1、*有限公司物資采購管理制度文件號：類別：擬文單位：閱讀范圍：全體員工編制：審核：批準(zhǔn)：頁數(shù)：共8頁熟讀：日期：日期：日期：生效日：版本：1目的保證物資采購質(zhì)量，控制采購成本，規(guī)范采購程序，保障公司科研和生產(chǎn)經(jīng) 營等活動的正常持續(xù)進(jìn)行。2適用范圍1.1 本制度主要適用于研發(fā)類和辦公類物資采購。1.1.1 研發(fā)類物資，包括用于研發(fā)的儀器、設(shè)備、設(shè)施、軟件、試劑、耗材等；1.1.2 辦公類物資，包括用于辦公的電腦、家具、文具、軟件、電器、清潔 物資等。1.2 其他物資或服務(wù)的采購，可參照此制度執(zhí)行。3 采購分工3.1 研發(fā)類物資由研發(fā)需求部門提出申請，由科研管理部負(fù)責(zé)采購；3.2 辦公類物資由需求部

2、門提出申請，由人事行政部負(fù)責(zé)采購。4 采購原則4.1 比價原則物資采購原則上要有三家以上供應(yīng)商提供報價，綜合評估質(zhì)量、價格、交貨 期、售后服務(wù)等因素，與供應(yīng)商議定最終價格。4.2 回避原則選擇供應(yīng)商時，應(yīng)對其經(jīng)營資質(zhì)、信譽(yù)和客戶認(rèn)可度進(jìn)行考察。如采購小組成員與供應(yīng)商有密切利益和親戚關(guān)系的，應(yīng)當(dāng)主動申請回避，以免因個人利益和情感與公司利益有沖突。如遇到無法回避時，需事先將此類關(guān)系告知總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦決定是否需要回避或另行處理。4.3 一致性原則定購的物品應(yīng)當(dāng)與請購單所列要求、規(guī)格、型號、數(shù)量一致。在供應(yīng)商不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，采購經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)及時反饋信息給申請部門，必要時需重新

3、辦理采購申請審批手續(xù)。4.4 費(fèi)用使用原則采購經(jīng)費(fèi)來源于政府財政撥款的，按國家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的采購程序辦理。采購經(jīng)費(fèi)來源于公司內(nèi)部專項(xiàng)費(fèi)用的，根據(jù)公司財務(wù)制度和審批權(quán)限執(zhí)行。5 采購申請5.1 預(yù)算內(nèi)采購申請5.1.1 制訂采購預(yù)算計劃各需求部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和年度經(jīng)營目標(biāo)，做好采購年度預(yù)算（包括擬訂預(yù)算與執(zhí)行、偏差調(diào)整）。部門負(fù)責(zé)人根據(jù)年度預(yù)算于每季度提交采購預(yù)算計劃， 提交財務(wù)部負(fù)責(zé)人和副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，送采購經(jīng)辦部門備案。5.1.2 確定采購方案需求部門應(yīng)當(dāng)先自行對需要采購的物資進(jìn)行市場調(diào)研和詢價、比價、議價，并填寫采購市場調(diào)查表（附件1）。重復(fù)性采購或日常辦公用品采購，

4、由采購經(jīng)辦部門與采購需求部門進(jìn)行書面確認(rèn)，如為同一物資在半年內(nèi)重復(fù)采購的，在進(jìn)行合理議價和不高于原價格的基礎(chǔ)上，可以不再重復(fù)進(jìn)行詢價、比價。各需求部門填寫采購方案表（附件2）報本部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，于每月 20 日前，匯總至采購經(jīng)辦部門（科研管理部或人事行政部，下同）。急需情況下，可提交采購方案表，經(jīng)審批后可及時辦理。5.1.3 采購經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)采購的員工將各部門采購申請匯總后，根據(jù)各部門審批后的采購預(yù)算計劃，復(fù)核采購方案表，如無異議，則直接進(jìn)行采購。如有異議， 應(yīng)當(dāng)與需求部門就采購方案表進(jìn)行溝通，達(dá)成一致意見后實(shí)施采購。采購金額在5 萬元以下的，由采購經(jīng)辦部門依據(jù)需求部門提供的采購方案實(shí)

5、施采購；采購金額在5 萬元（含）以上的，由采購經(jīng)辦部門牽頭組建采購小組。采購小組由需求部門、采購經(jīng)辦部門，以及財務(wù)部、主管領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)人員組成，成員人數(shù)為37人。采購小組負(fù)責(zé)對采購方案進(jìn)行優(yōu)化，推薦建議供應(yīng)商，報 副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批后采購。5.2 預(yù)算外采購申請預(yù)算外采購申請，如超出年度預(yù)算金額在5%以下的，由部門負(fù)責(zé)人提出書面申請， 報財務(wù)部負(fù)責(zé)人和副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。如超出年度預(yù)算金額超過 5%（含）以上的，由總經(jīng)理向董事會請示批準(zhǔn)后，再按采購程序辦理。6 合同簽訂與付款6.1 合同擬訂與審核采購合同由采購經(jīng)辦部門經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)擬定，供應(yīng)商提供的供貨合同需經(jīng)法務(wù)人員和財務(wù)部負(fù)責(zé)人審

6、核，報主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批后簽訂。6.2 合同簽訂6.2.1 部門一次性采購金額在1 萬元以下的采購合同由總經(jīng)理授權(quán)需求部門負(fù)責(zé)人簽訂，報財務(wù)部和總經(jīng)辦備案。6.2.2 部門一次性采購金額1 萬元（含）以上的采購合同經(jīng)法務(wù)人員、財務(wù)部負(fù)責(zé)人、采購經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人會簽后，由副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批簽訂。6.3 合同執(zhí)行合同簽訂和采購下單后，采購經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)及時跟蹤進(jìn)度，必要時應(yīng)催促供應(yīng)商發(fā)貨，以確保物資按時到位。出現(xiàn)發(fā)貨或貨物運(yùn)輸延誤情況時，采購經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)及時和需求部門溝通并做好相應(yīng)安排。6.4 付款。采購經(jīng)辦部門經(jīng)辦人員按合同約定辦理付款手續(xù)。7 驗(yàn)收入庫7.1 驗(yàn)收合格7.1.1 科研管理部

7、采購經(jīng)辦人員會同需求部門負(fù)責(zé)儀器、設(shè)備、設(shè)施、研發(fā)類軟件等物資驗(yàn)收，在入庫單上共同簽字，由科研管理部采購經(jīng)辦人員進(jìn)行固定資產(chǎn)或出入庫管理。7.1.2 科研管理部采購經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)試劑、耗材等物資驗(yàn)收，在入庫單上簽字，進(jìn)行出入庫管理。7.1.3 人事行政部采購經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)辦公類物資的驗(yàn)收，驗(yàn)收合格的，進(jìn)行辦公固定資產(chǎn)或出入庫管理。7.2 驗(yàn)收不合格驗(yàn)收中不合格的物資，采購經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)在三天內(nèi)與廠商聯(lián)系，以換、 退貨或索賠等辦法處理。8 附則8.1 本制度由科研管理部與人事行政部負(fù)責(zé)修訂與解釋，經(jīng)總經(jīng)理辦公會討論通過后執(zhí)行。8.2 總經(jīng)理辦公會可根據(jù)實(shí)際情況對本制度作相應(yīng)調(diào)整。9 相關(guān)表單9.1 采

8、購預(yù)算計劃表9.2 采購市場調(diào)查表9.3 采購方案表9.4 合同會簽審批表4/ 8季度采購預(yù)算計劃表科研管理部負(fù)責(zé)人:副總經(jīng)理:總經(jīng)理:序 號名稱用途所屬項(xiàng)目建議品牌建議型號參數(shù)說明 （選填）單位數(shù)量單價 （元）總價 （元）期望到貨時間（最好精確到月）12345678910合計填寫部門:填寫日期:部門負(fù)責(zé)人:財務(wù)部負(fù)責(zé)人:制表人:*有限公司采購市場調(diào)查表需求部門： 所屬部門： 申請日期： 議價小組成員： 部門負(fù)責(zé)人意見：1、參考供應(yīng)商序號供應(yīng)商名稱聯(lián)系方式聯(lián)系人關(guān)于該供應(yīng)商的說明ABCD2、采購意向清單序號名稱采購理由品牌型號參數(shù)說明單位數(shù)量供貨商/ 單彳 /元供貨商/ 單彳/元B供貨商/ 單

9、彳/元C最終議價/單彳/元總價/元建議供應(yīng) 商需求日期建議購 買方式備注A其他說明：填寫說明：采購意向清單中的供應(yīng)商如有更換，請空行填寫供應(yīng)商序號后，下行繼續(xù)填寫意向清單。6 / 8*有限公司采購方案表需求部門：申請日期： 是否年度預(yù)算內(nèi)采購：是 ;否編號物品名稱品牌型號規(guī)格參考單價數(shù)量金額（元）建議供應(yīng)商是否初次采購123456采購清單表格空間不夠可加頁。議價小組成員：請購人姓名： 部門負(fù)責(zé)人： 審 核：審 批：審核日期：審批日期：采購合同審批表采購經(jīng)辦人：填表時間：年 月 日合同 名稱供應(yīng)商 名稱合同起 止日期合同 金額付款方式口預(yù)付款 口貨到付款 其他方式： 審核要求雙方已就合同條款達(dá)成一致，我方接受商務(wù)條款，請只審核是否存在對公司重 大利益不利條款；無特殊情況，請進(jìn)行全面審核，查找合同風(fēng)險