1、-. z.Word長篇文檔排版技巧一市場部經常要出各種分析報告，一寫就是洋洋灑灑幾十頁。文字功底深厚的小王寫東西自然不在話下，然而每每困擾他的卻是排版的問題，每次都要花大量的時間修改格式、制作目錄和頁眉頁腳。最頭疼的是上司看完報告后讓他修改，整篇文檔的排版弄不好就要重來一遍。制作目錄也是出力不討好的事，盡管小王知道Word中有插入目錄的功能，可是嘗試了幾次就棄之不用了，原因是系統總是提示有錯誤。現在只能手工輸入目錄，加班加點數頁碼居然成了家常便飯。為了讓自己有時間下班后享受生活，小王花了半天的時間學習了一下長篇文檔的排版技巧，這才發現，這半天的時間，可以讓他享受無數個閑暇的黃昏和周末。小王把自

2、己的體會重點總結為兩點：制作長文檔前，先要規劃好各種設置，尤其是樣式設置不同的篇章局部一定要分節，而不是分頁下面就看看他是怎樣用新學的技巧制作一篇幾十頁的長文檔的。單面打印的簡單報告這份報告要求的格式是：A4紙；要有封面和目錄；單面打印；除封面和目錄外，每頁的頁眉是報告的題目；頁碼一律在頁面底端的右側，封面和目錄沒有頁碼，目錄之后為第1頁。設置紙和文檔網格寫文章前，不要上來就急于動筆，先要找好適宜大小的紙，這個紙就是Word中的頁面設置。從菜單中選擇【文件】|【頁面設置】命令，顯示頁面設置對話框，選擇【紙】選項卡，如圖1所示。圖1 選擇紙通常紙大小都用A4紙，所以可采用默認設置。有時也會用B5

3、紙，只需從紙大小中選擇相應類型的紙即可。很多人習慣先錄入容，最后再設紙大小。由于默認是A4紙，如果改用B5紙，就有可能使整篇文檔的排版不能很好地滿足要求。所以，先進展頁面設置，可以直觀地在錄入時看到頁面中的容和排版是否適宜，防止事后的修改。考慮到閱讀報告的領導年齡都比擬大，對于密密麻麻的文字閱讀起來比擬費力，還可以調整一下文字。通常，很多人都采用增大字號的方法。其實，可以在頁面設置中調整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字號，也能使容看起來更清晰。在頁面設置對話框中選擇文檔網格選項卡，如圖2所示。選中指定行和字符網格，在字符設置中，默認為每行39個字符，可以適當減小，例如改為每行37個字符。

4、同樣，在行設置中，默認為每頁44行，可以適當減小，例如改為每頁42行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。設置樣式現在，還是不用急于錄入文字，需要指定一下文字的樣式。通常，很多人都是在錄入文字后，用字體、字號等命令設置文字的格式，用兩端對齊、居中等命令設置段落的對齊，但這樣的操作要重復很屢次，而且一旦設置的不合理，最后還要一一修改。熟悉Word技巧的人對于這樣的格式修改并不擔憂，因為他可以用格式刷將修改后的格式一一刷到其他需要改變格式的地方。然而，如果有幾十個、上百個這樣的修改，也得刷上幾十次、上百次，豈不是變成白領油漆工了？使用了樣式就不必有這樣的擔憂。樣式是什么？簡單地說，樣式就是格式的集合。通

5、常所說的格式往往指單一的格式，例如，字體格式、字號格式等。每次設置格式，都需要選擇*一種格式，如果文字的格式比擬復雜，就需要屢次進展不同的格式設置。而樣式作為格式的集合，它可以包含幾乎所有的格式，設置時只需選擇一下*個樣式，就能把其中包含的各種格式一次性設置到文字和段落上。樣式在設置時也很簡單，將各種格式設計好后，起一個名字，就可以變成樣式。而通常情況下，我們只需使用Word提供的預設樣式就可以了，如果預設的樣式不能滿足要求，只需略加修改即可。從菜單項選擇擇【格式】|【樣式和格式】命令，在右側的任務窗格中即可設置或應用格式或樣式，如圖3所示。要注意任務窗格底端的顯示中的容，在圖3中，顯示為有效

6、格式，則其中的容即有格式，又有樣式。例如，加粗為格式，標題1為樣式，標題1+居中為樣式和格式的混合格式。對于初學者來說，很容易混淆。為了清晰地理解樣式的概念，可在如圖3所示的顯示下拉列表中選擇有效樣式，則顯示如圖4所示的容。這時，將只會顯示文檔中正在使用及默認的樣式。圖4 有效樣式正文樣式是文檔中的默認樣式，新建的文檔中的文字通常都采用正文樣式。很多其他的樣式都是在正文樣式的根底上經過格式改變而設置出來的，因此正文樣式是Word中的最根底的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將會影響所有基于正文樣式的其他樣式的格式。標題1標題9為標題樣式，它們通常用于各級標題段落，與其他樣式最為不同的是標題樣

7、式具有級別，分別對應級別19。這樣，就能夠通過級別得到文檔構造圖、大綱和目錄。在如圖4所示的樣式列表中，只顯示了標題1標題3的3個標題樣式，如果標題的級別比擬多，可在如圖3所示的顯示下拉列表中選擇所有樣式，即可選擇標題4標題9樣式。現在，規劃一下文章中可能用到的樣式。對于文章中的每一局部或章節的大標題，采用標題1樣式，章節中的小標題，按層次分別采用標題2標題4樣式。文章中的說明文字，采用正文首行縮進2樣式。文章中的圖和圖號說明，采用注釋標題樣式。規劃完畢之后，即可錄入文字了。首先，錄入文章第一局部的大標題，如圖5所示。注意保持光標的位置在當前標題所在的段落中。從菜單項選擇擇【格式】|【樣式和格

8、式】命令，在任務窗格中單擊標題1樣式，即可快速設置好此標題的格式，如圖6所示。圖5 錄入標題圖6 應用標題1樣式后的格式用同樣的方法，即可一邊錄入文字，一邊設置該局部文字所用的樣式。注意在如圖3所示的顯示下拉列表中選擇所有樣式，即可為文字和段落設置正文首行縮進2和注釋標題樣式。當所需樣式都被選擇過一次之后，可顯示有效樣式，這樣不會顯示無用的其他樣式。文章的局部容錄入和排版之后的效果如圖7所示。為了方便對照，圖中左側列出了對應文章段落所用的樣式。在錄入和排版過程中，可能會經常在鍵盤和鼠標之間切換，這樣會影響速度。對樣式設置快捷鍵，就能防止頻繁使用鼠標，提高錄入和排版速度。將鼠標指針移動到任務窗格

9、中的標題1樣式右側，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示修改樣式對話框，如圖9所示。單擊【格式】按鈕，選擇【快捷鍵】命令，顯示自定義鍵盤對話框，如圖10所示。此時在鍵盤上按下希望設置的快捷鍵，例如【Ctrl】+【1】，在請按新快捷鍵設置中就會顯示快捷鍵。注意不要在其中輸入快捷鍵，而應該按下快捷鍵。單擊【指定】按鈕，快捷鍵即可生效。用同樣的方法為其他樣式指定快捷鍵。現在，在文檔中錄入文字，然后按下*個樣式的快捷鍵，即可快速設置好格式。文檔中的容采用系統預設的樣式后，格式可能不能完全符合實際需要。例如，標題1樣式的字號太大，而且是左對齊方式，希望采用小一點的字號，并居中對齊。這時可以修

10、改樣式。將鼠標指針移動到任務窗格中的標題1樣式右側，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示修改樣式對話框，如圖9所示。選中自動更新選項，單擊【確定】按鈕完成設置。這樣，當應用了標題1樣式的文字和段落的格式發生改變時，就會自動更改標題1樣式的格式。選中采用了標題1樣式的*段文字，例如一、中國互聯網絡宏觀狀況，然后利用格式工具欄設置字號和居中對齊。注意文章中所有采用標題1樣式的文字和段落都會一起隨之改變格式，不用再像以前那樣用格式刷一一改變其他位置的文字的格式。因此，使用樣式帶來的好處之一是大大提高了格式修改的效率。查看和修改文章的層次構造文章比擬長，定位會比擬麻煩。采用樣式之后，由于標

11、題1標題9樣式具有級別，就能方便地進展層次構造的查看和定位。從菜單項選擇擇【視圖】|【文檔構造圖】命令，可在文檔左側顯示文檔的層次構造，如圖11所示。在其中的標題上單擊，即可快速定位到相應位置。再次從菜單項選擇擇【視圖】|【文檔構造圖】命令，即可取消文檔構造圖。如果文章中有大塊區域的容需要調整位置，以前的做法通常是剪切后再粘貼。當區域移動距離較遠時，同樣不容易找到位置。從菜單項選擇擇【視圖】|【大綱】命令，進入大綱視圖。文檔頂端會顯示大綱工具欄，如圖12所示。在大綱工具欄中選擇顯示級別下拉列表中的*個級別，例如顯示級別3，則文檔中會顯示從級別1到級別3的標題，如圖13所示。如果要將用戶職業局部

12、的容移動到用戶年齡之后，可將鼠標指針移動到用戶職業前的十字標記處，按住鼠標拖動容至用戶年齡下方，即可快速調整該局部區域的位置。這樣不僅將標題移動了位置，也會將其中的文字容一起移動。從菜單項選擇擇【視圖】|【頁面】命令，即可返回到常用的頁面視圖編輯狀態。對文章的不同局部分節文章的不同局部通常會另起一頁開場，很多人習慣用參加多個空行的方法使新的局部另起一頁，這是一種錯誤的做法，會導致修改時的重復排版，降低工作效率。另一種做法是插入分頁符分頁，如果希望采用不同的頁眉和頁腳，這種做法就無法實現了。正確的做法是插入分節符，將不同的局部分成不同的節，這樣就能分別針對不同的節進展設置。定位到第二局部的標題文

13、字前，從菜單項選擇擇【插入】|【分隔符】命令，顯示分隔符對話框，如圖14所示。選擇分節符類型中的下一頁，并單擊【確定】按鈕，就會在當前光標位置插入一個不可見的分節符，這個分節符不僅將光標位置后面的容分為新的一節，還會使該節從新的一頁開場，實現既分節，又分頁的功能。用同樣的方法對文章的其他局部分節。對于封面和目錄，同樣可以用分節的方式將它們設在不同的節。在文章的最前面輸入文章的大標題和目錄，如圖15所示，然后分別在目錄文字前和一、中國互聯網絡宏觀狀況文字前插入分節符。如果要取消分節，只需刪除分節符即可。分節符是不可打印字符，默認情況下在文檔中不顯示。在工具欄單擊顯示/隱藏編輯標記按鈕，即可查看隱

14、藏的編輯標記。在如圖16和圖17所示中，分別顯示了不同節末尾的分節符。在段落標記和分節符之間單擊，按【Delete】鍵即可刪除分節符，并使分節符前后的兩節合并為一節。為不同的節添加不同的頁眉利用頁眉和頁腳設置可以為文章添加頁眉。通常文章的封面和目錄不需要添加頁眉，只有正文開場時才需要添加頁眉，因為前面已經對文章進展分節，所以很容易實現這個功能。設置頁眉和頁腳時，最好從文章最前面開場，這樣不容易混亂。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開場處，從菜單項選擇擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進入頁眉和頁腳編輯狀態，如圖18所示。注意在頁眉的左上角顯示有頁眉 第1節 的提示文字，說明當前是

15、對第1節設置頁眉。由于第1節是封面，不需要設置頁眉，因此可在頁眉和頁腳工具欄中單擊顯示下一項按鈕，顯示并設置下一節的頁眉。第2節是目錄的頁眉，同樣不需要填寫任何容，因此繼續單擊顯示下一項按鈕。第3節的頁眉如圖19所示，注意頁眉的右上角顯示有與上一節一樣提示，表示第3節的頁眉與第2節一樣。如果現在在頁眉區域輸入文字，則此文字將會出現在所有節的頁眉中，因此不要急于設置。在頁眉和頁腳工具欄中有一個同前按鈕，默認情況下它處于按下狀態，單擊此按鈕，取消同前設置，這時頁眉右上角的與上一節一樣提示消失，說明當前節的頁眉與前一節不同。此時再在頁眉中輸入文字，例如可用整篇文檔的大標題中國互聯網絡開展狀況作為頁眉

16、。后面的其他節無需再設置頁眉，因為后面節的頁眉默認為同前，即與第3節一樣。在頁眉和頁腳工具欄中單擊【關閉】按鈕，退出頁眉編輯狀態。用打印預覽可以查看各頁頁眉的設置情況，其中封面和目錄沒有頁眉，目錄之后才會在每頁顯示頁眉。在指定位置添加頁碼通常很多人習慣從菜單項選擇擇【插入】|【頁碼】命令插入頁碼，這樣得到的頁碼，將會在封面和目錄處都添加頁碼。而現在希望封面和目錄沒有頁碼，從目錄之后的容再添加頁碼，并且頁碼要從1開場編號。這同樣要得益于分節的設置。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開場處，從菜單項選擇擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進入頁眉和頁腳編輯狀態，如圖18所示。在頁眉和頁腳

17、工具欄中單擊在頁眉和頁腳間切換按鈕，顯示頁腳區域，如圖20所示。注意在頁腳的左上角顯示有頁腳 第1節 的提示文字，說明當前是對第1節設置頁腳。由于第1節是封面，不需要在頁腳區域添加頁碼，因此可在頁眉和頁腳工具欄中單擊顯示下一項按鈕，顯示并設置下一節的頁腳。第2節是目錄的頁腳，同樣不需要添加任何容，因此繼續單擊顯示下一項按鈕。第3節的頁腳如圖21所示，注意頁腳的右上角顯示有與上一節一樣提示，表示第3節的頁腳與第2節一樣。如果現在在頁腳區域插入頁碼，則頁碼將會出現在所有節的頁腳中，因此不要急于插入頁碼。在頁眉和頁腳工具欄中有一個同前按鈕，默認情況下它處于按下狀態，單擊此按鈕，取消同前設置，這時頁腳

18、右上角的與上一節一樣提示消失，說明當前節的頁腳與前一節不同。這時再插入頁碼，就能讓頁碼只出現在當前節及其后的其他節。從菜單項選擇擇【插入】|【頁碼】命令，顯示頁碼對話框，如圖22所示。采用默認設置即可。單擊【格式】按鈕，顯示頁碼格式對話框，如圖23所示。默認情況下，頁碼編排設置為續前節，表示頁碼接續前面節的編號。如果采用此設置，則會自動計算第1節和第2節的頁數，然后在當前的第3節接續前面的頁號，這樣本節就不是從第1頁開場了。因此需要在頁碼編排中設置起始頁碼為1，這樣就與前面節是否有頁碼無關了。第3節之后的其他節無需再設置頁碼，因為頁腳的默認設置為同前，而且頁碼格式默認設置均為續前節，將會自動為每一節編排頁碼。在頁眉和頁腳工具欄中單擊【關閉】按鈕，退出頁腳編輯狀態。用打印預覽可以查看各頁頁腳的設置情況，其中封面和目錄沒有頁碼，目錄之后才會在每頁