1、金銳檔案管理系統產品介紹 西安金銳軟件有限公司目 錄第一章 概述 . . 31.1公司簡介 . . 41.2成功案例: . 4第二章 系統特點 . . 62. 1 特點或達到的效果 . 62. 2 業務目標 . 7第三章 解決方案 . . 84. 1 系統架構 . 84. 2 系統設計原則 . 84. 3 體系結構 . 84. 4 軟硬件資源要求 . 9第四章 系統的主要功能 . . 115. 1 文件管理 . 115. 2 案卷管理 . 135. 3 影像管理 . 155. 4 文檔利用 . 185. 5 報表管理 . 185. 6 系統管理 . 19第五章 系統安全體系設計 . . 256

2、.1安全策略 . . 256.2安全要求 . . 256.3安全手段 . . 25第一章 概述檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。同時，在當前社會信息化浪潮中，還在不斷地產生大量的各種形式的信息記錄，包括電子文件和非電子文件。隨著計算機技術的迅速發展和廣泛應用，電子文件和電子檔案在國內外都已普遍存在，檔案資料的數字化、計算機管理和網上檢索查詢利用是檔案管理發展的必然趨勢。金銳檔案管理系統嚴格遵循國家檔案管理標準，適用于政府機關、企事業單位的檔案管理。檔案管理系

3、統的設計堅持通用化、系列化、組合化、用戶化的方針，提供完整的解決方案和完善的售后服務，協助用戶建立完備的檔案管理體系。檔案管理系統中集成了主題詞自動標引、影像圖象的壓縮與動態解壓、多媒體檔案存儲、根據分類靈活設置不同的著錄信息等高新技術。通過系統的建設，規范了檔案的標準化管理，方便了檔案的查閱，提高了檔案利用的效率。1.1公司簡介西安金銳軟件有限公司成立于2005年，是一家以信息技術服務和檔案管理軟件開發為核心業務的信息技術服務商。公司自成立以來，憑借自身雄厚的技術實力、豐富的項目實施經驗、優質的服務和良好的信譽，贏得了廣大客戶的信任，成功地完成了許多大型軟件開發與系統服務項目。公司現有員工本

4、科以上學歷占90%，軟件開發技術人員占80% 。公司多名技術骨干有10年以上大型軟件開發經驗，承擔過國家863項目國產Linux 在金融領域的重大應用示范項目的研發和管理。金銳軟件堅持“以質為本，以信取勝”為宗旨，通過不斷創新和流程優化，為顧客提供優質的IT 服務為使命。始終視客戶為公司利益共同體，以尊重客戶利益為前提，追求與客戶的理解、協同、雙贏、致力于為客戶提供一流的科技產品與服務，推進信息產業的發展。1.2成功案例山西省交口縣檔案局 山西省交口縣交警隊山西省交口縣環保局 山西省交口縣城建局山西省交口縣國土局 山西省交口縣供熱公司山西省交口縣教育局 山西省交口縣煤炭局山西省交口縣農業局 山

5、西省交口縣林業局山西省交口縣計生局 山西省交口縣民政局山西省交口縣水利局 山西省交口縣衛生局山西省交口縣信用聯社 河北省滄州市人民檢察院廣東省廣州市越秀房管局 太原市迎澤區地方稅務局安徽省巢湖管理局 陜西新海港房地產開發有限公司貴州錦海建設有限公司 四川托普信息技術職業學院寧夏農業綜合投資有限公司 黑龍江五常市公安局西安美格森生物科技有限公司 山西河津縣城建局山東潤源實業有限公司 四川阿壩縣人民法院1.3軟件著作權 第二章 系統特點2. 1特點或達到的效果嚴格遵照國家檔案管理標準系統嚴格遵循國家檔案管理的各項標準，如檔案工作專業名詞術語標準；代號代碼標準；檔案著錄和目錄組織標準；標引語言標準；

6、檔案收集、整理、鑒定標準；檔案統計、提供利用、輸出報表標準等等。檔案管理系統的使用，將有利于推進檔案工作的標準化建設。系統遵循國家檔案分類原則，已按各類檔案的特點建立了文書檔案、實物檔案、基建檔案、會計檔案、聲像檔案等檔案庫，用戶可根據自身單位的實際情況增減分類。文件安全控制對電子檔案的“閱讀、下載、打印”進行三權分立。支持多種圖形、圖像文件格式的管理和瀏覽，無需安裝相應的應用程序，即可通過瀏覽器打開原文進行瀏覽，且瀏覽器和用戶權限進行了集成，可以防止非法用戶的瀏覽、下載、打印。只有具備使用影像資料權限的用戶才可使用，如沒有權限，需進行使用申請，批準后才可使用。清晰的權限界定，確保檔案的安全與

7、完整檔案管理系統提供詳細的用戶權限設置，不同的角色具有相應的操作權限。同時對不同類型的檔案，可以分別進行授權，如張三管文書檔案，李四管實物檔案，那么他們分別只看到自己所管類型的檔案。界面美觀，操作簡便易行支持彈出式菜單，所有功能通過層次鮮明、簡潔、高效的“功能樹”向用戶提供。整個系統操作簡便易行，檔案工作者和用戶不需經過復雜培訓，就能立即使用。著錄信息隨需而變，完全自定義無論是對文件和案卷的著錄，都可以按檔案分類配置對應的著錄要素，用戶在著錄時，將根據所設置的內容，靈活動態顯示對應的內容進行著錄。全程的計算機管理，構筑完備的檔案信息流系統系統按照檔案工作的流程，為檔案的收集、整理、保管、鑒定、

8、統計和提供利用等各個環節提供了脈絡清晰、功能完善的模塊，建立暢通的檔案信息流渠道。 通過區分全宗、分類、排列案卷等方法，系統將不同來源、不同內容的檔案統一成為有序的有機整體。檔案利用不受時間和地域的限制用戶通過網絡，利用系統強大而靈活的檢索工具，進行網上審批后，即可在自己電腦上看到所需檔案。檔案人員也可以通過網絡查詢，及時地獲得利用效果的反饋信息。這樣，不僅提高了雙方的工作效率，而且便于真正地實現檔案的充分利用。海量存儲，無限擴容對于電子檔案，系統采用了高效自創的緩存技術，能快速響應查閱的要求，系統的存儲數量取決于硬盤的存儲大小。2. 2業務目標實現電子檔案的在線查閱，提高利用效率。第三章 解

9、決方案4. 1系統架構單位建立起一套檔案管理系統，在技術架構上服務端需要統一服務器和存儲，統一系統軟件平臺；上級單位及所有下屬公司均共用此系統，數據集中存放在上級單位服務器里，各個節點的管理、查詢均通過網絡訪問該服務器，每一個下屬單位作為一個單獨客戶端的方式存在。4. 2系統設計原則系統在設計過程中，根據設計要點的優先級進行有重點的、有針對性的設計。本系統各設計要點根據優先級由高到低排列如下：安全性、可靠性、高效性、可擴充性、可配置性。安全性和可靠性是檔案管理系統的首要要求，本系統在設計中充分考慮到系統的安全和可靠問題，系統中對操作功能和操作數據分別進行授權，提高了系統的安全性和可靠性。高效性

10、是通過WEB 網頁的方式方便的實現了系統使用人員對檔案的管理和查詢，使用者不用再到檔案室去查看實物，大大提高了查詢檔案的效率。可擴充性，系統可以方便的整合其他系統的數據，方便的擴充新的業務，適應業務的發展需求。可配置性，系統采用參數化配置管理方式實現全部著錄信息的靈活配置，可以方便的進行參數修改，調整模型，以適應對不同檔案類型的管理。4. 3體系結構金銳檔案管理系統是建在單位內部的局域網上，B/S體系結構，基于J2EE規范，系統拓撲圖如下：WEB 服務器數據庫服務器 基層人員 數據庫服務器: 支持SQLSERVER 、MySQL 、Oracle 等多種數據庫。 WEB 服務器: WEB 應用服

11、務器采用WEBLOGIC 8.1或者Tomcat 等。4. 4軟硬件資源要求 注：數據庫服務器和web 服務器可共用一臺物理機器。第四章 系統的主要功能5. 1文件管理實現功能：新建文件，修改文件，刪除文件，查看文件，借閱文件，還原文件，徹底刪除文件。可以由業務崗建立，也可以由檔案管理員建立。文件的基本要素：全宗號，年度，流水號，單位名稱，頁數，分類，文件字號，密級，保管期限，成文日期，歸檔日期，主題詞，題名，責任者，縮微號，份數，室編件號，是否只有紙質文件，文件作者。文件流水號由12位構成，前4位為年，后8位為順序號。不同類的文件的著錄要素可能會不一樣。還原文件是對刪除的文件從回收站還原，徹

12、底刪除文件是指從回收站將文件徹底刪除。文件被組卷后，不能被刪除。文件對應的影像資料可能是一張也可能是多張。文件查詢可按文件類型，保管期限查詢，可定義查詢條件保存到我的文件柜進行查詢，可多條件進行組合查詢。文件著錄實現對文件著錄的管理，包括著錄文件，修改著錄，刪除著錄等。 文件著錄的要素可根據不同類型的文件，進行自定義。 文件回收站對于刪除的文件可進行還原和徹底刪除，類似于windows 操作系統的回收站。文件查詢可按文件流水號，題名，年度，保管期限，主題詞，文件字號，責任者，室編件號，檔案類型，密級，歸檔日期，地址等進行組合查詢。 我的文件柜可根據自身要求，自定義查詢條件，定義后對其所定內容進

13、行保存，利于以后方便使用。未組卷文件查詢沒有組卷的文件。5. 2案卷管理實現功能：建立案卷、修改案卷、查看案卷、刪除案卷、借閱案卷、加入文件、移走文件、調整卷內文件順序、還原案卷、徹底刪除案卷。可以由業務崗建立，也可以由檔案管理員建立，先建立案卷并填寫著錄，然后加入案卷中的文件進行組卷。案卷基本要素：案卷流水號，年度，全宗號，目錄號，案卷號，案卷題名，保管期限，單位名稱，分類，件數，頁數，密級，責任者，單位名稱，開始日期，結束日期, 編制單位，編制日期，主題詞，是否只有紙質文件，箱號，縮微號，附注，提要。案卷流水號由12位構成，前4位為年，后8位為順序號。不同類的案卷的著錄要素可能會不一樣。案

14、卷中的文件可以增減，可以調整卷內文件順序。案卷查詢可按文件類型，保管期限查詢，可定義查詢條件保存到我的案卷柜進行查詢，可多條件進行組合查詢。案卷著錄實現對案卷的著錄管理，包含建立案卷，修改案卷，刪除案卷，將文件加入案卷等。案卷著錄的要素可根據不同類型的文件，進行自定義。 我的案卷柜可根據自身要求，自定義查詢條件，定義后對其所定內容進行保存，利于以后方便使用。案卷回收站對于刪除的案卷可進行還原和徹底刪除，類似于windows 操作系統的回收站。案卷查詢可按案卷流水號，題名，檔案類型，案卷號，全宗號，年度，保管期限，密級，地址等進行查詢。5. 3影像管理實現功能：添加影像資料，刪除影像資料，申請打

15、印，申請查看，申請下載，授權打印，授權查看，授權下載，查看影像，打印影像，下載影像, 取消授權打印，取消授權查看，取消授權下載，查看影像檔案使用情況。對于影像的使用分三種情況, 分別為：查看，打印，下載。影像使用的步驟如下：1. 由申請人發起申請2. 由審批人進行授權審批3. 審批通過后，由申請人 使用影像影像文件的存放，根據檔案文件分類，設置是按卷存放，還是按文件存放。業務類檔案按卷來進行存放，文書類檔案按文件進行存放。對于被查閱過的影像資料，需進行記錄，記錄要素為：日期，時間，使用人，文件的流水號。可通過查詢查閱情況功能，對查閱的情況進行查詢。影像使用授權對于沒有影像使用權限的用戶，如果要

16、查詢影像或下載影像，需要經檔案管理員授權，方可使用。取消影像授權對于已授權的影像資料進行取消，取消后則沒有權限查看和下載。金銳軟件13891922113第16頁 共27 頁案卷影像對案卷的影像進行管理，包括上傳影像，下載影像，查看影像，刪除影像。對于案卷的影像可直接存放于案卷下，也可存放于案卷所包含的文件下。影像展示如下： 金銳軟件13891922113第17頁 共27 頁 可對影像進行放大，縮小，左旋90度，右旋90度，水平180, 打印, 上下翻頁等操作。 文件影像實現對文件影像的管

17、理，包括上傳文件影像，下載文件影像，查看文件影像，刪除文件影像等。 金銳軟件13891922113第18頁 共27 頁個人影像使用情況查詢查詢自已申請使用影像的記錄。5. 4文檔利用實現功能：查詢文檔/案卷、紙質檔案借閱登記、查詢紙質檔案借閱情況、查詢電子檔案查閱情況。自已建立的文件和案卷都能查閱。非自己建立的文件和案卷需進行授權。授權按檔案分類進行授權，對查詢題名和閱覽影像分別授權。對于可查詢到題名而沒有閱覽影像權限的檔案，需向檔案所在部門的檔案管理員進行查詢申請，檔案管理員批準后，方可查看此份案卷或文件的影像資料，閱覽完畢后，檔案管理員

18、取消授權后，則不能查看此影像檔案。對于紙質檔案的借閱，由檔案管理員進行借閱登記管理。實物借閱登記對實物檔案借閱登記及歸還的管理。影像使用情況查詢查詢所有通過申請使用影像的數據。5. 5報表管理卷內目錄打印案卷內的目錄，不同類型的案卷格式不一樣，可按要求定制。案卷目錄打印案卷目錄，格式按要求定制生成。歸檔文件目錄打印歸檔文件目錄，格式按要求定制生成。案卷封面打印案卷的封面，不同類型的案卷格式不一樣，可按要求定制。金銳軟件13891922113第19頁 共27 頁 5. 6系統管理實現功能：文件類型，主題詞，全宗號，責任者，密級，保管期限，利用

19、目的等的維護，著錄界面定義，部門維護，人員維護，角色的維護，文件資源權限分配，案卷資源權限分配，數據備份文件類型定義包括的數據要素：代碼，上級代碼，分類名稱。文件類型的編碼見附件。著錄界面定義：即是對不同類型的文件和著錄，設置其在錄入界面上顯示的內容要素，每項內容包括以下設置：是否顯示，字段名稱，字段標題（顯示），字段長度，最大長度，編輯風格（輸入框，下拉框），數據類型（字符，數字，日期），是否必填。文件資源權限分配：即是對不同類的文件，給使用人員分配操作權限。包括：修改，刪除，增加，閱覽室，查看題名；數據范圍分：個人，部門，全部。案卷資源權限分配：即是對不同類的案卷，給使用人員分配操作權限。

20、包括：修改，刪除，增加，閱覽室，查看題名；數據范圍分：個人，部門，全部。金銳軟件13891922113第20頁 共27 頁 數據備份：實現對數據庫數據的備份和恢復。機構管理實現對單位組織機構的管理，即是對部門的添加，修改和刪除。用戶管理實現對使用系統的用戶進行管理，包括添加，修改，刪除，清空密碼等功能。角色管理設置角色所擁有操作哪些功能的權限。檔案類型管理對檔案分類的管理，見附錄一。 主題詞維護對主題詞進行增加，修改，刪除的管理。著錄界面定義對著錄界面的自定義，可根據不同的類型來設置不同的著錄界面。 字典管理對數據字典的日常維護管理 檔案權

21、限分配對于不同類型的檔案，管理人員不一樣；可以對不同類型的檔案設置不同的管理人員。 數據備份對數據庫的數據進行數據備份和數據還原。操作日志對操作系統的人員記錄日志，以防出現問題時追究責任。5. 7社會共享平臺社會檔案信息資源共享（簡稱社會共享）。社會共享既包括國家開放檔案資源通過國際互聯網主動發布和公眾依申請查閱利用，滿足政務網和互聯網用戶通過網絡查閱本區域任何檔案館的開放檔案的要求；還包括為社會公眾個人所有的有價值的照片、多媒體、文檔資料搭建一個交流傳播平臺，通過這個平臺使民間各種有價值的檔案實現有序流動，經過合理加工，充分發揮其應有的作用，同時還便于國家檔案部門通過這個平臺廉價獲取更多有價

22、值的檔案，從而滿足更多的社會需求。 主要實現的功能如下：公開檔案信息查閱：社會公眾可以通過共享平臺查詢公開的檔案信息資料。同步檔案數據：從檔案館系統中，同步最新公開的檔案數據到社會共享平臺。個人發布信息：社會公眾可以通過平臺發布照片、多媒體、文檔資料。 個人信息審核：對于公眾發布的信息需審核后才能在系統中展現。個人檢索信息：社會公眾可通過平臺查詢需要的信息。館室收藏信息：對有價值的民間信息，檔案館可通過系統進行收藏。信息刪除：管理員通過系統刪除一些無價值的信息。第五章 系統安全體系設計6.1安全策略系統安全應從實體安全、網絡安全、應用安全、用戶安全幾個層次來考慮。主要保證整個系統的保密性、可用

23、性、可控性。安全設計要點歸納為以下幾點： 保密性數據存貯和傳輸中的保密性。 身份識別對各級操作員和管理員進行用戶身份鑒別和認證，防止非法入網。 防止非法訪問防止非法用戶訪問和用戶越權訪問數據； 防止非法入侵防止通過端口漏洞、系統漏洞、木馬程序、計算機病毒等各種方式的非法入侵和破壞；6.2安全要求 保證數據庫系統數據的安全； 對入網用戶進行身份認證，防止非法入侵； 提供良好的授權管理機制； 按照使用角色進行權限和數據管理； 防止非法入侵和破壞；6.3安全手段安全手段主要表現為系統手段和制度手段，系統手段管理系統，制度手段管理人員。兩種手段結合，才能保證系統的整體安全。6.3.1實體安全實體安全在本系統中，主要表現為