1、淺談高等學(xué)校實習(xí)檔案管理工作        實踐教學(xué)對培養(yǎng)學(xué)生動手能力和分析問題、解決問題的能力,尤其是創(chuàng)新能力和創(chuàng)業(yè)精神非常重要。通過實踐,學(xué)生可以感受理論和實踐的距離,從而增加學(xué)習(xí)理論的興趣,鞏固理論學(xué)習(xí)成果,而且可以探尋到從理論到實踐應(yīng)有的理智感,摸索到的方法,并進(jìn)一步培養(yǎng)起不屈不撓、頑強拼搏、正確對待成功與失敗良好的非智力品質(zhì)。由此可見實踐教學(xué)的重要性。而實習(xí)檔案又是教學(xué)檔案的一個重要組成部分,是學(xué)校實踐教學(xué)改革、實踐教學(xué)研究、實踐教學(xué)管理、實踐教學(xué)的寶貴財富和信息資源中心。所以,搞好實習(xí)檔案的管理工作也是

2、至關(guān)重要的。 一、高校實習(xí)檔案的基本內(nèi)容 高等學(xué)校的實習(xí)管理工作與檔案工作盡管是兩項不同性質(zhì)的工作,但對高等學(xué)校的教學(xué)管理而言,這兩項工作的聯(lián)系卻十分密切。實習(xí)管理工作中涉及和形成的各種信息材料,包括年度實習(xí)實踐計劃表、年度實習(xí)實踐總覽表、學(xué)期實習(xí)工作安排意見、實習(xí)工作條例、教育實習(xí)花名冊、實習(xí)指導(dǎo)教師工作日志、實習(xí)指導(dǎo)教師工作量統(tǒng)計表、各院系的實習(xí)、優(yōu)秀實習(xí)師生表彰文件、教育教學(xué)實習(xí)工作管理辦法、實習(xí)經(jīng)費使用暫行標(biāo)準(zhǔn)、各專業(yè)實習(xí)成績登記表、每學(xué)期對實習(xí)基地進(jìn)行投入建設(shè)的原始材料、各實習(xí)基地情況的有關(guān)資料等等,經(jīng)過一定程序,相當(dāng)大的一部分會轉(zhuǎn)化成教學(xué)檔案,成為實習(xí)檔案工作的管理對象,是進(jìn)行實習(xí)

3、管理、促進(jìn)實踐性教學(xué)、提高實習(xí)質(zhì)量的信息資源。 二、提高檔案意識,加強實習(xí)檔案的歸檔工作 所謂檔案意識是指人們對檔案這一社會現(xiàn)象全面、完整的認(rèn)識,它包括對檔案的作用、價值、意義等問題的正確了解和判斷。我國高等學(xué)校培養(yǎng)的檔案專業(yè)人才數(shù)量少,還不能滿足社會的需要,因此,我校實習(xí)檔案的管理人員往往并非專業(yè)的管理人才,也沒有受過檔案管理工作的培訓(xùn),一般是實習(xí)實踐管理人員同時也兼有實習(xí)檔案的管理任務(wù)。在實際工作中,由于缺乏檔案意識,很可能造成某些實習(xí)檔案材料的遺失和空缺。比如,有些學(xué)生要求回家實習(xí)的申請,只有一頁紙,如不及時歸檔,稍有疏忽就會丟失;有些實習(xí)照片拿去辦展板后,不及時收回,也會遺失;有些院系

4、實習(xí)結(jié)束后,忘了寫實習(xí)總結(jié),如不及時催收,會造成實習(xí)材料的空缺。諸如此類等等,都會破壞實習(xí)檔案材料的完整性和系統(tǒng)性,給實習(xí)檔案工作造成不可彌補的損失。因此,檔案管理人員一定要提高檔案意識,以高度負(fù)責(zé)的工作態(tài)度從點點滴滴做起,把每一份實習(xí)資料及時歸檔,以免造成資料流失。 在平時的工作中,積極主動地去搜集檔案材料,豐富實習(xí)檔案的內(nèi)容也是十分重要的。高等學(xué)校的實習(xí)工作可分為師范類和非師范類兩種。師范類實習(xí)一般堅持就近的原則,收集實習(xí)檔案材料相對比較容易和方便,只要檔案管理人員多捕捉有關(guān)實習(xí)工作的信息,勤下實習(xí)點,就能夠獲得豐富的實習(xí)資料,如建立新的實習(xí)基地舉行的掛牌儀式,實習(xí)開始前召開的實習(xí)動員會,

5、學(xué)校統(tǒng)一組織的中期實習(xí)檢查,實習(xí)結(jié)束前各實習(xí)學(xué)校召開的實習(xí)總結(jié)會,還有實習(xí)生為實習(xí)學(xué)校舉辦的各類活動:競賽、書法比賽、演講比賽,以及一些有意義的主題班會等等,都能夠從中獲取很多有價值的文字和照片資料。 非師范專業(yè)的實習(xí)專業(yè)多,分布廣,區(qū)內(nèi)、區(qū)外,甚至國外都有實習(xí)點,如我校外國語學(xué)院日語專業(yè)的學(xué)生,畢業(yè)實習(xí)就在日本進(jìn)行。非師范專業(yè)的實習(xí)單位有工礦、行政機關(guān)、報社電臺、旅行社、賓館酒店等等。實習(xí)科的工作人員要想直接獲得這些專業(yè)的實習(xí)檔案材料比較困難,主要依靠各院系及實習(xí)生提供。這樣一來,做好各院系及實習(xí)生的工作,使他們提高檔案意識,重視實習(xí)檔案就變得非常重要了。只有做到這一點,才能使各院系有用的實

6、習(xí)檔案材料不被遺失,并及時送交實習(xí)科歸檔,保證實習(xí)檔案材料的完整性和系統(tǒng)性。 實習(xí)檔案管理人員也應(yīng)依據(jù)國家教委頒布的高校檔案實體分類法和高等學(xué)校檔案工作規(guī)范,制定出適應(yīng)本部門自身情況的規(guī)章制度,明確檔案材料的收集范圍和內(nèi)容,把具體任務(wù)歸納到有關(guān)人員的崗位職責(zé)中。制度一經(jīng)頒布,就要狠抓落實,按章辦事,促使檔案人員規(guī)范自我,約束自我。只有利用制度來規(guī)范行為,指導(dǎo)工作,才能盡可能減少人為因素造成的檔案材料流失,檔案工作被動的局面,才能充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性,增強對檔案工作的責(zé)任感。 1         三、檔案

7、管理人員應(yīng)加強學(xué)習(xí),提高素質(zhì) 高校的根本任務(wù)是培養(yǎng)高素質(zhì)的合格人才,教學(xué)工作是高等學(xué)校中心工作,學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提高,離不開高效的行政管理。高校檔案管理人員通過檔案的收集、整理、分類、編目、統(tǒng)計、保管、檢索、編研等工作,對行政管理起了至關(guān)重要的作用。當(dāng)今社會對高校檔案人員的業(yè)務(wù)要求已越來越高,檔案管理人員提高自身素質(zhì),應(yīng)做到以下幾個方面: (1)要掌握新的工作方法。以前的檔案工作,技能比較簡單,以手工操作為主,隨著以機為主體的化辦公系統(tǒng)的不斷完善,從根本上改變了檔案管理的方式和進(jìn)程。這就要求檔案管理人員必須熟練掌握計算機技術(shù)。 (2)隨著信息技術(shù)的迅猛,計算機的開通,使得檔案室不再是一個有限的空

8、間,而是一個超越時空的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。這種變化,要求高校檔案人員必須掌握嫻熟的專業(yè)技能。 (3)知識時代對高校檔案人員知識結(jié)構(gòu)的要求已發(fā)生了重大變化。知識經(jīng)濟(jì)以不斷創(chuàng)新的知識為發(fā)展基礎(chǔ),是典型的知識密集型經(jīng)濟(jì),高校既是知識的寶庫,又是人才的搖籃,決定了高校檔案人員必須具備比較完備的知識結(jié)構(gòu)。因此,高校檔案管理人員必須加強學(xué)習(xí)、加強專業(yè)技能和計算機知識的學(xué)習(xí),提高自身素質(zhì),提高工作效率,只有這樣才能適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的需要,才能勝任本職工作。 四、增強服務(wù)意識,發(fā)揮實習(xí)檔案的作用 高校實習(xí)檔案一種信息資源,既服務(wù)于教學(xué)、科研,又服務(wù)于社會。這就要求檔案工作要具有一定的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,體現(xiàn)自身價值,實現(xiàn)開發(fā)作用,適應(yīng)新的形勢。檔案工作的存在和發(fā)展,是由檔案的作用決定的。要發(fā)揮檔案的重要作用,滿足當(dāng)今社會發(fā)展的需要,必須通過檔案服務(wù)工作才能實現(xiàn)。服務(wù)質(zhì)量的好壞取決于檔案管理人員的檔案意識和專業(yè)技術(shù)水平。檔案保存的最終目的是利用,因此實習(xí)檔案管理人員必須提高服務(wù)意識,除做好實習(xí)檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、編目、保管等基礎(chǔ)工作外,還應(yīng)改善各種服務(wù)手段,如檔案閱讀服務(wù)、檔案外借服務(wù)、制發(fā)檔案復(fù)本服務(wù)、制發(fā)檔案證明服務(wù)、檔案目錄信息服務(wù)、檔案咨詢服務(wù)等,把“死檔案”變成“活檔案”,大力開發(fā)利用實習(xí)檔案信息資源,提高利用效率,充分發(fā)揮它在教學(xué)改革工作中應(yīng)有的作用,使它真正做