1、學(xué)校學(xué)生檔案管理淺析摘 要：學(xué)生檔案管理是學(xué)生管理的重要方面，強化學(xué)校學(xué)生的檔案管理，對提高學(xué)校的管理水平、促進學(xué)生的培養(yǎng)具有重要意義，學(xué)校應(yīng)高度重視、正視學(xué)生檔案管理存在的問題，積極采取措施提高檔案管理質(zhì)量。關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案;重要性;管理質(zhì)量一、學(xué)校學(xué)生檔案管理的重要性學(xué)校學(xué)生檔案是指學(xué)生在學(xué)校期間學(xué)習(xí)、生活、參加各種活動形成的各類具有保存價值的材料形成的檔案。學(xué)校學(xué)生的檔案不同于學(xué)生的學(xué)籍檔案，也不同于干部檔案，它是一種特殊的、以學(xué)生個人為單一保管單位的，獨一類別的檔案。學(xué)校學(xué)生檔案主要包含三大主要階段：學(xué)生中學(xué)階段的相關(guān)材料，主要有畢業(yè)登記表、畢業(yè)體檢表、會考成績單、黨團組織關(guān)系檔案、體

2、育達標證書、各類社會實踐資料;參加高考階段的材料，包括報考登記表、體檢表、政審表、報考體校、藝校的專業(yè)成績單、錄取信息等;高校階段的相關(guān)材料，學(xué)生登記表，學(xué)年、實習(xí)、社會實踐類活動鑒定表、學(xué)歷、學(xué)位證明材料、考試成績、英語、計算機等級證書、綜合素質(zhì)測評成績、畢業(yè)論文的相關(guān)材料、第二學(xué)位相關(guān)材料、黨團相關(guān)材料、獎懲材料、學(xué)籍材料、健康狀況證明材料，等等。學(xué)校學(xué)生檔案是反映高校對學(xué)生的培養(yǎng)過程、反映學(xué)生的成長經(jīng)歷、學(xué)生德智體美等綜合情況的重要資料，是有關(guān)部門考察學(xué)校教育成果、考察學(xué)校人才培養(yǎng)質(zhì)量，對學(xué)校教育質(zhì)量和人才質(zhì)量進行綜合評估的重要材料，是國家選拔、任用，社會用人單位全面了解、考察、選拔、聘

3、用人才的重要依據(jù)，所以，學(xué)校學(xué)生檔案的管理十分重要，必須高度重視。二、當前學(xué)校學(xué)生檔案管理存在的問題1.管理規(guī)范不足學(xué)校檔案管理涉及的內(nèi)容非常多，資料特別雜，管理任務(wù)與學(xué)校的學(xué)生規(guī)模是直接相關(guān)的，面對繁重的學(xué)生檔案管理工作，統(tǒng)一的管理制度、有序的管理組織都是十分必要的，但是現(xiàn)實中，很多學(xué)校對學(xué)生檔案的管理都缺乏統(tǒng)一規(guī)范，沒有建立統(tǒng)一的檔案管理部門，導(dǎo)致有的檔案由學(xué)校各個院系的學(xué)生工作處管理、有的由學(xué)校校級檔案機構(gòu)管理，但是兩者又缺乏相應(yīng)的銜接，在檔案資料的更新和補充上會出現(xiàn)不少問題，大部分的學(xué)校學(xué)生檔案在學(xué)生畢業(yè)后會跟隨學(xué)生的報到證轉(zhuǎn)入用人單位人事部門或生源地，但各學(xué)校又會有些不同，這些都為檔

4、案的安全埋下了很多隱患。2.管理質(zhì)量有缺陷學(xué)生檔案是會跟隨學(xué)生一生的，所以檔案的質(zhì)量十分重要。但是，目前不少學(xué)校的檔案質(zhì)量卻有不少缺陷。比如，學(xué)生檔案資料不齊全、不完整，缺乏一些重要資料;檔案資料沒有統(tǒng)一的歸檔規(guī)范，造成檔案遺失、損壞;檔案材料的字跡不清晰，歸檔分類模糊，查找和調(diào)用困難;黨團關(guān)系重要日期、數(shù)據(jù)存在錯誤、重要學(xué)籍材料沒有加蓋公章;有的學(xué)生檔案存在造假等，這些都不同程度地影響了檔案質(zhì)量，對檔案利用很不利。3.管理方式落后傳統(tǒng)的檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案為主的人工管理，面對龐大的學(xué)生檔案資料和日益豐富的學(xué)生學(xué)習(xí)、生活活動，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足當今時代的要求，在大數(shù)據(jù)時代，電子信

5、息技術(shù)卻并沒有普及開來，很多學(xué)校的計算機相關(guān)設(shè)備、管理軟件等的運用還很不足，無法滿足學(xué)生檔案管理的需求。4.管理者綜合素質(zhì)有待提高學(xué)校學(xué)生檔案的管理任務(wù)繁重、專業(yè)化程度高，需要超強的工作效率和責(zé)任心，當前的學(xué)校學(xué)生檔案管理中，專業(yè)性的檔案管理人才比較缺乏，大多由學(xué)校的行政人員、秘書充任，有些教育缺乏信息技術(shù)管理能力，有的教師缺乏責(zé)任意識，收受賄賂篡改學(xué)生檔案信息等，對學(xué)生的成長十分不利。三、提高學(xué)校學(xué)生檔案管理水平的有效策略學(xué)校學(xué)生的檔案管理對學(xué)生、學(xué)校、社會、國家都十分重要，應(yīng)積極采取措施，提高學(xué)生檔案管理質(zhì)量和效率。1.加強重視，規(guī)范檔案管理工作要想加強檔案的管理工作質(zhì)量，首先要從學(xué)校的檔

6、案管理觀念入手，只有學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門認識到學(xué)生檔案管理的重要性、嚴肅性，才能積極將檔案管理落實到行動中，比如，加強學(xué)校檔案管理部門的建設(shè)，統(tǒng)一檔案的管理工作，引進先進人才，加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，建立完善的檔案管理體系，將學(xué)生的檔案建設(shè)與學(xué)校人才培養(yǎng)目標、教育教學(xué)規(guī)劃結(jié)合起來，加強二者的聯(lián)系和監(jiān)督，確保學(xué)校的檔案管理制度激勵學(xué)生的學(xué)習(xí)，也使學(xué)生的教育培養(yǎng)工作如實客觀地反映在學(xué)生的個人檔案之中，相互促進，共同發(fā)展。2.提高檔案管理質(zhì)量保障檔案管理質(zhì)量是檔案管理的根本所在，只有完備的、科學(xué)的、準確的檔案才能最大限度地發(fā)揮檔案的價值，為檔案的整理工作發(fā)揮作用。所以，學(xué)校必須高度重視學(xué)生的檔案

7、管理工作質(zhì)量，強化監(jiān)督，積極防止和減少檔案的錯、漏、缺、假、更新不及時等情況，為學(xué)校的學(xué)生檔案管理建立統(tǒng)一的規(guī)范，合理歸檔分類保存，做好信息檔案備份，確保檔案管理質(zhì)量的提高。3.加強檔案管理的信息化建設(shè)傳統(tǒng)的檔案信息的人工資料搜集、整理、查詢、歸類、調(diào)用、保管費時費力，效率不高，檔案錯誤率高，國家有關(guān)部門要抽調(diào)某位學(xué)生的檔案進行考察、審核還得長距離郵寄，非常浪費人力物力，一旦檔案丟失，損失非常嚴重，安全性極低。另外，學(xué)生在校的學(xué)習(xí)活動極多，不斷變化，人工資料的補充非常困難總之，無論從哪方面說，都必須加強學(xué)校學(xué)生檔案的信息化管理，建立電子檔案室，對檔案信息進行全方位的備份，采用先進檔案信息管理系

8、統(tǒng)，對檔案資料的搜集、整理、分類、存儲、調(diào)用等提供方便，提高檔案管理的質(zhì)量、效率、安全性。采用現(xiàn)代化技術(shù)加強檔案的日常管理，也能極大地規(guī)范檔案管理工作，便于監(jiān)督，減少弄虛作假行為，對促進學(xué)生檔案管理工作的進步非常有益。4.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)新時代背景下，檔案管理信息化是必然趨勢，也是當前學(xué)校學(xué)生檔案的必然方向，為了滿足管理要求，檔案管理人員必須具備一定的計算機基礎(chǔ)知識，又具備專業(yè)的檔案管理知識，并且具備高度的責(zé)任感和信心、耐心。所以，學(xué)校應(yīng)積極引進具有學(xué)生檔案管理方面才能和工作經(jīng)驗的高素質(zhì)的綜合人才，對現(xiàn)有的檔案管理人員進行定期或不定期的職業(yè)技能、職業(yè)道德的培訓(xùn)，提高學(xué)校學(xué)生檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素質(zhì)，更好地