1、精選優質文檔-傾情為你奉上操作手冊目 錄第一章 系統概述1.1 系統概述“天然氣業務管理系統”是面向鑫泰公司的天然氣業務的一套客戶管理和收費系統，負責管理大量的天然氣用戶群體并生成經營天然氣業務的各類報表。此系統將Internet技術，Web程序，Excel和SQL數據庫結合，充分利用鑫泰公司現有的計算機設備，用數據庫技術真實、準確、完整、及時地記錄天然氣用戶的資料和用氣情況，反映天然氣業務的經營情況和資金回收情況，反映職員的業績情況。同時，此系統還為經營決策著提供各種報表，擯棄了傳統的逐級手工統計加工數字，無須人員干預，既可保證報表的真實性和及時性，又極大地提高了工作效率。本系統以每日的抄表

2、數和收費金額為依據，由基層抄表員錄入數據。采取了嚴格的風險管理控制，對各級使用人員采取不同的權限控制。客戶資料的保管存放簡單，資料的安全性得到了保障。抄表員錄入的數據由計算機進行驗證和匯總，欠費和預收計算機自動記帳，抄表數和收費金額息息相關，與財務部門緊密地結合到一起。1.2 硬件配置及環境要求1.2.1服務器端硬件配置：P4計算機，512 M以上內存，刻錄機，打印機。操作系統：Win2000服務器版或WinXP、Win server 2003。應用系統：Microsoft Office2000。數據庫：Microsoft SQL Server 20001.2.2客戶端硬件配置：P166以上計

3、算機，32M以上內存，軟驅、網卡。操作系統：Win95、Win98、 Win2000、 WinXP等。應用系統：Microsoft Office2000。1.3 系統功能及特點l 易用性強：操作簡單，只要會上網就會操作。只要會用鼠標和數字鍵盤就會錄入抄表收費業務。有批量入帳模塊，每天交帳輸帳只需輸入抄見氣數，輸帳速度快。只有建檔人員需要輸入客戶名稱漢字。區域位置參數一次建立，永久使用。l 安全性強：操作員密碼控制，功能使用的權限控制，自動退出機制，欠費預收自動控制，資料光盤永久保存。使用多達5級的安全控制，職能分離。從管理層到收費員層層循環控制，互相牽制，相互監督。使客戶檔案和交易資料得到嚴密

4、保護。l 智能查詢：可以根據自己的零星記憶、可以根據自己的需要查出任何自己想要的數據，并且可以任意排序。l 實時性強：操作員錄入的數據通過網絡實時存入數據庫，從網絡上調用的數據和報表都是實時的。l 靈活性強：操作員可以在任意網絡計算機上操作，抄表員可以在任意一臺計算機甚至在自己家里輸帳。由管理部門控制，抄表員可以每天交帳輸帳，也可以幾天或一個月交帳輸帳一次。提供多種數據錄入模式，單筆錄入，可以抄表并收費，可以只抄表也可以只收費。多筆錄入，可以輸一天業務，可以輸幾天業務，也可以補輸幾個月業務。l 擴展性強：通過擴展網絡可以無限制地擴展使用者；通過電信網絡可以擴展網絡到地、州、市、縣，可以管理多個

5、地區的天然氣客戶資源；進一步提升服務器性能和提高安全性，甚至可以將網絡擴展到互聯網上。收費模式可以擴展，系統功能可以擴展，平臺可以擴展，管理領域可以擴展。預留了抄表器接口，銀行代收費接口，自動氣表接口。1.4 系統結構圖樓內局域網軟盤、U盤批量數據交換抄表員在自己家里計算機上批量輸帳銀行脫機代收費主機服務器（系統管理）阜康分公司（查詢、檔案管理、抄表、收費） 交換機米泉分公司（查詢、檔案管理、抄表、收費）電信光纖庫車分公司（查詢、檔案管理、抄表、收費）Internet銀行（聯網聯機代收費）烏市分公司（查詢、檔案管理、抄表、收費）四川某酒店（查詢、報表）總公司（查詢、報表）抄表員家（查詢、抄表、

6、收費）第二章 系統功能及操作所有功能畫面上出現的內容都可以按按扭打印，或點擊“文件”à“打印”，在打印機上打印出來。2.1 登陸及退出在計算機桌面上雙擊“鑫泰天然氣收費管理系統”，或者打開Ie瀏覽器，在地址欄輸入:或192.168.0.254。進入主程序界面。如圖： 圖1點擊右上角的 關閉主程序界面窗口。2.1.1 啟動界面為了保證最佳的顯示效果：1， 請將窗口最大化，點擊窗口右上角的按扭。2， 請將顯示屬性設置里的屏幕區域設置為1024*768。進入主程序界面后顯示歡迎、簡介簡訊和各大功能菜單圖標等。并出現登陸對話框。當鼠標移動到功能菜單大圖標上時，子菜單會彈出，鼠標移動到子菜單，

7、相應文字文字變色，鼠標也變成手狀。如圖：可以單擊鼠標左鍵進入相應功能，但沒有登陸，這些功能都不能執行，單擊后會強行讓你登陸。此時只有時鐘掛歷可以單擊，進入萬年歷。注意：由于歷史原因，此畫面有一個錯誤：當鼠標快速移動經過大圖標并移出窗口時會出現以下提示：請不要理會，點擊“取消”即可。 2.1.2 登陸在登陸框輸入操作員代號，請注意區分大小寫，在密碼框輸入密碼，為保密，輸入的密碼顯示為*號。用鼠標點擊確定或直接按鍵盤上的Enter鍵。如果成功登陸則返回主界面，在時鐘掛歷下會顯示操作員名稱和退出紅字。如果登陸失敗會進入重新登陸畫面。同樣需要輸入操作員代號和密碼。技巧：可以使用鍵盤上的Tab鍵在輸入框

8、之間移動，Enter鍵執行確定（這個動作叫回車）。拋開了鼠標操作，會加快輸入速度。以下的各部分功能菜單中都可以使用這個技巧。2.1.3 退出如果使用者離開計算機，必須執行退出，否則，別人會以你的名義進行破壞性的操作或誤操作。每個操作員都有自己的代號和密碼，請保管好自己的密碼，防止被別人竊取。在主界面的時鐘掛歷下有操作員名稱和退出紅字。如圖： 用鼠標左鍵點擊退出，即可退出系統。或者干脆點擊右上角的 關閉主程序界面窗口。自動退出：為防止操作員忘記退出，當計算機發現長時間未動鍵盤或鼠標、長時間停留在一個畫面上時，系統會自動退出。2.2 使用者管理為了公司商業秘密的安全，沒有操作員代號的人不能使用本系

9、統。而且管理層還要定期對可以使用本系統的操作員代號進行管理。我們把這套系統的使用者統稱為“用戶”。2.2.1添加用戶不是每個人都可以增加用戶的。只有具有級權限的管理者才可以增加并管理用戶。關于權限控制的詳細釋義在第五章，管理者或想了解權限的人可以先看第五章。這樣才能更合理地管理用戶。1， 將鼠標指針移動到“用戶”上。2， 在彈出的菜單上左鍵單擊“添加用戶”。如圖：3， 輸入登陸帳號：為此用戶的代號，輸入任意字母數字組合。以后登陸時用此代號。4， 用戶姓名：輸入正式的用戶的姓名。5， 登陸密碼：輸入任意字符，顯示為*。并“再輸一次”以便加深記憶并確認。此密碼由用戶自己更改為只有自己知道的密碼。所

10、以這里密碼設置可以相對簡單一些。6， 用戶權限：點擊相應的職能前的圓點使之變成黑點。默認值為最低權限收費員。 7， 所屬部門：當用戶群增大時，或有多個地州市的用戶時，應該指明所屬部門。8， 點擊“確定”按扭或直接回車確認9， 如果成功將返回主界面。10， 如果不成功請查明原因，用戶號是絕對不能重復的。單擊左上角的后退按扭 可以返回添加用戶畫面進行修改。2.2.2修改密碼這項功能只有在知道自己密碼的前提下，為了更換密碼才可以執行。1， 將鼠標指針移動到“用戶”上。2， 在彈出的菜單上左鍵單擊“修改密碼”。如圖：3， 輸入登陸帳號。4， 輸入舊密碼。這一項是必須的。否則，不能更改密碼。5， 輸入新

11、密碼：輸入任意字符，顯示為*。6， 并“再輸一次”以便加深記憶。7， 點擊“確定”按扭或直接回車確認8， 如果成功將返回主界面。9， 如果不成功請查明原因，單擊左上角的后退按扭可以返回添加用戶畫面進行修改。2.2.3 用戶管理這項功能是管理者對所有系統中的用戶進行管理所設計的。可以對用戶信息進行修改，可以清空密碼和刪除不需要的用戶。1， 將鼠標指針移動到“用戶”上。2， 在彈出的菜單上左鍵單擊“用戶管理”。3， 屏幕上按權限排序列出所有用戶。如圖：4， 如果想對某個用戶進行操作，用鼠標左鍵單擊此用戶代號，進入另一個畫面。如圖：5， 這個畫面有兩種執行選擇按扭：“確認以上修改”和“刪除以上用戶”

12、。6， 如果想直接刪除這個用戶，可以直接左鍵點擊“刪除以上用戶”。成功后將返回主界面。7， 如果想修改此用戶信息，可以修改顯示到屏幕上的輸入框里的內容。8， 如果用戶忘記密碼，此時可以就忽略原來的密碼。直接給他設定一個簡單的密碼給他。9， 注意：進入這個畫面的用戶，權限會被還原到初始權限“收費員”，所以權限必須重新給定，請參照“用戶權限”下面的“原來的權限”。10， 修改選擇完畢，點擊“確定”按扭確認，如果成功將返回主界面。11， 如果不成功請查明原因，單擊左上角的后退按扭可以返回添加用戶畫面進行修改2.3 系統管理此功能由管理者對產生客戶號的因素進行維護，并且要相當謹慎和小心，不要刪除已經建

13、立并因此產生過許多客戶號的區域位置。還可以對天然氣的定價，特殊用戶的收費，軋帳日，滯納金等業務經營中的規則進行維護。2.3.1 區域位置參數注意：在建立和使用客戶檔案之前必須先進行區域位置參數維護。因為客戶號里就是由這些項目參數組成，可以很直觀地從客戶號得知客戶所在的具體位置。這項工作非常重要，您必須有運籌帷幄的能力和強烈的全局意識，有強烈的責任感，否則會給以后的所有工作帶來很大的麻煩。1， 鼠標指針移動到“參數”上。2， 在彈出的菜單上左鍵單擊“區域位置參數”。3， 屏幕上從左到右按區域大小顯示出6個欄目，每個欄目可以獨立進行增加、修改、刪除操作，如圖：4， 增加：在增加按扭上方的輸入框里輸

14、入代號和名稱后，按增加按扭即可。增加的內容在下方就可看到。如果看不到，可以拖動滾動條。5， 修改和刪除：想修改和刪除某一條，用鼠標點擊蘭色的項目代號，其內容就出現在修改刪除框里，可以進行內容修改，修改完畢，點擊修改即可。點擊刪除就可以刪除這條記錄。6， 操作完畢后點擊回到主界面。技巧：應該盡可能合理地配置區域位置參數，找到群體客戶的共同點，以便在同一位置的客戶都能使用到這些參數，節約號碼資源。客戶號（客戶具體位置）就是由這些組成，這6項應該盡可能全部用上，范圍從大到小逐漸縮小，最后定格到客戶居所。例如：在片區里增加了一項“稻香南路糧食局家屬院”，這是極不合理的，因為“稻香南路”是一個較大的片區

15、，有很多居民，商家，工廠分布在這個片區，應該獨立設置，以便他們都可以使用。至于“糧食局家屬院”，如果其中樓房很少，完全可以在“樓棟”項目設立“糧食局家屬院”。例如：在片區有“古牧地西路片區”，同時又有“古牧地西路”，這是比較模糊的設置。記住：號碼資源有限，不要浪費。最多的“片區”項目也只有999個。注意：有些項目有些客戶可能沒有，例如單元、層數。可以以代號00-代表沒有。2.3.2 協議價格1， 鼠標指針移動到“參數”上。2， 在彈出的菜單上左鍵單擊“協議價格維護”。3， 在跳出的輸入框輸入客戶號后，點擊“確定”按扭或直接回車確認，顯示此客戶的信息如圖：4， 在協議價格輸入欄輸入與客戶協商的價

16、格。5， 點擊“確定修改”按扭或直接回車確認。成功后返回主界面。這項功能可以控制收費多少，可以對應臨時協議或長久協議隨時修改。可以適應有條件的協議：如用氣量達到一定程度后按優惠價格收費。在這里可以有人工控制。2.3.3 定價收費方案在使用抄表交費功能前，必須對定價收費方案進行維護：1， 鼠標指針移動到“參數”上。2， 在彈出的菜單上左鍵單擊“定價收費方案”。3， 在跳出的畫面上選擇一種類型。點擊“確定”按扭或直接回車確認，顯示此類型的信息如圖：4， 在需要修改的項目框內點擊鼠標左鍵或按Tab鍵移動到目標項目框內開始修改。結帳日：每月抄表交費截止日，影響到分配抄表范圍的內容；關系到滯納金的計算。

17、如果搞錯，滯納金將會計算錯誤。每月底必須添入當月結帳日。格式為（yyyy-mm-dd）。例如（2002-07-30）。滯納金比例：計算滯納金時用到的比例。例如（0.02代表2%）。單價：此種類型用戶的單價。例如（1.13）。優惠方案：針對此種類型用戶用氣量大的時候的優惠措施，例如：超過(5000)方后的部分，每（100）方送（10）方。以上面的例如內容舉例：某用戶上月（6月）氣數為300方，本月（7月）抄表氣數為5500方，通知用戶后，用戶直到8月5日才來交費:：用氣量：5500-300=5200方， 優惠氣數：（5200-5000）*0.1=20方，氣費：（5200-20）*1.13=585

18、3.40元 滯納金：6(天)*5853.40*0.02=702.41元實際應交費：5853.40+702.41=6555.81元。5，修改選擇完畢，點擊“確認修改”按扭確認，如果成功將返回主界面。2.4 日常業務此功能主要應用于每日所發生的抄表及收費業務，是整個系統的基礎數據采集的源頭。2.4.1 抄表收費此功能主要是針對柜臺上單筆既有抄表氣數，又收費（或沒有收費）的業務。當客戶欠費時必須進行單筆輸入，以便對滯納金進行計算。1， 將鼠標指針移動到“業務”上。2， 在彈出的菜單上左鍵單擊“抄表收費”。3， 跳出如下畫面：4， 在客戶號欄輸入客戶號，在抄表日期框已經默認顯示當天日期，如果抄表日期不

19、是當天，請修改為正確的抄表日期。在氣數欄輸入抄見氣數。點擊“確定”按扭或直接回車確認，顯示此客戶的交費信息如圖：5， 上圖詳細地列明了客戶用氣量、滯納金、優惠份額等信息，在“本次交費金額”上方自動顯示應交氣費。6， 在“收費金額”欄輸入實際收費金額，可以是零，代表沒有收費，可以大于或小于應交氣費。a,如果“目前應交氣費”為負數，說明客戶以前的剩余氣費足以支付本次氣費，并仍然有剩余。b,在本次交費金額中輸入有3中情況：（1），交費金額剛好等于應交氣費-足交（2），交費金額大于應交氣費-預交（3）交費金額輸入0-只抄表未交費。 7， 交費金額輸入完畢，點擊“確定”按扭或直接回車確認，顯示此客戶的交

20、費后信息如圖：如果確認此客戶交費情況正確，點擊“最后確認”按扭或直接回車確認，返回抄表收費畫面。可以進行下一個業務。在“最后確認”前可以按按扭打印出來交給客戶，作為憑據。8， 如果一個客戶一天中發生多次業務，計算機會跳出提醒畫面如圖：點擊確定可以繼續，但是盡量不要這樣，因為如果剛好碰到這天的某一次業務需要沖正，執行沖正后，這天的所有業務都將被撤消。10，操作完畢后點擊回到主界面。2.4.2 柜臺交費此功能主要是針對柜臺上單筆客戶交費的業務。這時不知道抄表氣數，客戶是來主動交費的。或者前期已經輸入了抄表氣數，客戶欠費，得到通知后來交費的。1， 將鼠標指針移動到“業務”上。2， 在彈出的菜單上左鍵

21、單擊“柜臺交費”。3， 在跳出的畫面的客戶號欄輸入客戶號，點擊“確定”按扭或直接回車確認，顯示此客戶的交費信息如圖：4， 上圖詳細地列明了截止當前日期的客戶帳戶余額、滯納金、目前氣數等，在“本次交費金額”上方自動顯示目前應交氣費。如果“目前應交氣費”為負數，說明客戶以前的剩余氣費足以支付本次氣費，并仍然有剩余。5， 在“本次交費金額”欄輸入實際收費金額，必須大于應交金額，否則若再次欠費，滯納金將重復計算。6， 交費金額輸入完畢，點擊“確定”按扭或直接回車確認，顯示此客戶的交費后信息。7， 如果確認此客戶交費情況正確，點擊“最后確認”按扭或直接回車確認，返回柜臺收費畫面。可以進行下一個業務。8，

22、 操作完畢后點擊回到主界面。2.4.3 帳務沖正此功能是按照日期倒退逐筆撤消客戶已經發生并且已經錄入的抄表收費業務。1， 將鼠標指針移動到“業務”上。2， 在彈出的菜單上左鍵單擊“帳務沖正”。3， 在跳出的畫面的客戶號欄輸入客戶號，點擊“確定”按扭或直接回車確認，顯示此客戶最后日期發生的業務信息如圖：4， 點擊“確認沖正”按扭確認，將撤消以上畫面上顯示的業務交易，出現警告畫面如圖：5， 點擊“取消”將不繼續沖正操作。點擊“確定”將撤消這些交易記錄，并返回沖正界面。6， 操作完畢后點擊回到主界面。注意：當一個客戶的所有業務記錄都被撤消后，您必須修改客戶檔案來確定三個關鍵數據：（1）最后抄表日（2

23、）目前氣數（3）剩余氣費。2.4.4 分配抄表范圍此功能必須由主機操作員在主機上執行。此功能用于定期給抄表員分配批量錄入的客戶數據，而且只分配那些本月沒有發生過抄表收費業務的客戶，月初第一次分配時是全部客戶。在一個月當中，不斷有客戶發生業務，所分配的抄表范圍就像篩子一樣，逐漸篩去已經發生過抄表收費業務的客戶，剩下沒有發生業務的客戶。所以越臨近月底，分配的抄表客戶就越少。（一）在天然氣業務系統主界面，如圖1。1， 將鼠標指針移動到“業務”上。2， 在彈出的菜單上左鍵單擊“分配抄表范圍”。3， 進入如下畫面：4， 上次軋帳日顯示“定價收費方案”里的結帳日，控制著所要分配的日期范圍。可以選擇分配幾個

24、月的，這在補帳的時候有用，默認為一個月。選擇分配的客戶類型，地區，片區，可以只分到片區，也可以細分到樓棟。5， 點擊“確定”按扭或直接回車確認，返回主界面。6， 點擊右上角的 使主界面窗口最小化。（二）在電子表格(Excel)里。1， 在桌面上用鼠標雙擊“分配抄表”電子表格的快捷方式。出現以下警告畫面：2， 請點擊“起用宏”，如果點擊“取消宏”，后面的步驟將不能執行。3， 用鼠標點擊右面的“分配未抄數據”。或按“Ctrl+a”，會跳出輸入密碼驗證窗口：4， 輸入管理人員密碼后回車或按“確定”。如果分配的不是幾個月的數據，將跳出輸入日期窗口。5， 輸入預計的抄表日期。目的是避免在批量錄入的時候再

25、輸入抄表日期。6， 然后跳出輸入抄表員名稱窗口：7， 這時候輸入的內容將作為電子表格文檔的文件名，存放在服務器硬盤的C:piliang目錄下。8， 當C:piliang目錄下存在同樣名稱的文件時，計算機會詢問是否替換現有文件，如圖：9， 如果確認原來的文件已經無用，點擊是，看一看分配的內容是否達到了你的目的。然后點擊右上角的 關閉電子表格窗口。以上（一），（二）兩個大步驟可以重復循環，以便為多個抄表員分配范圍。技巧：1， 為了快速分配多個抄表員的數據，可以在（二）15步驟不必關閉電子表格，而是按住鍵盤上的“Alt”鍵不放，同時按“Tab”鍵切換到天然氣業務系統主界面執行（一）的步驟，然后再從（

26、二）的第4步開始執行。2， 為了省略輸入漢字名稱的麻煩，并且保持文件名稱的一致性，可以使用“Ctrl+c”復制“Ctrl+v”粘貼來簡化輸入。注意：3， 一定要保證原來的文件已經進行過入帳處理，現在已經無用，否則進行替換后，抄表員辛辛苦苦錄入的抄表數據剎那間成為空白。4， 分配的未抄表戶不包括欠費戶。計算機將已欠費并已產生滯納金的客戶剔除，欠費戶專門列出，單筆輸入，以便計算滯納金。2.4.5 批量入帳此功能必須由主機操作員在主機上執行。此功能將一批錄入完畢的抄表數據一次性記入主機數據庫的交易記錄中。抄表員將錄入完畢的電子表格數據告訴主機操作員，由主機操作員執行“批量入帳”。關于如何批量錄入及批

27、量操作的詳細說明在第三章“批量錄入模塊”。（一）在電子表格(Excel)里。1， 找到由抄表員錄入并指定的電子表格文件，用鼠標雙擊該文件。出現以下警告畫面：2， 請點擊“起用宏”，如果點擊“取消宏”，后面的步驟將不能執行。3， 用鼠標點擊右面的“檢查發送數據”。或按“Ctrl+w”，計算機自動檢查輸入數據的正確性，如果有錯誤，會反饋錯誤類型，回車后自動跳到錯誤的單元格，將錯誤改正后，再按“Ctrl+w”檢查，直到沒有錯誤為止，然后會跳出輸入密碼窗口，如圖。4， 輸入管理人員密碼后回車或按“確定”。計算機會詢問是否替換現有文件，如圖：5， 必須要點擊是，否則并沒有真正完成這個步驟。然后點擊右上角

28、的 關閉電子表格窗口。（二） 在天然氣業務系統主界面，如圖1。1，將鼠標指針移動到“業務”上。2，在彈出的菜單上左鍵單擊“批量入帳”。進入如下畫面：3， 選擇抄表員，并且由抄表員自己輸入自己的密碼后，點擊“開始入帳”或回車。4， 如果密碼錯誤，將顯示“抄表員密碼錯誤”，如果正確，開始入帳，如果筆數多，將會時間長一些，請等待。 5， 稍后屏幕上會顯示已經入帳但比較特殊或有錯誤沒有入帳的清單。可以按按扭打印出來，作為查找原因的依據。如圖：6， 為了查找原因，可以點擊客戶號進入客戶帳本進行查詢。如圖：7， 單擊左上角的后退按扭 可以返回上一畫面，繼續查詢另一個客戶帳本。8， 操作完畢后點擊回到主界面

29、。2.5 客戶帳務此功能可以查詢某一客戶的明細帳并打印，或者查詢一定條件類型的客戶的明細帳。2.5.1 客戶明細帳1，將鼠標指針移動到“帳務”上。2，在彈出的菜單上左鍵單擊“客戶明細帳”。3，在進入的畫面上，輸入客戶號、年份和月份。回車后調出此客戶的明細帳。如圖：4，如果月份不輸入，就是此客戶全年的明細帳。5，您可以按 按扭打印出來，交給客戶。6， 可以在這個畫面繼續輸入其他客戶號后回車，調出其他客戶明細帳。7， 操作完畢后點擊回到主界面。2.5.2 客戶帳務查詢此功能可以利用一系列組合條件，查詢您需要的帳務，為了方便閱覽您可以選擇一定的排序方式。1，將鼠標指針移動到“帳務”上。2，在彈出的菜

30、單上左鍵單擊“帳務查詢”。進入如下的畫面：3，在輸入框按照左面的釋義輸入一定的內容。在上面眾多的條件中，您可以選擇一種或幾種條件組合起來，得到想要的結果，選擇的條件越多越特殊，計算機運行的越快，得到的結果越精練。如果您選擇很少或很普遍的條件，大多數交易都符合的條件，您也許會碰到很麻煩的事情，計算機運行很長時間，也許會死機，也許會出現以下畫面：4，你可以選擇排序方法，在排序項目前的 上點擊鼠標左鍵，會變成 。代表已經選中。5，點擊“開始查詢”按扭或直接回車確認，稍等片刻，計算機屏幕上會顯示您所需要的帳務內容。6，單擊左上角的后退按扭 可以返回上一畫面，繼續進行條件查詢。7，操作完畢后點擊回到主界

31、面。技巧：這里可以充分發揮您的聰明才智和邏輯思維能力，利用各種條件組合迅速地查找到幾百萬個交易記錄中您想要的幾個。2.6 客戶檔案此功能用來建立和管理客戶檔案，只有有權限的管理人員才能對此功能進行操作。2.6.1 建立客戶檔案建立客戶檔案的工作比較重要，需要您有一定的責任感，您要為以后其他人使用這個客戶號負責，如果以后其他人看到這個客戶號不能確知他的居所。或者和其他客戶號有沖突，您就沒有盡到責任。其中所有內容不能為空，錄入時可以用“Tab”鍵在各個輸入域之間移動而不必用鼠標控制。1， 將鼠標指針移動到“檔案”上。2， 在彈出的菜單上左鍵單擊“建立客戶檔案”， 進入如下的畫面：3， 在輸入框內輸

32、入必須的內容，其中最后抄表日期格式為（yyyy-mm-dd）。例如（2002-07-30）。客戶電話：輸入任何固定，移動電話。沒有輸入0. 銀行帳號：留給以后銀行代理收費使用。目前氣數：截止目前用戶表的數字。可以輸入0。客戶類型、地區、片區、樓棟、單元、層數、方位用上下鍵選擇或用鼠標點擊選擇即可。有些工業、商業客戶沒有單元、層數、方位可以不選擇。計算機自動設為-代表0。4， 輸入完成后回車或點擊確定，出現核實畫面：5， 客戶號是根據客戶類型、地區、片區、樓棟、單元、層數、方位的代號組合產生的。如果您沒有記住沒關系。以后可以在“條件查詢”或“全部檔案”里查詢到。6， 核實所有內容，尤其是客戶地址

33、，由此產生的客戶號以后不能更改。核實無誤后點擊“確認存入”， 7， 如果輸入的內容有誤，計算機將跳出警告窗口。必須改正此錯誤，否則不能繼續。8， 點擊“確認存入”后，如果客戶號有問題，會進入錯誤畫面：9， 單擊2次左上角的后退按扭 可以返回建立畫面，繼續修改。或點擊“請重新輸入”。10， 如果成功后，返回“建立客戶檔案”畫面。繼續建立其他客戶檔案。11， 操作完畢后點擊回到主界面。2.6.2 修改客戶檔案1， 將鼠標指針移動到“檔案”上。2， 在彈出的菜單上左鍵單擊“修改客戶檔案”， 在進入的畫面上輸入客戶號，就可以調出客戶檔案，如圖：3， 在各個輸入框內可以進行修改了。必須注意以下幾點：a)

34、 修改客戶檔案一定要謹慎。需要經過管理層現場授權。b) 客戶檔案里當前氣數、剩余氣費、最后抄表日輕易不要修改，除非受到減免。因為它影響到以后的計費，滯納金等關鍵內容。如果修改了，可能和前面的帳務銜接不上。c) 客戶檔案里地址盡量不要修改，因為客戶號和地址有對應的關系。不要因為某客戶拆遷房屋，地址變化而修改地址。可以給他安裝新表或從0開始，重新建檔案。系統可以存在同一姓名的客戶。4，修改完畢，點擊“確認修改”，有錯誤會出現警告窗口，成功后返回主界面。2.6.3 刪除客戶檔案客戶檔案不是萬不得已不要刪除。1， 將鼠標指針移動到“檔案”上。2， 在彈出的菜單上左鍵單擊“刪除客戶檔案”， 在進入的畫面

35、上輸入客戶號，就可以調出客戶檔案，如圖：3， 點擊刪除，如果剩余氣費不為零，跳出以下警告窗口：說明客戶有欠費（金額為負），或有預交氣費（金額為正）未結清。您不應刪除此客戶。應使剩余氣費結為零再刪除。否則會給您的帳務造成麻煩。除非已經豁免了或此客戶不存在了。4， 如果成功，將返回主界面。2.7 綜合查詢此功能提供了關于客戶檔案的多種查詢方法。2.7.1 智能查詢此功能可以利用一系列組合條件，查詢您需要的客戶檔案，為了方便閱覽您可以選擇一定的排序方式。1，將鼠標指針移動到“查詢”上。2，在彈出的菜單上左鍵單擊“智能查詢”。進入如下的畫面：3，在輸入框按照左面的釋義，輸入一定的內容。在上面眾多的條件

36、中，您可以選擇一種或幾種條件組合起來，得到想要的結果，選擇的條件越多越特殊，計算機運行的越快，得到的結果越精練。如果您選擇很少或很普遍的條件，大多數交易都符合的條件，您也許會碰到很麻煩的事情，計算機運行很長時間，也許會死機，也許會出現以下畫面：4，你可以選擇排序方法，在排序項目前的 上點擊鼠標左鍵，會變成 。代表已經選中。5， 點擊“開始查詢”按扭或直接回車確認，稍等片刻，計算機屏幕上會顯示您所需要的客戶列表。6， 查詢出來的客戶檔案，點擊客戶號后，可以列出此客戶的全部抄表交費記錄（包括已經沖正的記錄）。6，單擊左上角的后退按扭 可以返回上一畫面，繼續進行條件查詢。7，操作完畢后點擊回到主界面

37、。技巧：這里可以充分發揮您的聰明才智和邏輯思維能力，利用各種條件組合迅速地查找到幾萬個客戶檔案中您想要的幾個。利用條件查詢，可以起到事半功倍的效果。哪怕您只知道一點點關于某個客戶的信息（但是您不知道或不需要的條件里不要有內容，哪怕是一個“.”或空格）。例如：1， 客戶號里包含“005”，姓名里包含“張”，而且2003-10-7以后抄過表。如圖：2， 利用條件查詢可以找到客戶檔案的錯誤，如建檔時客戶名稱多敲入了空格。您可以在查詢畫面中客戶號欄輸入一個“空格”進行查詢。3， 利用條件查詢您可以組成某種報表。例如：單一條件“剩余氣費”小于0的查詢，便產生了欠費表。單一條件“當前氣數”大于（50000

38、方）的查詢，便產生了大戶表。單一條件“最后抄表日在（2003-11-7）之前”的查詢，便產生了本月未抄表表。2.7.2 全部檔案1，將鼠標指針移動到“查詢”上。2，在彈出的菜單上左鍵單擊“全部檔案”。列出數據庫中所有客戶的檔案，按客戶號順序排列。4， 在屏幕最下方有等圖標，點擊可以向前或向后、到最后或最前。如圖：5， 點擊客戶號后，可以列出此客戶的全部抄表交費記錄（包括已經沖正的記錄）。6， 操作完畢后點擊 或 回到主界面。2.7.3 空戶列表1，將鼠標指針移動到“查詢”上。2，在彈出的菜單上左鍵單擊“空戶列表”。列出數據庫中所有至今未使用的空戶的檔案，按客戶號順序排列。3，在屏幕最下方有等圖

39、標，點擊可以向前或向后、到最后或最前。如圖：4，操作完畢后點擊 或 回到主界面。2.7.4 協議戶列表1，將鼠標指針移動到“查詢”上。2，在彈出的菜單上左鍵單擊“協議戶列表”。列出數據庫中所有有協定價格的客戶檔案，按客戶號順序排列。3，在屏幕最下方有等圖標，點擊可以向前或向后、到最后或最前。如圖：4，操作完畢后點擊 或 回到主界面。2.7.5 欠費戶列表1，將鼠標指針移動到“查詢”上。2，在彈出的菜單上左鍵單擊“欠費戶列表”。列出數據庫中所有至今已抄表且未交費，計算機記錄的客戶余額小于0的客戶檔案，按客戶號順序排列。3，在屏幕最下方有等圖標，點擊可以向前或向后、到最后或最前。如圖：4，操作完畢

40、后點擊 或 回到主界面。2.7.6 預交戶列表1，將鼠標指針移動到“查詢”上。2，在彈出的菜單上左鍵單擊“預交戶列表”。列出數據庫中所有至今為止計算機記錄的客戶余額超過0的預交費的客戶檔案，按客戶號順序排列。3，在屏幕最下方有等圖標，點擊可以向前或向后、到最后或最前。如圖：4，操作完畢后點擊 或 回到主界面。2.8 業務報表通過計算機程序對數據庫內的客戶交易信息進行分析整理，按管理層的需求產生的月度、年度和往年的報表，并將業務發展情況制作成柱狀圖表。2.8.1 分類報表1， 將鼠標指針移動到“報表”上。2， 在彈出的菜單上左鍵單擊“分類報表”。3， 輸入年份和月份來查詢按客戶類型分類的報表。如

41、果月份不輸，就是全年的報表。如圖：4， 您可以按 按扭打印出來，交給管理者作為經營決策的依據。5， 請按“保存給圖表”，將這些數據保存到數據庫，以便后面的圖表調用這些數據，6， 操作完畢后點擊 或 回到主界面。2.8.2 業績報表1， 將鼠標指針移動到“報表”上。2， 在彈出的菜單上左鍵單擊“業績報表”。3， 輸入年份和月份來查詢按系統內現有的操作員的業績報表。如果月份不輸，就是全年的報表。如圖：4，這里列出的操作員可能與現存于系統內的操作員不一致，因為有些操作員有可能因辭職而被系統刪除，但是他的記錄會永久保存。5，按 按扭打印出來，交給管理者作為考核業績，發放工資獎金的依據。6，完畢后點擊

42、或 回到主界面。2.8.3 發展圖表1， 將鼠標指針移動到“報表”上。2， 在彈出的菜單上左鍵單擊“發展圖表”。3， 輸入年份來查詢天然氣業務經營的柱狀圖表。如圖：4， 如果顯示的效果不理想，請調整顯示比例，用氣情況比例和收費情況比例可以是不同的數字。5， 按 按扭打印出來，交給管理者作為經營決策的參考。6， 完畢后點擊 或 回到主界面。2.9 數據備份恢復 本系統采用2套備份方案：1， 自動備份：只要系統主機服務器每天開機，并保證系統日期時間正確，每天都會有一個備份在主機硬盤的gasbanckup目錄下，用戶可以定期將這些備份刻錄到光盤上永久保存。當出現災難性事故時，可以使用這些備份恢復數據

43、。2， 手工備份與恢復：在系統菜單里有“備份數據資料”，用戶可以在任何時候進行手工備份。當出現災難性事故時，可以使用這些備份恢復數據。注意：一定要保證主機服務器日期時間正確，否則就失去了備份的意義。第三章 批量錄入模塊3.1 功能特點l 批量錄入采用數據分離的做法，使用目前最普遍的 Office中的電子表格，簡單易用，最大限度地簡化操作和提高速度。l 批量數據與主業務系統在時空上是分離的，與數據庫不是同步的。l 數據是從主機數據庫導出的，從導出的那一刻起，這些數據內容就停止而不被主業務系統的操作所更新。l 這些數據的應用范圍很廣，可以被銀行代收所用，可以被抄表器所用，可以被電子表格錄入所用。l

44、 對這些數據操作完畢，可以被主機導入并更新主機數據庫。3.2 硬件與環境需求硬件配置：P166以上計算機，32M以上內存，軟驅、網卡。操作系統：Win95、Win98、 Win2000、 WinXP等。應用系統：Microsoft Office2000。3.3 操作流程3.4 主機操作同2.4.4 分配抄表范圍，2.4.5 批量入帳。3.5 操作員輸帳操作員可以在任意一臺局域網中的計算機上輸帳，不在局域網中計算機也可以用來輸帳，甚至在自己家里的計算機上也可以輸帳。由管理部門控制，抄表員可以每天交帳輸帳，也可以幾天或一個月交帳輸帳一次。可以輸一天業務，可以輸幾天業務，也可以補輸幾個月的業務。1， 在局域網中找到分配給自己的電子表格文件，用鼠標指向它雙擊左鍵打開。2， 也可以拷貝到軟盤或U盤上，拷貝到其他計算機或自己家中的計算機上。3， 打開后，出現以下警告畫面：4， 請點擊“起用宏”，如果點擊“取消宏”，也可以輸帳，但是不能執行檢查錯誤程序。5， 輸帳時只能輸入“抄表日期”，“抄表數”。6， “收費金額”由計算機自動產生，但是如果沒有收費可以改為0。如實際收費金額與之不符，可以改為實際收費金額。7， “收費金額”右面為累計收費金額，抄表員可以與自己實際收入的現金互相核對。8， “價格”可以修改，但是不建議抄表員自己修改。9， “收費金額”欄旁邊的一欄中有時會顯示金額。