1、行政辦公管理制度第一節總則為完善公司的行政管理機制，建立規范化的行政管理，提高行政管理 水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循，照章辦事，制定制 度。第二節文件收發規定第一條公司文件由指定的擬稿人擬稿，屬董事會秘書核稿，屬公司文 件由辦公室主任擬稿。文件形成后，屬董事會的由董事長簽發，屬公 司的由總經理簽發文件。第二條已簽發的文件由核稿人登記，并按內容編號后，打印。第三條文件由行政辦公室負責校對，并送擬稿人核稿人審查合格后， 方能復印、蓋章。第四條文件由行政辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日 期、部門、接件人等事項清楚，并報告報送結果。第五條經簽發的文件原稿行政辦公室負責存檔。第六

2、條外來的文件由辦公室專人負責簽收。簽收人應于接件當日 即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接 后即時報送。第三節文件傳閱批辦制度第一條上級或外單位來文，首先由行政管理部統一編號， 根據文件密級和內容報送相關部門傳閱，待閱完有關負責人批示后， 行政管理部負責督辦，最后根據需要統一編號整理歸檔。第二條公司各部門向總經理報告的工作材料、文件或建議意見等需總經理批復的，首先交行政管理部統一報送總經理，待總經理批閱后交行政管理部督辦執行。第三條各部門因工作需要，涉及全局需有關部門協調配合以通告形式發文件時，首先報行政管理部統一發文或轉發下達，各部門不得自行隨意發文或下達通知等。第四

3、條由行政管理部發放的所有文件內容，均代表公司的旨意。為統一規范，所有文件必須實行會簽制。首先由行政管理部部長簽署意見后報總經理簽署準發后方可發文。董事會發文必須由董事長最終簽發。第四節 文件材料打印復印管理規定第一條公司各部門需打印、復印文件材料時，首先報行政管理部審核后打印、復印，否則行政管理部拒絕打印、復印。第二條各部門需打印的文件材料，草稿必須經過認真修改審定后打印，應在未打印前在電腦上校對，不允許打印出來后才校對。若確實需打印、傳閱修訂的，應打印在廢紙反面，嚴禁浪費辦公耗材。第三條行政管理部的電腦、打印機、傳真機等由專人操作，任何人不得隨意操作，否則嚴肅處理。第四條行政管理部要認真做好

4、各部門打印、復印文件材料的登記工作，要求當事人必須簽字（1-10 頁本人簽字，10-20 頁部門經理簽字， 20-50 頁行政管理部部長簽字，50頁以上總經理簽字），做好把關工作。第五條公司給部分部門配備了電腦，打印設備其文件材料自行打 印，但行政管理部負責控制監督其紙張的領用，特殊情況需大量打印 或復印的，報行政管理部審批。第六條各部門在打印、復印材料時，必須本著勤儉節約每張紙的 原則，反對任何形式的鋪張浪費。第五節 檔案管理制度依據公司實際情況，為了使公司檔案合理有效利用，特制定本制度。第一條 公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結合，以集中管理為主。即公司文書檔案由行政管理部集

5、中統一管理，其它檔案（已交行政管理部的除外）分別由相關部門自行管理（但兩年以上的技術信息檔案必須交行政管理部管理），以便于及時利用，維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦單位、主辦人負責將其及時整理歸檔。第二條 公司行政管理部設立專職檔案員負責的檔案工作，負責管理公司的文書及業務檔案。（一）檔案管理主要任務：1、 檔案管理員應認真學習檔案管理理論、技術和實際業務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。2、 收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案；3、 積極開展檔案的提供利用工作；4、 進行檔案鑒定；5、 進行檔案統計；6、 保管部門科技檔案；（二

6、）檔案管理注意事項：1、 檔案管理員要防止和減少檔案的磨損，努力延長其使用壽命。2、 嚴格遵守保密制度，維護檔案的政治安全，堵塞一切漏洞，防止失密、泄密事件發生。3、 檔案應該分類編號、歸檔。4、 嚴防檔案潮濕、發霉、磨損、字跡模糊等事故。5、 定期修繕維護檔案完整。第三條 歸檔（一）歸檔的文書包括：1、 公司與有關單位來往的重要信件、各種協議書、合同等。2、 公司會議原始記錄、紀要和決定（包括發布的通知、通報，機構調整、任免、獎懲公告以及公司的規章制度等）。3、 公司制定的項目、經營計劃、統計、預、決算、工作總結。4、 公司主持召開的各種專業會議形成的領導講話、文件、會議總結和會議紀要。5、

7、 公司各部門的發文。6、 其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經驗材料。第四條 歸檔要求1、 歸檔的材料，應按照自然形成、保持歷史聯系的原則和歸檔要求及文件內容進行歸檔。2、 在一個卷內要按問題或文件形成的時間系統地排列。3、 案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期（十年以上）、短期（十年以下）三種。4、 按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄備查表。5、 全部案卷組成后，要對案卷作統一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。第五條 檔案借閱1、 檔案借閱要履行借閱手續。查閱檔案只限在公司查閱，不能帶出公司。必須帶走的，要經過總經理批準。2、 借閱時間

8、。一般檔案借出借閱時間最長不超過十天，密級檔案最長不超過一周。3、 借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案資料，不得 在文件上圈點、畫線和涂改，未經批準不得復印檔案。4、 借檔人確因工作需要復印文件或摘抄文件，需經行政管理部經理批準。第 六 節 辦公用品管理制度一 、 辦公用品的申購：1、申購的方式：采取計劃申購和專項申購兩種方式。2、辦公用品管理員根據現有庫存和實際需求于每月末提交次月的申購需求，填寫辦公用品申購表（ 見附件 3）交于行政人事部經理，待行政人事部部長批準后方可購買。3、設備耗材，如傳真機墨盒、復印機墨粉、復印紙、白板筆、打印機硒鼓等，由當事人填寫辦公用品申購表，經行政人事

9、部部長初核，主管副總批準后可購買。4、如遇會議、公司大型活動等特殊情況，急需配備大量辦公用品時，申請部門應提前1 天通知行政人事部，并報常務經理批準后由行政人事部部長安排先行購買，事后請購部門補辦申購手續。5、非計劃內的零星采購：需由本部門負責人批準后并填寫辦公用品申購表，交行政人事部部長負責安排采購。未經總經理授權，各部門不可自行采購辦公用品。二、辦公用品采購：1、辦公用品采取低庫存管理原則，防止積壓。2、行政人事部部長/主管副總確認后的申購計劃，由行政部負責安排。三、辦公用品入庫1、辦公用品管理員在核對無誤后填寫辦公用品入庫登記表，交采購人簽字確認。由行政人事部部長簽字核準。2、采購人持經

10、行政人事部部長和財務簽字確認的發票，按財務報銷程序辦理報銷手續。四、辦公用品領用：1、領用原則：按需領用，以舊換新，超過常規領用數量的領用需 經部門負責人批準后方可領取。2、新員工報到當天由辦公用品管理員按規定配備辦公用品。五、辦公用品的使用變更員工離職時需按個人領用明細表上的領用記錄移交非完全消耗品，辦公用品管理員調整領用記錄。六、辦公用品費用的控制。1、行政人事部為每位員工建立個人領用辦公用品領用明細表，并 將個人領用辦公用品匯總登入部門辦公用品領用明細表，記錄員工 及部門每月領用的全部辦公用品，為有效控制辦公用品領用提供依據 和參考。2、每月底由辦公用品管理員根據各部門領用情況填寫 辦公

11、用品月 報表（見附件6）,報總經理、主管副總、行政人事部經理各一份。七、辦公用品的報廢使用人將損壞（無法使用）的非完全消耗品交回行 政專員，由其負責查明原因后報行政人事部部長審核，主管副總批準 后作報廢處理，并給予重新領用，手續同前。八、辦公用品的丟失使用人將非完全消耗品的辦公用品（如：計算器）丟失時，財務應按照折舊辦法進行折舊估價，丟失者照折舊后的價格賠償。九、未列入本制度內的辦公用品，可參照本制度執行。附件1：辦公用品分類明細表類別物品名稱單位領用范圍及期限備注個人部門設備管理人員衛生管理人員工日常一年日常辦完信紙本類物品單領用范圍及期限備注別名稱位個人部門設備管理衛生管日常一年日常人員理

12、人員工公全復印紙包紙制消耗專用打印紙（彩噴紙）包品類便簽紙本公文紙（介紹信）一本一標簽紙張彩色分頁紙張裝訂封面紙張考勤表張信封個非檔案盒個完檔案袋個全帳本本鉛筆支簽字筆支圓珠筆支筆芯支橡皮個修改液瓶元 全 消 耗 類釘書針盒辦大頭針盒公回形針盒用膠水瓶具膠帶卷刀子個刀片個復寫紙盒效率手冊本軟皮本本電池個裝訂膠條個裝訂膠圈個類別物品名稱單位領用范圍及期限備注個人都口設備管理人員衛生管理人員工日鬲一年口常裝訂膠片張一次性紙杯個刻錄光盤張A非 完 全 消 耗 類削鉛筆刀個尺子把剪刀把小型打孔機個原子印油盒訂書機個電腦及設備jUi布塊電源插板個長尾票夾個兩頁夾個掛歷夾個文件夾荷蘭夾名片夾個文件架組筆架

13、個磁盤張鼠標個計算器清 潔用 品非完全紙筐A口杯刷把口刷子把完 全 消 耗 品簸箕個苕帚把拖把把橡膠手套雙清潔小毛巾個香皂塊洗潔精瓶類別物品名稱單位領用范圍及期限備注個人部門設備管理人員衛生管理人員工日常一年日常清潔膏盒口消毒液瓶口設 備 用 耗 材完 全 消 耗 品燈泡、燈管只打印機墨盒盒復印機墨盒盒打印機硒鼓（裝粉）個傳真機墨盒盒白板筆支口白板筆水瓶口附件2:辦公用品管理流程附件3:辦公用品申購表申請部門：編號:序號名稱型號單位數量估價備注朝#人部門經理行政人事部經理主管副總經辦人朝#日期年月日附件4:辦公用品入庫登記表序號物品名稱型號規格單位入庫數量單價入庫時間購買人接收人備注附件7:辦公用品領用登記表姓名:序號名稱數量日期備注序號名稱數量日期備注年 月辦公用品月報表序號物品