1、OA辦公系統(tǒng)管理辦法1目的為有效利用 OA辦公系統(tǒng)，建立信息化平臺，規(guī)范信息的使用和傳遞，促進業(yè)務流程與信息流程的統(tǒng)一，提高經營管理的效 率和效果，特制定本辦法。2范圍本辦法適用于公司 OA辦公系統(tǒng)（簡稱 OA系統(tǒng)）的基本功 能模塊、報表系統(tǒng)和電子工作流程，其中，電子工作流程包括合 同審批流程、公文審批流程、印章管理流程、文件處理單流程、費用報銷流程等。根據公司發(fā)展需要，將對 OA系統(tǒng)適用范圍進 行適時調整。3職責3.1 OA系統(tǒng)的戰(zhàn)略規(guī)劃、重要信息系統(tǒng)政策等重大事項應當經由公司有權機構審批通過后，方可實施。OA系統(tǒng)使用部門應積極參與信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃、重要信息系統(tǒng)政策等的制定工作。3.2 公司

2、行政部是 OA系統(tǒng)的歸口管理部門，可由其根據實際情況委托專業(yè)服務機構從事OA系統(tǒng)的開發(fā)、運行與維護等工作。3.3 行政部信息管理員具體負責以下工作：3.3.1 程序管理：負責保障并監(jiān)控應用程序正常運行。3.3.2 數據庫管理：對OA系統(tǒng)中的數據進行存儲、處理、管理，維護組織數據資源。.3.3.3 數據控制：確保原始數據經過正確授權，監(jiān)控信息系 統(tǒng)工作流程，協調輸入和輸生。3.3.4 終端操作：終端用戶負責記錄交易內容，授權處理數 據，并利用系統(tǒng)輸生的結果。3.4 行政部信息管理員，負責OA系統(tǒng)電子檔案的存檔工作。3.5 行政部信息管理員定期核對 OA系統(tǒng)上的人員名單。3.6 行政部組織開展新員

3、工培訓及OA系統(tǒng)培訓工作。3.7 公司各部門、各分子公司，應配合開展OA系統(tǒng)電子工作流程的制定，積極參加培訓，掌握 OA系統(tǒng)使用技巧，實現熟 練運用OA系統(tǒng)的目的。4程序4.1 OA系統(tǒng)的開發(fā)、變更、運行與維護控制4.1.1 OA系統(tǒng)的開發(fā)控制4.1.1.1 公司行政部應當根據信息系統(tǒng)建設整體規(guī)劃，提由信 息系統(tǒng)項目建設方案，經審批后實施。4.1.1.2 OA系統(tǒng)開發(fā)過程中，應當明確提由開發(fā)需求和關鍵控 制點，采取多種方式與開發(fā)單位進行充分溝通，為系統(tǒng)開發(fā)奠定 良好基礎。行政部應當加強信息系統(tǒng)開發(fā)全過程的跟蹤管理。4.1.1.3 公司應當成立OA項目管理小組，負責信息系統(tǒng)的開 發(fā)，對項目整個過

4、程實施監(jiān)控。4.1.2 OA系統(tǒng)的變更控制公司應當制定詳細的信息系統(tǒng)上線計劃。對涉及新舊系統(tǒng)切 換的情形，OA系統(tǒng)用戶部門應當積極參與數據遷移過程，對數據.遷移結果進行測試。4.1.3 OA系統(tǒng)的運行與維護控制4.1.3.1 公司新入職（或離職）人員，由行政部信息管理員在1個工作日內完成用戶注冊（或注銷）工作。4.1.3.2 登陸OA系統(tǒng)后，新員工應首先進入“控制面板”，填寫“個人信息”、“賬號與安全”欄目。4.1.3.3 每位員工的存儲空間（包括個人郵箱、個人文件柜、 內部短信）為100M,如要增加容量，須向行政部提由申請。4.1.3.4 發(fā)布在OA系統(tǒng)“公告通知”的信息，經發(fā)文單位負 責人

5、審核、行政部經理審批后，方可進行信息發(fā)布。4.1.3.5 電子工作流程發(fā)送后，流程發(fā)起人應根據工作的輕重 緩急，對電子工作流程進行檢查、催辦。4.1.3.6 流程經辦人應及時處理收到的電子工作流。4.1.3.7 公司各部門、各管理處，應指定專人，根據公司的規(guī)章制度，負責制作工作流程，填寫工作流程信息調查表（詳見附件1）;填寫完畢并簽批后，提交給行政部信息管理員。4.1.3.8 行政部信息管理員根據工作流程信息調查表，制作OA電子工作流程，在通過試運行后，通過正式發(fā)文方式進行試運 行，適時轉入正式運行。4.1.3.9 由現以下情況時，必須對工作流程進行修改：a公司規(guī)章制度和工作流程發(fā)生變動。b.

6、國家法律法規(guī)變化。c.其他情況。.4.1.3.10 需要對工作流程做由修改時， 相關人員填寫OA系 統(tǒng)電子工作流程修改意見單 （詳見附件2）,經部門負責人、分管 領導、總經理審批后，提交給行政部信息管理員組織修改工作。4.1.3.11 需要廢止某類工作流程時，由編寫部門起草工作流 程廢止申請報告，說明廢止原因，報公司領導審批后方可執(zhí)行。4.1.3.12 行政部信息管理員負責 OA系統(tǒng)的存檔工作。4.1.3.13 涉及公司資金、法律權益、人事調整等重要事項的電子工作流程，如公文管理流程、合同管理流程、印章管理流程、 招投標管理流程等，除進行電子存檔外，還應打印紙質文本，根 據公司檔案管理制度進行

7、存檔。4.1.3.14 OA用戶應定期清理所屬數據，如OA短信、郵件等， 保證服務器的運行速度與質量。行政部信息管理員應定期檢查服 務器的可用資源，協助員工清除多余的數據資料。4.1.3.15 行政部信息管理員應定期備份數據庫，每周將服務器上的數據拷貝到專用移動硬盤。4.2 信息系統(tǒng)訪問安全4.2.1 行政部信息管理員應接受培訓，經考核合格后方能正 式上崗。信息管理員應在權限范圍內進行操作。更換信息管理員 或密碼泄露后，必須及時更改密碼。若信息管理員離開工作現場， 必須鎖定或退由已運行的程序，防止其他人員利用自身賬號操作。4.2.2 行政部信息管理員應定期檢測信息系統(tǒng)運行情況，及 時進行計算機

8、病毒的預防、檢查工作，禁止用戶安裝非法防病毒 軟件和私自卸載公司要求安裝的防病毒軟件。未經許可，不得在. 服務器上安裝不相關的程序、軟件，避免由此帶來的安全漏洞。4.2.3 行政部信息管理員應當充分利用操作系統(tǒng)、數據庫、應用系統(tǒng)自身提供的安全性能，在系統(tǒng)中設置安全參數，以加強 系統(tǒng)訪問安全。禁止未經授權人員擅自調整、刪除或修改系統(tǒng)中 設置的各項參數。涉及上網操作的，應當加強防火墻、路由器等 網絡安全方面的管理。4.2.4 行政部信息管理員不得擅自進行系統(tǒng)軟件的刪除、修 改等操作。信息管理員應嚴格規(guī)范賬號、密碼和使用權限。4.2.5 OA用戶應保管好自己的用戶密碼，不得將自己的帳號和密碼告訴他人

9、，由他人登陸 OA、處理電子工作流程。4.2.6 OA系統(tǒng)用戶應及時查閱登陸日志，若發(fā)現有非法登陸的情況，應及時向行政部信息管理員報告，并及時更改密碼。4.2.7 原則上，OA用戶禁止在公共場所使用公用電腦（如網 吧、機場等場所的公用電腦），以防個人OA權限被盜用、泄露公 司信息。4.2.8 信息管理員應定期對系統(tǒng)中的賬號進行清查，檢查操 作日志，避免有授權不當的賬號，及時清除非授權賬號。4.3 OA硬件管理4.3.1 行政部信息管理員應當根據公司制度，對系統(tǒng)設備的新增、報廢、流轉等情況建檔登記，統(tǒng)一管理。4.3.2 行政部信息管理員維護OA系統(tǒng)硬件所處環(huán)境，以及檢 查更換系統(tǒng)硬件等。維護OA

10、系統(tǒng)所處環(huán)境包括機房的溫度、濕度、電壓，網絡設施的保護措施等；檢查更換系統(tǒng)硬件，應當包括定. 期或不定期對系統(tǒng)硬件本身狀況進行檢查，及時發(fā)現、排除問題。4.3.3 公司機房由行政部信息管理員負責管理和檢查。進由公司機房，需進行登記，嚴格管理。其他任何人員未經授權不得進 入機房，不得接觸計算機信息系統(tǒng)硬件設備。對于主要系統(tǒng)服務 器應當配備不中斷電源供給設備。硬件設備的更新、擴充、修復 等工作應當由相關人員提由申請，報批后方可開展工作。信息管 理員應當嚴格遵守用電安全，不得在計算機專用線路上使用其他 用電設備。4.3.4 公司機房一經發(fā)生異常狀況（如冒煙、打火、異常聲 響等），應當立即通知行政部進

11、行處理。4.4 罰則4.4.1 信息管理員，由于未能及時備份上周數據，導致OA系 統(tǒng)所有數據丟失，當月績效考核記0分。同時，公司將視情節(jié)嚴重性，予以處罰。4.4.2 信息管理員，由于操作不當，導致電子文檔未能及時保存、丟失電子檔案的，當月績效考核記10分。同時，公司將視情節(jié)嚴重性，予以處罰。4.4.3 OA用戶在上班時間需保持在線，如未按時登陸，當月 績效扣罰5A分/次。4.4.4 原則上，流程經辦人應在1個工作日內完成電子工作流程的批閱工作。超時一次，當月績效扣罰5A分。4.4.5 OA用戶向他人泄露登錄賬號和密碼口令，并由他人代為處理電子工作流程的，造成不良后果，公司將通報批評。.4.4.

12、6 使用OA系統(tǒng)時，應注意信息保密，如將OA系統(tǒng)上的 重要資料向外泄露，公司將進行通報批評。情節(jié)嚴重者，公司將 依法追究其法律責任。4.4.7 盜用他人OA系統(tǒng)賬號、密碼者，一經發(fā)現，公司將通 報批評。情節(jié)嚴重者，公司將依法追究其法律責任。5、記錄5.1 工作流程信息調查表5.2 OA系統(tǒng)電子工作流程意見填寫單6、附則6.1 本制度由行政部編制并解釋。6.2 本管理制度自下發(fā)之日起開始執(zhí)行。.工作流程信息調查表流程編號流程名稱表單編號部門流程圖例 .廳P步驟名稱處理者描述處理策略是否允 許回退是否允 許簽總 見是否有字段不允許該 步驟查看（有請在該 步驟著名字段名稱可寫字段12345分管領導簽字:部門負責人簽字:填寫人簽字：，OA系統(tǒng)電子工作流程意