1、流程文件管理規(guī)范文件編號(hào)版本保密等級(jí)發(fā)出部門發(fā)布日期公司管理文件流程文件管理規(guī)范發(fā)送：抄送：總頁(yè)數(shù)：13頁(yè)附件：6頁(yè)主題詞：流程、規(guī)范、模版文件類別13跨部門口部門內(nèi)編制人：責(zé)任人：審核：批準(zhǔn)：文件變更記錄j變更日期：版本：變更條款:變更內(nèi)容簡(jiǎn)述：責(zé)任人：j!I11:iIi1nnwiaimaumimmimiaimaiimHrEaiiij:ii11iwirmrwi“hmv11i11ji1j文件分發(fā)清單I分發(fā)部門/人i數(shù)量簽收人|簽收日期|分發(fā)部門/人tlI簽收人E簽收日期I流程文件管理規(guī)范1. 目的在公司文件和資料控制程序指導(dǎo)下，通過(guò)設(shè)立流程文件表現(xiàn)形式的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范流程活動(dòng)的說(shuō)明描述和流程圖的繪

2、制，指導(dǎo)編寫、審批的操作，確保公司流程文件的規(guī)范化。2. 范圍適用于公司所有業(yè)務(wù)流程文件和質(zhì)量/環(huán)境/HSPM管理體系文件的編制、更新、評(píng)審和發(fā)布。3. 定義3.1 流程文件：指業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的過(guò)程文件，含質(zhì)量體系管理文件。強(qiáng)調(diào)工作環(huán)節(jié)、關(guān)鍵衡量指標(biāo)。3.2 流程圖：由有特定含義的圖形組成的，有起點(diǎn)終點(diǎn)、并輸出特定結(jié)果的活動(dòng)結(jié)構(gòu)圖。是對(duì)流程的圖形化、標(biāo)準(zhǔn)化表述，用來(lái)描述在業(yè)務(wù)過(guò)程中的活動(dòng)、信息傳遞、主要控制點(diǎn)等。3.3 流程模具：在VISIO繪圖中，將繪圖圖形集合在一起，提供快速圖形繪制的工具組。3.4 部門內(nèi)流程：僅在部門內(nèi)流通執(zhí)行，涉及角色/部門不超過(guò)三個(gè)，且除了流程責(zé)任部門外，其他部門承擔(dān)

3、的只是協(xié)助、提供輸入、接受輸出等職責(zé)的流程。3.5 跨部門流程：流程涉及到超過(guò)三個(gè)以上的角色/部門，這些角色/部門在流程中各自承擔(dān)部分工作職責(zé)。3.6 一個(gè)完整的流程發(fā)布由四部分文件組成：3.6.1 文件發(fā)布評(píng)審表3.6.2 流程說(shuō)明文件3.6.3 流程圖（視實(shí)際情況）3.6.4 附件：表格/模板（視實(shí)際情況）4. 職責(zé)4.1 文件編制人4.1.1 負(fù)責(zé)文件的編制、更新、會(huì)簽及作廢申請(qǐng)等相關(guān)事宜；4.2 文件責(zé)任人4.2.1 配合流程管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)該文件的執(zhí)行狀況進(jìn)行測(cè)評(píng)、監(jiān)控，并及時(shí)根據(jù)執(zhí)行情況提出優(yōu)化意見(jiàn)，必要時(shí)對(duì)文件版本進(jìn)行更新。4.2.2 組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表對(duì)文件或流程進(jìn)行業(yè)務(wù)評(píng)審

4、，確認(rèn)文件的關(guān)鍵活動(dòng)及角色職責(zé)。4.3 分類歸口管理執(zhí)行人4.3.1 負(fù)責(zé)審核文件的符合性，協(xié)助文件的發(fā)布、測(cè)評(píng)、監(jiān)控、優(yōu)化等工作。4.3.2 負(fù)責(zé)根據(jù)文件分類、編碼規(guī)則分派文件和表單記錄的編號(hào)，并設(shè)立記錄清單。4.3.3 發(fā)布分管的分類文件，并記錄。4.4 文件審核人，批準(zhǔn)人部門經(jīng)理：負(fù)責(zé)審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合理性和過(guò)程的邏輯性。流程文件管理規(guī)范質(zhì)量部體系專員：主導(dǎo)體系文件的管理，負(fù)責(zé)對(duì)文件體系方面的要求進(jìn)行審核。流程部專員：負(fù)責(zé)審核跨部門流程文件的完善性?？偨?jīng)理/管理者代表：負(fù)責(zé)對(duì)文件的發(fā)布最終的批準(zhǔn)。5. 工作程序5.1 文件的命名文件名必須準(zhǔn)確、唯一，實(shí)現(xiàn)文件清晰、有效的識(shí)別。體系文

5、件統(tǒng)一命名為XXXg序,流程文件命名為XXX流程,體系與流程相融合的部分命名為XXX流程。5.1.1 流程標(biāo)題的命名：每一份文件都需要建立一個(gè)流程標(biāo)題，標(biāo)題命名為：編號(hào)+文件名+版本,示例:COP-BP-0001_文件與資料控制程序V4.0。5.1.2 流程說(shuō)明文件的命名：流程說(shuō)明書(shū)命名格式為“編號(hào)+XXX流程說(shuō)明+版本，示例：COP-BP-0002_XXX程說(shuō)明V1.05.1.3 流程圖的命名：流程圖命名為“編號(hào)+xxx流程圖+版本”，與流程說(shuō)明保持一致。示例：COP-BP-0002_XXX程圖V1.05.1.4 流程附件的命名：流程附件命名格式為“附件編號(hào)+附件XXXX,附件沒(méi)有編號(hào)時(shí)，可

6、省略不寫。示例：QR-BP-0001-00_文件申請(qǐng)單或附件1_文件申請(qǐng)單。5.2 文件的編號(hào)文件發(fā)布前，由責(zé)任部門向歸口管理部門申請(qǐng)文件編號(hào)，歸口管理部門應(yīng)按文件分類編號(hào)管理規(guī)范的編碼原則給出相應(yīng)編號(hào)，并記錄。5.3 文件的編制與更新5.3.1 根據(jù)實(shí)際工作需要，各部門對(duì)所需要的文件進(jìn)行編制。文件在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)有誤或不適用時(shí)，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新，將更新內(nèi)容記錄在文件封頁(yè)記錄表中，同時(shí)升級(jí)文件版本，并申請(qǐng)發(fā)布新版，回收舊版。5.3.2 若需編制或變更的文件涉及二個(gè)或以上部門，責(zé)任部門先向流程部提出文件編制或變更需求，說(shuō)明原因及內(nèi)容，流程部將進(jìn)行確認(rèn)，并視情況組織協(xié)調(diào)，符合條件后，申請(qǐng)

7、部門按所申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行編制或變更。5.3.3 文件的更新由以下人員進(jìn)行：5.3.3.1 文件原編寫人、責(zé)任人或?qū)徍巳恕?.3.3.2 若原編寫人/更新人已離職或轉(zhuǎn)崗，由接替其工作的人員更新。5.3.3.3 接替離職或轉(zhuǎn)崗人員的主管。5.3.4 流程文件編制要求5.3.4.1 流程說(shuō)明編制要求編制時(shí)，使用MICROSOFWOR昨?yàn)榱鞒陶f(shuō)明文件的工具；使用MICROSOFTVISIO軟件作為制圖工具；使用基本流程模具作為流程圖繪制標(biāo)準(zhǔn)模具；流程文件管理規(guī)范使用流程圖模板流程說(shuō)明文件模板為編制或變更模板。流程說(shuō)明的必備結(jié)構(gòu)如下，對(duì)于沒(méi)有內(nèi)容的部分填寫“無(wú)“。第一步驟：”1.目的”；編寫該流程的目的和意

8、義。第二步驟：”2.范圍”；本流程適用于一些什么樣的業(yè)務(wù)或者群體或除外要求。第三步驟：”3.定義”；對(duì)于流程中提到的一些業(yè)務(wù)名詞/術(shù)語(yǔ)/現(xiàn)象做出解釋。第四步驟：”4.職責(zé)”；流程中涉及到的各個(gè)部門或崗位所承擔(dān)的責(zé)任和工作內(nèi)容。第五步驟：”5.工作程序”；5.1 與其他流程接口關(guān)系；5.2 輸入；5.3 輸出；5.4 流程圖；5.5 流程活動(dòng)說(shuō)明；5.6 衡量指標(biāo)；5.7 補(bǔ)充說(shuō)明；第六步驟：”6.參考文件”；第七步驟：”7.附件”；流程文件結(jié)構(gòu)的具體填寫要求參見(jiàn)附件流程說(shuō)明文件模版。5.3.4.2 流程圖編制要求5.3.4.2.1 跨功能流程圖的要求跨功能流程圖：按職能部門或者角色設(shè)定，分配流

9、程中各項(xiàng)活動(dòng)，分橫向和縱向兩種繪制格式。橫向格式：左邊豎列為角色/職能域，右邊為功能（活動(dòng)）域。流程文件管理規(guī)范縱向格式：上面橫列為角色/職能域，底下為功能（活動(dòng)）域。流程文件管理規(guī)范1）流程圖中引用的圖形是標(biāo)準(zhǔn)化的，其含義在模具中預(yù)先定義。請(qǐng)參閱流程圖模版。2）流程圖的繪制步驟，請(qǐng)參閱流程圖繪制與模具說(shuō)明。3）流程圖右下角要填寫流程圖框。包含“流程文件編號(hào)”，“流程名稱”“版本”，“編寫（責(zé)任人）”，“審核”，“批準(zhǔn)”，“發(fā)布日期”信息。5.3.4.2.2 流程圖中活動(dòng)編號(hào)的要求1）在流程圖中使用連續(xù)的流水碼來(lái)進(jìn)行活動(dòng)編號(hào)，啟動(dòng)信息或需求編號(hào)為000,活動(dòng)信息編號(hào)從001開(kāi)始，按照活動(dòng)順序依

10、次為：001、002、003、011若有同時(shí)進(jìn)行的流動(dòng)，編號(hào)為002-1,002-22）編號(hào)置于活動(dòng)描述上方（如圖）5.4 文件的審批文件編制或更新完后，須按照文件與資料控制程序的要求進(jìn)行審核與批準(zhǔn).填寫文件發(fā)布評(píng)審表，組織相關(guān)評(píng)審.5.4.1 流程類文件由部門經(jīng)理進(jìn)行審核，運(yùn)營(yíng)流程部進(jìn)行復(fù)核，總經(jīng)理/管理者代表做最后的批準(zhǔn).5.4.2 體系類文件由部門經(jīng)理進(jìn)行審核，體系部進(jìn)行復(fù)核，總經(jīng)理/管理者代表做最后的批準(zhǔn).5.5 文件的確認(rèn)5.5.1 文件歸口管理部門接口人收到各部門送來(lái)的文件后，應(yīng)確認(rèn)文件格式、版本、頁(yè)數(shù)、會(huì)簽狀況、文件清晰程度、文件編號(hào)等內(nèi)容，若符合要求，則接收并予以登記，若不符合

11、要求，則退回編寫部門.5.6 文件的發(fā)布5.6.1 文件歸口管理部門接口人確認(rèn)紙質(zhì)文件符合條件后，通知制定部門提交文件電子檔，編寫部門在提交電子檔的同時(shí)，應(yīng)抄送給所在部門的最高主管.5.6.2 文件歸口管理部門需確認(rèn)電子檔與紙檔原件是否相同，確認(rèn)合格后，準(zhǔn)予發(fā)布。目前此文件歸口管理部門指運(yùn)營(yíng)流程部。5.6.3 發(fā)布方式：透過(guò)郵件系統(tǒng)發(fā)布到指定發(fā)放范圍并將文件及時(shí)儲(chǔ)存至規(guī)定的公司服務(wù)器目錄下，并將舊版本文件與新版本文件分開(kāi)放置，舊版文件僅供參考。5.6.4 文件管理部門在完成文件發(fā)布后，應(yīng)及時(shí)記錄至文件發(fā)布清單，建立完善的發(fā)布文件存檔備查機(jī)制。流程文件管理規(guī)范5.6.5 文件管理部門接口人應(yīng)結(jié)合文件保密要求和存儲(chǔ)服務(wù)器的要求，設(shè)定查詢修改權(quán)限.已經(jīng)發(fā)布的文件，只有文件管理部門有全權(quán)權(quán)限，其他人員不得修改。5.6.6 文件管理部門需備份發(fā)行文件的電子文件，以防止文件丟失或以備更新時(shí)使用另外應(yīng)分類保存發(fā)行文件的原件。5.7 新版文件發(fā)行后，舊版文件立即作廢.5.8 文件發(fā)行后若未進(jìn)行更新，最長(zhǎng)兩年內(nèi)須進(jìn)行一次評(píng)審（開(kāi)始日期為新版文