1、工 作 分 析專題四1整理課件主要學習目標掌握常用的工作分析方法，學會如何進行工作分析學會撰寫規范的工作說明書2整理課件本專題的主要內容一、職位分析二、工作說明書3整理課件案例：美國加利福尼亞大學的學者做了一個實驗 實驗：把六只猴子分別關在三間空房子里，每間兩只，房子里分別放著一定數量的食物，但放的位置高度不一樣。第一間房子的食物就放在地上，第二間房子的食物分別從易到難懸掛在不同高度的適當位置上，第三間房子的食物懸掛在房頂。 一些天后，他們發現第一間房子的猴子一死一傷，傷的缺了耳朵斷了腿，奄奄一息，第三間房子的猴子也死了。只有第二間房子的猴子活得好好的。 究其原因，第一間房子的兩只猴子一進房間

2、就看到了地上的食物，于是，為了爭奪唾手可得的食物而大動干戈，結果傷的傷，死的死。第三間房子的猴子雖然做了努力，但因食物太高，難度過大，夠不著，被活活餓死了。只有第二間房子的兩只猴子先是各自憑著自己的本能蹦跳取食，最后，隨著懸掛食物高度的增加，難度增大，兩只猴子只有協作才能取得食物，于是，一只猴子托起另一只猴子跳起取食。這樣，每天都能取得夠吃的食物，很好的活了下來。4整理課件問題：（1）從案例中，你獲得了哪些啟示？（2）做的雖然是猴子取食的實驗，但在一定程度上也說明了人才與崗位的關系。從這個角度講，工作分析應注意什么？5整理課件1、為什么要做工作分析2、什么是工作分析3、工作分析的步驟4、工作分

3、析的方法一、工作分析6整理課件1、為什么要做工作分析7整理課件為什么有人工作量很大，做也做不完？為什么有人沒活干，整天喝茶看報紙？為什么會有人工作相互重疊，有功勞大家爭，有責任沒人擔？為什么會有工作沒人去做，貽誤戰機？管理者經常遇到的困惑？思考：8整理課件管理者經常遇到的困惑？思考：為什么招聘的員工，會常常不符合要求？為什么不能完成客觀的績效考核，勤無獎懶無罰？為什么公司付出了巨大的薪資總額，而員工仍是抱怨工資太低、福利太少？9整理課件管理者經常遇到的困惑？思考：為什么員工抱怨公司沒有提供足夠的培訓學習機會？為什么公司投入了培訓卻沒有達到期望的效果？為什么有的員工不知道自己該做些什么？為什么主

4、管難以確切地評價下屬員工的工作成績是好是壞？10整理課件為什么會產生這些問題呢？我們并不了解每個人的工作量是多少？我們并不了解到底需要多少工作人員？我們并不了解如何有效地考核員工的工作？我們并不了解如何有效地發揮每個人的作用？我們并不了解員工的職業生涯？我們并不了解員工到底需要什么？因為：11整理課件我們需要發展！我們需要改變！我們到底該怎么辦？！？12整理課件 我們應該做工作分析13整理課件2、什么是工作分析一、工作分析14整理課件什么是工作分析？ 一個組織的建立最終會導致一批工作的出現，而這些工作需要由特定的人員來承擔。 工作分析就是與此相關的一道程序，通過對工作內容與工作責任的資料匯集、

5、研究和分析，可以確定該項工作的任務、性質和相對價值，以及哪些類型的人適合從事這一工作。 工作分析的過程主要調研完成工作的要求、周期和范圍，并著眼于工作本身的特點，而不是工作者的狀況。主要分析： A 工作人員做何事（WHAT） B 如何做（HOW） 工作分析的直接結果是職位說明書。15整理課件工作分析基本術語 任務：指一項具體的工作。例：指派打印一份文件。職責：個體在工作中需要完成的大部分工作。職位：在一定時期內，組織要求個體完成的一項或多項責任。職位與個體一一匹配，又稱為崗位。職位的數量稱為編制。16整理課件工作分析主要內容1、該職位的基本資料： 包括職位名稱、職等職級、直接上級職位、直接下級

6、職位2、該職位的本職工作： 用一句話說明該職位工作的最終目的，20字以內。3、該職位的直接工作責任： 按照主次列出該職位各項直接責任，頻率，重要程度， 所占總業務量的比率。 直接責任是指不管級別多高，都要自己親自完成的工作 最基層的工作人員也應該列出10條左右17整理課件工作分析主要內容4、該職位的決策責任： 說明該職位需要做哪些決定，及決定將產生的影響。5、該職位的任職資格： 包括學歷、經歷、專業程度、能力、體力、證照等等。6、該職位的工作環境： 工作地點、光線、衛生、危險性等等。7、其他內容 和工作分析相關的其他內容，可根據實際情況填寫。18整理課件工作分析是什么？總而言之：一個了解任職者

7、應該做什么工作、和為什么需要做的過程一個收集讓別人對該職位做出判斷的信息的過程 工作分析19整理課件職位分析是人力資源管理的基礎性工作，人力資源管理的每一項工作，幾乎都需要用到職位分析的結果。工作分析任務工作規范員工和勞動關系績 效 評 價薪酬和福利安全與健康人力資源研究均 等 就 業人力資源開發甄 選招 聘人力資源規劃責任職責知識技能能力工作描述工作分析的目的與作用？20整理課件工作分析中應注意的問題 分析職位而不是分析具體個人 澄清任職者與其主管的不同角色 防止分析對象夸大自己工作的重要性 任職者的參與-雙方同意 工作分析過程中不要使用非法手段獲取信息工作分析內容應避免任何歧視性條款21整

8、理課件3、工作分析的步驟一、工作分析22整理課件（1）收集與工作有關的背景資料：包括單位及部門組織圖、各部門職掌、工作流程圖及現有的職位說明書。 組織圖顯示 出了當前工作與組織中的其他工作是一種什么樣的關系，以及它在整個組織中的地位。它不僅確定了每一職位的名稱，而且用相互聯結的直線明確表明了向誰匯報，以及同誰進行合作。 流程圖可以說明現有的工作流程和在流程中的位置。 現有的職位說明書、部門職掌，或者有關工作的描述性文件，可以作為工作分析的重要參考。工作分析的步驟23整理課件工作分析步驟（2）選擇并確定需要分析的職位名稱 當需要分析的工作有很多但它們彼此又比較相似的時候，如果我們對他們所做的工作

9、逐一進行分析，必然非常耗費時間。在這種情況下，選擇典型的工作進行分析是十分必要的。 同一個職位的多個崗位（擔任相同職務的多個人）使用同一份職位說明書。 例如，對相同工種的很多“生產工人”的工作分析，只需分析其中的一人或幾個人，并形成一份共同的職位說明書。24整理課件（3）收集工作分析的信息由分析對象填寫工作分析調查問卷。通過分析對象的上級收集或借用其工作日記。必要的工作可以到現場觀察。請分析對象寫出或介紹其工作中的關鍵事件。面談或電話確認相關信息。（除工作分析調查問卷外，其他方法視情況選擇使用）（4）匯總所有收集到的信息 按照工作分析問卷匯總表匯總所有信息。匯總時如果有不能確定的項目，及時和其

10、相關專業部門聯系確認。工作分析步驟25整理課件工作分析步驟（5）同分析對象共同審查所收集到的工作信息通過工作分析所得到的這些信息，只有與從事這些工作的人員，以及 他們的直接主管人員進行核對，才能避免出現偏差。核對工作有助于確定工作分析所獲得的信息是否正確、完整，同時也 有助于“工作分析人員”理解這些信息。此外，這也是一個審查和修改工作描述的機會。 （6）撰寫職位說明書26整理課件三、工作分析的方法定性方法：觀察法 訪談法 工作日記法 問卷法 關鍵事件記錄法 定量方法：職位分析問卷法（PAQ法） 職能工作分析法（FJA法） 27整理課件 1、觀察法： 適用于標準化、任務周期較短、以體力活動為主的

11、工作。 是最早使用的分析方法，泰勒的時間、動作研究就是用此方法，所以其科學管理原理被成為科學工作分析的開始。 討論：本公司哪些崗位可以用觀察法進行工作分析？28整理課件例： 工作分析觀察提綱（部分）被觀察者姓名： 日 期：觀察者姓名： 觀察時間：工作類型： 工作時間：觀察內容：1什么時候開始正式工作？ 2上午工作幾次？ 3上午休息幾次？ 4休息時間從 到 。6上午完成產品多少件？ 7平均多長時間完成一件產品？ 8與同事交談幾次？ 9每次交談約多長時間？ 10室內溫度 度。11上午抽了幾支香煙？ 12上午喝了幾次水？ 13什么時候開始午休？ 14出了多少次品？ 29整理課件2、訪談法 適用于任務

12、周期較長，工作行為不易直接觀察的工作，富有成效的訪談應以一張結構合理，可以加以核準、對比的問卷來進行。 南京某廠工作分析訪談表30整理課件 訪談法的典型提問方式：你所做的是一種什么樣的工作？你所做工作的主要職責工作是什么？你又是如何做的呢？你的工作環境與別人的有什么不同呢？做這項工作所需具備的教育程度、工作經歷、技能是怎樣的？它要求你必須具有什么樣的文憑或工作許可證？你都參與些什么活動？這種工作的職責和任務是什么？ 你所從事的工作的基本職責是什么？說明你工作績效的標準哪些？你真正在參與的活動都包括哪些？你的責任是什么？你的工作環境和工作條件是怎樣的？工作對身體的要求是怎樣的？工作對情緒和腦力的

13、要求又是怎樣的？ 31整理課件3、工作日記法 例 ：5月29日 工作開始時間8:30 工作結束時間17:30序號工作活動名稱工作活動內容工作活動結果時間消耗備注1復印協議文件4頁6min存檔2起草公文貿易代理委托書8頁1h15min報上級審批3貿易洽談玩具出口1次40min承辦4布置工作對日出口業務1次20min指示5會議討論東歐貿易1次1h30min參與16請示貸款數額1次20min報批17計算機錄入經營數據2屏1h承辦18接待參觀3人35min承辦32整理課件4、問卷法： 問卷調查要求在崗人員和管理人員分別對各種工作行為、工作特征和工作人員特征的重要性和頻次作出描述或打分評級，然后對結果進

14、行統計與分析。問卷可以分成工作定向問卷和人員定向問卷。前者強調工作本身的條件和結果；后者則集中于了解員工的工作行為。 南京某公司工作分析調查問卷33整理課件例：員工調查問卷 日期 公司名稱 職位與職稱 所屬部門 所屬科室 主管 總公司 分公司或地區辦事處 1說明工作的主要責任與任務 2其他較不重要的責任與任務 3工作所需要的工具與儀器 大量使用 頻繁使用 適度使用 偶爾使用 極少/不使用 A B C D 4工作所需的教育程度高中以下 高中 大專 本科 碩士 博士34整理課件員工調查問卷（續上表）5此工作需要的相關工作經驗 不用經驗 3個月以下 3個月到1年 1年到3年 3年到5年 5年以上6此

15、工作之監督程序 經常性地監督。除去不重要之差異，其余一并交由主管處理。 每日幾次即可，包括呈報，接受意見及指派工作。按照一定的 方式與程序進行。例外事項尤應注意。 偶爾。由于多數工作者皆重復且相互牽連，因此只以制定規則 與標準指引進行管理即可。對于不尋常的問題亦要注意，并時 而提供建議與采取行動。 有限監督。工作一經指派后全權負責，雖有若干工作方法可供 采用，不過不妨有自己的一套。 確定了目標即可。評估工作，可用任何方式。主要著重在整體 成效。經常發展一些可獲得預期成果的方法。 少量或沒有直接監督。工作方法之選擇，發展與協調只要在一 般政策之范圍內皆可任意行之。35整理課件員工調查問卷（續上表

16、）7你所作之任何獨立的決策的范疇與性質如何？ 你認可的事項在生效前是否經常要復核？如果要，由誰復核？你拒絕的事項在生效前是否經常要復核？如果要，由誰復核？8該工作的任職者在下列事項上具有權力 完全可以決策 需與他人協商決定 建議 只允許被告知 不允許被告知指導 派工 核工 規劃別人的工作 制定工作標準 協調業務 解決員工問題 面試 36整理課件5關鍵事件記錄法 關鍵事件是指使工作成功或失敗的行為特征或事件。關鍵事件記錄法要求管理人員、員工或熟悉工作的其他員工，記錄工作行為中的關鍵事件。 關鍵事件記錄包括以下幾個方面： 導致事件發生的原因和背景； 員工特別有效或多余的行為； 關鍵行為的后果； 員

17、工自己能否支配或控制上述后果。37整理課件例：有關銷售的關鍵事件記錄，對用戶、定貨和市場信息善于探索、追求；善于提前作出工作計劃；善于與銷售部門的管理人員交流信息；對用戶和上級都忠誠老實，講信用；能夠說到做到；堅持為用戶服務，了解和滿足用戶的要求；向用戶宣傳企業的其他產品；不斷掌握新的銷售技術和方法；在新的銷售途徑方面有創新精神；保護公司的形象； 結清帳目；工作態度積極主動。 在此基礎上，可以設計銷售人員選拔方案、銷售工作考評表、銷售人員的薪資標準和銷售人員的培訓方案等。38整理課件不同工作分析方法的比較方 法優 點缺 點適用情況觀察法更全面、更深入地了解工作要求1不適用于以腦力為主的工作、間

18、歇性的工作、周期較長的工作2不能得到任職者資格的相關信息1標準化、周期較短、以體力為主的工作2事務性的工作訪談法1可了解任職者的工作態度、動機等更深層次的內容2有助于溝通3簡單、迅速1成本較高2員工會夸大或弱化某些職責以腦力為主的工作問卷調查法1成本低、速度快2調查范圍廣1設計問卷成本高2缺少溝通任職者具備一定閱讀理解能力的所有工作工作日志法1經濟、有效2所獲信息可行1使用范圍小2整理信息的工作量大1周期較短、狀態穩定的工作2復雜瑣碎的工作關鍵事件法1準確2廣泛用于人力資源管理活動1費時2遺漏了平均績效水平識別挑選標準、確定培訓內容、進行績效評估的行為觀察時適用39整理課件 6、職位分析問卷法

19、 ( Position Analysis Questionnaire，PAQ) 這是一種以人為中心的工作分析方法。是人員行為定向問卷方法。該方法共有187項工作元素，7個與薪資有關的問題。這些元素與問題共分為六個類別（如下表），對每個工作元素都要用六個標準之一進行衡量：使用程度、對工作的重要程度、工作所需的時間、發生的概率、適用性、其他。 通過這些衡量標準，可以決定一個職務在溝通、決策、社會責任、熟練工作的績效、體能活動及相關條件五個方面的性質。根據這些性質，可在不同組織的不同工作之間進行相互比較。40整理課件類 別內 容例 子工作元素 數目信息輸入員工在工作中從何處得到信息？如何得到？如何獲

20、得文字和視覺信息？35思考過程工作中如何推理、決策、規劃？信息如何處理？解決問題的推理難度14工作產出工作需要哪些體能活動？需要哪些工具,儀器設備？使用鍵盤式儀器、裝配線49人際關系工作中與哪些有關人員有關系？指導他人或與公眾、顧客接觸36工作環境工作中物理環境與社會環境是什么？是否在高溫環境或與內部其他人員沖突的環境下工作19其他特征與工作相關的其他的活動、條件或特征是什么？工作時間安排、報酬方法、職務要求41 PAQ法工作元素的分類41整理課件7、功能性工作分析法 （Functional Job Analysis，FJA） 此方法由美國勞工部提出，通過對工作中所涉及的信息、人、事三個維度的

21、分析，確定職務的具體特征和工作要求。它以員工應發揮的功能與應盡的責任為核心，列舉員工要從事的工作活動，確定工作活動的程度或結果，從而得到一份完整的工作分析文件。42整理課件員工的基本職能信息人事0綜合0監控 0創建1配位1協商 1精密作業2分析2指示 2運行的監控3匯編3監督 3運行的啟動4計算4引導 4操作5復制5勸說 5供應6比較6交流 6進料及取貨7服務 7處理8接受指示43整理課件二、工作說明書工作分析的直接結果44整理課件二、工作說明書工作說明書是職位分析的成果，它包括兩個部分：工作描述（又稱工作說明，Job Description) 說明有關工作的特征工作規范（又稱任職說明，Job

22、 Specification) 說明對從事工作的人的要求45整理課件 工作說明書工作描述： 包括職務的輸入、輸出、轉換特征及工作關系的界定。具體內容就包括：職務名稱、工作概要、工作職責、工作方式等。工作規范： 對任職資格的具體規定。包括： （1）一般要求：包括年齡、性別、學 歷、工作經驗、職業技能等。（2）生理要求：包括健康狀況、力量 與體力、運動的靈活性、感覺器官的靈敏度。（3）心理要求：包括觀察能力、集中能力、記憶能力、理解能力、學習能力、解決問題能力、創造性、數學計算能力、語言表達能力、決策能力、交際能力、性格、氣質、興趣、愛好、態度、事業心、合作性、領導能力等等。46整理課件一份完整的

23、職位說明書應該包括 :該職位的基本情況：名稱、職等職級、所屬部門、編制等。該職位存在的價值和目的是什么?對該職位的要求有哪些要素，如規劃、組織、審核、創新等等？如何定義該任職者的責任和權力?該職位需要和外部有什么樣的互動關系?該職位需要使用什么設備儀器，需要什么證照？該職位的工作環境和工作地點怎樣？該職位的上下級匯報關系如何、服務的相互關系怎樣?這份工作需要什么樣的素質、技能和經驗的人擔任?47整理課件職位說明書的內容內容包括：（1）基本情況：職位名稱、職等、直接上級、直接下級等等（2）本職工作（3）直接工作責任（4）決策責任（5）工作關系（6）任職資格（7）相關信息，如工作地點與環境，儀器工

24、具設備48整理課件職位說明書格式49整理課件職位說明書格式50整理課件職位說明書格式51整理課件（1）職位名稱的確定參照本職位的工作，進行概括，或按照慣例。參照集團以往的稱呼。例如：某單位管理課的課長稱為“管理課長”，財務部的成本會計成為“成本會計”，人事部的中級事務員成為“人事中級事務員”。52整理課件（2）本職工作著重于職位所需的最終結果（Output)它回答以下問題：為實現該職位責任，主要通過哪些領域獲得最終結果？（Input)要用一句話，20字以內。53整理課件（3）直接工作責任是指無論職位多高都要自己親歷親為的工作或責任。這個職位為公司整體目標的完成承擔了什么？要求：按照主次順序逐條

25、填寫。用詞要精確，不能模棱兩可，不要官話套話，不能有猜測性的語言。每條工作或責任要說明發生頻率（次/日、周、月、季、年）、重要程度（%）和占全業務總量（%）。最基層的工作也應該有10條左右原則性的責任應該包括關鍵動詞、管理范圍、影響范圍、在什么條件下進行以及要達成的目標。54整理課件動詞影響范圍 在一定局限下的結果以確保預定的生產計劃在安全健康的工作環境條件下，按質按量按時完成（3）直接工作責任（分解舉例）管理和協調“XYZ”工廠的所有設備和資源55整理課件（3）直接工作責任（舉例）1.嚴格執行庫存現金限額，超出部分必須及時送存銀行，不坐支現金，不得以白條抵庫或挪用。2.嚴格審核付款憑證和審批

26、手續，及時準確無誤地辦理各種應付款項。3.認真編制記賬憑證，正確運用會計科目，要做到原始憑證齊全有效，記賬憑證與原始憑證事項一致準確無誤。4、.等等。出納員：56整理課件部門主管的直接工作責任舉例制訂部門的政策和程序，通過有效的計劃和控制以求效益的最大化。草擬、協調各相關計劃和預算，確保本部門可以為公司的生產目標做出最大的貢獻。審核、確定公司下達的任務安排，使本部門有效地執行議定的計劃，并確保其運作的效率。招聘、激勵本部門員工，并發展員工的能力，確保部門的工作目標順利制訂并與員工恰當地溝通，督導、評估員工的績效，創造、保持員工間融洽的合作關系。監督部門的績效，指導、控制相應的活動以確保議定的目

27、標順利實現。在協調與其它部門的工作或會議中代表本部門，參與相關的規劃和政策的制訂和實施。57整理課件（4）決策責任該職位要做哪些決定。要對下屬的哪些工作或活動負責。所做的決定產生什么影響。注意：只有主管填寫決策責任，非主管不用填寫。也就是說沒有下級的職位不用填寫。 58整理課件最終結果 主要活動提高下屬的工作技能 通過提供相應的培訓與指導激勵下屬達到高績效 通過主持績效輔導會議，為下屬清 楚地指明職業發展方向確保部門內高標準的工作 通過監督工作進展，恰當地獎懲下屬實現部門的工作目標 通過制訂良好的部門計劃以符合公司的 總體目標，并就部門部門與員工進行溝通部門主管的決策責任（舉例）59整理課件行

28、為動詞（舉例）制定政策/設定目標實施具體工作較低的任務制定指導建立控制計劃準備分析達到估價實施評估預測確認落實提高增加安裝維護監控談判建議回顧明確訂立查驗校對分配收集運作加工生產提供提交60整理課件職位說明書必須全面部門預算與相關政府主管部門的關系人力規劃招聘培訓和發展人事管理舉例：人力資源部經理61整理課件工作分析時間進度表62整理課件職位說明書的注意事項職位相同的多個崗位并用同一份職位說明書。職位說明書的內容是說明該職位而不是某個人的工作。 職位說明書不應該包括個人的優點或缺點。臨時項目小組不需撰寫職位說明書。63整理課件附：職位說明書的撰寫示例64整理課件職位說明書舉例職位說明書65整理課件職位說明書舉例66整理課件職位說明書舉例67整理課件職位說明書舉例68整理課件（一）工作描述職務名稱：銷售部經理 職務代碼：1137-118別名：銷售部主任、銷售部主管、銷售總監1工作活動和工作程序。通過對下級的管理與監督，實施企業的銷售、計劃、組織、指導和控制：指導銷售部的各項工作；就全面的銷售事務向上級部門作出報告；根據對銷售區域、銷售渠道、銷售定額和銷售目標的批準認可，協調銷售分配功能；批準對推銷領域的分派；評估銷售業務報告；批準有助于銷售的各項計劃，如培訓計劃、促銷計劃等。審查市場分析，以確定顧客需求、潛在消費量、價格一覽表、折扣率、競爭活動，以實現企業目標；親自與