1、 廣州眾恒光電科技有限公司二級文件程序文件 Title of DOC.文件名稱: 文件控制程序DOC No.文件編號:ZH-QP-12First edition初次發放Change更改Established date制訂日期：2011.11.8Effective date生效日期: 2011-11-10Page No.:頁碼: 第 1 頁，共 6 頁Based on the issue發行依據:內容修訂發行Brief Description of Change 更改內容簡述: 1、 修訂:5.3.1 C項增補第二組XX說明;2、 增加封裝生產部、封裝品管部、封裝研發中心部門代碼.Version

2、 Memorandum 版本備忘記錄版本/修訂Ver/Rev更改頁碼Change Page日 期Date累計頁數Accumulation page修改者framerA/02010.11.250晏節強A/1第3頁2011.11.81頁晏節強相關部門會簽燈飾 品管部燈飾 生產部燈飾研發中心工業 工程部物控部后勤部采購部項目部人事行政部國內營銷部國際貿易部封裝生產部封裝 品管部封裝研 發中心/Prepared by 制定Checked by 審核Approved by 批準文件發放部門（請在下面表格內填寫發放部門，此欄由文件制作部門填寫）后勤部燈飾品管部封裝品管部燈飾研發中心封裝研發中心工業工程部物

3、控部燈飾生產部采購部人事行政部國內營銷部國際貿易部封裝生產部項目部Title 標題：文件控制程序生效日期 Effective Date版本/修訂 Rev/Ver頁 碼 Page文件編號 Doc. No. 2011-11-10A/1第 6 頁，共 6 頁ZH-QP-121.目的:為使本公司管理體系之相關文件能夠迅速處理，正確流通應用及管制，以確保各相關單位都能適時獲得適當且有效之最新文件。 2.適用范圍:本公司內部之質量手冊、程序文件、記錄和表單或客戶、供貨商及國際國家標準之相關資料均屬之。3.定義:3.1體系文件：質量手冊、程序文件、三級文件、記錄（表格）等；3.2技術文件：包括圖紙、產品規格

4、書、產品標準、技術要求、檢驗標準、工藝文件、作業指導書、操作規程等；3.3外來文件：包括國際、國家、行業、地方等標準、法律法規、顧客提供圖紙資料及技術要求等。3.4文件的標識：包括“受控文件”、“外來文件”、 “臨時”、“作廢”等標識，由文控員統一保管。4.職責:4.1文控中心：控制文件的版本發放回收修改及失效后的處理。4.2體系文件審批權限文件種類編制審核批準收發管理質量手冊品管部管理者代表(副)總經理/授權人文控中心程序文件指定負責人部門主管管理者代表(副)三級文件指定負責人部門主管部門經理使用表單指定負責人表單制定人直接上級各部門負責人經理注：如授權人缺席時，由其上級或指定的代理人批準。

5、4.3外部文件保管權限外部文件類別審 批保管單位客/供方標準圖面部門主管技術部供方檢驗報告部門主管品管部國際/家標準法律法規部門主管文控中心5.程序:5.1.流程圖(見附件)5.2文件標準格式：程序文件應采用以下格式。5.2.1封面：可包括下列內容，但不限于： 公司名稱 文件名稱、編號 文件版次 制訂單位 制訂日期 生效日期 相關單位會簽 編制審核批準5.2.2內容：可包括下列內容，但不限于: 目的 適用范圍 定義 職責 程序/內容/要求 相關文件 表單/記錄 5.2.3三級文件及表單格式，以適用為主，可以采取多樣化的格式。5.3文件編號系統與版本5.3.1各類管制文件之制訂、修改均由文控中心

6、，依以下文件編碼規則編碼管理：A.質量手冊編碼為：ZH-QM，ZH公司代號，QM管理體系文件；B.程序文件編碼為：ZH-QP-XX，ZH公司代號，QP程序文件，XX流水號（01-99）；XX(各部門)流水號如下:人事部：01 技術部：02-03 物控部：04-05 生產部：06銷售部：07 工業工程部：08-09 采購部：10-11 品管部：12-24 C.三級文件（僅指操作指引）編碼為ZH-WI-XXX-XX-XX，ZH公司代號, WI三級文件代號，第一組XX部門代碼(各部門代碼如下)，第二組XX為必要時(如研發中心之三級文件),如不必要直接編流水號,第三組XX流水號(001-999)；各部

7、門代碼:燈飾品管部：QM 封裝品管部:QMC 燈飾生產部：PD 封裝生產部:PDC 封裝品管部:PDC 采購部：PUR 物控部：PMC 燈飾研發中心：TD（規格書：SPEC 承認書：SA 檢驗圖紙：TP BOM表：BOM ） 封裝研發中心:TDC(規格書:SPEC 承認書:SA 檢驗圖紙:TP BOM表:BOM 作業指導書:SOP) 工業工程部：IE (基準表 JZ) 人事部：HR 銷售部：SD 后勤部：RSD 5.3.2文件版本/版次編碼規則： 文件頁修定次數(05) 文件版本AZA.文件新制訂以A/0為版本/版次。B.當版次修訂次數號輪到5次，第6次修改時，則版本自動升到下一版，版次號為“

8、0”，即為“B/0”，以此類推。對于技術部的臨時文件,版本從X1開始,修改時依次往上累加.5.4文件作業流程 5.4.1文件編寫：由相關部門根據需求制定相應的文件。編制時，應按文件規定的格式編寫且需注明文件發放范圍和發放份數。若文件涉及到多個部門職能時，文件制定人員應組織相關人員對其評審。 5.4.2文件審批：編寫人將已編寫好的文件按“受控文件審批權限” (見4.2)審批。 5.4.3文件編號：各部門文控員根據5.3進行編號。 5.4.4文件受控發放：a.發放前，文控員確認文件發放范圍和文件的份數，并將其登錄于受控文件清單后進行受控發放，文件正本蓋上紅色“受控文件”章。b.受控文件的發放：品管

9、部文控員根據文件中的發放范圍進行復印，并蓋上藍色“受控文件”副本章后，填寫文件分發與回收記錄表.5.4.5文件歸檔: 文件受控后，由品管部文控員負責保存文件電子檔和書面正本文件(電子檔要有備份),同時，應對所負責的受控文件進行監管，有防潮、防塵、防霉和防蟲措施，防止損壞、變質或丟失。5.4.6文件培訓: 相關部門應對操作性的文件或流程文件進行培訓，如：作業指導書、操作規程、檢驗標準等文件，加強執行文件人員對文件的理解。5.4.7文件實施: 執行文件的部門應嚴格按文件內容執行，保證制定的文件要求得到有效實施。在實施過程中，若發現文件規定不合理或不適用實際要求時，應及時提出更改或作廢申請。5.4.

10、8文件修訂/更改：a.文件需更改時，應填寫文件更改申請單經相關人員批準后對文件進行修訂/更改。b.為確保文件的更改和現行修訂/更改狀態得到識別，可采用版本號和修訂號等方式對文件標識，版本號采用字母表示，修訂號采用阿拉伯數字表示。c.文件修訂/更改方式：文件可采用手工劃改或文件換改等方式，具體操作如下：手工劃改：由文控員根據文件更改申請單在更改欄內填寫本次更改標記、更改頁、更改單號、更改日期等，并簽字確認。5.4.9文件回收：a.發放新修訂的文件時，應以舊換新的方式，把舊文件回收立即銷毀。b.當文件不適用或失效需取消時，由相關人通知文控員進行回收并處理，應填寫文件分發與回收記錄表。5.4.10文

11、件作廢：失效文件需作廢時，按以下規定處理：a.書面原版文件作廢由品管部文控員蓋“作廢”章，再保存到作廢文件檔案中，并按質量記錄控制程序保存。需銷毀時，相關文控員應填寫文件銷毀清單經(副)管理者代表批準后統一銷毀。5.4.11文件借閱和外發：a.文件借閱：借閱人員需填寫文件借閱登記表，并在指定日期歸還文件及資料。到期不歸還，由文控員收回。否則，向其負責人報告收回。原版文件一律不外借，防止文件丟失或損壞。b.文件外發：所有對外發放的文件、產品標準、檢測報告等，應填寫文件外發記錄表。采購部門需要向供應商提供開模圖紙、檢驗文件、技術要求等文件時，由直屬部門經理或主管級以上人員批準方可執行。各銷售部門根據顧客需要提供技術文件、產品標準和第三方檢測報告時，應由其直屬部門經理或主管級以上人員審核后交由副管理者代表或總經理批準，并由文控員做好發放記錄。如文件中涉及保密內