1、 廣州市民用建筑科研設計院 檔案管理制度匯編 廣州市民用建筑科研設計院綜合檔案管理室 一九九八年五月 目 錄1. HYPERLINK l 目錄1 廣州市民用建筑科研設計院綜合檔案管理暫行方法(1)2. HYPERLINK l 目錄2 廣州市民用建筑科研設計院檔案管理分類方案(7)3. HYPERLINK l 目錄3 廣州市民用建筑科研設計院文件材料歸檔 和不歸檔 的范圍(10)4. HYPERLINK l 目錄4 廣州市民用建筑科研設計院檔案保管期限暫行規定(13)5. HYPERLINK l 目錄5 文書檔案 的管理方法(27)6. HYPERLINK l 目錄6 工程設計檔案管理方法(30

2、)7. HYPERLINK l 目錄7 科研檔案管理方法(51)8. HYPERLINK l 目錄8 設備檔案管理方法(53)9. HYPERLINK l 目錄9 會計檔案管理方法(54)10. HYPERLINK l 目錄10 基建檔案管理方法(58)11. HYPERLINK l 目錄11 聲像檔案管理方法(60)12. HYPERLINK l 目錄12 檔案借閱制度(62)13. HYPERLINK l 目錄13 檔案保管制度(64)14. HYPERLINK l 目錄14 檔案保密制度(65)15. HYPERLINK l 目錄15 檔案鑒定 和銷毀制度(66)16. HYPERLIN

3、K l 目錄16 檔案統計制度(67)17. HYPERLINK l 目錄17 檔案庫房管理制度(68)18. HYPERLINK l 目錄18 檔案部門“三參加檔案工作“四同步制度(69) 廣州市民用建筑科研設計院綜合檔案管理暫行方法 第一章 總 那么 第一條 為加強我院綜合檔案 的科學管理，使我院檔案管理標準化、制度化，充分發揮檔案 的作用，更好地為經濟建設效勞，根據?中華人民共 和國檔案法? 和?科學技術檔案工作條例?，制定本方法。 第二條 綜合檔案是指我院在勘察設計、科學研究 和各項工作中所形成 的具有保存價值 的圖紙、圖表、技術資料、文字材料、報表、憑證、帳冊、照片、錄音、錄像等。

4、第三條 我院 的檔案是我院 的歷史記錄，是黨 和國家珍貴財富 的一局部。為維護檔案 的完整 和平安，并便于利用，我院各類檔案由院綜合檔案管理室集中統一管理。 第四條 綜合檔案工作是我院工作 的重要組成局部，是維護本院經濟利益、合法權益 和歷史真實面貌 的一項重要工作。各級領導必須高度重視，并切實加強對綜合檔案工作 的領導。 第二章 檔案管理機構 和職責 第五條 成立由主管科技工作 的副院長領導下 的院綜合檔案管理室，并建立副院長-檔案管理人員-科室兼職檔案員組成 的單位管理網絡系統，其根本任務是： 1.認真貫徹執行?中華人民共 和國檔案法? 和?科學技術檔案工作條例?及檔案工作 的方針、政策

5、和各項規定。 2.對各部門預立卷 的檔案進行收集、整理、分類編目、核定入庫、保管 和統計。 3.辦理檔案 的借閱、閱覽。編制科學 的檔案檢索工具，積極提供檔案利用，并收集利用效果。 4.對各部門檔案材料 的收集、整理、立卷歸檔工作進行指導 和監督。 5.組織對檔案進行鑒定，按規定 的程序及時對到期 的檔案進行銷毀或處理。 6.貫徹執行黨 和國家保密、保衛制度，確保檔案 和機密 的平安。 7.組織檔案人員參加各種形式 的檔案專業培訓，不斷提高檔案人員 的業務素質 和工作能力。 第六條 各所、科、室、公司必須指派政治思想好、作風正派，具有高中以上文化水平，并有一定專業知識 的人員兼任檔案員，負責本

6、部門產生 的文件、材 -1-料等收集、整理、立卷歸檔工作。 第七條 檔案人員 的職責： 1.努力學習馬列主義、毛澤東思想 和鄧小平建設有中國特色社會主義理論，不斷提高思想政治水平。 2.認真貫徹執行黨 和國家 的有關檔案工作 的方針、政策 和規章制度。 3.熱愛檔案工作，努力鉆研業務，掌握檔案專業知識，不斷提高工作水平。 4.積極、主動、熱情地為檔案利用者效勞。 5.嚴格執行保密制度，確保檔案平安。 第三章 綜合檔案管理人員崗位責任制 第八條 檔案負責人職責： 1.檔案管理室負責人在院分管副院長領導下，全面負責本院檔案資料 的系統管理工作。 2.制訂本科室人員 的崗位責任，檢查催促檔案員履行職

7、責，發揮檔案資料在生產經營工作 的應有作用。 3.制定檔案室 的工作方案 和做好年終總結，嚴格按照檔案工作 的原那么 和方法辦事，執行請示匯報制度。 4.檢查、催促有關人員做好檔案 的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等工作，把好進庫檔案 的質量關，做好檔案資料 的保密、保衛工作。 5.組織檔案人員將檔案進行系統分類 和排列，并在院檔案鑒定小組 的主持下做好檔案鑒定及銷毀工作。 6.熟練掌握庫藏檔案 的分類，能發現并解決檔案管理工作中出現 的問題。 7.組織檔案人員編制檔案檢索工具 和專題資料，為查閱利用者準確、及時地提供所需資料。 8.負責草擬一般 的檔案管理工作制度、規定、方法及其它一般業

8、務文件。 第九條 專職檔案人員崗位職責： 1.貫徹執行國家 和上級檔案主管部門有關檔案工作 的方針政策 和法規，以及本院檔案管理各項規章制度。 2.對本院各部門、科室 的文件材料立卷歸檔工作給予指導、監督 和檢查。 3.負責本院各種類別、各種載體檔案 的接收、整理、分類、編目、保管、鑒定、統計等工作。 4.熟悉庫藏情況，積極提供檔案利用，及時提供檔案工作 的根本數據 和資料，并對其進行二次加工分析，編制科學 的檢索工具，為我院設計、科研 和各項工作以及領導決策效勞。 -2- 5.嚴格執行黨 和國家 的保密制度，維護檔案 的平安與完整。 6.承辦領導交辦 的其它有關檔案工作事宜，參予檔案資料室

9、的其它日常工作。 7. 檔案保管人員工作調動時，應在離職前辦好交接手續。 第十條 兼職檔案員職責 負責所在部門產生 的文件材料 的收集、整理、歸檔 和保管，并按期向院檔案管理室移交。 第四章 文件材料 的形成與歸檔 第十一條 根據國家有關法規 和上級部門 的規定，特制定本院文件材料 的形成、積累 和立卷歸檔制度。 第十二條 對我院在工程設計 和各項工作中形成 的具有保存價值 的文件材料包括圖紙、圖表、文字材料、照片、錄像帶、錄音帶、縮微膠卷、計算機磁盤 和黨、政、工、團、紀檢監察等工作中形成 的文件材料，根據誰產生 的文件材料由誰歸檔 的原那么，按歸檔要求進行預立卷，由各科室 的兼職檔案員或指

10、定專人負責收集、整理、立卷歸檔，定期移交院檔案管理室保管。 第十三條 需立卷歸檔 的文件材料 的范圍參見?工程文件檔案管理方法? 和?廣州市民用建筑科研設計院文件材料歸檔 和不歸檔范圍? 的規定。 第十四條 文件材料歸檔 的要求： 1.歸檔 的文件材料必須齊全、完整、準確、系統，符合文件材料形成 的規律，層次清楚，真實反映各項活動 的內容 和歷史過程。 2.歸檔 的文件材料屬“產品 的如工程設計圖紙 和技術資料等，應有產品 的校審 和質量 的評定意見，責任者逐級簽名。 3.歸檔 的文件材料必須符合文件 的格式、書寫示準、紙質優良、字跡工整、線條清楚、編號分類準確。屬歸檔 的文件材料，禁用圓珠筆

11、、鉛筆書寫或更改結構計算書除外。 凡不符合上述要求 的檔案材料，院檔案管理室概不接收。 第十五條 歸檔 的時間： 1.工程設計底圖，按設計階段歸檔；技術文件在工程工程峻工后一個月內歸檔。 2.科研文件材料在科研成果鑒定后三個月內歸檔。 3.新購設備包括引進設備或技術價值在1.0萬元以上 的，購置部門應在開箱時對技術資料進行核對登記，并整理歸檔。歸檔文件應在完成設備 的安裝、試調、交付使用后三個月內移交院檔案室保管。價值1.0萬元以下 的設備 的技術 -3-資料由購置部門核對登記后交該部門兼職檔案員保管。 4.基建檔案在基建工程竣工驗收半年內整理歸檔。 5.各項管理工作形成 的文件材料，本院重大

12、會議 的文件材料，在翌年第二季度前由各職能部門分管領導審定后歸檔；當年職工大會會議文件，當年歸檔。 6.財會檔案，在每年年度終了后暫留財務科保存二年，期滿后移交院檔案室管理。 7.特殊載體檔案中 的照片、錄音帶、錄像帶，在各項活動結束后，由攝錄者整理，相本貼滿后，一個月內移交院檔案室，榮譽檔案及時收集、整理歸案。 第十六條 本院工作人員因公外出參觀學習、考察 和參加各種會議，所獲得 的文件材料要按歸檔范圍 的規定，及時向檔案室歸檔。 第五章 檔案 的管理 和統計 第十七條 本院各類檔案分別制定具體 的管理方法，列入本院 的技術經濟承包責任制范圍，并制定嚴格 的考核 和獎懲方法，與評優 和獎金掛

13、鉤。 第十八條 檔案 的分類詳見院檔案分類方案。 第十九條 檔案 的編目與檢索： 1.編制檔案總目錄 和分類目錄。 2.各類檔案應根據實際需要編寫檢索工具。 第二十條 檔案 的移交 和存放： 1.移交 和接收檔案時，必須按各類檔案交接手續辦理，填寫檔案交接文據表。 2.新接收 的檔案材料整理完畢后，有條件時須經防蟲消毒處理后才入庫進柜。 3.各類檔案須按規定 的保管要求，專柜存放。存放方法要科學，便于查找。 4.庫藏檔案要做到帳、物相符，每年進行清理、核對，對破損或載體變質 的檔案，要及時進行修補 和復制。庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷帳卡時，要注明原因，保存依據。 5.檔案庫房要做到防盜、

14、防火、防潮、防塵、防蟲、防光、防高溫、防污染等，保持庫房內適當 的溫濕度。要具備相應 的設備 和措施。 第二十一條 檔案室應建立必要 的登記 和統計制度。對各類檔案 的收進、庫存、保管、利用等情況，定期進行準確 的統計。統計情況于次年第一季度報上級檔案管理部門。 -4- 第六章 檔案 的利用與保密 第二十二條 建立 和健全檔案 的借閱、復制、利用制度；簡化借閱手續；編制必要 的檢索工具，方便借閱利用者。 第二十三條 積極開展咨詢效勞，主動協助本院工程技術人員 和外來收集資料 的人員查閱 和收集有關資料。 第二十四條 對外提供科技檔案資料，須經院領導批準，并實行統一規定 的有償效勞。 第二十五條

15、 對于重要 的、有密級 的檔案資料，在利用過程中，應嚴格按有關保密制度執行，確保檔案 的平安。 第二十六條 對檔案提供開發利用成績顯著 的檔案人員，應給予適當獎勵。 第七章 檔案 的鑒定 和銷毀 第二十七條 檔案 的鑒定工作，由檔案鑒定小組根據檔案 的保存價值、保管期限，按規定 的程序進行鑒定。檔案室定期檢查檔案 的保管期限，對已超過保管期限 的檔案，提請檔案鑒定小組鑒定。 第二十八條 對已失去保存價值 的檔案，經檔案鑒定小組鑒定，編擬銷毀目錄，經院領導批準后，方可銷毀。銷毀目錄須有二人在指定 的地點監銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀目錄須報送上一級檔案主管部門備案。 第八章 附 那么 第二十九條

16、 本院各類檔案均須制定相應 的立卷歸檔 和管理制度，并按規定 的制度執行。 第三十條 本?方法?如與國家 和省檔案部門 的規定有抵觸時，以上級 的規定為準。 第三十一條 本?方法?自公布之日起實施。 -5- 廣州市民用建筑科研設計院 綜合檔案管理網絡圖 主管副院長 綜合檔案室主任 文 特 設 科 設 會 書 殊 備 研 計 計 檔 載 檔 檔 檔 檔 案 體 案 案 案 案 管 檔 管 管 管 管 理 案 理 理 理 理 員 管 員 員 員 員 理 員 黨 院 科 電 設 設 設 財 團 辦 技 腦 計 計 計 務 工 公 信 室 一 二 三 科 會 室 息 兼 室 室 室 兼 兼 兼 資 職

17、 兼 兼 兼 職 職 職 料 檔 職 職 職 檔 檔 檔 室 案 檔 檔 檔 案 案 案 兼 員 案 案 案 員 員 員 職 員 員 員 檔 案 員 -6- 廣州市民用建筑科研設計院檔案分類方案一、編制說明： 為適應檔案綜合管理，開發檔案信息資源，提高經濟效益，并為我院檔案工作逐步走向標準化、標準化 和現代化管理創造必要條件，參照?廣州市企業檔案分類大綱試行?，結合我院機構設置 和檔案 的形成情況，制訂?廣州市民用建筑科研設計院檔案分類方案?。本方案貫徹檔案集中統一管理 的原那么，使檔案管理系統化、條理化，全面反映 和維護我院 的歷史真實面貌。 二、分類編號方法： 1.我院檔案共分八大類: 0

18、設計類 1設備儀器類 3科研類 4院務行政類 6黨群工作類 7聲像類 9會計類 10實物檔案 2.案卷號 的編制方法： (1) 設計類檔案編號： 案卷編號 設計工程序號 年度分類號 設計檔案 (2) 設備儀器檔案編號：1-1 案卷編號 設備儀器類 (3) 科研檔案編號： 案卷編號 課題順序號科研課題 科研類 -7- (4) 院務行政、黨群類檔案編號： 按年度、保管期限分別編流水號。 (5) 聲像檔案編號： 案卷編號 照片類別 照片 聲像檔案類 (6) 會計檔案編號：按報表、憑證、帳本、工資表分別編流水號。 (7) 實物檔案編號： 順序號 實物類別 實物檔案類 3.案卷目錄與目錄號 的編制方法

19、第0、1、3、7、10類各自編制分類目錄即案卷目錄統一排列編目錄號。 第4、6類按年度-保管期限合編一本案卷目錄。案卷少可以假設干年編一本目錄。第9類按報表、憑證、帳本、工資表各自編制案卷目錄每年或數年一本統一排列編目錄號。 第7類各自編制目錄 和目錄號。 三、分類方案： 0 設計檔案類 0.88 年度設計檔案 1 設備儀器類 3 科研類 3.2 科研課題 3.4 論文專著 4 院務行政類 6 黨群工作類 7 聲像檔案類 7.1 照片(底片與正片一起) 7.1.1 建設面貌類 -8- 7.1.2 會議類 7.1.3 文體活動類 7.1.4 榮譽類 7.1.5 人物類 7.1.6 業務類 7.3

20、 錄音帶、錄像帶 7.5 磁盤 7.7 光盤、軟盤 9 會計檔案 9.1 報表 9.2 帳本 9.3 憑證 9.4 工資表 10 榮譽實物 10.1 獎狀 10.2 錦旗 10.3 獎牌 10.4 獎杯 -9- 廣州市民用建筑科研設計院 文件材料歸檔 和不歸檔 的范圍 一、歸檔 的文件材料 的范圍 但凡反映我院各項工作活動，具有查考 和利用價值 的文件材料均屬歸檔范圍。 一 上級單位 的文件材料 1.上級單位召開 的需要貫徹執行 的會議 的主要文件材料。 2.上級單位頒發 的屬于本單位主管業務并要執行 的文件、以及普發 的、非本單位主管業務但需要貫徹執行 的法規性文件。 3.黨 和國家領導人、

21、人民代表、上級機關領導等視察、檢查本單位工作時 的重要指示、講話、題詞。 4.代上級單位草擬并被采用 的文件 的最后草稿 和印本。 5.上級單位轉發本單位 的文件包括報紙、刊物轉載。 二 本單位 的文件材料 1.本單位黨、政、工、團召開 的大會及工作會議 的全套會議文件。 2.本單位黨支部、行政領導辦公會議會議紀錄、紀要文件材料、本單位召開 的工作會議、專業會議材料。 3.本單位頒發 的包括轉發及與其他機關聯合頒發 的各種正式文件 的簽發稿，重要文件 的修定稿。 4.本單位 的請示與上級單位 的批復文件，下級單位 的請示與本單位 的批復文件。 5.本單位及其內部職能部門活動形成 的工作方案、長

22、遠規劃、工作總結、報告。 6.本單位檢查下屬單位工作、調查研究形成 的重要文件材料。 7.本單位或本單位匯總 的統計報表 和統計分析資料。 8.本單位形成 的審計文件材料。 9.本單位黨支部、團支部、工會 和內部組織機構在工作活動中形成 的重要文件材料。 10.內容重要 的人民來信、來訪材料、領導 的指示 和本單位處理人民來信、來訪形成 的記錄、摘要單、調查處理報告、統計分析材料。 11.本單位成立、合并、升格、撤銷、更改名稱、啟用印章及其組織簡那么、人員編制等文件材料。 12.本單位制定 的工作條例、章程、制度等文件材料。 13.本單位 的歷史沿革、大事記、年鑒。 14.本單位包括上報 和下

23、批干部任免包括備案、聘任、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨員、團員、干部、工人名冊、報表、紀律檢查、治安保衛以及職工 的錄用、轉正、定級、調資、退職、退休、離休、復員、轉業、評殘、撫恤、死亡等工作及干部獎懲等文件材料 -10- 15.本單位及本單位辦理 的干部、工人 的轉移工資、行政、黨團、工會組織介紹信及存根。 16.本單位財產、物資、檔案等 的交接憑證、清冊。 17.本單位編印 的情況反映、簡報等刊物定稿 和印本、編輯出版物 的定稿、樣本。 18.本單位與有關單位簽訂 的各種合同、協議書等文件材料。 19.本單位與外國簽訂 的條約、議定書、協定、合同、工程換文正本、副本 和單位外事活

24、動中形成 的請示、報告、方案、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄、有參考價值 的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等。 20.各種普查工作中形成 的文件材料。 三 同級單位 和非隸屬單位 的文件材料 1.同級單位 和非隸屬單位頒發 的非本單位主管業務但需要執行 的法規性文件。 2.有關業務單位對本單位工作檢查形成 的重要文件。 3.同級單位 和非隸屬單位與本單位聯系、協商工作 的重要來往文件。 四 下級單位 的文件材料 1.下級單位報送 的重要 的工作方案、報告、總結、典型材料、統計報表等文件。 2.下級單位報送 的法規性備案文件。 二、不歸檔 的文件材料 的范圍 一 上級單位 的文件材料 1.

25、上級單位任免、獎懲非本單位工作人員 的文件、普發供參閱、不辦 的文件材料。 2.上級發來供工作參考 的抄件。 3.外機關送來征求意見 的未定稿文件。 二 本單位 的文件材料 1.重份文件。 2.無查考利用價值 的事務性、臨時性文件。 3.未經會議討論、未經領導審閱、簽發 的未生效文件、電報草稿、一般性文件 的歷次修改稿重要法規性文件、定稿除外、鉛印文件 的各項校對稿主要領導親筆修改稿 和負責人簽字 的最后定稿除外。 4.無特殊保存價值 的信封、一般性表態、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見 的來信。 5.單位內部互相抄送 的文件材料、不應履行公文 的行文、介紹信等。 6.本單位負責人兼任外單

26、位職務形成 的與本單位無關 的文件材料。 7.為參考目 的從各方面收集 的文件材料。 -11- 三 同級單位 和非隸屬單位 的文件材料 1.參加非主管單位召開會議不需要貫徹執行 和無查考價值 的文件材料。 2.非隸屬單位抄送 的不需要辦理 的文件材料。 四 下級單位 的文件材料 1.下級單位送來參閱 的簡報、情況反映、不應抄報或不必備案 的文件材料。 2.越級抄送 的一般 的、不需要辦理 的文件材料。 3.下級單位抄報備案 的一般性文件材料。-12-廣州市民用建筑科研設計院檔案保管期限暫行規定 根據國家檔案局?檔案保管期限 的規定?，結合本院實際情況，特作如下規定： 一、檔案 的保管期限分為永

27、久、長期十六年至五十年、短期十五年以以下三種。 二、確定檔案保管期限 的原那么是： 1.根據案件 的性質、社會影響、利用價值等因素確定。 2.但凡反映本院主要職能活動 和歷史面貌 的，對本院、國家建設 和歷史有長遠利用價值 的檔案，列為永久保管。 3.但凡反映本院一般活動 的，在較長 的時間內對本院工作 和設計科研活動具有查考利用價值 的檔案，列為長期保管。 4.但凡在較短時間內對本院工作 和設計科研活動具有查考利用價值 的檔案，列為短期保管。 三、檔案 的保管期限計算方法，應從結案 的下一年起算。 四、經鑒定銷毀 的檔案，銷毀前應把檔案形成部門所作 的反映全案根本情況 的結論性材料抽出按年度

28、或案卷號整理，劃為永久保管檔案。 五、凡在各項工作中形成 的照片、錄音帶、錄像帶、縮微膠卷、計算機磁盤、磁帶、光盤等聲像、機讀檔案材料，保管期限按與其內容相符 的文件條款保管期限執行。 附表： 1.文書檔案保管期限； 2.設計檔案管理期限； 3.科研檔案保管期限； 4.設備檔案保管期限； 5.會計檔案保管期限； 6.基建檔案管理期限。-13-附表1文書類檔案保管期限 一、黨群工作 一 黨群工作綜合 1.上級黨委對黨 的建設，黨組織機構設置、黨員管理、整黨建黨、 黨務工作 的指示、決定通知 短期 2.上級機關對宣傳、統戰、紀檢、信訪工作 的指示、決定、通知 短期 3.上級機關對工會、共青團、專業

29、技術學會、協會、群眾團體 的 的規定 短期 4.同級單位或非隸屬單位制發 的非本單位主管業務，但須貫徹執 行 的黨群工作文件、材料 短期 5.下級單位報送 的黨群工作類文件、材料 短期 二 黨務工作 1.黨支部工作會議紀錄、紀要 永久 2.黨員大會文件、材料。包括召開會議 的請示、批復、會議通 知、議程、名單、工作報告、領導講話、大會發言、提案、候 選人情況及結果、大會討論通過 的文件、決議、紀要、建議書 等，重要 的照片、錄音、錄像帶等成套性 的 永久 一般性 的小組會議紀錄簿及未通過 的文件 短期 3.黨支部工作方案、總結及專題報告 長期 4.黨務工作調查研究形成 的材料 長期 5.思想政

30、治工作 和方針、目標、考核細那么 長期 6.創先爭優、表彰先進材料 長期 7.機要、信訪工作材料 長期 8.黨務工作大事記 長期 三 組織工作 1.組織工作方案、總結 長期 2.黨內機構設置、人員配備 的方案、決定、請示、批復及通知 永久 3.黨務干部任免、調資、升級 的通知、合同書及政工職稱評聘材料 永久 4.整黨建黨、民主評議黨員 的材料 長期 5.組織考核、新黨員入黨、轉正材料 長期 6.黨員管理、黨費管理及組織關系介紹信存根等 長期 7.組織工作會議紀錄 長期 8.黨員名冊 和統計報表 永久 -14- 四 紀檢工作 1.紀檢工作會議記錄、紀要 長期 2.端正黨風 的工作方案、總結匯報材

31、料 長期 3.黨員違紀 的調查材料、處理意見、決定、請示、批復 永久 4.來信來訪、落實政策 的情況調查及處理結果重要 的 永久 一般 的 短期 5.紀檢工作統計報表 長期 6.紀檢工作簡報 短期 五 工會工作 1.工會工作方案、總結 長期 2.職工大會暨工會會員大會材料成套性 的包括會議通知、名單、 議程、開幕詞、工作報告、候選人情況及選舉結果、經驗介紹、 領導講話、決議、閉幕詞及其聲像材料 永久 職工大會一般性 的文件材料包括小組記錄、未通過 的文件材 料 短期 3.工會機構設置、人員任免、分工 的請示、批復 永久 4.工會委員會 的會議記錄及工作意見、總結 長期 5.企業民主管理 和班組

32、建設 的材料 長期 6.勞動競賽 和評選先進 的方案及其通知、事跡等材料 長期 7.工會針對具體工作向上級 的請示 和上級 的批復 長期 8.開展文娛體育活動 的方案通知及評比獲獎結果 長期 9.工會會員管理 和職工參政議政 的各種材料 長期 10.統計年報表 長期 11.有關勞保福利 的文件材料包括勞動保護、醫療費、保健物 的發放標準、規定 短期 12.工會財務 的文件材料 長期 13.工會工作簡報 短期 六 共青團工作 1.共青團員大會材料。成套性 的包括會議通知、議程、名單、 開幕詞、工作報告、總結、候選人情況及選舉結果、領導講話、 決議、閉幕詞及聲像材料 永久 一般 的如小組會議紀錄、

33、未通過 的文件、材料 短期 2.共青團工作方案、總結 長期 3.團支部改選 的報告、請示及批復，團干任免材料 長期 4.團工作 和青年工作 的規定、通知 長期 5.團支部針對具體工作向上級 的匯報、請示及上級 的批復 長期 -15- 6.團員管理、組織關系介紹信存根 和違紀團員 的處分決定及有關 材料 長期 7.開展各項活動 和評比先進材料 長期 8.統計報表及團員名冊 長期 二、行政管理 一 行政管理綜合 1.上級機關對行政事務管理 的普發性文件 短期 2.上級機關對外事活動、出訪接待工作 的規定、通知 短期 3.上級機關對法律事務、紀委監察、審計工作 的政策性文件、規 定 短期 4.上級機

34、關對機構設置、人事、干部管理、職工教育、治安保衛 工作 的規定、通知 短期 5.上級機關對文秘工作、保密工作 的通知、規定 短期 6.上級機關對后勤福利、方案生育、醫療衛生 的規定、通知 短期 7.下級報送 的關于行政事務管理工作 的備案材料 短期 二 行政事務 1.行政事務管理工作方案、總結，年度綜合性 的 永久 季度 的 長期 2.辦公室會議紀錄、紀要 長期 3.本院公布 的各種綜合性 的規定、決定、規章制度 和獎懲條例 永久或長期 4.調研工作 的形成材料 長期 5.本院概況、大事記、歷史文件 永久 6.本院文秘工作、保密工作形成 的文件、通知 長期 7.本院領導在重要或專題會議上 的講

35、話稿 長期 8.本院在管理工作中 的經驗介紹材料 長期 9.榮譽、獎勵材料、實物 長期 10.綜合信息、簡報、刊物 全院 的 永久或長期 11.行政信息存根 和使用信印通知 長期 12.行政事務工作 的請示、批復 長期 三 保衛工作 1.保衛 的年度工作材料、總結及專項工作方案 長期 2.保衛工作 的規定、制度、通知 長期 3.保衛工作 的有關材料 長期 4.重要 的保衛工作會議紀錄 長期 5.綜合治理 的各類案件、調查報告及處理意見 長期 6.平安消防工作 的方案、措施及檢查紀錄 長期 7.統計報表 長期 -16- 四 法紀監察 1.法紀監察工作 的方案、總結 長期 2.法律教育、培訓、宣傳

36、 的工作安排、總結 長期 3.法律咨詢、指導 的文件材料 長期 4.涉及法律事務 的經濟糾紛材料 長期 5.重要 的法紀、監察工作會議紀錄 長期 6.各時期 的監察意見 和工作報告 長期 7.法紀、監察工作 的通知、會議紀要 長期 8.案件調查、處理 和處分材料 永久 9.重要 的揭發來信來訪材料 長期 10.法紀、監察工作 的統計報表 長期 五 人事管理干部管理 1.機構設置、撤銷、合并、更名、組織簡章、人員編制 的方案、 通知 永久 2.干部、管理人員任免、聘用、升級、調資 的報告、通知、合 同書 永久或長期 3.干部職稱評定、職務聘任 的通知、請示及批復 長期 4.職稱改革、職務評審 的

37、方案報告 長期 5.干部考察、審查、獎懲、選拔、錄用 的有關材料 永久 6.干部 的調配、安置 和人才交流 的有關材料及介紹信存根 長期 7.干部離、退休申報表、審批材料及其待遇 長期 8.干部職工名冊及統計報表 永久 9.本單位人事管理工作 的規定、通知 長期 10.老干部工作意見、總結、統計報表 長期 11.老干部工作制度、待遇問題 的規定、通知 長期 12.勞動指標申請、就業含工人招聘錄用、合同工、臨時工、 退役軍人安置 長期 13.職工調動介紹信及存根、工資轉移證 和調動通知書 長期 14.退休、離職規定、名單及審批表 長期 15.勞動保護、保健物品發放 的標準、規定 長期 16.職工

38、獎懲、定級、升級、調查、轉正 的文本、通知 長期 六 教育培訓 1.教育、培訓工作 的方案、總結以及長期開展規劃 長期 2.教育、培訓工作 的方案、標準、考核方法、試題及有關規定 長期 3.職稱培訓 和繼續教育 的通知 長期 4.教育培訓記錄、成績冊及名冊 長期 5.有保存價值 的論文、畢業設計、畢業辯論等材料 長期 6.自學成材人員 的名冊、成績、登記表及有關材料 長期 -17- 7.典型 的經驗介紹材料 長期 8.統計報表 長期 七 對外交往工作 1.對外交往 和公關工作 的方案總結、匯報材料 長期 2.出訪考察、培訓 的請示、洽談紀要、備忘錄、來往信件、考察 報告等材料 長期 3.外事接

39、待方案、重要 的國內接待方案及其接待過程中形成 的文 字材料 長期 4.參觀、學習、考察、參加會議帶回 的有保存價值 的文件、材料 短期 5.有保存價值 的照片底片、錄音帶、錄像帶、實物 長期 八 后勤福利 1.行政后勤工作 的方案、總結 長期 2.后勤管理工作 的規章制度 長期 3.財產、物資、房屋、醫療、衛生、綠化等工作 的管理規定、通知 長期 4.車輛、用水、用電、用氣 的管理規定及報表 長期 5.職工住房分配方案、通知 長期 6.房屋登記、產權證明及房屋普查工作形成 的戀戀不舍文件材料 永久 7.房產移交、轉讓、使用協議、合同、清單等材料 永久 8.方案生育工作 的規定、通知及統計報表

40、 長期 9.方案生育合同書、總結匯報材料及違紀處理 的請示、批復 長期 九 審計工作 1.審計工作 的方案、總結 長期 財經紀委檢查情況及匯報材料 長期 2.專項審計 的通知、報告、結論、決定及證明材料 永久 3.違反財經制度 的調查情況及處理意見 永久 4.審計工作 的請示、批復及匯報材料 長期 5.重要 的來信、來訪材料 長期 6.重要 的審計工作會議紀錄 長期 7.統計報表 長期 三、生產經營工作 一 經營管理綜合 1.上級機關對企業改革、管理、經營決策等政策性文件 短期 2.上級機關對方案、統計、財務稅收、勘察設計收費等工作 的政 策性文件 短期 二 經營決策、企業管理 1.企業 的經

41、營戰略決策，重要 的專項工作方針 長期 2.企業開展規劃，目標管理 長期 -18- 3.企業改革 的方案及實施情況 長期 4.生產經營工作 的會議紀錄、紀要 長期 5.生產經營方面 的文件、材料及經營執照 長期 6.進行各種達標升級、評優評獎活動形成 的文件、材料 長期 三 方案、統計 1.企業年度生產方案及方案調整 永久 2.月季度生產方案 短期 3.生產技術經濟指標完成情況分析 長期 4.主要經濟技術指標完成報表年度 的 永久 月度 的 短期 5.企業全面方案管理 的規定、通知 長期 6.企業各項生產經營、統計報表及統計資料匯編 和統計臺帳年度 的 長期 月度季 的 短期 7.企業普查工作

42、形成 的方案、總結、報告、原始數據、圖表等 永久 四、檔案與信息管理 1.檔案管理工作規劃、方案、總結 長期 2.檔案管理升級材料 永久 3.檔案工作制度、規定 長期 4.檔案信息、情報資料工作等材料 長期 5.檔案統計報表、臺帳 永久 6.計算機磁盤磁帶、光盤 長期 7.信息分析材料 長期 -19-附表2設計檔案保管期限 一、綜合 1.建設單位上級機關對工程 的批準文件 長期 2.工程建議及批復 長期 3.建設單位或主管部門批準初步設計文件 長期 4.工程評估 長期 5.設計任務書、方案任務書、設計委托書 永久 6.環境預測調查報告 長期 7.紅線圖、地形圖 長期 8.承發包合同、招標、投標

43、文件 長期 9.環保三同時，消防、衛生等文件 長期 10.各項工程開工、中期、竣工等各階段照片、錄像 長期 11.重大事故原狀及處理后 的照片或錄像 長期 12.圖紙會審紀要 長期 13.技術會議紀要或事往文件 長期 14.工程質量綜合評分表 永久 15.設計評價、鑒定及審批 永久 16.工程評估文件 永久 17.工程回訪報告 長期 二、設計根底材料 1.工程地質、水文地質、勘察設計、勘察記錄、化驗、試驗報告、 重要土巖樣說明 永久 2.地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物及重要設備 永久 3.水文、氣象、地震等其他設計根底材料 永久 4.建設單位提供 的設計參考圖紙 短期 三、設計文件 1.總

44、體規劃設計 長期 2.初步設計說明書 永久 3.初步設計圖紙 長期 4.初步設計計算書 永久 5.施工設計說明書 永久 -20- 6.施工設計圖紙 永久 7.施工設計計算書及校審意見 永久 建筑專業 結構專業 給排水專業 電氣專業 空調專業 機構專業 8.電算結果及計算草圖 永久 9.設計變更文件 永久 說明：重大 的建設工程圖紙保管期限為永久，大 的建設工程院管工程圖紙保管期限為20年，中、小建設工程室管工程圖紙保管期限為10年。 -21-附表3科研檔案保管期限表 一、科研課題 一 科研規劃 和方案文件 1.國家或上級主管機關下達 的長遠 和近期 的科技研究任務書 長期 2.本單位 的科技研

45、究長期、近期規劃 長期 3.本單位科研工作方案 長期 二 課題研究依據性文件 1.技術委托書、協議書、合同書 永久 2.課題研究技術任務書 長期 3.專家建議，上級主管機關 的指示、批示 永久 三 定題論證文件 1.開題報告 長期 2.國內外相關情況考察報告 和專題分析報告 短期 3.技術方案論證材料、可行性方案及其批準文件 長期 4.課題實施方案、課題預算書 長期 5.年度設計書或年度實施方案 短期 四 實驗研究文件 1.實驗大綱、各種調查、觀察、實驗、測試記錄 和研究實驗工作日記 長期 2.技術配方、計算程序、數據整理 和分析材料 長期 3.實驗設備設計文件 和圖紙 長期 4.照片、錄音帶

46、、錄像帶 和某些實物標本 短期 5.實驗報告、階段性成果材料 長期 五 試驗階段文件 1.樣品試制記錄 和運行報告、樣機測試記錄 和測試報告、工藝總結 短期 2.試驗記錄 和試驗報告 短期 六 課題成果 和總結鑒定文件 1.課題成果報告、論文或專著 永久 2.課題或試制總結、技術經濟分析報告、研究成果總結報告 長期 3.鑒定工作大綱、成果鑒定意見書、鑒定會議紀要，課題成果鑒定 批準書 永久 4.專利申請文件、獲獎文件 長期-22- 七 成果推廣及信息反應文件 1.成果轉讓、推廣協議書 永久 2.推廣過程中形成 的評論、建議 和用戶意見 長期 二、綜合性文件及論文專著保管期限暫定為長期-23-附

47、表4設備檔案保管期限 一、設備購置文件材料 1.設備技術經濟計算材料 永久 2.有關購置設備 的談判文件以及訂購協議或合同書 永久 二、隨機文件材料 1.設備圖冊 和說明書 長期 2.設備合格證 長期 3.設備安裝規程 長期 4.裝箱單、配件目錄 短期 三、設備安裝、使用后形成 的文件材料 1.設備安裝記錄 長期 2.試車驗收記錄 長期 3.總結報告 長期 4.設備保養 和大、中修記錄 長期 5.設備使用分析表 長期 6.設備檢查 和事故記錄 長期 7.設備改造記錄 和總結 長期 8.設備運行記錄 短期-24-附表5會計檔案保管期限 一、會計憑證類 1.原始憑證、記帳憑證 和匯總憑證 短期 其

48、中：涉及外事 和對私改造 的會計憑證 永久 2.銀行存款余額調節表 短期 二、會計帳簿類 1.日記帳 短期 其中：現金 和銀行存款日記帳 長期 2.明細帳 短期 3.總帳包括日記總帳 短期 4.固定資產卡片固定資產報廢清理后保存 短期 5.輔助帳簿 短期 6.涉及外事 和對私改造 的會計帳簿 永久 三、會計報表類包括各級主管部門 的匯總會議報表 1.主要財務指標快報包括文字分析 短期 2.月、季度會計報表包括文字分析 短期 3.年度會計報表包括文字分析 永久 四、其它 1.會計移交清冊 短期 2.工資單 永久 3.會計檔案銷毀清冊 長期-25-附表6基建檔案保管期限 一、重要會議記錄、文件、可

49、行性研究報告、工程評估、方案任務書 永久 二、搬遷申請報告、請示報告、上級批復批示 的各種附件、決定、征地紅線圖、房屋所有權證、地價及附件、拆遷補償、賠償及土地使用證等附件、糾紛裁決、判決書及有關文件材料 永久 三、新購房屋 的各種有關紅線圖、房屋平面圖、文伯、產權證、協議書、付款發票復印件、鑒定書等 永久 四、總體規劃、小區規劃、向上級報建 的文件材料及其它批準文件件、道路、給排水、照明及通訊設備總體布置 永久 五、工程結構 和建筑設計各種任務書、設計計算書、概預算書、交工驗收記錄、建筑材料出廠證明、質量鑒定、試驗報告、土巖試驗報告 永久 六、招標、投標、中標書、議標記錄、承包合同書、協議書

50、、施工執照、租賃文件 長期 七、開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要 短期 八、隱蔽工程記錄、事故處理報告、設計修改通知 永久 九、建筑物內安裝設備使用說明書、防雷及管網布置、管線標高位置、測試件與預埋件位置 長期 十、單項、分部、單位工程質量評定、綜合評定表、交工驗收記錄證明、建筑材料試驗報告 長期 十一、小區內水、電、通訊布置圖 永久 十二、竣工報告、竣工驗收報告、竣工圖 永久-26- 文書檔案 的管理方法 為了加強本院黨、政、工、團檔案 的科學管理，適應我院日益深化改革、開放、搞活經濟 的需要，更好地為本院領導決策 和各項工作效勞，特制訂本方法。 黨、政、工、團檔案簡稱文書檔案

51、。 一、文書檔案 的管理職能 1.文書檔案是本院黨、政、工、團等部門，在政治、行政等工作活動中形成 的有保存價值 的文書材料。它包括本院 的黨務工作、行政工作、工會工作、共青團工作 的管理。 2.文書檔案是企業檔案 的一個組成局部，由本院檔案室集中統一管理。 3.文書檔案工作 的主要任務是：對黨、政、工、團檔案材料 的收集、整理、保管、鑒定 和統計，為領導決策及各項活動提供利用。 二、文書檔案 的歸檔范圍 1.黨組織：上級有關文件、工作方案、總結、黨支部文件、黨員大會文件、會議記錄、紀要、民主生活會記錄、組織工作、換屆改選、統計報表、黨員名冊、統戰工作及黨支部事務性工作等。 2.紀檢監察：上級

52、文件、工作方案、總結、廉政建設、違法違紀案查處及信訪工作等紀檢監察工作中形成 的文件材料。 3.辦公室工作：方案總結、院務會議、院辦公會議、文秘、機要、大事記、工商管理執照、各種行政管理制度及院 的行政事務性工作。 4.工會工作：上級文件、方案總結、職工大會、換屆改選、勞動競賽、工會活動、職工民主管理、勞保福利、女工工作、方案生育、文體活動等。 5.共青團工作：上級文件、方案總結、組織建設、思想教育、團員大會、團員管理、換屆改選及團費管理等。 6.經營管理工作：重大經營決策、年季度生產方案、技術經濟承包責任制、工程設計合同、統計報表、生產會議紀要等。 7.財務管理工作；收支方案、管理制度、財稅

53、檢查、催收欠款等。 8.人事管理工作：干部管理、人事任免、人員招聘、調配工作、技術職稱評聘、干部考核、出國考察、各類培訓、離退休、退職、除名、死亡及撫恤等。 9.保衛工作：平安保衛制度、交通消防管理、平安教育、職工違反治安保衛工作條例 的處理及平安保衛工作總結等。 10.后勤工作：住房分配、房屋管理、房改、行政固定資產報表、職工生活福利、衛生保健等。 -27- 三、文書檔案 的歸檔要求 1.各職能部門要做好文件材料 的平時積累工作，年終把平時積累 的文件材料收集齊全，綜合性 的文件，由辦公室負責積累、收集，然后按有關規定進行分類、整理、確定保管期限立卷，打印目錄，裝訂歸檔。于次年四月底前移交院

54、檔案室統一保管。 2.移交檔案時必須填寫移交清單一式二份，經雙方核對清楚后簽字各留一份存查。 3.打印 的文件紙張必須優良、文字清晰，禁止用圓珠筆、鉛筆起草 和批改文件。 4.歸檔 的文件應符合辦文程序擬稿、簽發、時間、印章等齊全。文件 和附件材料報告與批復、正件與附件、正本與定稿應一并歸檔。 5.會議文件包括外出參加 的會議。自會議結束之日起一個月內，由主管單位收集齊全歸檔。 6.各種案件材料，結案后一個月內，收集齊全、整理歸檔。 四、文書檔案 的歸檔期限 為使保存 的檔案既能反映我院 的主要職能活動 的歷史面貌，又便于保管 和利用，根據國家檔案局?關于機關檔案保管期限 的規定?現對我院文書

55、檔案保管期限作如下規定： 一 檔案 的保管期限劃分為永久、長期、短期三種，長期為十六年至五十年左右，短期為十五年以下。專業檔案另有保管期限 和銷毀規定 的按有關規定辦理。 二 確定保管期限 的原那么： 1.但凡反映本院主要職能活動 和根本歷史面貌，對本院建設開展 和歷史研究有長遠利用價值 的檔案，列為永久保管。它主要包括：本院制定 的屬于法規政策性 的文件；處理重要問題形成 的文件材料；召開重要會議 的主要文件材料；向上級領導機關 的重要請示、報告、總結、綜合統計報表；機構演變；本院領導人任免 的文件材料，直屬上級頒發 的屬于本院業務并要貫徹執行 的重要文件材料 和非直屬上級針對本院業務并要貫

56、徹執行 的重要材料。 2.但凡反映本院一般工作活動，在較長時間內對本院工作有查考利用價值 的文件材料列為長期保管。它主要包括：本院 的一般工作問題文件材料，一般會議 的重要文件材料，人事管理工作形成 的一般文件材料，直屬上級頒發 的屬于本院業務并需要貫徹執行 的一般文件材料，下級報送 的重要總結報告 和統計報表等文件材料。 3.但凡在較短時間內對本院有參考利用價值 的文件材料，列為短期保管，它主要包括：本院一般事務性 的文件材料，上級機關 和同級機關頒發 的非本院業務但要貫徹執行 的文件材料；院屬部門報送 的一般工作總結，報告 和統計報表等文件材料。 五、文書檔案 的管理按本院?綜合檔案管理暫

57、行方法?規定，全院文書檔案材料，應由院檔案室 -28-集中統一管理，不得由承辦單位或個人分散存放。 2.院檔案室，接收各單位移交 的文件材料后，應按規定分門別類，按年度、機構、問題進行系統加工整理，分類、編號、鑒定 和開展利用。 3.建立各種管理制度，檔案庫房門、窗必須牢固，嚴格保密、保衛制度，并做好“七防工作，確保檔案平安可靠。 4.庫房內嚴禁煙火 和庫存易爆物資。 5.經常檢查檔案保管狀況，發現問題及時向主管領導匯報，并采取相應防范措施，消除不平安隱患，保護檔案平安。 六、文書檔案 的鑒定 1.按國家檔案局?檔案保管期限規定?精神，結合本院實際情況，制定本院檔案保管期限表，經院領導批準后，

58、作為檔案鑒定 的依據。 2.院成立鑒定小組，成員由黨支部、辦公室等有關職能部門領導、專業人員及檔案管理人員組成，對已超過保管期限 的檔案，提出存、毀意見。 3.對確無保存價值 的檔案，在進行登記造冊，一式三份清單，經院鑒定小組審核，報院分管領導批準后，送到指定地點進行銷毀。銷毀檔案時，要有兩人以上監銷。銷毀清單經監銷人簽名后，應立即歸檔，以備存查。 七、文書檔案 的利用 1.建立借閱制度、利用制度 和借閱登記簿，嚴格審批手續。 2.對庫存檔案情況，檔案人員要心中有數，主動了解各項工作對檔案 的需要，積極做好提供利用工作。 3.加強檔案利用統計工作，對利用檔案有效益 的，要及時收集其效果，并按時

59、統計上報 和反映情況，及時交流利用經驗。 -29- 工程設計檔案管理方法為加強我院設計檔案 的管理，確保設計文件 的完整，充分發揮設計檔案資料在經濟建設中 的作用，根據?中華人民共 和國檔案法? 和?根本建設工程檔案資料管理暫行規定? 的精神，結合我院 的具體情況，特制定本方法。 一、設計檔案 的歸檔范圍 1.綜合文件：工程工程 的立項、上級 的批復文件；設計委托書、設計合同、有關 的協議；紅線圖、地形圖；與工程工程有關 的來往電文、會議記錄、校審記錄；質量檢查報告、質量評分表；工程回訪總結等。 2.設計根底文件：工程地質、水文地質、勘察報告、勘察記錄；化驗、試驗報告、重要巖土說明；地形、地貌

60、、控制點、建筑物、構筑物及重要設備安裝測量定位、觀測記錄等。 3.設計文件：規劃設計、初步設計、施工圖設計、各工種設計計算書 和設計評價、鑒定等文件。 4.關于藍圖文件歸檔 的規定：凡規劃設計、初步設計、施工圖設計，如果底圖文件已經歸檔，藍圖文件可以不存檔，否那么藍圖文件必須作為正式文件歸檔。 5.結構專業計算書歸檔范圍詳附件(2)。 二、歸檔時間 和要求 設計工程施工圖完成后，出圖時底圖即行歸檔。工程 的技術性文件，在設計工程工程完成后，由該工程負責人加以收集、整理歸檔，在工程峻工驗收后一個月內，由設計室兼職檔案員移交院檔案管理室。 1.歸檔內容詳“各專業工程設計文件資料歸檔內容見附件(1)