1、從中小企業(yè)實施ERP系統(tǒng)看其內(nèi)部控制的開展2012年從事電動自行車經(jīng)銷的TL西安公司總經(jīng)理王宏，迫于行業(yè)發(fā)展面臨的政策風(fēng)險及日益激烈的市場競爭環(huán)境，越來越感覺到企業(yè)目前要苦練內(nèi)功即全面提升經(jīng)營管理水平，這樣才能突破自身發(fā)展的制約和瓶頸，提高競爭力。在專家的建議下，他決定在管理中引入ERP系統(tǒng)的管理控制思想，購買ERP軟件，實施ERP項目。那么，TL西安公司這樣的中小型企業(yè)應(yīng)用先進的管理控制思想，實施ERP項目對改善內(nèi)部控制和提高經(jīng)營管理水平到底會產(chǎn)生怎樣的影響？實施ERP項目的過程中應(yīng)該如何控制和管理？成功實施ERP項目的關(guān)鍵因素是什么？我們不妨來關(guān)注一下TL西安公司實施ERP項目的背景和過程

2、。一、 背景介紹 1行業(yè)背景 伴隨城市化的進程以及人們出行的需求，電動自行車產(chǎn)業(yè)迎來了10多年的快速發(fā)展。據(jù)統(tǒng)計，2010年，中國電動自行車保有量已達(dá)1.5億輛，整車生產(chǎn)企業(yè)達(dá)2000多家。電動自行車已經(jīng)成為中國特色的交通工具。考慮到我國的13億的人口基數(shù)，作為自行車王國也僅僅有4.7億的自行車保有量，電動自行車目前的保有量已經(jīng)蔚為可觀。這也說明了電動自行車想要繼續(xù)前幾年膨脹式的發(fā)展可能性并不大，行業(yè)經(jīng)過了萌芽期、初始發(fā)展期、高速成長期，從2011年底開始，行業(yè)產(chǎn)銷量的增長拐點已經(jīng)出現(xiàn)，電動自行車進入了爬坡過坎的關(guān)鍵時期。電動自行車行業(yè)目前發(fā)展方向已經(jīng)到了由量到質(zhì)轉(zhuǎn)變的一個拐點。行業(yè)要進入一個

3、新一輪的調(diào)整和洗牌，開始踏上轉(zhuǎn)型升級之路。在低質(zhì)化、同質(zhì)化日益嚴(yán)重，產(chǎn)能過剩的情況下，大打價格戰(zhàn)是行業(yè)一道"特殊"的風(fēng)景線，這種"殺敵一千，自損八百"的做法往往使企業(yè)元氣大傷。在銷量數(shù)字上升的背后，有眾多的難言之隱：企業(yè)勉強周轉(zhuǎn)，經(jīng)銷商大呼折騰。未來，行業(yè)競爭在更多輪次的兼并融合之后，隨著品牌競爭的加劇，洗牌將更加激烈，將會有更多小企業(yè)退出市場，主力品牌占據(jù)市場份額的比例將進一步增大，品牌實質(zhì)性競爭時期已經(jīng)來臨。2.TL西安公司背景王宏是TL西安公司的創(chuàng)始人，由于王宏踏實、勤奮、敢于承擔(dān)風(fēng)險和責(zé)任，公司在他的帶領(lǐng)下，在中國的西部陜西和甘肅開發(fā)市場，建立營

4、銷渠道，取得了一定的經(jīng)營業(yè)績和良好的口碑，公司成為TL品牌電動自行車在西部的最大經(jīng)銷商。公司的經(jīng)營方式一方面是誠招縣市和鄉(xiāng)鎮(zhèn)的經(jīng)銷商，提高市場占有率，經(jīng)營電動車自行車的批發(fā)業(yè)務(wù)；另一方面在省會城市開設(shè)直營的TL品牌電動自行車專賣店，經(jīng)營電動自行車的零售業(yè)務(wù)，同時根據(jù)經(jīng)銷協(xié)議承擔(dān)TL品牌的西部售后服務(wù)。經(jīng)過將近5年的努力，截止2012年底公司的年銷售額達(dá)到5505萬元，銷售數(shù)量突破年3.4萬臺的可喜成績。表1 TL西安公司2009-2012年銷售統(tǒng)計表份2009年2010年2011年2012年合計銷量1,08619,825 23,546 34,360 78,817 銷售額1,993,925 39

5、,387,626 53,033,832 55,051,128 149,466,511 二、案例概況1. TL西安公司的管理概況TL西安公司總部設(shè)在西安，目前正式聘用人員規(guī)模達(dá)到百人以上，2011年底前TL公司設(shè)立的主要職能部門有：業(yè)務(wù)一部，設(shè)立銷售總監(jiān)一名，主要負(fù)責(zé)經(jīng)銷區(qū)域內(nèi)市場的開發(fā)和客戶關(guān)系維護，公司在各縣市和鄉(xiāng)鎮(zhèn)的經(jīng)銷商客戶達(dá)到二百多個，分片區(qū)管理，每個片區(qū)由專門的業(yè)務(wù)主管人員負(fù)責(zé)；業(yè)務(wù)二部，設(shè)立銷售經(jīng)理一名，主要負(fù)責(zé)管理在西安等地開設(shè)的近十家直營專賣店和3家售后服務(wù)店，每個專賣店和售后服務(wù)店實行店長負(fù)責(zé)制；財務(wù)部，設(shè)立財務(wù)主管一名，負(fù)責(zé)總賬登記，期末結(jié)賬和編制財務(wù)報表，TL廠家的對賬以

6、及協(xié)助銷售開單人員與客戶的對賬工作，設(shè)會計和出納各一名，主要負(fù)責(zé)費用的報賬處理，日常費用核算業(yè)務(wù)，采購付款及銷售收款，協(xié)助配件庫主管與配件供應(yīng)商的對賬；后勤部門，沒有設(shè)立部門經(jīng)理，主要崗位有：開單員，負(fù)責(zé)受理客戶的銷售訂單、銷售開單和發(fā)貨，以及售后服務(wù)和客戶投訴處理；計劃員，負(fù)責(zé)采購計劃和訂貨；配件庫管員，負(fù)責(zé)配件的庫存管理及返廠退換貨處理和記錄，行政部門，設(shè)立行政采購一名，負(fù)責(zé)辦公用品、物品及廣宣品、禮品的采購，日常的公司行政管理和資產(chǎn)管理工作，行政助理一名，負(fù)責(zé)廣宣品的策劃和發(fā)放，以及零售店銷售的電動自行車的掛牌業(yè)務(wù)等。另外，由于TL西安公司是TL品牌西部最大的經(jīng)銷商，TL廠家的新車中轉(zhuǎn)倉

7、庫就設(shè)在TL西安公司的經(jīng)營場所內(nèi)，除了會計人員由TL廠家的財務(wù)經(jīng)理垂直管理以外，新車中轉(zhuǎn)倉庫的日常業(yè)務(wù)管理委托TL西安公司代管（如調(diào)貨計劃管理、最佳庫存量的設(shè)定、物流配送等），倉庫管理的成本和經(jīng)費由TL廠家負(fù)擔(dān)。回顧TL西安公司的發(fā)展歷程，公司創(chuàng)始人王宏的領(lǐng)導(dǎo)和影響力是關(guān)鍵性的因素之一。沒有受過高等教育的閆宏是一位從基層干起，白手起家的“草根”管理者，沒有系統(tǒng)的管理思想和經(jīng)營理論，憑借的是他敬業(yè)的工作態(tài)度，誠實厚道的人格品質(zhì)，敢于抓住機遇的勇氣和膽識，取得同行和企業(yè)團隊人員的認(rèn)同，經(jīng)過行業(yè)發(fā)展的跌宕起伏，帶出了一支敢打敢拼的營銷團隊。TL西安公司發(fā)展壯大的原因，正如在此行業(yè)也取得了重大成就的業(yè)

8、內(nèi)人士所說：“憑借的是王宏本人和團隊對業(yè)務(wù)的兢兢業(yè)業(yè)，對市場規(guī)律的悟性和思考，對客戶、廠家的真誠和信譽，對困難克服的決心和頑強的毅力。”2. TL西安公司面臨的管理控制問題中國電動自行車產(chǎn)業(yè)的未來充滿太多的不確定性。首先，影響最大的是12年前的電動自行車?yán)蠂鴺?biāo)遲遲不能修訂，以及四部委對超標(biāo)電動自行車的整治，使該產(chǎn)業(yè)陷入危機；其次，九部委對鉛酸蓄電池的整頓也波及到下游的電動自行車產(chǎn)業(yè)；最后，在宏觀調(diào)控的背景下，主要由民營企業(yè)組成的電動自行車產(chǎn)業(yè)正面臨原材料、人力等成本大幅上漲帶來的壓力，行業(yè)的“二次洗牌”和轉(zhuǎn)型升級勢在必行，中國電動自行車產(chǎn)業(yè)處于關(guān)鍵的十字路口。TL西安公司在經(jīng)營上面臨的是白日化

9、的市場競爭環(huán)境，各路品牌拉開了一場你死我活的價格戰(zhàn)；同時，隨著公司的企業(yè)規(guī)模和經(jīng)營范圍的擴大，內(nèi)部控制和管理中也呈現(xiàn)出越來越多令人頭痛的問題。主要集中表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，由于市場價格戰(zhàn)的升級，讓批發(fā)業(yè)務(wù)員和零售促銷員形成了只有降價和促銷才能贏得客戶，完成經(jīng)營任務(wù)和業(yè)績的思維定式，導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員不再關(guān)注自身業(yè)務(wù)能力的提升和改進服務(wù)質(zhì)量，整天都在期待廠家更有力度的降價和促銷政策中度過。降價促銷和成本的大幅上漲，將廠家和經(jīng)銷商的利潤已經(jīng)擠壓到很低的水平了，降價策略還能有多少空間呢？如何才能保持目前的市場占有率的同時，開拓新的市場和發(fā)現(xiàn)新的利潤增長點呢？每當(dāng)王宏向銷售總監(jiān)、業(yè)務(wù)經(jīng)理和主管們詢問對策

10、時，他們都是一頭霧水，對前景充滿擔(dān)憂。第二，最近業(yè)務(wù)主管們經(jīng)常反映客戶抱怨銷售返利不能及時兌現(xiàn)，與客戶配件賒銷的信用政策執(zhí)行經(jīng)常發(fā)生沖突。原因主要是公司的業(yè)務(wù)部門使用的速達(dá)軟件只使用了銷售模塊中的銷售開單和倉庫管理模塊，沒有使用賬務(wù)系統(tǒng)，公司的會計核算仍然采用的是手工記賬的方式，每次促銷活動結(jié)束后，由于會計手工帳無法保證及時核算返利（返利政策由業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)制定，很少考慮政策執(zhí)行后的核算難易度）和更新應(yīng)收賬款明細(xì)賬，造成會計手工帳與速達(dá)系統(tǒng)的銷售業(yè)務(wù)明細(xì)賬不能及時匹配，導(dǎo)致客戶對賬的困難。第三，公司最忠實老員工之一的采購計劃員趙某，由于業(yè)務(wù)量的增大，訂貨次數(shù)增多，導(dǎo)致她經(jīng)常忘記訂貨或重復(fù)訂貨的業(yè)

11、務(wù)事故時有發(fā)生，造成銷售斷貨和庫存積壓，給經(jīng)營帶來很大的損失。第四，配件庫已經(jīng)連續(xù)發(fā)生了幾次電池在發(fā)貨中出現(xiàn)丟失的情況。配件庫管理人員使用速達(dá)系統(tǒng)的倉庫管理模塊，倉庫管理員同時兼任出入庫開單和記賬工作，還負(fù)責(zé)按照售后服務(wù)條款規(guī)定給廠家的配件退換貨業(yè)務(wù)，并在期末與配件供應(yīng)商對賬。近幾年，廠家車型和款式的更新速度越來越快，幾乎每個月都有新產(chǎn)品問世，電動車自行車的配件種類也越來越繁雜，達(dá)到二千多種以上，配件庫存量增多，業(yè)務(wù)非常繁瑣，定期盤點無法保證，導(dǎo)致賬實不符；配件的出入庫制度還存在很多不完善之處，如幾次人員變動時的賬務(wù)交接手續(xù)不清，丟貨時員工互相推卸責(zé)任，很難判明原因，只好不了了之，結(jié)果由公司承

12、擔(dān)損失。第五，王宏和銷售總監(jiān)們在制定和審批促銷政策時，多次希望從會計部門得到各款車近期的毛利數(shù)據(jù)，但是由于平時會計人員工作量已經(jīng)飽和，在會計手工記賬的環(huán)境下，成本核算只能在期末結(jié)賬時得出本期銷售的總成本，公司經(jīng)營的車型較多，設(shè)立各款車型成本明細(xì)核算不現(xiàn)實。因此每次對促銷車型和款式的選擇只能憑借各自的感覺，對降價的幅度也是一個大致框算，每次的促銷結(jié)束后，是賠錢還是賺錢，很難說清楚。成本核算不準(zhǔn)確，還有一個主要原因是為了簡化會計核算工作，將存貨成本中占很大比重的采購運費沒有分?jǐn)傆嬋氡酒诖尕洺杀荆怯嬋肓私?jīng)營費用，導(dǎo)致高估毛利，影響定價和促銷決策的科學(xué)性。另外，經(jīng)營費用中占很大比例的廣告宣傳費用，

13、不能在各個渠道進行分?jǐn)偅沟酶鱾€獨立核算部門的盈利水平核算不真實。由于成本和費用計算的不準(zhǔn)確和不及時，給公司的業(yè)績考核和業(yè)績提成計算帶來很多問題，如批發(fā)業(yè)務(wù)部的業(yè)務(wù)實行“打包政策”，在考核批發(fā)業(yè)務(wù)整體利潤水平的基礎(chǔ)上，確認(rèn)分紅和績效獎勵；業(yè)務(wù)二部的各專賣店實行店長負(fù)責(zé)制，績效考核標(biāo)準(zhǔn)也是各個專賣店的利潤水平。核算的不準(zhǔn)確，利潤數(shù)據(jù)經(jīng)常遭到業(yè)務(wù)經(jīng)理和店長的質(zhì)疑和不滿。面對如此諸多的運營管理和內(nèi)部控制的問題，王宏感到了從未有過的壓力。但最令他擔(dān)心的卻是面對如今市場競爭和行業(yè)轉(zhuǎn)型升級的新挑戰(zhàn)，公司一些核心員工已經(jīng)喪失了以前創(chuàng)業(yè)時期的創(chuàng)新和開拓進取精神，出現(xiàn)了懈怠和消極情緒。某些曾經(jīng)有過很好業(yè)績的業(yè)務(wù)

14、主管居功自賞，不思進取，甚至出現(xiàn)了不能完成簽訂的基本任務(wù)的現(xiàn)象。公司為激勵員工，采用了“重賞”策略，公司業(yè)務(wù)人員的提成和薪資水平與當(dāng)?shù)赝邢啾染佑诤芨叩乃剑壳敖?jīng)營業(yè)績總體水平雖然沒有下滑，還能保持一定的小幅增長，但目前的經(jīng)營水平到底主要是業(yè)務(wù)人員努力的結(jié)果，還是公司長期品牌積累產(chǎn)生的延續(xù)效益呢？王宏很難得出結(jié)論。經(jīng)過了近十年的艱苦創(chuàng)業(yè)，王宏嘔心瀝血，已經(jīng)積勞成疾，他開始變得越來越焦慮，還經(jīng)常抱怨說：“我在公司就像是一名消防滅火員，不知道何時就會出現(xiàn)一些險情，而且這種事件發(fā)生的頻率在增多，已經(jīng)令我防不勝防”他逐漸認(rèn)識到僅僅憑借經(jīng)驗和自己個人的能力已經(jīng)慢慢很難滿足目前企業(yè)管理的需要，他開始考慮

15、自己一管到底的管理模式應(yīng)該改變了。王宏不知道應(yīng)該如何轉(zhuǎn)變自己的管理角色，以及如何合理授權(quán)給有能力的經(jīng)理人來管理企業(yè)，他在詢問了外部的管理咨詢專家以后，認(rèn)識到了公司目前存在的主要問題和根源，最后決定公司要盡快引入ERP系統(tǒng)的管理思想，實施ERP項目，并以此為契機首先對企業(yè)組織機構(gòu)進行重組，合理劃分各部門的職能，合理授權(quán)，明確責(zé)任。其次，對業(yè)務(wù)流程進行梳理，在運營管理中強化制度建設(shè)和系統(tǒng)化控制理念，完善會計核算和監(jiān)督職能，為企業(yè)經(jīng)營決策提供有力的信息支持。最后，強化公司員工的危機意識和責(zé)任感，通過ERP項目實施，在公司內(nèi)部形成良好的學(xué)習(xí)風(fēng)氣，讓員工體會管理的重要性和參與公司運營控制管理的責(zé)任和成就

16、感，激發(fā)員工積極進取的精神。3. ERP項目的實施準(zhǔn)備2012年春節(jié)過后的第一次公司工作會議上，王宏宣布了公司引入ERP系統(tǒng)的決定。并決定了ERP項目實施的組織分工，即成立ERP項目小組，在聘請的專業(yè)管理顧問指導(dǎo)下，由財務(wù)部門經(jīng)理全面負(fù)責(zé)和組織協(xié)調(diào)，后勤部門參與協(xié)作，各部門經(jīng)理積極配合。會后不久，財務(wù)主管李某就提出了辭職請求。李某是公司的老會計，要在國企的話已過了退休年齡。公司發(fā)展初期會計崗位只有他一個人，隨著經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，市場競爭的加劇，尤其是公司實行了業(yè)務(wù)打包政策，各個業(yè)務(wù)部和專賣店成為獨立考核的利潤中心，會計的核算工作量急劇上升，他一個人靠手工記賬已經(jīng)不能應(yīng)對，后來聘請了一位剛剛畢

17、業(yè)的會計屈靜，在李某的指導(dǎo)下，屈靜接手了日常費用報銷、配件及物流供應(yīng)商的明細(xì)核算和往來對賬工作。李某的辭職原因王宏很清楚，作為ERP項目實施的主要負(fù)責(zé)人李某不會計算機操作，不懂ERP系統(tǒng)，更沒有項目實施的經(jīng)驗，他感到壓力太大，不能勝任，故以年齡已高為由提出辭職。王宏知道ERP項目實施期間現(xiàn)任崗位的人員必須保持穩(wěn)定，不能影響目前正常的經(jīng)營管理。王宏很坦誠地與李某進行了溝通，并達(dá)成共識，公司將盡快招聘一位懂ERP系統(tǒng)和有操作經(jīng)驗的會計人員協(xié)助李某的工作，待ERP系統(tǒng)中的賬務(wù)系統(tǒng)上線成功之后，李某可以選擇退休或進行崗位調(diào)換。另外，為了保證ERP項目實施與日常業(yè)務(wù)兼顧，做到各部門能夠有效溝通，協(xié)調(diào)合作

18、，公司設(shè)立了晨會制度，各部門主管和項目小組成員每天早上提前15分鐘上班開會，會議上，項目組匯報項目的進展情況和目前面臨的問題，集中討論，尋求最有效的解決方案。ERP項目的實施不可能一蹴而就，需要一個過程，項目實施期間既要保證日常經(jīng)營管理工作的正常運行，還要做好ERP系統(tǒng)上線前的各項準(zhǔn)備工作，如組織機構(gòu)的調(diào)整，業(yè)務(wù)流程的梳理和整合，人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，物料、客戶及供應(yīng)商等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼、分類、核對及信息整理工作。尤其是要將會計的手工帳準(zhǔn)確無誤地導(dǎo)入ERP系統(tǒng)的賬務(wù)系統(tǒng)，必須事前做好很多工作，例如結(jié)賬、對賬、大規(guī)模的資產(chǎn)清查、ERP系統(tǒng)的帳套設(shè)計、科目體系的確定以及核算方法的設(shè)計等。4. ERP項目的

19、實施TL西安公司在選擇采用速達(dá)ERP還是用友ERP軟件時，考慮到公司以前銷售開單和倉庫管理運用的是速達(dá)3000軟件，許多從事過銷售開單和庫管的人員對速達(dá)軟件并不陌生，具備了一些操作經(jīng)驗，加上速達(dá)軟件界面簡潔，操作易懂易學(xué)易上手，比較適合公司目前操作人員沒有ERP經(jīng)驗的現(xiàn)狀；另外就是TL廠家目前使用的也是速達(dá)ERP軟件。在管理顧問的建議下，公司最后選擇了商貿(mào)版的速達(dá)ERP軟件，并與軟件商簽訂了技術(shù)服務(wù)協(xié)議。購買的速達(dá)ERP軟件包括：銷售模塊、采購模塊、倉庫管理模塊、賬務(wù)系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理模塊、工資核算、客戶關(guān)系和POS管理等。管理顧問建議由于公司首次引入ERP系統(tǒng)，最好不要一次性上線所有的功能模

20、塊，鑒于公司目前的管理現(xiàn)狀，本次ERP項目實施最好分為兩個階段完成。第一階段項目實施上線進銷存模塊、固定資產(chǎn)模塊和賬務(wù)系統(tǒng)。主要目標(biāo)是實現(xiàn)“業(yè)務(wù)帳”與“財務(wù)賬”的集成，理順進銷存和資產(chǎn)管理等基本的日常業(yè)務(wù)流程，完善系統(tǒng)控制和管理制度建設(shè)。項目第一階段的主要工作如下：首先，討論公司目前的進銷存業(yè)務(wù)流程及存在的問題，學(xué)習(xí)ERP系統(tǒng)的管理思想，了解“三流”合一的集成化系統(tǒng)設(shè)計思路，重新調(diào)整組織機構(gòu)，如增設(shè)市場銷售總監(jiān)的職位，高薪聘請一位行業(yè)精英全面負(fù)責(zé)市場開拓、品牌推廣和市場督察調(diào)研工作。明確各職能部門的職責(zé)，劃分系統(tǒng)操作人員的權(quán)限。其次，完成ERP上線前的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理工作，包括：重新對物料進行分類

21、、編碼和核算方法的確認(rèn)；核對供應(yīng)商和客戶的基本信息；完成會計手工帳的結(jié)賬和對賬工作；進行存貨和資產(chǎn)的清查工作等。再次，在系統(tǒng)中設(shè)計帳套，完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，分配操作人員和系統(tǒng)管理員的權(quán)限，完成系統(tǒng)的初始化工作。最后，項目小組人員負(fù)責(zé)撰寫ERP實施后的進銷存業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)操作手冊，討論制定或修訂保證系統(tǒng)正常運行的各種規(guī)章制度，如庫存管理制度、系統(tǒng)管理員職責(zé)、客戶信用管理制度、合同管理制度、采購訂貨制度、固定資產(chǎn)管理制度及財務(wù)制度等。第二階段項目的實施將放在第一階段各個模塊實施運行成功之后，公司員工的系統(tǒng)控制意識形成，系統(tǒng)操作熟練，業(yè)務(wù)流程在實務(wù)中得到優(yōu)化，具備進一步深化管理的基本條件之后，將實施

22、工資核算、客戶管理和POS模塊。首先，將成立人力資源部門，負(fù)責(zé)在完善人事政策和績效評價體系，明確崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上實施工資核算模塊；其次，由批發(fā)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)完善銷售業(yè)務(wù)員管理制度，客戶意見反饋制度、客戶信用評價及潛在客戶開發(fā)流程的基礎(chǔ)上，實施客戶關(guān)系模塊；最后，由零售業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)完善專賣店的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，理順日常的資產(chǎn)管理和賬務(wù)核算流程，引入POS管理模塊。5. ERP項目實施后的改變從2012年7月ERP系統(tǒng)正式上線至今，已經(jīng)過了一段試行期。項目實施中通過組織機構(gòu)調(diào)整，明確各部門的職能，組織環(huán)境得到改善；對業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化和整合，有效支撐了業(yè)務(wù)流程運作，進銷存的所有數(shù)據(jù)都可以直接從ERP系統(tǒng)中調(diào)出，

23、實時查詢，實現(xiàn)了企業(yè)資金流、物流和信息流的“三流”合一。公司的員工深深體會到了集成化的信息系統(tǒng)給企業(yè)帶來的應(yīng)用效益。首先，是管理理念的改變。王宏和主管經(jīng)理們在機構(gòu)調(diào)整和流程梳理的過程中，懂得了科學(xué)授權(quán)的意義，掌握了內(nèi)部牽制的控制方法。項目實施中促使員工對業(yè)務(wù)流程的重新思考和改進創(chuàng)新，激發(fā)他們對信息技術(shù)的學(xué)習(xí)熱情，通過系統(tǒng)知識的培訓(xùn)和操作，形成了良好的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新的企業(yè)文化氛圍，激發(fā)了員工積極進取的開拓精神。其次，會計核算工作的效率大幅度提高，與供應(yīng)商和客戶的對賬工作可以實時進行，特別是2012年底的系統(tǒng)結(jié)賬，僅僅只用一天時間就完成了各明細(xì)賬與總賬的對賬工作，完成了公司和各個利潤中心的財務(wù)報表編制

24、工作，這與以前會計手工帳的年結(jié)工作需要十幾天的時間相比不可同日而語。同時，ERP系統(tǒng)大大減少了會計人員的記賬工作，會計人員從繁瑣的記賬工作中解脫出來，主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和報表的整理和分析，會計的核算職能簡化，更多的向管理會計職能轉(zhuǎn)變，有精力更多關(guān)注成本的核算和成本要素的分析，各個利潤中心的盈利分析和績效評價等，為企業(yè)提供更多及時和有用的決策和管理信息。再次，對進銷存業(yè)務(wù)流程重組，優(yōu)化管理職能。例如，在系統(tǒng)中設(shè)定客戶信用額度，可以實時控制信用風(fēng)險；系統(tǒng)中的銷售價格監(jiān)控，可以確保銷售開單過程中嚴(yán)格執(zhí)行價格政策；采購訂單管理，減少了訂貨的查錯，可以防止重復(fù)訂貨或缺貨發(fā)生；采購入庫環(huán)節(jié)的采購價格控制和采

25、購運費的分?jǐn)偅_保了存貨成本核算的精確性和完整性；配件庫管理中將庫管員和記賬員的職能分離，明確責(zé)任，定期進行賬實核對，保證資產(chǎn)的安全完整，特別是系統(tǒng)上線前的大規(guī)模資產(chǎn)清查發(fā)現(xiàn)了幾十萬元的帳外資產(chǎn)。最后，ERP項目第一階段的實施成功，讓企業(yè)員工樹立了采用信息化技術(shù)管理的信心，對企業(yè)未來發(fā)展起到了積極的影響作用，它帶給企業(yè)的不僅僅是可以看到的效益，讓王宏感觸最深的是通過運用先進的信息技術(shù)構(gòu)建管理運營平臺，讓企業(yè)的發(fā)展增添了動力，能讓TL西安公司這樣的快速發(fā)展的中小企業(yè)對突破管理約束和瓶頸看到希望。三、 參考資料 見附表1 和附表2。四、案例討論問題從TL西安公司引入ERP管理控制思想和實施ERP項

26、目的過程中，能讓我們對中小企業(yè)采用ERP系統(tǒng)的應(yīng)用效益和面臨的現(xiàn)實問題有了更現(xiàn)實的理解，從而給其他中小企業(yè)在考慮是否實施ERP項目時以一定的啟示和借鑒。本案例重點討論如下問題：1. TL西安公司經(jīng)營中面臨的內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了哪些變化？企業(yè)的戰(zhàn)略和經(jīng)營目標(biāo)應(yīng)該如何調(diào)整？存在哪些風(fēng)險？2. ERP項目實施前的企業(yè)內(nèi)部控制體系（如組織架構(gòu)、企業(yè)文化、業(yè)務(wù)流程）能否適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和環(huán)境變化？內(nèi)部控制存在哪些不足？運用內(nèi)部控制5要素對ERP項目實施前的內(nèi)部控制系統(tǒng)進行評價。3. TL西安公司引入的ERP管理控制思想包括哪些內(nèi)容？ERP項目實施的最初的目標(biāo)是什么？ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系是什么？ERP項目實

27、施后對內(nèi)部控制系統(tǒng)應(yīng)該有哪些完善和改進？4. TL西安公司ERP項目的應(yīng)用效益如何？ERP項目實施后對內(nèi)部控制和風(fēng)險管理帶來哪些影響和新挑戰(zhàn)？應(yīng)如何應(yīng)對？5. 中小企業(yè)實施ERP項目的主要步驟和控制過程及應(yīng)考慮的關(guān)鍵控制因素有哪些？附表1 ERP項目實施前TL西安公司各部門職能表部門人員配置主要職能業(yè)務(wù)一部銷售總監(jiān)1名主要負(fù)責(zé)經(jīng)銷區(qū)域內(nèi)市場的開發(fā)和客戶關(guān)系維護片區(qū)業(yè)務(wù)主管若干名分片區(qū)管理各縣市和鄉(xiāng)鎮(zhèn)的二百多個經(jīng)銷商客戶業(yè)務(wù)二部銷售經(jīng)理1名對在西安等地開設(shè)的近十家直營專賣店和3家售后服務(wù)店進行全面管理實行店長若干名各自負(fù)責(zé)直營專賣店、售后服務(wù)點的業(yè)務(wù)財務(wù)部財務(wù)主管1名負(fù)責(zé)總賬登記，期末結(jié)賬和編制

28、財務(wù)報表，TL廠家的對賬以及協(xié)助負(fù)責(zé)銷售開單的人員與客戶的對賬工作會計、出納各1名負(fù)責(zé)費用的報賬處理，日常費用核算業(yè)務(wù)，采購付款及銷售收款，協(xié)助配件庫主管與配件供應(yīng)商的對賬后勤部門開單員負(fù)責(zé)受理客戶的銷售訂單、銷售開單和發(fā)貨，以及售后服務(wù)和客戶投訴處理計劃員負(fù)責(zé)采購計劃和訂貨配件庫管員負(fù)責(zé)配件的庫存管理及返廠退換貨處理和記錄行政部門行政采購1名負(fù)責(zé)辦公用品、物品及廣宣品、禮品的采購，日常的公司行政管理和資產(chǎn)管理工作行政助理1名負(fù)責(zé)廣宣品的策劃和發(fā)放，以及零售店銷售的電動自行車的掛牌業(yè)務(wù)等TL廠家新車中轉(zhuǎn)倉庫除了會計人員由TL廠家財務(wù)經(jīng)理垂直管理以外，新車中轉(zhuǎn)倉庫的日常業(yè)務(wù)（如調(diào)貨計劃管理、最佳

29、庫存量的設(shè)定、物流配送等）管理委托TL西安公司代管。倉庫管理的成本和經(jīng)費由TL廠家負(fù)擔(dān)附表2 ERP項目實施后TL西安公司各部門職能表部門職務(wù)崗位主要職能系統(tǒng)角色市場銷售部門市場策劃總監(jiān)負(fù)責(zé)市場開拓、品牌推廣和市場督察調(diào)研、促銷活動策劃以及促銷政策的審批工作瀏覽銷售、庫存報表批發(fā)業(yè)務(wù)部經(jīng)理主要負(fù)責(zé)經(jīng)銷區(qū)域內(nèi)市場的開發(fā)和客戶關(guān)系維護瀏覽銷售、庫存報表，審批客戶資料片區(qū)業(yè)務(wù)主管分片區(qū)管理各縣市和鄉(xiāng)鎮(zhèn)的二百多個經(jīng)銷商客戶無權(quán)限零售業(yè)務(wù)部經(jīng)理對在西安等地開設(shè)的近十家直營專賣店和3家售后服務(wù)店進行全面管理瀏覽銷售、庫存報表實行店長各自負(fù)責(zé)直營專賣店、售后服務(wù)點的業(yè)務(wù)無權(quán)限計劃財務(wù)信息部計劃員負(fù)責(zé)采購計劃

30、和訂貨采購業(yè)務(wù)操作員銷售開單員負(fù)責(zé)受理客戶的銷售訂單、銷售開單和發(fā)貨，以及售后服務(wù)和客戶投訴處理銷售開單業(yè)務(wù)操作員會計主管負(fù)責(zé)總賬與業(yè)務(wù)賬核對，期末結(jié)賬和編制財務(wù)報表，報表分析，負(fù)責(zé)促銷費預(yù)算監(jiān)督，供應(yīng)商對賬，成本核算與控制，財務(wù)制度建立采購付款審批，賬務(wù)系統(tǒng)的操作會計負(fù)責(zé)費用的報賬處理，日常費用核算業(yè)務(wù)，采購入庫和采購付款及銷售收款的核對及客戶對賬工作 采購收貨業(yè)務(wù)，賬務(wù)系統(tǒng)操作出納負(fù)責(zé)銀行與現(xiàn)金日記賬，日常付款與收款業(yè)務(wù)付款及收款相關(guān)操作員系統(tǒng)管理員系統(tǒng)主數(shù)據(jù)文件的維護、更改；系統(tǒng)權(quán)限的劃分及變更；數(shù)據(jù)的備份和技術(shù)服務(wù)；人員的操作培訓(xùn)及業(yè)務(wù)指導(dǎo)；不正常數(shù)據(jù)的檢測和匯報；系統(tǒng)的日常監(jiān)控等系統(tǒng)

31、操作員綜合辦公室人事主管負(fù)責(zé)人員招聘，技能培訓(xùn)、人事政策和績效考核無權(quán)限行政主管負(fù)責(zé)辦公用品、物品及廣宣品、禮品的采購，日常的公司行政管理和資產(chǎn)管理工作無權(quán)限行政及市場助理負(fù)責(zé)廣宣品的制作和發(fā)放，以及零售店銷售的電動自行車的掛牌業(yè)務(wù)等無權(quán)限配件庫主管負(fù)責(zé)配件的庫存管理及返廠、退換貨處理和售后服務(wù)相關(guān)的配件領(lǐng)收審批倉庫管理相關(guān)操作配件庫管理員負(fù)責(zé)倉庫的保管，配件出/入庫核對，日常盤點無權(quán)限TL廠家中轉(zhuǎn)倉庫除了會計人員由TL廠家財務(wù)經(jīng)理垂直管理以外，新車中轉(zhuǎn)倉庫的日常業(yè)務(wù)（如調(diào)貨計劃管理、最佳庫存量的設(shè)定、物流配送等）管理委托TL西安公司代管。倉庫管理的成本和經(jīng)費由TL廠家負(fù)擔(dān)無權(quán)限“從中小企業(yè)實

32、施ERP系統(tǒng)看其內(nèi)部控制的開展”使用說明書一、本案例要解決的關(guān)鍵問題本案例主要是幫助學(xué)生了解我國中小企業(yè)發(fā)展過程中經(jīng)營管理和內(nèi)部控制方面遇到的現(xiàn)實問題，分析中小企業(yè)實施ERP信息管理系統(tǒng)的目的。通過案例分析討論，引導(dǎo)學(xué)生理解中小企業(yè)的組織架構(gòu)、企業(yè)文化、運營及財務(wù)管理和內(nèi)部控制的特點，掌握ERP系統(tǒng)的管理思想，分析ERP項目實施對企業(yè)內(nèi)部控制的影響，總結(jié)成功實施ERP項目的關(guān)鍵控制因素。二、 案例討論的準(zhǔn)備工作1. 案例背景資料行業(yè)面臨的政策風(fēng)險。2011年3月底，公安部等四部委聯(lián)合頒布了關(guān)于加強電動車管理的通知，要求整治電動自行車。按國標(biāo)要求，限期淘汰車速超過20公里/小時、整車重量大于40

33、公斤的超標(biāo)車。電動自行車行業(yè)認(rèn)為，在電動自行車?yán)蠂鴺?biāo)12年沒有修訂的情況下，電動摩托車新國標(biāo)強行采用“無縫對接”，將使得99%以上的電動自行車企業(yè)面臨關(guān)門，同時也剝奪了數(shù)億使用者的路權(quán)。由于電動自行車產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展刺激了鉛酸蓄電池的銷量，一些技術(shù)落后、不能達(dá)到環(huán)保要求的鉛酸蓄電池廠也紛紛上馬，造成了不少地區(qū)的鉛污染。“2011年5月，環(huán)保部等九部委聯(lián)合整治鉛酸蓄電池行業(yè)，全國多地鉛酸蓄電池生產(chǎn)企業(yè)停產(chǎn)。據(jù)統(tǒng)計，目前超標(biāo)車占據(jù)市場的95%，電動自行車有97.5%使用的是鉛酸蓄電池。超標(biāo)車的整治使不少地方的電動自行車市場萎縮，消費者和經(jīng)銷商處于觀望狀態(tài)，而鉛酸蓄電池企業(yè)的停產(chǎn)，使得電動自行車電瓶供

34、貨量急劇下降，直接影響到下游的電動車產(chǎn)業(yè)。市場競爭風(fēng)險。2005年底全國2300多家電動車企業(yè)，到2012年底僅剩700多家，行業(yè)中超過2/3的企業(yè)被淘汰，產(chǎn)業(yè)集中度進一步提高。由于同質(zhì)化的電動車產(chǎn)品充斥市場，隨著企業(yè)產(chǎn)能持續(xù)擴張，市場投放量逐步加大，導(dǎo)致市場競爭加劇，并引發(fā)價格大戰(zhàn)。成本上漲因素。受政策影響，電動自行車的銷量在下降，同時原材料的上漲也給電動自行車企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營雪上加霜。如電機是電動自行車的“心臟”，需要用到稀土材料，由于國家整頓稀土市場，稀土價格上升帶動電機價格上漲了30%；電動自行車塑件需要的原材料ABS上漲了40%；電動自行車需要的鋼管也上漲了20%。此外，人力成本、物流費

35、用等等都在上漲。中小型企業(yè)使用ERP管理信息系統(tǒng)的情況。從國家軟件工業(yè)應(yīng)用現(xiàn)狀統(tǒng)計分析，目前我國大型中小企業(yè)使用管理軟件的比例高達(dá)95%以上。其中，財務(wù)軟件占 98% 以上；業(yè)務(wù)/商務(wù)軟件約占60% ；ERP占40%左右。中小企業(yè)使用管理軟件的比例約45% ，絕大數(shù)都是財務(wù)軟件。上述軟件應(yīng)用項目的成功率小于 56%。我國中小企業(yè)目前應(yīng)用管理信息系統(tǒng)的大體情況是，某些企業(yè)所實施的管理信息系統(tǒng)已經(jīng)逐漸從單向業(yè)務(wù)的管理系統(tǒng)，向集成的管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)變；但還有相當(dāng)一部分中小企業(yè)，由于企業(yè)資金的限制，信息基礎(chǔ)的薄弱性這樣的本質(zhì)原因，造成了管理信息系統(tǒng)應(yīng)用的情況并不那么理想。對于中小企業(yè)來說并不是應(yīng)用了管理軟件

36、，就能夠有效地按照預(yù)期運行管理信息系統(tǒng)，達(dá)到預(yù)期中的效益。在實施的過程中還離不開中小企業(yè)的內(nèi)、外部環(huán)境和自身的條件限制。2. 理論依據(jù)及知識要點ERP概念及蘊含的管理思想。按照美國著名咨詢公司Gartner Group Inc.對ERP的原始定義，ERP的目標(biāo)和宗旨是“打破企業(yè)四面墻、實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外集成、管理整個供需鏈”，即對企業(yè)所有的人、財、物、信息、時間和空間等綜合資源進行綜合平衡和優(yōu)化管理，面向全球市場，協(xié)調(diào)企業(yè)各管理部門，圍繞市場導(dǎo)向開展業(yè)務(wù)活動在激烈競爭中取得最好經(jīng)濟效益。ERP系統(tǒng)是規(guī)范、集成、優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程的解決方案和信息化工具。ERP系統(tǒng)吸收了西方現(xiàn)代管理理論，是一種先進管理思

37、想的計算機實現(xiàn)，蘊含了目前管理界很多先進的管理理念和管理方法。其核心體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）計劃與平衡控制。在企業(yè)經(jīng)營管理中，計劃工作貫穿于經(jīng)營活動的全過程，只要有變化就需要進行重新計劃和確立新的目標(biāo)；而平衡控制的作用是使計劃的結(jié)果不超出容許的偏差。（2）供需鏈管理。供需鏈?zhǔn)恰皬男枨笫袌龅焦?yīng)市場”，在這條鏈上不僅包含“物流”、“資金流”、“信息流”，還有“增值流”、“工作流”。從形式上看，客戶在購買商品或服務(wù)，但實質(zhì)上客戶是在購買商品或服務(wù)提供能帶來效益的價值。各種物料在供需鏈上轉(zhuǎn)移，是一個不斷增加其技術(shù)含量或附加值的增值過程，因此供需鏈還有增值鏈（Value-Added Chain）的含

38、義。當(dāng)然，產(chǎn)品只有能夠售出，才有增值意義。（3）業(yè)務(wù)流程重組（BPR, Business Process Reengineering）這一概念是由Hammer和Champy提出，其目標(biāo)是“對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進行根本性的重新思考并徹底改革，從而獲得在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等方面業(yè)績的飛躍性改善。”顧客關(guān)心的是流程的終點，但企業(yè)必須安排好整個流程。當(dāng)企業(yè)所處的環(huán)境發(fā)生變化時，原有的流程就會無法實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)，就需要進行再造。 COSO報告中的內(nèi)部控制框架及構(gòu)成5要素。1992年9月，COSO委員會提出了內(nèi)部控制整體框架的報告指出： “內(nèi)部控制是受企業(yè)董事會、管理層和其他人員影響，為經(jīng)營的效率效果、財務(wù)

39、報告的可靠性、相關(guān)法規(guī)的遵循性等目標(biāo)的實現(xiàn)而提供合理保證的過程。” 主要包括控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)督五個要素：（1）控制環(huán)境是企業(yè)實施內(nèi)控的基礎(chǔ)，決定企業(yè)在道德標(biāo)準(zhǔn)、價值導(dǎo)向方面的基調(diào)，受高層管理者直接影響，并影響企業(yè)員工的控制意識和行為方式。包括7個方面內(nèi)容：治理結(jié)構(gòu)、組織機構(gòu)、權(quán)責(zé)分配、內(nèi)部審計、人力資源政策、企業(yè)文化、管理哲學(xué)及經(jīng)營風(fēng)格。（2）風(fēng)險評估分為風(fēng)險識別、風(fēng)險分析和風(fēng)險應(yīng)對三個步驟。（3）控制活動包括政策與程序兩個要素，政策規(guī)定應(yīng)該做什么，程序規(guī)定怎樣做，使政策產(chǎn)生效果。控制活動包括：不相容職務(wù)分離控制、授權(quán)審批控制、會計系統(tǒng)控制、財產(chǎn)保護控制、預(yù)算控制、

40、運營分析控制、績效考評控制等。（4）信息與溝通是企業(yè)及時、準(zhǔn)確、完整地收集和獲取與管理相關(guān)的財務(wù)或非財務(wù)信息，并以一定的形式及時傳遞給需要的人，以便履行內(nèi)控職責(zé)的過程。（5）監(jiān)督包括日常監(jiān)督和專項監(jiān)督。ERP系統(tǒng)可能帶來的應(yīng)用效益。根據(jù)國內(nèi)外的實踐經(jīng)驗，應(yīng)用ERP系統(tǒng)能給企業(yè)帶來的巨大效益，大致可以分為定量的效益和定性的效益兩個方面。定量的效益主要包括：降低庫存和成本；按期交貨，提高客戶服務(wù)質(zhì)量；ERP系統(tǒng)把財務(wù)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成為一體，財務(wù)人員可以減少許多記賬的工作量，還可以減少財務(wù)收支上的差錯和延誤，可以準(zhǔn)確核算成本，迅速報價，贏得市場。定性效益主要表現(xiàn)在以下幾個方面：（1）為科學(xué)決策提供依據(jù)

41、。各級管理人員可以隨時賬務(wù)市場銷售、庫存和財務(wù)等方面的運行狀況，不斷改善經(jīng)營決策，提高企業(yè)的應(yīng)變能力和競爭地位。信息可以及時上傳下達(dá)，實現(xiàn)有計劃、有控制的管理。（2）全面提高企業(yè)員工的素質(zhì)。企業(yè)員工素質(zhì)和精神面貌明顯變化，團隊精神得到發(fā)揚，可以培養(yǎng)一批懂管理，又擅長計算機應(yīng)用的復(fù)合型人才。（3）提高管理水平。信息的接收和發(fā)布更加及時、全面，管理人員有更多時間從事實質(zhì)性的管理工作，使管理更具成效。（4）提高工作質(zhì)量。提高規(guī)范化管理的水平，按計劃完成工作，提高工作質(zhì)量。ERP項目實施的關(guān)鍵因素。ERP不僅是現(xiàn)代化的管理思想，還是一個軟件產(chǎn)品。企業(yè)管理軟件雖然是一套計算機應(yīng)用系統(tǒng)，但絕不是單純的計算機技術(shù)這一單方面的事情，其目的是要在企業(yè)管理的各個環(huán)節(jié)應(yīng)用信息技術(shù)，加快企業(yè)管