1、文件名稱:信息交流運作程序文件編號:COP-010版次:A0發行部門:人事行政部頁數:1/21.0目的為了規范信息交流,提供有關公司內部各部門及對外信息交流的方法和渠道,使信息得到及時反饋和處理,確保體系的有效運行,特制定本程序.2.0范圍本程序適用于公司內部各部門之間以及各部與外部之間信息的交流.3.0職責3.1各部門負責與相關的工程合同方, 廢物收購(取)方等相關方的外部信息交流與管理,同時將相關信息傳達給人事行政部.3.2人事行政部負責環境方面的內部信息及其它外部信息的交流和管理.3.3各部門負責相應業務范圍內的信息處理和提供,并配合人事行政部將有關信息傳達其屬下員工.4.0程序4.1信

2、息交流分為內部信息交流和外部信息交流;4.2內部信息交流包括但不限于以下幾種:a.方針的傳達b.目標，指標和環境管理方案的細化和指令的傳達。c.法律，法規和其他要求的發放與獲取信息。d.職責和權限的信息e.培訓的信息f.體系文件的分發信息g.對體系進行監測結果的傳達和反饋信息h.內審及管理評審信息4.3外部信息交流包括但不限于以下幾種:a.投訴的信息交流b.供應商的信息交流c.工程合同方的信息交流d.廢物收購（取）方的信息交流e.其它相關方的信息交流文件名稱:信息交流運作程序文件編號:COP-010版次:A0發行部門:人事行政部頁數:2/24.4內部信息交流 4.4.1公司可通過板報,文件,內

3、部刊物,培訓,電子公共資料及會議等形式將相關方面的信息傳達給各部門及員工. 4.4.2各部門/員工對公司的管理體系中有任何意見的,可向其部門主管提出,部門主管就員工的意見填寫<<信息交流表>>,對發現的問題,相關部門應做好糾正和預防措施,及將表格交由人事行政部跟進,實施持續改善行動. 4.5外部信息交流 公司通過參觀學習,咨詢,年報,宣傳,媒體廣告等形式同外部進行信息交流. 當外部對公司的有關環境方面的投訴時,收到的相關部門人員通知部門主管,部門主管填寫<<信息交流表>>傳達到人事行政部,人事行政部會同相關部門共同研究制定可行的處理方案并由管理者

4、代表決定:解決方案或暫時不予解決，暫時不予解決需由總經理批準。根據需要人事行政部應立即將處理或整改結果通知相關方. 對質量市場投訴或信息反饋有關事宜,由質管部根據<<糾正與預防措施運作程序>>相關要求處理. 管理者代表負責就管理體系審核及審核結果的相關事宜與認證機構進行溝通. 公司應決定是否就重要環境因素的相關信息與外部進行交流，決定交流后的交流證據應予以記錄。4.6 管理者代表會同各部門負責人須就公司的信息交流有關事宜在管理評審中討論,并做好會議記錄.4.7各部門應做好信息交流記錄,傳達至人事行政部保存并填寫信息交流記錄匯總表>>,信息交流記錄保存期為二年

5、.5.0相關文件和記錄5.1文件<<糾正與預防措施運作程序>>5.2記錄 <<信息交流表>> R(E)-443-01 <<信息交流記錄匯總表>> R(E)-443-02表格編號：R(E)-443-01版本：A信 息 交 流 表記錄編號： （由人事行政部填寫）類別： 內部溝通 對外溝通提建議查詢投訴的員工人士機構: 提出日期: 提出方法:信口頭電話其它: 建議查詢投訴摘要:記錄者: 日期: 應采取的行動(以下由人事行政部填寫)建議查詢投訴的性質 一般 跟環境管理體系不一致有關: 解決方案 暫時不予解決(請填寫<糾正與預防措施報告>)管理者代表決定: 總經理批準:應采取的行動內容: 負責人: 完成期限: 人事行政部: 日期: 事件跟進(由人事行政部負責)是否按應采取的行動完成 是 否(填寫<糾正與預防措施報告>)提建議查詢投訴人是否滿意 是 否(填寫<糾正與預防措施報告&