1、Word長篇文檔排版技巧（二）小王經過一段時間的學習和摸索，現在已經成為市場部的Word高手，制作報告又快又好，同事們經常向他請教。不料，這卻應驗了那句話：能者多勞。市場部經理這次又給小王安排了一個重要的任務：制作一個專業的分析報告，要做成雜志的效果，還要正式出版印刷。小王找來很多正式出版的雜志和書刊進行對比，這才發現，雜志和書刊的編排難點很多，主要有以下幾個特點：· 正反面打印或印刷。 · 如果雜志或書比較厚，每頁的左側會留出一些空白，以便裝訂后不會遮擋文字。 · 奇數頁總是位于翻開的書的右側頁上，偶數頁總是位于左側頁上，如圖1所示。 · 對于書而言，

2、每一章的首頁總是位于右側頁（奇數頁），如圖1所示中的目錄和第1章首頁。 · 如果某章的前一頁沒有內容，會保留空白頁，空白頁總是位于左側頁（偶數頁），如圖1所示中的目錄左側的頁和第1章首頁左側的頁。 · 奇偶頁的頁眉可以不同，一般偶數頁可顯示文章或書名，奇數頁顯頸菊鹵晏猓繽?所示。 · 每一章的首頁都沒有頁眉，如圖1所示。 · 目錄和正文部分采用不同的頁碼格式，（例如目錄用羅馬數字，正文用阿拉伯數字），并且都從1開始編號。 圖1 雜志或書的印刷規范怎么設計這樣的文檔呢？抓住以下幾個關鍵就行了：1. 頁面設置決定了頁面布局、節的起始位置、奇偶頁頁眉和首頁頁眉

3、2. 分節時，每一節可以從奇數頁或偶數頁開始，而不一定是從下一頁開始3. 域可以幫助自動填寫某些內容（例如目錄、頁眉文字）4. 打印設置可以讓紙張實現正反面打印雙面打印的復雜報告這份報告要求的格式將完全按照上述所列的雜志或書的特點進行設計。預留裝訂線區域為了讓雙面打印的比較厚的文檔能夠在裝訂后不會遮擋文字，可以預留出裝訂線區域。從菜單中選擇【文件】|【頁面設置】命令，顯示“頁面設置”對話框，選擇【頁邊距】選項卡，如圖2所示。圖2 設置裝訂線在“頁碼范圍”中，設置“多頁”為“對稱頁邊距”；在“頁邊距”中，設置“裝訂線”為“2厘米”，并可預覽效果；在“預覽”中設置“應用于”為“整篇文檔”。設置節和

4、頁眉頁腳文檔中已經用【插入】|【分隔符】|【分節符類型】|【下一頁】的方式為不同的章分節（參見上一期內容），現在需要將節和頁眉頁腳進一步設置。在“頁面設置”對話框中選擇“版式”選項卡，如圖3所示。圖3 設置節和頁眉頁腳在“節”中選擇“節的起始位置”為“奇數頁”，這樣可以讓每一節都從奇數頁開始，從而讓每章的首頁位于奇數頁。在“頁眉和頁腳”中選中“奇偶頁不同”和“首頁不同”，這樣可以分別添加奇數頁、偶數頁和每一節的首頁的頁眉和頁腳，并使其內容不同。在“預覽”中選擇“應用于”為“整篇文檔”。如果此時打印預覽，會看到在目錄前和第1章前等位置出現空白頁。這是因為每一節都從奇數頁開始的緣故。當上一節的文字

5、在奇數頁就結束時，為了讓本節從奇數頁開始，就會自動加入空白頁。特別要注意，這個空白頁只有打印預覽時才可看到，在編輯狀態下無法看到，不要誤以為沒有加入空白頁。添加不同內容的頁眉在添加頁眉時，只要充分理解了分節的作用，就能快速設置出復雜的頁眉。設置頁眉和頁腳時，從文檔開始位置設置不容易出錯。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵定位到文檔開始位置，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進入頁眉和頁腳編輯狀態，如圖4所示。圖4 第1節的首頁頁眉首先會顯示第1節的首頁頁眉，這是封面的頁眉，無需設置。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示第2節的首頁頁眉，如圖5所示。圖5 第2節的首頁頁眉

6、第2節的首頁頁眉右側顯示“與上一節相同”，表示與上一節的首頁頁眉相同，目錄同樣無需設置頁眉。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示第3節的首頁頁眉，如圖6所示。圖6 第3節的首頁頁眉第3節的首頁頁眉右側顯示“與上一節相同”，表示與上一節的首頁頁眉相同，每一章的首頁同樣無需設置頁眉。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示第3節的偶數頁頁眉，如圖7所示。圖7 第3節的偶數頁頁眉在本文檔中，這是第一次出現正文中的偶數頁頁眉的內容。如果文檔的前面部分也有偶數頁頁眉（例如目錄比較長時，就有可能在目錄節首先出現偶數頁頁眉），就應該使此處的偶數頁頁眉與上一節不同。在“頁眉和頁腳”

7、工具欄單擊“同前”按鈕 ，使“與上一節相同”消失。在頁眉處輸入本文檔的大標題（一般是雜志名或書名），并使其左對齊，如圖8所示。圖8 與上節不同的偶數頁頁眉在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示第3節的奇數頁頁眉，如圖9所示。圖9 第3節的奇數頁頁眉在本文檔中，這是第一次出現正文中的奇數頁頁眉的內容。如果文檔的前面部分也有奇數頁頁眉（例如目錄比較長時，就有可能在目錄節首先出現奇數頁頁眉），就應該使此處的奇數頁頁眉與上一節不同。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“同前”按鈕 ，使“與上一節相同”消失。奇數頁的頁眉要顯示每章的標題，如果按照常用方法，可以錄入標題內容，但是，必須在以后的每一節錄

8、入不同的標題，比較麻煩。利用插入域的方法，可以一次性設置好所有奇數頁的標題，并使標題自動采用該節的標題。注意到每一章的標題都采用了“標題一”樣式，可以用一個域引用“標題一”樣式，這樣就能自動根據當前節的“標題一”樣式顯示它所對應的文字內容，無需反復錄入。定位到頁眉中，從菜單選擇【插入】|【域】命令，顯示“域”對話框，如圖10所示。圖10 插入“StyleRef”域，并引用“標題1”樣式在“域名”中選擇“StyleRef”域，并在“樣式名”中選擇“標題一”樣式，表示引用“標題一”樣式中的文字。單擊【確定】按鈕后，即可將本節“標題一”樣式對應的文字插入頁眉，設置頁眉右對齊后，得到如圖11所示的效果

9、。圖11 與上節不同的奇數頁頁眉，引用“標題一”樣式對應的文字在“頁眉和頁腳”工具欄連續單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示其他節的首頁、偶數頁和奇數頁頁眉，此時都保持默認設置即可，讓每個頁眉都與上節相同。其中奇數頁頁眉會根據當前節的“標題一”樣式所對應的文字的變化自動改變。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“關閉”按鈕，退出頁眉和頁腳編輯狀態。去除頁眉中多余的水平線在文檔的首頁頁眉中會注意到，雖然沒有文字，卻保留了一條水平線。可以去除這條多余的水平線。按【Ctrl】+【Home】鍵定位到文檔開始位置，在頁眉處雙擊即可快速進入頁眉和頁腳編輯狀態。要成功去除頁眉中的水平線，必須先選中頁眉中的段落標記，如圖12

10、所示。圖12 選中頁眉中的段落標記從菜單選擇【格式】|【邊框和底紋】命令，顯示“邊框和底紋”對話框，如圖13所示。圖13 去除段落邊框在預覽中可以看到段落底部添加了一條水平線，頁眉中的水平線實際上是用段落的下邊框線制作出來的。在左側的“設置”中選擇“無”，即可去除段落邊框，從而使頁眉中的水平線消失。由于是在第1節的首頁去除水平線，后續其他節的首頁設置均為“與上一節相同”，因此后續節首頁的水平線也會消失，不必再進行設置了。添加不同類型的頁碼在雜志和書中，目錄和章節可以分別采用不同類型的頁碼。例如，目錄的頁碼用羅馬數字I，II，III，IV等，章節的頁碼用阿拉伯數字1，2，3等。要實現這樣的頁碼編

11、排，同樣要借助分節來實現。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵定位到文檔開始位置，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進入頁眉和頁腳編輯狀態。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“在頁眉和頁腳間切換”按鈕 ，切換到頁腳，顯示第1節首頁頁腳，如圖14所示。圖14 第1節的首頁頁腳第1節是封面，不需要添加頁碼，在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示第2節的首頁頁腳，如圖15所示。圖15 第2節的首頁頁腳第2節是目錄，需要添加羅馬數字的頁碼。在第2節首頁頁腳的右上方顯示“與上一節相同”，表示與第1節首頁相同，顯然，需要斷開和第1節之間的鏈接。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“鏈接到前一個”按鈕 ，“

12、與上一節相同”提示文字消失。從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令，顯示“頁碼”對話框，如圖16所示。圖16 “頁碼”對話框選擇“對齊方式”為“外側”，并可以在對話框中預覽頁碼位于外側的效果。選中“首頁顯示頁碼”。有些書籍在每章的首頁不顯示頁碼，如果是這種情況，也可以不選中此選項。單擊“格式”按鈕，顯示“頁碼格式”對話框，可設置頁碼的格式和起始編號，如圖17所示。圖17 “頁碼格式”對話框在“數字格式”中選擇羅馬數字格式“I，II，III，”，在“頁碼編排”中選擇“起始頁碼”為“I”。單擊【確定】按鈕結束設置。注意第2節的頁腳提示文字變為“奇數頁頁腳 -第2節-”，并且沒有出現預期的頁碼，如圖18所

13、示。這是由于在如圖16所示的對話框中，選擇了“首頁顯示頁碼”，從而使原來的“首頁不同”功能失效，自動轉變為奇數頁頁腳，并且會顯示“與上一節相同”。如果切換到頁眉，還會看到自動添加了一條水平線，這是因為此節已經變為奇數頁頁眉，從而與上一節的首頁頁眉格式不再一樣了。可以在完成所有的頁碼設置后，按照前面“去除頁眉中多余的水平線”的方法去除水平線。圖18 第2節的頁腳改變為奇數頁頁腳重復一遍剛才的操作即可設置好此節的頁碼：在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“鏈接到前一個”按鈕 ，“與上一節相同”提示文字消失。從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令，顯示“頁碼”對話框，如圖16所示。此時的頁碼格式已經自動采用了上次的

14、設置，因此只需單擊【確定】按鈕即可。現在可以看到羅馬數字頁碼出現在第2節奇數頁右側，如圖19所示。圖19 第2節（目錄）的頁碼如果目錄較長，在目錄的第2頁會顯示偶數頁頁腳，其中將自動采用羅馬數字格式，無需再進行設置。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“顯示下一項”按鈕 ，顯示第3節的首頁頁腳，如圖20所示。圖20 第3節的首頁頁腳第3節的首頁頁腳會顯示“與上一節相同”提示文字。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“鏈接到前一個”按鈕 ，“與上一節相同”提示文字消失。在“頁眉和頁腳”工具欄單擊“設置頁碼格式”按鈕 ，顯示“頁碼格式”對話框，如圖21所示。圖21 “頁碼格式”對話框在“數字格式”中選擇“1，2，3，”，在“頁碼編排”中選擇“起始頁碼”為“1”。設置完畢，后面的所有節都會延續頁碼的設置和編號。至此，整篇文檔的頁碼格式和編號設置完畢。最后，按照前面“去除頁眉中多余的水平線”的方法去除第2節（目錄）頁眉中的水平線即可完成所有的設置。雙面打印設置文檔需要雙面打印時，可以選擇“手動雙面打印”設置。從菜單選擇【文