1、超越項目管組合從管理項目，到管理組合。從“怎么做”，到“做什么”。Aaron Smith 著 錯誤的項目執行得再好， 仍舊是錯誤的。 為了保證你所做的是正確的 項目，你必須把項目與公司的整體戰略構想結合起來； 項目組合管理(PPM)及其工具可以幫助你實現這一目標。傳統項目管理強調 "怎么做項目 " ，采取的是自下而上的管理 方式，即數據從項目管理的底層開始收集， 傳送至高層經過分析后對 項目進行管理和控制。 這是一種偏向于戰術性的項目管理方式， 不能 及時發現與企業的目標發生偏差或超越企業執行和控制能力的項目。 而項目組合管理則強調 " 做什么項目 "，

2、采取的是自上而下的管理方 式，即先確定企業的戰略目標，優先選擇符合企業戰略目標的項目， 在企業的資金和資源能力范圍內有效執行項目。"必須證明花在項目上的每塊錢都能帶來回報， 而且符合某個 戰略的要求，這是每個公司都面臨的壓力， " 組合管理咨詢公司 Fountain集團的執行合伙人鮑德溫(John Baldwin)說，"要做至U這一 點，除了組合管理，我看不出還有什么別的方法。在項目管理的演化 過程中，最重要的進展就是組合管理。數據是基礎的 為了有效地進行項目組合管理， 企業需要相應的工具幫助高層管理人 員"互相合作，確定項目的優先級別，在什么項目能使商

3、業價值或投 資回報最大化這個問題上形成一致意見。 "組合策略專家米勒( JeanMiller ）說米勒說，一個專門的項目信息數據庫是項目組合管理的基礎， 項目經理可以方便地用它搜索、 維護信息， 以便在整個企業范圍內進 行項目論證、資源分配和戰略協調時做出明智的決策(參見副欄項 目組合管理工具清單)。事實上，項目組合管理的關鍵是讓項目經理與首席信息官緊 密合作。董事會在進行戰略規劃時常常得不到項目信息。"你得有恰當的數據，它決定了你是否了解自己的資源， " 管理軟件公司 PlanView 的首席執行官德賓(Pat Durbin)說，"作為管理人員，沒有來

4、自基層 的、高質量的數據，你無法進行項目組合管理。你必須把項目集中到 一塊兒，審核項目并決定其優先次序。你必須明智地使用資源，掌握 和分享知識，并且重復使用知識。 "米勒認為項目組合管理是一個連續的、由四個階段組成的過 程，首先是確定一組項目并且搜集數據， 為第二階段的項目分析和選 擇提供支持。第三個階段是協調 -取消重復性項目、平衡資源、降低 風險，然后是第四階段：管理所有的項目，啟動新的項目，然后重新 開始流程。溝通是必要的 組合管理使企業文化發生重大轉變， 組織要對員工進行反復教育， 而 不能回避這個問題。 "有些溝通我們可能認為是老生常談，但絕對有 必要，可以闡明我

5、們想要做什么，為什么要這么做。"翰威特公司(Hewitt Associates)的項目組合經理凱斯特(Julie Kester)說當項目組合管理中止一個項目的時侯，你甚至要進行更多的 溝通。 "人們把自己與項目聯系起來，如果項目被提前終止，他們會 有挫折感，”咨詢公司Program Navigators負責規劃管理的副總裁韋德 納(Steve Weidner)說，"但企業應該告訴他們，中止一個失敗項目 也是一種成功。如果管理層有勇氣將資源重新分配給更需要的項目， 那么人們所從事的都將是最好的項目。這是一種雙贏。 "盡管如此， BNY 清算服務公司負責技術

6、解決方案的副總裁羅 森斯托克(Christion Rosenstock)承認，重新分配資源是一項艱巨的 工作。他說，當 IT 治理委員會要求做出改變時，它將要求下達給資 源經理，資源經理再對進度和任務分派做出調整。但 IT 項目經理一 開始拒絕接受這一過程， 因為他們的有些權力被奪走了， 但是現在他 們擁護這種做法。 "這是一種保護機制， "羅森斯托克說， "由于我們 不是直接為項目的發起人工作，我們不會再被他們呼來喚去了。 "有關組合管理的培訓課程也非常重要，可以讓項目經理和項 目團隊更快地接受組合管理。福特公司開辦了一系列的課程，舉辦 "

7、午餐研修會 "，并提供一個活躍的網站，該網站包括流程概述、模板 和常見問題解答等頁面。 福特公司項目管理和全球營運成本主管萊恩(Jon Lane)說："在我們的內部網中，這是最繁忙的站點之一。” 好處是巨大的 項目組合管理的擁護者們說， 在采納并運行項目組合管理系統后， 企 業會發生大量有益的變化。 有些公司可以獲得實實在在的好處， 而對 于其他公司來說，盡管其回報并不都是看得見、摸得著的，但是項目組合管理確實非常重要。羅森斯托克談到，在應用項目組合管理的第一年， BNY 公司 "被拋棄 "項目的數量下降了 50%以上(被拋棄項目是指那些在完成前 就被中

8、止的項目)。他估計公司節省了 7,000 個工時，或者約合 3.5 萬美元的成本。項目組合管理的一個關鍵好處是使稀缺資源得到集中使用。 " 組合管理使企業在困難時仍可以運轉良好， " 福特汽車公司信貸部北 美項目組合分析的主管科爾比 (Sally Colby )說，"我們一直都希望削 減支出，而現在我們有更合理的方式來實現這一點。 "她說福特公司 已成功減少了項目的數量。從全局把握公司的項目，到底有多大價值？軟件開發公司 Metrowerks 的項目主管斯特華斯( Jeanna Stava)s 雖然不能對此給出 一個明確的數字，但是她說這樣做的回報巨大，

9、 "項目組合管理最成 功之處是讓我們對我們所做的工作有一個全面了解。 "此外，項目組合管理能在競爭性項目之間分出主次，斯特華 斯說： "它幫助 Metrowerks 公司在戰略性項目和戰術性項目之間做出 平衡， "她說， "我們需要有長遠計劃并為之努力，但是我們也要完成 近期目標。 "在實施項目組合管理后， IT 部門和公司其他部門間的關系得 到改善，羅森斯托克說： "過去，我們收到的項目請求太多了，以致 于我們沒有時間把它們都看一遍，大家都很焦躁， "他說， "現在公司 里的每個人都知道評價一個項目的標

10、準是什么。 "洛克希德馬丁公司(Lockheed Martin )是美國最大的軍火 商，其下屬信息技術公司的企業架構主管埃勒布羅克( Craig Ellerbroek)贊賞道，項目組合管理使IT部門更加負責任。”它使得業 務增長成為了我們的驅動力量， "他說， "作為技術人員，我們會為了 興趣而大筆花錢， 但如果我們能夠推動企業獲取更多的市場份額或縮 短產品面世的時間，其中的樂趣更大。 "凱斯特發現，總的來說，項目組合管理使項目工作受到更多 關注。 "讓領導層每月一次關注我們的項目表現如何，的確促進了外 界對項目管理的了解。 "她說。

11、此外，項目經理與項目發起人的關系 也有所改進。最后，項目組合管理會自然而然地使流程得到改進。埃勒布 羅克說，項目組合管理使洛克希德公司的經理們了解了怎樣可以把工 作做得更好。 特別是它改進了項目的申請過程， 讓企業以全新的方式 為客戶提供更好的服務。工具選一流的在項目組合管理的整個過程中， 最好的工具能把項目工作與決策者有 效地聯系在一起， 使自下而上和自上而下的分析成為可能。 軟件公司Pacific Edge的營銷副總裁梅特卡夫(Mike Metcalf)說："管理工具 必須能提供簡單易懂、 一目了然的圖表和指標， 使高級管理人員能輕 松獲取信息。工具必須把組合管理數據與具體的項目

12、數據區分開來。為了實現這一目標，很多項目組合管理解決方案把項目經理 所做的具體項目規劃歸納為幾個關鍵指標， 便于高級管理人員進行分 析。高級管理人員在組合層面上做出任何改動后，譬如變更預算、進 度或風險數據，項目計劃書會自動進行相應更新。"這是一個循環往復的過程， "梅特卡夫說道， " 我們的客戶希 望用這種閉合回環式的解決方案把項目組合管理應用于規劃過程。 企 業不僅想要分析的過程； 當高層管理人員決定使企業發生變化時， 他 們還希望使變化具有可操作性。 他們希望給處于執行層面的項目經理 們布置新的目標。 "從本質上來說，項目組合管理是站在整個企業的高

13、度，或至 少是部門的高度， 來看待項目的， 所以許多項目組合管理軟件供應商 注重提高其產品的可擴展性和易用性。 在大型企業中， 項目組合管理 工具必須提供給分布于不同地點的成百上千的用戶使用。解決方案還必須能夠根據使用者的不同角色把信息分解，Metier公司的首席執行官克拉克(Doug Clark)說。Metier開發出一 種報表生成工具，可以用它來預測工作業績。"第一步是獲取數據；第二步是以記分卡、 預測和趨勢分析的形式將數據提交給決策者， 使 他們能夠快速、明智地做出決定，決定什么是組織所應該做的。 "克 拉克說， " 雖然項目團隊一直在提供這些數據，但如果從

14、組合管理的 角度把信息整合起來， 提供給直到首席信息官的各級決策者， 這樣的 信息有效得多。 "據項目組合管理工具的供應商稱，項目組合管理的重要性正 得到越來越多行業的認同，實施的規模也越來越大。在某些情況下， 根據組織的復雜程度、 用戶數量和服務協議， 項目組合管理軟件的價 值可以超過一百萬美元。 為了使投資收到回報， 項目組合管理首先必 須得到公司高層的支持，因為經費是由他們批準的。"如果管理層花錢購買解決方案， 然后花幾個月時間等待解決 方案見效，這里就有問題了， "梅特卡夫指出， " 在實施過程中，我們 采取的是覆蓋面廣、 但點到即止的方式， 然

15、而我們觸及的都是對客戶 最重要的東西。 一旦解決了這個問題， 你就可以發現組織中還有什么 其他領域需要改進流程， 以提高執行效果。 但你不能讓企業成熟定型 的運行機制成為你進行戰略規劃的障礙。 " 流程是動態的 項目組合管理并不僅僅適合有幾十個業務部門、 幾百個項目、 上百萬 美元預算的全球性公司。 很多解決方案是針對小型企業的， 比如獨立 的專業服務組織。德賓認為，無論實施項目組合管理的是小公司還是大公司， 項目信息和管理的集中化將引起企業文化的變革。 "要實施這種轉變， 必須有一個反復的過程。 有步驟地展開這項工作將減少混亂， 隨著工 作的展開你能創造一套程序，有助于運

16、用和傳播知識和經驗。 "德賓建議企業以業務單元、部門或辦公室為核心，分段實施 項目組合管理的解決方案，而不是一開始就在整個企業的范圍內推 廣。他建議在項目實施了幾個星期之后，才開始培訓。這樣可以用真 實數據培訓用戶， "而不是以紙上談兵的方式介紹新系統。 " 德賓說。"成功的企業在分段實施軟件系統時總是有一個動態項目計 劃， "德賓補充道， "新的集中式系統在整個企業的范圍內得到應用， 流程和業務規則將隨之發生變化。 開始，項目組合管理只是變革發生 的誘因，但是隨著系統的成熟，它成為了一個可以實現的目標。 " 大多數項目組合

17、經理對他們到目前為止所取得的進展感到滿 意，但他們都說還有很多工作要做。 "項目組合管理通常被誤解為是 一個靜態過程， "韋德納說， "真正有效的項目組合管理必須是一個動 態、反復、交互的系統。 "羅森斯托克說， BNY 清算公司將加強項目的財務分析；斯特 華斯說， Metrowerks 公司希望把風險評估做得更好；凱斯特則提到， 翰威特公司希望把項目運轉狀況的評估擴大到所有項目。看上去每個人都充滿期望，期望在未來進一步完善項目組合 管理。 "項目組合管理永遠不可能真正完成， "羅森斯托克說， "事物 總在變化，包括公司的優

18、先項目和競爭環境。 " 項目組合管理工具清單 項目組合管理解決方案的最基本要素是一個包括所有關鍵的組織和 項目信息的數據庫。 項目組合管理工具包應當把項目、 企業和報告的 數據要求與以下要素相結合：最佳實踐、標準流程和模板核算 /估計項目成本的能力資源、技能和成本的數據庫 建立自上而下或自下而上考察項目組合的模型的能力 在采購項目組合管理工具的時候，考慮它們是否提供或用戶是否可以選擇以下這些功能：基于互聯網的時間和費用快速核算 使用費用報告系統和項目核算法，對收入和業績進行分析 對項目進行篩選、分類和排定優先次序的標準 有助于內容以及知識管理的協作性工作環境 商業機會和合同管理，使新

19、項目與戰略業務目標保持一致 用戶可實時訪問中央數據庫，數據庫根據用戶要求的內容 和精度顯示信息可以按照公司統一的項目組合管理標準，建立、保存和修 改工作組數據的篩選標準在沒有跟上關鍵進度、關鍵財務指標超標，或發生項目沖 突時，自動對相關人員發出警示一個整合了技能數據庫與可用資源動態模型的資源調度引 擎，對資源進行詳細規劃項目組合管理實施法 如果說項目管理是關于如何做項目的， 項目組合管理則是關于做什么 項目的。 " 項目組合管理非常重要，因為它使一個組織關注于最最重 要的幾個項目，而不是一大堆有吸引力的項目。 " 咨詢公司 Program Navigators 的副總裁韋德

20、納說。不同的公司在處理這個問題時總是有不同的方式。 " 項目組合 管理并不是一件可以清晰界定的工作，"洛克希德馬丁信息技術公 司的埃勒布羅克說， "實施的方法可以各不相同項目組合管理通常在項目規劃層面進行，但是單個項目的經 理也有工作可做。 "作為項目經理，你有責任就公司的項目組合提出 問題， "韋德納說， "如果你不了解與其他項目比較，自己項目的優先 度如何， 那么你就沒有辦法說服別人來為你的項目工作， 你成功的可 能性大大降低。 "讓我們看看以下兩家公司在引入項目組合管理時是怎么做 的，可能它們的做法會對你有所啟發。BNY 清算公司：" 使項目與公司戰略和預算保持一致 " 盡管項 目組合管理的實施方法各不相同， 但是它至少包含兩個基本方面： 公 司戰略和預算。 "組合管理就是如何執行自己的戰略， "BNY 清算公司 的羅森斯托克說， "它使項目工作與公司制定的戰略保持一致。 " 因為戰略是由高級管理人員制定的，所以他們應該參與項目 組合管理。在 BNY 清算公司， IT 治理委員會由 9 人組成，包括首席 執行官和首席信息官。 委員會每月開一次會， 確定哪些項目是最迫切 的，以及如何分配資源。除了戰略，