1、采購業務內控漏洞識別及應對根據企業內控應用指引，采購業務至少應當關注下列風險 :（一）采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預測不準確，造成庫存 短缺或積壓，可能導致企業生產停滯或資源浪費。（二）供應商選擇不當，采購方式不合理，招投標或定價機制不科 學，授權審批不規范，可能導致采購物資質次價高，出現舞弊或遭受 欺詐。（三）采購驗收不規范，付款審核不嚴，可能導致采購物資、資金 損失或信用受損。企業應當結合實際情況， 全面梳理采購業務流程， 完善采購業務 相關管理制度，統籌安排采購計劃，明確請購、審批、購買、驗收、 付款、采購后評估等環節的職責和審批權限， 按照規定的審批權限和 程序辦理采購業務， 建立

2、價格監督機制， 定期檢查和評價采購過程中 的薄弱環節， 采取有效控制措施， 確保物資采購滿足企業生產經營需采購業務典型內控漏洞及識別由于市場競爭激烈導致賣方市場向買方市場轉變， 使得采購環節 成為舞弊風險的高發區， 其中商業賄賂尤為嚴重， 而且采購對企業成 本影響重大。因此，采購業務通常都是各個企業管控重點所在。典型漏洞一 :采購方式不明確或多頭采購企業需采購的物資或服務往往有很多類型， 企業可根據自身實際 情況，選擇不同方式 :例如公司層面招標采購、采購部門 （集團公司 ） 統一集中采購、 各部門分散主導采購等。 采購方式內控漏洞表現形式 通常有 :未明確采購權限， 各部門可自行采購 ;重要

3、物資分散采購 ;采購 導致效率低下、成本失控 ;針對不重要采購事項過度控制 （如不管金額 大小，都采用招標方式 ）。例如:某家公司電腦采購權限不明確，發現辦公室、信息技術部、 資產管理部都有權限采購電腦， 辦公室認為電腦屬于辦公用品， 而公 司辦公用品是由辦公室負責采購的 ;信息技術部認為電腦是 IT 資產， 公司 IT 資產和服務是由信息技術部牽頭采購的 ;資產管理部則認為電 腦是一種固定資產，公司的固定資產是由資產管理部負責的。因此，公司應明確采購職責分工，對不同種類物資、不同金額的 采購明確采購方式。 此外，對于大型集團公司， 對于重要物資或服務，如果由集團總部建立統一采購平臺， 無疑可

4、以提升采購專業性， 降低 采購成本。采購方式內控漏洞導致潛在不利影響可能有:加大采購成本;個別部門或員工利用采購權限進行不當行為 ;降低采購效率等等。【案例】某鋁業推行的集中采購的一個特點是采用“年度合同、 季度定價、月度定量”模式。季度定價時，把大量分散的重復勞動集 中在一起，通過向供應商詢價、供應商報價、匯總、對供應商提供商 品的質量、價格，服務、保障度、美譽度、應對突發事件的能力等方 面做出評價， 結合總部和各分公司所作的市場調研， 作出季度采購草 案，提交集中采購領導小組討論通過， 整個過程主要依靠電話和傳真 交流溝通，日程安排緊湊，占用時間較短，能夠大大降低交易費用。 由于集中采購遵

5、循了市場經濟的規律， 具有招標采購的部分特點。 一 方面，能夠在供應商之間挑起“背靠背”競價，各供應商為了達到其 競爭目標，存在競相以優惠的價格出賣產品的客觀事實。另一方面， 由于集中采購的規則由買方制定， 買方可以更加方便地采用有利于己 方的方案確定交易， 實現最佳資源配置的目標， 而且還可大大節約采 購費用。當年，某鋁業全年集中采購的金額近 10 億元人民幣，共節 約采購成本 5000 多萬元，集中采購能使采購成本降低 5%左右。漏洞識別 :查閱公司采購相關管理制度規定 ;了解公司采購組織架 構和職責分配 ;了解不同物資采購方式 ;抽查公司物資采購執行情況 ; 綜合判斷公司采購方式是否合理

6、，哪些物資采購方式存在漏洞。典型漏洞二 :未編制采購計劃或計劃編制不合理采購計劃是管理人員在了解市場供求情況， 認識企業生產經營活 動過程中和掌握物料消耗規律的基礎上對計劃期內物料采購管理活 動所做的預見性的安排和部署 ;采購計劃是整個計劃管理中的一環， 一般根據生產部門或其他使用部門的需求計劃制定， 采購計劃包括采 購物料、采購數量、需求日期等內容。采購計劃內控漏洞表現形式通常有 :未編制采購計劃，采購時一 事一議 ;采購計劃質量粗糙，實施是嚴重脫離實際 ;采購計劃未得到嚴 格執行，對業務及采購部門不構成實質性約束， 不按計劃采購或大量 超計劃采購。采購計劃內控漏洞導致潛在不利影響可能有 :

7、所需物資短缺，導 致無法及時滿足客戶需求 ;物資積壓，庫存大量增加，導致資源浪費， 資金使用效率低下 ;財務部門面對突發性的采購用款需求，不能及時 安排資金，資金管理困難 ;物流、質檢等采購配合部門工作計劃性受 到直接影響 ;員工可能為了個人利益而采購一些不必要的物品，導致 浪費公司資源等等。為此， 企業在應完善采購計劃編制流程，采購計 劃管理與企業預算管理、 經營活動充分融合， 提高采購計劃的指導性。【案例】深圳某超市采購經理因收受了廠商大量的“好處費”， 大額采購某廠商的商品并壓縮其他同商品的采購量， 被供應商揭露而 引致該高層的盤底調查， 最后東窗事發。 該采購權的歸口管理權由該 采購經

8、理來全權執掌。 如果上面看出了品類結構或庫存積壓苗頭不對 勁，他就會找很多理由來搪塞 :說這個時期市場情況有變，競爭的原 因等等。未出現特別重大的事故， 上層是不會對采購經理進行盤底調 查的，公司在制度上并沒有這個規矩， 上層也不想多耗精力在這一塊 上興師動眾地勞民傷財， 這就給采購造成黑洞。 該案例暴露出公司采 購環節存在諸多缺陷， 但可以看出， 公司在采購過程中并無明確的計 劃安排，而是采購經理可以隨意決定采購數量和進度， 從而導致通過 不合理的采購安排進行舞弊。漏洞識別 :檢查公司是否編制書面的采購計劃 ;檢查采購計劃編制 過程和依據，判斷采購計劃編制合理性 ;通過抽查已執行采購，檢查

9、是否按照采購計劃執行，實際采購是否與計劃存在重大偏離。典型漏洞三 :采購流程不相容職責未有效分離采購部門有很多不相容職責，如 :招投標過程中，采購部如果負 責供應商錄入， 就不應該有最終的決標權， 以防止采購部違規選擇自 己推薦的供應商 ;貨物的采購人不能同時擔任貨物的驗收工作，以防 止采購人員收受客戶賄賂購買偽質材料， 影響企業生產乃至整體利益付款審批人和付款執行人不能同時辦理尋求供應商和索價業務;貨物的采購、儲存保管人不能擔任賬務記錄工作，防止繞過驗單，以減少 誤記貨物數量金額的可能 ;付款的審核人應同付款執行人職務相分離 ; 記錄應付賬款人不能同時擔任付款職務。【案例】 某動漫制作公司內審人員在審計過程中， 動漫制作人員 抱怨公司電腦經常死機、質量差，內審人員詢問公司采購流程，發現 公司并未專設采購部， 所有電腦都由行政部采購， 行政部根據員工需 求進行采購，供應商送貨到行政部，行政部通知員工領用。根據員工 反映情況， 內審人員打開部分電腦機箱抽檢，