格供應商簽字收貨組簽字客服部簽字備 注8/15/202227 贈品進銷存登記表 年 月 日品 名規格數量進銷庫 存備 注8/15/202228 5-10 贈品交接流程 ： 供應商送贈品至收貨組，由收貨組填寫一式三份贈品交接單，一聯供應商，二聯收貨組，三聯客服部，其次防損部盤點簽字，轉交服務臺接收。 贈品交接表 年 月 日品 名規 格數 量廠家簽字收貨組簽字客服部簽字備 注防損部簽字：8/15/202229 5-11員工自用品的管理制度 ：（1）員工自用品應由防損部登記，貼標簽。（2）員

12、工自用品禁止帶入賣場，應放入指定員工柜。（3）如有特殊情況需打開員工柜的，須在防損員的監督下方可打開。 ( 4）在轄區內檢查出無登記，無標簽自用品，視轉移物按內盜處理 （對轄區責任人處罰）。（5）上班時間員工不能購物，不能隨意外出；下班時主動自清檢查。（6）員工下班購物要在指定的收銀臺付款。（7）未經領導同意不能隨便轉移商品，如發現轉移商品拿不出電腦 小票，又做不出解釋的，按夾帶商品處理。（8）員工應在指定區域喝水，水杯應集中存放。（9）轉移物品指將非本區域物品轉移至本區域管制范圍內，或將本 區域物品轉移至其他區域。（10）轄區責任人對轄區轉移物品承擔責任。8/15/202230 5-12 物

13、品攜入（出）流程：說明： （1）本憑證適用于超市的自營商品及自有物品。 （2）只適用于本店的正式員工填寫。 （3）一式三聯（存根，攜出，歸還）。流程： （1）先到防損部領取物品攜入（出）申請單。 （2）申請人簽字，填請表格，找供貨人簽字。 （3）店長簽字,防損單據管理員簽字并留下存根。 （4）當班防損員驗后簽字貨已出，方可放行（保留攜出聯， 下班后上交票據管理員）。歸還時持歸還聯找當班防損員 簽字，電話落實，方可進入。將物品歸還供貨部門簽字確 認,交防損員.8/15/202231 5-13 收貨流程 ：（1）由組長報缺貨單到收貨組，收貨組報到微機室。（2）微機室報采購部，采購部根據門店的銷售和庫存下 訂單給供應商。