1、蘇寧置業蘇寧置業徐莊總部住宿流程徐莊總部住宿流程用戶使用手冊用戶使用手冊當前版本：修改日期：文檔狀態：定稿 黃水晶文檔信息文檔信息文檔名稱文檔名稱蘇寧置業徐莊總部住宿流程用戶使用手冊作作 者者行政辦公產品部類類 別別使用手冊編編 號號文件名稱文件名稱文件說明文件說明修訂歷史修訂歷史 (REVISION HISTORY)版本版本日期日期章節章節類型類型作者作者摘摘 要要2013-05-07所有創建黃水晶文檔建立目錄目錄用戶使用手冊用戶使用手冊.I1系統簡介系統簡介.4簡介.4系統登錄.4流程跟蹤.6我的待閱.7保存.72徐莊總部住宿申請流程徐莊總部住宿申請流程 .8徐莊總部住宿申請流程發起權限/

2、結算方式.8徐莊總部住宿申請及審批.9徐莊總部住宿申請.9徐莊總部住宿審批.11徐莊總部住宿取消/補單.303徐莊總部住宿入住安排及查詢徐莊總部住宿入住安排及查詢.33徐莊總部住宿申請流程狀態查詢.33徐莊總部住宿安排.33徐莊總部住宿安排查詢.364徐莊總部住費報銷流程徐莊總部住費報銷流程 .38徐莊總部住宿費報銷申請.38徐莊總部住宿費審批.391 系統簡介系統簡介1.1 簡介徐莊總部住宿流程主要對在徐莊總部有住宿需求且滿足住宿條件的人員，通過“徐莊總部住宿申請”流程申請住宿，由后勤物業管理部后勤組 后勤專員或者酒店后勤客服安排入住。其中住宿流程必須滿足以下入住性質：駐外，非本地籍社招員工

3、，非本地籍作業崗，1200 員工，實習生，異地引進中高層管理干部，延時加班，培訓，公務，面試高管，外部人員（我司承擔費用），才可發起住宿申請流程申請總部住宿。住宿可安排以下入住地點：徐莊大學公寓、雨花培訓公寓、雨花宿舍、徐莊員工公寓、徐莊員工宿舍、國關宿舍、伯樂宿舍、伯樂二期、伯樂老年公寓、江東門宿舍、置業宿舍、外部賓館。入住地點優先安排集團內部公寓/宿舍、置業宿舍 。 內部無房源的情況下，由后勤物業管理部后勤組 后勤專員負責協調外部賓館。目前徐莊總部住宿包括 8 個功能，具體如下：A 徐莊總部住宿申請流程B 徐莊總部住宿申請流程查詢C 徐莊總部宿舍入住安排及查詢-入住安排D 徐莊總部宿舍入住

4、安排及查詢-入住查詢E 徐莊總部宿舍退房安排及查詢-退房安排F 徐莊總部宿舍退房安排及查詢-退房查詢G 徐莊總部住宿安排查詢H 徐莊住宿費報銷申請 徐莊住宿流程針對于置業員工在徐莊住宿、入住退房安排及查詢。 從第二章開始，將逐章介紹每一個功能。1.2 系統登錄置業員工可以通過地址 :/oa suning 進入統一工作平臺的主頁面。圖表 1. 1.2.1.1 SOA 登錄前主頁在主頁輸入員工工號和密碼，登錄系統后即可以使用統一工作平臺的功能。圖表 1. 1.2.徐莊總部住宿申請徐莊總部住宿申請/徐莊總部住宿費報銷徐莊總部住宿費報銷置業員工點擊個人工作臺，在左側“菜單管理”中選擇 SOA 菜單智能

5、總部徐莊總部住宿 后，根據個人選擇菜單，發起住宿流程、報銷住宿費及查詢住宿流程；徐莊總部宿舍入住退房安排及查詢徐莊總部宿舍入住退房安排及查詢 酒店員工點擊個人工作臺，在左側“菜單管理”中選擇 行政管理-后勤管理-徐莊總部住宿后，根據入住需求選擇菜單，進行入住/ 退房安排及查詢也可通過左側“菜單管理”下方輸入模糊搜索內容，例如徐莊總部住宿，即可查到相應的菜單。.1.3 起草主頁面1.3 流程跟蹤所有已提交過的申請單，都可以點擊申請單最上方的流程跟蹤按鈕，查看申請單的全部流轉路徑，包括申請單已經經歷過的流程環節、當前處理環節和當前處理人。目前只能使用表格來查看流程跟蹤：圖 1.3.1 流程流程跟蹤

6、界面1.4 我的待閱有流程待閱權限的人，可通過 SOA 界面上的“我的待閱” ，點擊流程，可查看流程信息。.1 我的待閱的界面我的待閱的界面1.5 保存 發起人發起流程后，如申請人暫時不想提交流程，即可在表單左上角點擊“” ，流程自動扭轉到申請的“我的待辦”中，申請人可通過點擊“我的待辦”界面，右上角的“”即可在“我的待辦”中看到此表單。如該表單無用，則可選中該表單，點擊“”即可刪除表單，此表單自動扭轉到“已刪除待辦” ，一旦刪除，表單無法恢復。2 徐莊總部住宿申請徐莊總部住宿申請流程流程徐莊總部住宿申請流程發起權限/結算方式入住性質入住性質發起權限發起權限結算方式結算方式駐外-個人結算，自行

7、承擔非本地籍社招員工-個人結算，自行承擔非本地籍作業崗-對公結算1200 員工招聘管理部招聘專員不結算實習生-對公結算異地引進中高層管理干部-個人結算，自行承擔延時加班-個人結算，公司承擔培訓系統觸發個人結算，公司承擔公務系統觸發個人結算，公司承擔面試高管招聘管理部招聘專員個人結算，公司承擔外部人員（我司承擔費用）-個人結算，公司承擔備注：A、出差流程觸發：“出差流程”目的地為 “南京總部” ，且出差性質為培訓、公務時，出差流程結束 5 分后，系統自動的在申請人“我的待辦”下觸發住宿流程，供申請人提交，住宿流程入住性質對應為培訓、公務，申請人不可修改；如產生住宿費用，則根據發票，通過“差旅費報

8、銷流程”申請報銷；B、 申請人自行發起住宿申請流程；產生住宿費用，且結算方式為“個人結算，公司承擔”時，則根據發票，通過“徐莊住宿費報銷流程”申請報銷； 徐莊總部住宿申請及審批徐莊總部住宿申請蘇寧電器員工登陸 SOA 后，點擊“個人工作臺”“菜單管理”“SOA 菜單”“智能總部”“徐莊總部住宿” ，見圖圖圖 2.2SOA 主頁面主頁面當點擊“徐莊總部住宿申請”按鈕后，顯示如圖 2.2.1.2 的界面圖 2.2.1.2 徐莊總部住宿申請主界面填寫要求：1、 事由：必填項，根據實際入住原因，填寫具體的事由；2、 入住性質：下拉框選擇，系統會根據申請人的權限，顯示相應的入住性質；參照“” ；3、 結

9、算方式：系統自動帶出，根據入住性質，顯示相應的結算方式；參照“” ；4、 費用歸屬：手動選擇，根據費用承擔選擇本部門承擔、其他公司/部門承擔；5、 入住人數合計：系統自動根據入住人員明細，自動疊加；6、 人員入住信息：包含“我司有工號人員入住信息” 、 “我司無工號或者外部人員入住信息” ，根據不同的入住性質，顯示表單；其中：入住性質“外部人員” 、 “面試高管”只能填寫“我司無工號或者外部人員入住信息” ； 入住性質“延時加班” 、 “會務” 、 “培訓”只能填寫“我司有工號人員入住信息” 。其余入住性質，根據實際入住人員是否工號，填寫對應的表單即可；入住人員信息可通過點擊批量導入按鈕，下載

10、模板，根據模板格式，批量上傳入住人員信息，也可通過增加按鈕，進行單行輸入人員信息。“我司有工號人員入住信息”包括人員工號、姓名、性別、固定 、 號、所屬公司、所屬部門、崗位、級別、員工住房標準、入住開始時間、入住結束時間、入住合計天數、備注；其中需申請人填寫人員工號，入住開始時間、入住結束時間、備注，其余都有系統自動帶出。“我司無工號或者外部人員入住信息”包括入住人員姓名、性別、入住開始時間、入住結束時間、入住合計天數、備注。7、附件：入住性質為“外部人員”時，必須上傳附件。徐莊總部住宿審批徐莊總部住宿審批流程主要根據入住性質、結算方式、入住地點、是否產生住宿費確定流程扭轉。2.2 徐莊總部住

11、宿審批（入住性質-外部人員）入住性質為外部人員（我司承擔費用） ，結算方式為個人結算、公司承擔，主要審核流程如下：申請人-部門負責人（上一級負責人）-置業總部財務管理中心財務支持部行政人事支持組 人事支持專員 -置業財務管理總部行政管理中心后勤物業管理部后勤組 后勤專員 -置業財務管理總部行政管理中心后勤管理部負責人-酒店后勤服務中心辦公室客服專員-綜合業務審批人（預算責任人）申請人申請人入住性質為外部人員時，只能填寫“我司無工號或者外部人員入住信息” ，如圖圖2.2.2.1.1外部人員，申請人界面財務支持部行政人事支持組財務支持部行政人事支持組 人事支持專員人事支持專員：根據住宿申請流程，查

12、看附件，確認申請入住人員是否滿足入住條件，入住人員產生的費用為我司承擔，如同意申請，則點擊提交，填寫審核意見。如圖2.2圖財務支持部行政人事支持組 人事支持專員審核界面置業財務管理總部行政管理中心后勤物業管理部后勤組置業財務管理總部行政管理中心后勤物業管理部后勤組 后勤專員：后勤專員：A、 審核是否需要酒店安排住宿，如是，則提交由酒店客服專員安排住宿。如否，則直接安排住宿，置業宿舍或者外部賓館；如圖2.2.2.1.3不需酒店客服專員安排住宿，后勤專員直接安排住宿圖2.2.2.1.3不需酒店客服專員安排住宿，后勤專員直接安排住宿B、 當酒店客服專員審核時判斷是否有房源，如無，流程退回后勤物業管理

13、部后勤組 后勤專員，協調安排置業宿舍或外部賓館； 圖無房源，后勤住宿部負責人審核界面選擇協議賓館名稱，點擊“選擇”按鈕，如圖2.2.2.1.5，協議賓館主要為賓館在南京，且與我司簽訂協議的賓館。酒店后勤服務中心辦公室客服專員：酒店后勤服務中心辦公室客服專員：判斷是否有房源，如有房源，安排“實際入住地點”，系統自動帶出房費及房費總額，如圖，如產生住宿費，則至綜合業務審核人審核，如無住宿費，流程直接結束；如無房源，選擇“是否有房源”為否，“實際入住地點”不顯示，直接提交，流程自動扭轉到后勤物業管理部后勤組 后勤專員。如圖2.2圖2.2.2.1.5有房源，酒店客服專員審核界面圖2.2.2.1.6無房

14、源，酒店客服專員審核界面綜合業務審批人（預算責任人）：綜合業務審批人（預算責任人）：當住宿產生費用，且結算方式為個人結算、公司承擔，或者對公結算，及住宿流程有個人發起，非系統觸發時，需綜合業務審核人審核預算。綜合業務審核人根據住宿費總額，查詢預算，審核“批復金額”。其中批復金額不得大于住宿金額合計，批復金額即為預算凍結金額。如圖2.2圖2.2.2.1.7 外部人員，費用可控項，綜合業務審核人界面流程結束后，申請人可帶申請人工號、公文號到至安排的入住地點登記入住。2.2 徐莊總部住宿審批（入住性質-公務/延時加班/培訓/面試高管）入住性質為公務/培訓/延時加班/面試高管，結算方式為個人結算、公司

15、承擔，主要審核流程如下：申請人/出差系統觸發-部門負責人（上一級負責人）-置業財務管理總部行政管理中心后勤物業管理部后勤組 后勤專員-置業財務管理總部行政管理中心后勤管理部負責人-酒店后勤服務中心辦公室客服專員-綜合業務審批人（預算責任人）申請人申請人入住性質為延時加班時，根據入住人員工號、級別，“申請入住地點”系統會帶出不同的選項供申請人選擇。延時加班時，經理級別以上 入住地點為 徐莊大學公寓、雨花培訓公寓，部長級別以下 入住地點為 徐莊員工宿舍、雨花宿舍，如圖2.2.2.2.1；申請人可根據實際辦公地點選擇就近的入住地點。一般情況下，延時加班 住宿申請，流程未結束，即可根據選擇的入住地點進

16、行入住。圖2.2 延時加班申請界面入住性質為面試高管時，只能填寫“我司無工號或者外部人員入住信息”。圖.2.2.2 面試高管申請界面入住性質為公務/培訓時，申請人提交出差，出差目的地為南京總部，且有住宿需求，出差流程結束后5分鐘，系統會在申請人待辦中自動生產徐莊總部住宿流程，其中產生住宿費在出差申請流程中凍結，報銷也通過出差流程報銷。如圖.2.2.3，圖 出差流程觸發界面圖2.2.2.2.3公務/培訓，出差觸發的徐莊總部住宿流程待辦界面申請人點擊待辦中流程，填寫費用歸屬及入住開始時間和結束時間，其余的信息由出差流程自動帶出，圖2.2.2.2.4。圖2.2.2.2.4 公務，徐莊總部住宿申請界面

17、置業財務管理總部行政管理中心后勤物業管理部后勤組置業財務管理總部行政管理中心后勤物業管理部后勤組 后勤專員：后勤專員：A、 審核是否需要酒店安排住宿，如是，則提交由酒店客服專員安排住宿。如否，則直接安排住宿，置業宿舍或者外部賓館；如圖不需酒店客服專員安排住宿，后勤專員直接安排住宿圖不需酒店客服專員安排住宿B、 當酒店客服專員審核時判斷是否有房源，如無，流程退回后勤物業管理部后勤組 后勤專員，協調安排置業宿舍或外部賓館；圖圖2.2.2.2.6無房源，后勤物業管理部后勤組 后勤專員審核界面酒店后勤服務中心辦公室客服專員：酒店后勤服務中心辦公室客服專員：判斷是否有房源，如有房源，安排“實際入住地點”

18、，系統自動帶出房費及房費總額，如產生房費，且入住性質為面試高管，流程扭轉至綜合業務審核審核，如無房費或者有房費且入住性質為培訓/公務，則流程結束；如無房源，選擇“是否有房源”為否，“實際入住地點”不顯示，直接提交，流程自動扭轉到后勤物業管理部后勤組 后勤專員。如圖2.2.2.2.7圖2.2.2.2.7酒店客服專員-無房源審核界面綜合業務審批人（預算責任人）綜合業務審批人（預算責任人）當住宿產生費用，且結算方式為個人結算、公司承擔，或者對公結算，及住宿流程有個人發起，非系統觸發時，需綜合業務審核人審核預算。入住性質為延時加班時，費用為不可控項，綜合業務審核人可直接審核費用，如圖2.2.9，批復金

19、額即為預算凍結金額。圖2.2延時加班，費用不可控，綜合業務審核人審核界面入住性質為延時加班時，費用為不可控項，綜合業務審核人審核費用，如圖2.2.2.2.9，批復金額即為預算凍結金額。當預算不足時，無法提交，需補充預算。圖2.2.2.2.9延時加班，綜合業務審核人審核界面2.2.2.3 徐莊總部住宿審批（入住性質-其他）入住性質為駐外，非本地籍社招員工，非本地籍作業崗，1200員工，實習生，異地引進中高層管理干部，結算方式有個人結算、自行承擔，對公結算，不結算，存在超標，當超標時，需要置業薪酬管理部負責人審核。主要審核流程如下：申請人-部門負責人（上一級負責人）-置業人事管理中心薪酬管理部薪酬

20、福利組組長 -置業薪酬管理部負責人（超標）-后勤管理中心住宿部負責人-置業財務管理總部行政管理中心后勤管理部負責人-置業財務管理總部行政管理中心后勤物業管理部后勤組 后勤專員 -酒店后勤服務中心辦公室客服專員-綜合業務審批人申請人申請人入住性質為駐外，非本地籍社招員工，非本地籍作業崗，1200員工，實習生，異地引進中高層管理干部時，個人發起徐莊總部住宿流程，根據入住人員是否有工號，可填寫“我司有工號人員入住信息”、“我司無工號或者外部人員入住信息”圖 置業人事管理中心薪酬管理部薪酬福利組組長置業人事管理中心薪酬管理部薪酬福利組組長根據入住性質，入住人員級別，批復住房標準，并判斷是否超標。如入住

21、人員較多，且審核標準一樣時，可進行批量審核，全選“我司有工號人員入住信息”、“我司無工號或外單位人員入住信息”我司有工號人員入住信息，審核界面我司無工號或外單位人員入住信息，批量審核界面置業財務管理總部行政管理中心后勤物業管理部后勤組置業財務管理總部行政管理中心后勤物業管理部后勤組 后勤專員：后勤專員：A、 審核是否需要酒店安排住宿，如是，則提交由酒店客服專員安排住宿。如否，則直接安排住宿，置業宿舍或者外部賓館；B、 當酒店客服專員審核時判斷是否有房源，如無，流程退回后勤物業管理部后勤組 后勤專員，協調安排置業宿舍或外部賓館；其中如果人員較多時，也可進行批量審核，參照圖2.2.2.4.6操作。

22、酒店后勤服務中心辦公室客服專員：酒店后勤服務中心辦公室客服專員：判斷是否有房源，如有房源，安排“實際入住地點”，系統自動帶出房費及房費總額，如產生住宿費，則至綜合業務審核人審核，如無住宿費，流程直接結束；如無房源，選擇“是否有房源”為否，“實際入住地點”不顯示，直接提交，流程自動扭轉到后勤物業管理部后勤組 后勤專員。其中如果人員較多時，也可進行批量審核,圖2.2.2.4.6操作。綜合業務審批人（預算責任人）：綜合業務審批人（預算責任人）：入住性質為非本地籍作業崗，異地引進中高層管理干部，結算方式為對公結算，當產生住宿費時，需要綜合業務審核人；其他入住性質，產生住宿費不需要綜合業務審核人審核。綜

23、合業務審核人根據住宿費總額，審核“批復金額”。其中批復金額不得大于住宿金額合計，批復金額即為預算凍結金額。徐莊總部住宿取消/補單取消功能：申請人提交流程后，流程在扭轉或者已結束（未被其他流程關聯）時，可點擊“取消”按鈕，取消流程申請。流程取消后即無法鏈接該申請單進行任何操作，同時如有凍結的預算將被釋放，所產生的住宿費用，將由個人承擔。取消操作：申請人提交流程后，且該流程未被關聯，可在申請人的“由我啟動”查看申請流程，點擊該流程，在表單頁面右上角有“取消”按鈕；如出差觸發的流程，則申請人可在“我的已辦”中查看住宿流程，點擊流程，在表單頁面右上角有“取消”按鈕。如圖.1圖.1 流程取消界面補單功能

24、：申請人已提交住宿申請，因工作原因，需要延長入住時間，或者增加新的入住人員，如產生住宿費，避免進行兩次報銷，可通過補單操作。補單產生的住宿費，將在原單預留號的基礎上疊加。補單必須在原單未被關聯或者取消的前提下，才可進行補單操作。補單操作：申請人提交原單流程已結束，且未被關聯，可在申請人的“由我啟動”查看申請流程，點擊該流程，在表單頁面左上角有“補充申請”按鈕；如出差觸發流程，可在申請人的“我的待辦”查看，點擊該流程，在表單頁面左上角有“補充申請”按鈕。如圖.2圖.2流程補單界面點擊補單申請后，在補單界面，會顯示原單信息，包括原單公文號，原單預算凍結金額，住宿人員明細。申請人可根據需求添加補單入

25、住需求，其中延長入住的開始時間晚于等于原單的結束時間。如圖.3圖.3補單申請界面補單審核流程跟原單審核流程相同，參照2.2.2徐莊總部住宿審批章節3 徐莊總部住宿入住安排及查詢徐莊總部住宿入住安排及查詢3.1 徐莊總部住宿申請流程狀態查詢查詢內容：可查詢審核中的流程、審核結束的流程，同時也可根據實際入住地點查詢住宿的流程狀態。查詢權限：后勤管理中心住宿部負責人酒店管理公司徐莊總部后勤服務中心辦公室客服專員酒店管理公司徐莊總部后勤服務中心住宿服務部住宿一部客房組房務主管酒店管理公司徐莊總部后勤服務中心住宿服務部住宿二部后勤專員酒店管理公司徐莊總部后勤服務中心住宿服務部住宿三部 后勤專員酒店管理公

26、司徐莊總部后勤服務中心住宿服務部 經理查詢條件：申請人工號、公文號、入住性質、實際入住地點、申請入住時間、申請結束時間、申請日期其中一個條件或者多個條件進行查詢。同時點擊公文號，可查詢流程明細。3.2 徐莊總部住宿安排安排內容：入住安排-入住性質為延時加班，扭轉中的流程，或者其他入住性質，流程已結束的，可進行安排入住，并填寫實際的入住時間；退房安排-可對已入住的人員進行退房安排，并填寫實際退房時間；安排權限：酒店管理公司徐莊總部后勤服務中心住宿服務部住宿一部前廳組酒店管理公司徐莊總部后勤服務中心住宿服務部住宿二部宿舍管理員酒店管理公司徐莊總部后勤服務中心住宿服務部住宿三部宿舍管理員酒店管理公司

27、徐莊總部后勤服務中心住宿服務部 經理安排條件：入住安排-申請人工號（必填） 、公文號、入住性質、實際入住地點查詢需入住人員的信息。可對單個人員進行入住，直接點擊“入住”安排入住；如批量入住，可全選，點擊“批量入住” ，批量安排。實際入住安排時間，必須在入住申請時間、入住結束時間范圍內，如圖 3.2.2圖.2 入住安排操作界面入住退房-申請人工號（必填） 、公文號、入住性質、實際入住時間、實際入住地點查詢需入住人員的信息。可對單個人員進行退房，直接點擊“退房”安排退房；如批量退房，可全選，點擊“批量退房” ，批量安排，如圖 3.2.3圖 3.2.3 退房安排查詢界面實際退房安排時間，必須晚于實際入住時間，早于申請入住結束時間，如圖 3.2.4圖 3.退房安排操作界面3.3 徐莊總部住宿安排查詢查詢內容：可查詢住宿安排狀態，包含未入住、已入住未退房、已退房，同時可查看入住、退房安排操作人員信息。查詢權限：酒店管理公司徐莊總部后勤服務中心住宿服務部住宿一部前廳組酒店管理公司