1、職場(chǎng)禮儀之電子郵件禮儀 職業(yè)人士利用公司郵箱發(fā)送郵件與私人信件有著很大區(qū)別，存在著職 場(chǎng)郵件禮儀方面的新問(wèn)題。“在商務(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間” ，電子郵 件禮儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間， 只把有價(jià)值的信息提供給需要的 人。寫 E-mail 就能看到其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫每封 E-mail 的時(shí)候，要想到收信人會(huì)怎樣看這封 E-mail ，時(shí)刻站在對(duì)方立場(chǎng)考慮， 將心 比心。同時(shí)無(wú)對(duì)別人之回答過(guò)度期望， 當(dāng)然更不應(yīng)該對(duì)別人之回答不屑一顧。關(guān)于主題 主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主 題才行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷

2、其重要性。1、一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的；2、標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓 Outlook用“”才能顯示完 你的標(biāo)題；3、標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性， 切忌使用含義不清的標(biāo)題， 如“王先生收”；4、一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信談及多件事情，以便 于日后整理；5、可適當(dāng)使用大寫字母或特殊字符（如“！ ”等）來(lái)突出標(biāo)題，引起 收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字 眼；6、回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)， 可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題， 不要“ RERE” 一大串。關(guān)于稱呼與問(wèn)候1、恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是

3、面向他的，要求其給 出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、 All 。 如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“ X 經(jīng)理”；如果不清楚 職務(wù)，則應(yīng)按通常的“ X先生” “X小姐”稱呼，但要把性別先搞 清楚。不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱 呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dear XXX, 顯得很熟絡(luò)。2、E-mail開頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)。最簡(jiǎn)單的開頭寫一個(gè)“ HI”中 文的寫個(gè)“你好”；結(jié)尾常見的寫個(gè)BestRegards，中文的寫個(gè)“祝 您順利”之類的就可以了。俗話說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有 些地方不妥，對(duì)方

4、也能平靜的看待。關(guān)于正文1、 E-mail 正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順。 E-mail 正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō) 清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單 獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰地表達(dá)，不要出 現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵 件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。2、注意 E-mail 的論述語(yǔ)氣。根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān) 系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)卣Z(yǔ)氣進(jìn)行論述， 以免引起對(duì)方不適。尊重對(duì)方，“請(qǐng)、謝謝”之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而 客觀。“

5、郵件門”就是深刻的教訓(xùn)！3 、 E-mail 正文多用 1234 之類的列表，以清晰明確。如果事情復(fù)雜， 最好 1、2、3、 4 的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰準(zhǔn)確的說(shuō)明。保持你的每 個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長(zhǎng)篇大論。4 、 一次郵件交代完整信息。 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚， 說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之 類的郵件，這會(huì)讓人很反感。5、 盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查。這是對(duì)別人 的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文 E-mail ，最好把拼寫 檢查功能打開；如果是中文 E-mail ，注意拼音輸入法帶給你的同 音別字。在郵件

6、發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順， 拼寫是否有錯(cuò)誤。6、合理提示重要信息。不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字 體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱讀7、合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述。對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或 討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖標(biāo)加 以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。8、不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用“：）”之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得 比較輕佻。 Business E-mail 不是你的情書，所以“： ）”之類的最 好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合。關(guān)于附件

7、1、如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件；2、附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才能看懂的文件 名；3、正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)；4、附件數(shù)目不宜超過(guò) 4 個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件；5、如果附件是特殊格式文件，應(yīng)在正文中說(shuō)明打開方式，以免影響 使用；6、如果附件過(guò)大（不宜超過(guò)2MB,應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。語(yǔ)言的選擇和漢字編碼1、只在必要的時(shí)候才使用英文郵件。 英文郵件只是交流的工具， 而 不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平的。 如果收件人是其他國(guó)家和地區(qū) 的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問(wèn)題，你的中 文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為

8、亂碼天書。2、尊重對(duì)方的習(xí)慣， 不主動(dòng)發(fā)英文郵件。 如果對(duì)方與你的郵件往來(lái) 時(shí)采用中文， 請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他； 如果對(duì)方發(fā) 英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。3、對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件， 建議使用中文。 你很難保證 你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問(wèn)題， 而 影響郵件所涉及問(wèn)題的解決。4、選擇便于閱讀的字號(hào)和字體。 中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體， 英文 就用 Verdana 或 Arial 字型，字號(hào)用五號(hào)或 10 號(hào)字即可。這是 經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號(hào)和字體。 不要用稀奇古怪的字 體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。結(jié)尾簽名 每封郵件在結(jié)

9、尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然 你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。1、簽名信息不宜過(guò)多。電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名 檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不 宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò) 4 行。你只需將一些必要信息放在上面， 對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。 引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘， 或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合，切記一定要得 體。2、不要只用一個(gè)簽名檔。對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往 來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓你與對(duì)方顯得疏 遠(yuǎn)。你

10、可以再 Outlook 中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。3、簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)該選擇比正文字體小一些。回復(fù)技巧1、及時(shí)回復(fù) E-mail 。收到他人的重要電子郵件后， 即刻回復(fù)對(duì)方一下， 往往還是必不可少的，這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是 2 小 時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。對(duì)每一份郵件都立即處理時(shí)很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的 郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過(guò) 24 小時(shí)。 如果事情復(fù)雜，你無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說(shuō) “收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云” 。不 要讓對(duì)方苦苦等待，記住：及

11、時(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收 到了。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以 免影響工作。2、進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)。當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到 回件中，然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行 必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。3、回復(fù)不得少于 10 個(gè)字。對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件， 你確只回復(fù)“是 的”、“對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么 著也要湊夠 10 個(gè)字，顯示出你的尊重。4、不要就同一個(gè)問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓。如果收發(fā)雙方就同 一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò) 3 次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō)不清楚。此時(shí)應(yīng)采

12、用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。 電子郵件有時(shí) 并不是最好的交流方式。對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越 RE 越高，這將導(dǎo)致郵件過(guò)于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)及時(shí)對(duì) 之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。5、要區(qū)分 Reply 和 Reply All 。如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單 獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了； 如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求做出結(jié)論響 應(yīng)，應(yīng)該 replay all ，讓大家都知道；不要讓對(duì)方幫你完成這件事 情。如果你對(duì)發(fā)件人提出的問(wèn)題不清楚， 或有不同的意見， 應(yīng)該與發(fā)件 人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面不停的 RE來(lái)RE去，與發(fā)件人討

13、論。你們討論好了再告訴大家。 不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果 的郵件。點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！6、主動(dòng)控制郵件的來(lái)往 為避免無(wú)謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回 復(fù)，或在文末添上以下語(yǔ)句： “全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參 考，無(wú)需回復(fù)”。正確使用發(fā)送、抄送、密送要區(qū)分To和CC海域BCC（區(qū)分收件人、抄送人、密送人）1、To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題的人，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)；2、而CC的人則只是須需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對(duì)郵件予以響 應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回E-mail ；3、而BCC是密送，即收件人是不知道你發(fā)給了 BCC的人了的。這個(gè)可能 用在非常規(guī)場(chǎng)合；4、TO CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。 比如按部門排列；按 職位等級(jí)從高到底或從低到高都可