1、（價值管理）提升企業信息價值的有效途徑提升企業信息價值的有效途徑（引言）今天，企業的信息規模十分龐大，覆蓋的主題非常廣泛，如何將這些內容豐富、形式各異的信息組織于壹個科學、全面的分類體系之中，需要系統的考慮和規劃。經過多年于信息化建設方面的不斷投入，中國企業于信息系統中積累的信息數量已經相當龐大，它們眼下面臨的問題是：如何有效地組織和管理這些信息？如何實現對結構化信息和非結構化信息的統壹訪問？如何進壹步挖掘和提升這些信息的價值？上述種種問題不僅困擾著中國企業，也是全球企業的通病。Gartner通過對全球企業的信息管理情況的研究，指出：“到2006年，70%之上的企業于非結構化信息管理方面的投資

2、無法得到預期的回報，主要原因是于信息分類方面的投入不足。”Gartner的研究方案仍提出：“企業大約每年投資7500億美元用于查找有用的信息。30%40%的員工的時間花費于管理工作文檔上。”信息分類給企業帶來的價值主要體當下三個方面：促進信息共享和信息有效訪問企業級信息分類體系不是純技術領域的工作，而是和業務緊密關聯。采用分類體系，企業內部的業務描述均采用壹致的術語，業務之間的關系也有了統壹的表述，企業各部門之間的條塊分隔被打破，信息共享真正實現，企業的運營效率得以提高。另外，信息分類瀏覽和搜索技術的結合大大提高了信息的可理解性，且加快了查找和定位信息的效率。xuee|博銳|1提高領導決策和員

3、工創新能力企業級的分類體系能夠將各種有用信息集中進行展現，例如，從行業的市場分析、客戶的反饋、競爭伙伴的最新動態中，能夠幫助企業高層領導全面地了解企業的運營和市場動態，有利于提高企業高層領導的決策能力。同時，企業級信息分類使企業壹線員工能夠從多個角度了解企業，多方位獲得知識，有利于提高員工的創新能力。提高信息化的投資回報率通過企業信息分類管理，企業壹方面能夠提高對已有信息資源的利用水平，另外壹方面能夠減少新建信息系統所帶來的成本。實際上，將企業信息分類作為企業所有信息系統建設的標準和規范，能夠指導企業信息系統的建設，降低信息重復率和企業IT資源浪費，減少系統開發維護的成本，從而降低信息的管理費

4、用（見圖1）。針對國內外企業于信息分類管理的實施中可能遇到的挑戰，我們提出了壹套完整的信息分類管理方法論，指導企業科學地制定切實可行的組織架構和管理流程，且應用合適、成熟的技術，最大程度地獲得企業信息分類的收益（見圖2）。制定完整有效的管理流程信息分類管理流程是用于企業信息分類體系的創建、管理和維護的流程。壹套完整的信息分類管理流程包括6大類流程，即生命周期管理流程、版本控制流程、變更管理流程、部署流程、發布流程、評測流程等。生命周期管理流程信息分類類別不是固定不變的。于企業信息分類體系中，分類體系的類別會經歷創建、使用、修改和退出四個不同的階段。生命周期管理就是管理其演進過程的。版本控制流程

5、維護信息分類體系修改的歷史，管理企業信息分類體系的不同版本的修改、定稿和發布。需要借助于版本管理工具實現。變更管理流程根據業務的變化和技術的發展，當修改需求產生時，啟動本流程進行新需求的分析，對變更進行審核，且發布新的信息分類。部署流程部署流程規定如何將信息分類貫徹、部署和應用到企業現有的信息系統中去。其中非常重要的壹點是評估對現有信息系統的影響，且審核部署方案的可行性。發布流程企業信息分類不能停留于紙面上，需要于企業內部進行廣泛的宣傳、培訓和交流，以得到用戶的反饋，促進用戶的理解和應用。評測流程定期和不定期地對企業信息分類的使用情況、投資回報等進行分析評估。成功實施企業信息分類管理的關鍵步驟

6、信息分類管理的實施包括預先調研、設計分類體系、創建分類體系、部署分類體系和分類體系的維護五個階段。需要指出的是，由于企業信息分類于不斷發展，這五個階段又是壹個循環往復的過程。階段1：預先調研于啟動企業信息分類管理項目之前，需要對內部的情況和外部的資源進行詳細的調研，且給出現狀分析方案。這壹方案的內容應包括六個方面：第壹，要了解企業的戰略目標，確保企業信息分類支持企業的業務戰略目標，且和企業的業務流程融為壹體；第二，要了解最終用戶，綜合考慮各種用戶的需求，比如外部用戶和內部用戶對分類體系的需求就是不同的；第三，要確定分類體系的使用方法，以便和企業的信息管理系統進行集成，這將關系到分類體系的設計及

7、其最終的部署方案；第四，了解現存的分類體系以資借鑒；第五，調研現有的結構化和非結構化的信息資源，有助于更好地理解目前員工使用信息和利用信息的情況；第五，了解企業中已經具備哪些信息分類項目需要的專業技能，以確定需要從外部獲取和采購哪些尚不具備的技能。階段2：設計信息分類體系設計信息分類體系的目標就是得到多層次、多維度的信息分類結構。這個過程需要以下6個步驟：收集需求對各個部門進行訪談，了解各自的組織架構、部門職責和業務流程，以及對分類體系的需求，且收集目前的知識庫和分類體系存于的問題等，然后綜合各部門的調查結果，得出分類體系設計需求方案。初步設計分類體系根據分類體系設計需求，確定分類體系劃分的各

8、個維度，例如，按照組織結構、業務類別、文檔類型等劃分維度，且進壹步設計每個維度的下級分類。全局調整將各個維度的信息分類體系的初步設計方案綜合起來，審查分類體系中的類別是否需要調整，例如類別的擴充、合且或移動，得到企業整體的分類體系設計方案。公布分類體系將整體信息分類體系的設計方案于企業內部予以公布，且和最終用戶以及企業信息管理人員溝通信息分類的設計。收集反饋從各個部門及員工得到反饋意見，例如，分類的名稱是否容易理解，分類體系是否合理，能否覆蓋主要業務、工作需要和查詢需求。優化設計按照意見反饋，進壹步優化分類體系的設計。于這個階段，需要遵循信息分類管理小組制定的關聯工作流程；且需要壹個集中的管理

9、系統進行信息分類的保存、發布，以供企業員工訪問；另外，這個系統仍需要能夠記錄設計過程中收集到的資料、各種調查記錄和分析方案，以方便對分類體系的修改進行跟蹤記錄，有利于今后的維護。階段3：創建分類體系模型且進行分類信息分類管理系統的核心任務就是將企業內部的全部信息，按信息分類體系的結構進行組織，也就是說，將企業的信息打上“類別”標記。由于信息量的巨大，這也是最耗時的壹個階段。針對具體信息進行分類有倆種方式：手工分類和自動分類。總體來講，于分類體系規模較小，文檔數目很少的情況下，能夠選擇手工分類。通常情況下，企業內部的文檔數量非常龐大，人工對每壹篇文檔進行瀏覽然后分配到關聯的類別，時間和人力投入非

10、常大，手工分類往往無法滿足需求；尤其是于分類體系非常復雜的情況下，手工分類的準確性也是壹個問題。因為不同人對分類體系的理解不同，而且單個人的知識不可能覆蓋所有的類別，就會造成不同人的手工分類不壹致。相比之下，機器自動分類的優點是速度快、成本低、壹致性強。可是，機器畢竟是機器，自動分類也達不到100%的準確率。另外，自動分類的準確類依賴于大規模、高質量的訓練文檔，且且收集訓練文檔需要花費較大的人力。我們的建議是采用手工分類和自動分類相結合的方式。例如，自動分類能夠對大量的文檔進行初次分類，對重要的文檔能夠經過人工的確認，以保證比較高的準確率。系統能夠收集手工糾正的文檔，反饋給自動學習算法，用于改

11、進和優化已有的自動分類模型，提高自動分類的準確率。階段4：將分類體系部署到企業信息基礎架構中通常，信息分類體系不是孤立地運行，而是和其他信息系統壹起工作，來提高和改進信息訪問的效率。能夠采用下面的四種方式部署信息分類體系：多維度瀏覽信息分類體系能夠應用于內容管理和知識管理系統中。例如，通過瀏覽器展示多維度的分類體系，且且為用戶提供自由的、于多維度之間進行切換的功能，將給用戶獲得知識帶來很大的方便。增強檢索能力將信息分類體系和全文搜索引擎集成起來，提高信息查找的效率。和搜索引擎的結合方式，能夠是先搜索，然后按類別瀏覽；或者先瀏覽分類體系，然后于選定的類別下進行全文檢索，從而有助于快速定位和發現所

12、需的信息。企業知識庫企業的知識分類本身就是壹個很好的知識庫。企業信息分類體系潛于的意義于于，具有層次結構的分類把不同的信息按照父子關系聯系于壹起，關聯的知識于特定的上下文環境下更容易被發現。于瀏覽知識分類體系的過程中，員工就是于不斷地學習和接受培訓。信息發布和定制企業信息分類能夠和企業信息門戶，或者商業智能系統進行集成。于門戶系統中，信息分類體系能夠直接作為信息導航架構使用。不同的員工或客戶由于工作職能不同和關注的主題不同，需要不同的信息。壹般來講，這能夠通過基于信息分類體系的個性化的定制，以滿足個性化的信息需求。之上只是企業信息分類應用最典型的壹些場景。實際上，企業信息分類體系作為企業信息基礎架構的重要組成部分，能夠應用到企業幾乎所有的IT系統中，作為企業的IT規范進行應用。階段5：持續不斷地維護企業信息分類于企業中，業務戰略也可能發生變化，組織架構和業務流程會不斷地調整，導致不斷有信息于產生，新