1、中小型設計院管理信息系統開發實踐與探索摘要作為對“上海市地下建筑設計研究院管理信息系統”的項目總結。本文闡述了該系統開發的背景，歸納了地下院項目信息管理的各項特性、主要功能點。并對系統在實施全過程中重要問題的處理及最終成果進行了描述。力爭通過本項目總結報告，為中小型設計院的管理信息化改造提供可借鑒的經驗，并共同探索設計院管理的現代化、信息化趨勢，尋找更加經濟，有效的科學發展思路。【關鍵詞】：p 管理信息系統：項目管理系統；經營管理系統中圖分類號：C931.6文獻標識碼：A文章編號：1009-8283(2021)10-0155-031前言上海市地下建筑設計研究院(下稱地下院)承接項目涵蓋民防工程

2、、地鐵工程、規劃咨詢、民用建筑等多個領域。對于特定領域的工程，有其特定的項目操作程序和方式。例如，地鐵車站項目工程從方案設計到建設施工完成。工作周期相對很長，過程中的信息量非常大，僅靠人工管理遠遠不能滿足要求；而對于民防工程項目，雖然工作周期短，但同時并行進行的項目數量很大，同一個團隊在項目之間切換的頻率很高，煩瑣程度也是人工管理所不能接受的。在正式開始建設地下院管理信息系統前，院內也針對地鐵項目展開了部分自主信息化實現工作。隨著思路的日益成熟。地下院與上海南廣電子技術有限公司產品研發部門合作，共同研發了地下院管理信息系統。2開發背景及系統定位2.1原有業務情況地下院所有設計項目都經計劃經營室

3、開始接洽，項目確定之后由生產管理小組確定項總和項目類型；在項目分管設計所確定項目經理后，技術人員介入項目，并創建項目基本信息表。項目立項之后，一般分為以下幾個重要的階段：方案設計階段、初步設計階段、施工圖設計階段、歸檔階段、現場服務階段。在各階段中，地下院已經制定了詳細的工作程序，井ISO質量管理體系的要求建立項目過程文檔。項目設計完成之后，由檔案室建立項目檔案項目，項目經理按照歸檔要求將項目中產生的過程文檔、圖紙文檔和電子文件整理并陸續提交到資料室，資料室進行編號分類之后按照歸檔文件的類型打包分不同柜架存儲。在使用管理信息系統之前，地下院已有一套老系統在使用中，但并未與項目管理過程緊密結合。

4、系統運行也不穩定，項目過程文檔、圖紙互提、與項目相關的文件資料等都沒有很好的信息化，大部分交流工作還是通過項目組內部電子郵件完成的，過程表單的報批等文件流傳也是依靠人工來完成。雖然大部分工作流程都進行了規范化定義，但并沒有信息系統進行跟蹤和記錄，項目和設計工作所產生信息的數據和統計決策數據有待深度挖掘。2.2系統建設目標在建立系統之前我們已經針對系統，主要是項目管理部分提出了以下的需求和目標，作為在開發和實施過程中的指導。2.2.1提高管理能力實現項目計劃的有序管理和動態管理。項目計劃、任務分解、需求變更、計劃執行全部在系統內完成，動態顯示、動態監控。特別是通過項目狀態查詢界面。院領導、項總及

5、項目經理能動態、直觀、準確地掌握各專業的計劃執行情況。如：采用各種顏色區分項目不同狀態和情況；計劃和實際完成時間同時顯示，便于對比分析p ；可以對任務的完成情況按時間、專業、等進行分類統計。多維度反映計劃完成情況。院領導能及時了解全院的項目過程信息，掌握第一手資料，做到心中有數，有助于提高管理的反應和決策速度。如院領導可以隨時查看設計項目的進展、人員負荷情況，項目組織策劃時也可以合理地進行調配。2.2.2提高工作效率減輕機械、重復性工作，從而提高工作效率。如項目的基本數據保持一致，在運行各類管理表單時都不再需要重復填寫；在完成項目登記后可自動生成項目任務計劃；設計任務完成后可自動提交圖紙文件歸

6、檔等。管理人員從煩瑣的重復工作中解脫，可以致力于實質性管理工作。系統在為各級管理者提供各種統計、查詢手段的同時，還可提供大量有價值的管理數據，如設計人員工時、項目工時、項目圖紙、投資金額等。工時統計數據為項目總體成本計算提供依據；設計人員所完成的工程任務及其所耗費的時間統計數據為員工績效考評提供科學、客觀的數據。2.2.3規范設計管理強化管理體系的執行力度，提高質量管理水平。系統應用嚴格貫徹執行地下院ISO質量管理體系的規定和要求，各類工程文件的審核、批準、簽發及流轉等都在系統中留下簽名_或記錄。一些質量管理過程得到有效控制，項總還能對項目執行情況動態監控。可增強員工執行質量管理體系規定的意識

7、和自覺性。檔案管理需實現地下院所有項目文件的系統化、自動化、規范化管理，有效解決以前存在的多系統并行、數據交互不暢、使用率不高、臺帳管理手段落后，借閱手工登記等問題。2.3系統的總體建設規劃當前具有一定規模的設計院都已具備信息化管理平臺。并且已有部分專業應用系統(檔案管理系統、人事管理系統、辦公協同系統等)。基于現有分散業務系統，如何整合并構建企業綜合業務平臺，以及基于設計工具進行外延擴展到管理層面的業務系統是當前設計院所的迫切需求。根據對設計院現有設計模式、設計過程以及業務需求的分析p ，我們在技術開發方的協作下建立了完整的院管理信息系統整體解決方案。通過該解決方案的逐步實施，分步實現經營管

8、理、項目管理、設計管理、辦公協同以及跨系統(cAD工具、人事系統、檔案系統等)集成的綜合管理平臺。總體規劃圖包含了我們對管理信息系統的實現整體思路。針對各業務部門有經營室主體使用的經營管理系統(包含合同管理、客戶管理)；各設計所使用的項目管理、設計和出圖管理系統(設計和出圖大部分包含在項目管理中)；還有檔案室使用的知識管理系統(包含檔案管理等)。在這些業務管理系繞的基礎上我們還構建了辦公協同系統來完善整個設計院日常業務和辦公事務中的所有需要協同和電子文件流轉機制，使得內部各部門、項目中的人員信息交流更加方便和快捷，真正體現了協同的思想。另外，系統還可以與財務。人事系統建立接口并實現數據交互，將

9、項目經營和關鍵的績效數據與財務和人事考核制度關聯起來。當然，信息系統是用來為具體業務服務的，任何一個復雜的管理信息系統的建立都需要有總體規劃、分步實施的過程。這樣一方面有利于設計院逐步轉換管理思路，逐漸適應信息化手段的管理；另一方面。分步實施也可以降低整體系統地實現風險，本著重點實施，成效建設的思路，地下院已經逐步將經營、設計、項目、控制、組織、決策等各個方面的管理完善起來。我們首先建立了基于整體規劃下的，以項目管理和文檔管理為核心的管理信息系繞。率先完善ISO質量管理體系與項目管理系統緊密結合的信息化管理模式。力爭通過項目管理和文檔管理系統的成功實施，提高設計院在項目管理方面的效率和水平。產

10、生良好效果。為逐步實現全院全面信息化的管理系統打好技術基礎。在管理信息化的實現過程中。我們先遵循結合企業自身的管理制度。從生產和營銷環節建立業務系統，比如我們首先建立了(項目管理系統>它涵蓋了項目的管理、也包括了設計管理、出圖管理、知識管理(包含檔案管理)等環節。該系統是對生產環節和質量管理環節的細節管理實現。隨后我們又通過經營管理系統來實現地下院的合同管理、客戶管理及與其環環相關的項目管理經費和成本環節的信息化管理。在這兩部分管理逐步實現之后結合其他專業的信息系統，逐步又將人、財、物、信息流這四大因素在企業內部實現統一管理。在統一了內部業務管理信息化建設之后。我們又完善了內部辦公系統和

11、建立企業信息門戶。為企業、部門、員工、客戶提供統一的與業務發展同步的信息和協同工作的方式，一方面通過信息化手段將所有組織、角色、崗位、職能通過業務流程串連起來。打通信息化管理的。任督”二脈；另一方面將最新的資料和消息展示給相關的員工和外部合作伙伴，便于維護現有客戶資并挖掘潛在客戶。同時地下院的門戶網站將可開放信息進行展示和傳播。對提升地下院的品牌影響力和知名度起到了推波助瀾的作用。在建設各個管理子系繞的過程中。我們堅持以可交換數據和開放式平臺的相關技術為標準實現各種功能，為企業各職能部門提供專業靈活的配置，這不僅保證了系統在技術上的統一性。還保證了整個系統是一個可持續發展的。開放并且能夠按照業

12、務和管理思想的變化而不斷改進的動態系統。3系統架構及功能介紹3.1技術架構介紹為了便于系統的實現和實施，同時也為了保證系統的開放性和穩定性。我們采用了技術來實現對整個系統的應用架構。同時為了能夠實現業務與系統界面表現的靈活控制和分層開發，我們采用blVC設計模式來進行視圖控制。先進的技術和設計模式決定了系統的先進性、可擴展性、靈活性，并在各方面都具備強大的擴展能力，完全開的編碼控制也決定了系統能夠隨著管理的變化和發展可進行持續的改良和重構。管理信息系統最重要的莫過于數據的積累，因此我們設計時就選擇了Oracle數據庫作為系統的主要數據存儲方式，這不僅保證了在以后數據庫容量方面擴展后的可持續性，

13、另外數據庫的穩定性、安全性方面有了充足的保障。3.2功能結構介紹根據初期的探索和調研，在信息化管理思路逐步發展至成熟后，我們將系統設計井實現井劃分為八個功能子系統，它們分別是：(具體結構見下圖，只標明了部分功能點)經營管理子系統：實現設計院的合同、客戶關系、經費等與計劃經營及財務相關的管理：項目管理子系統：實現各設計所的項目信息、人員、計劃、進度、質量、變更等方面管理：設計管理子系統：實現各項目中設計環節的圖紙互提，設計文件交換，設計進度精確控制；出圖管理子系統：實現項目出圖環節的申請、審核、曬圖、發送、成本核算等步驟的管理：知識倉庫子系統：實現項目檔案、科研文檔、圖紙資料等設計院需要積累的知

14、識管理：辦公系統子系統：實現設計院日常辦公和管理中的圖書、用車、會議等環節的管理和控制，系統可通過短信、郵件等手段將需要協同的各個環節如項目、設計、出圖、會議、用車的關鍵信息定位到每個人的桌面、郵件和手機中：信息門戶子系統：實現設計院信息、業務信息、項目信息等各方面信息的對外公開網站：決策支持子系統：結合各系統關鍵數據采集點的數據積累，通過采用KPI指標的技術手段，將各子系統的業務、經營、財務、設計等諸多方面的關鍵數據集成并通過各種可視化的手段，將各類統計報表體現在各階層領導和管理人員的界面中。4實施經驗總結系統軟件開發完成，只是完成了系統應用工作的一半，管理信息系統的成功與否。還有很大一部分

15、取決于它是否可以順利的在設計院內部推廣應用。軟件尤其是管理軟件的客戶化實施更是一個難點。為此我們集中時間，專門對軟件進行了試運行準備，數據初始化，對核心應用人員進行了系統的培訓和輔導，發現問題及時與軟件公司溝通。在系統實施期間，我們特別制定了有力的措施。使其成為全員應用的工具。具體的推廣措施包括：4.1建立信息員制度根據我院技術管理現狀和專業設置情況，組建了一個由系統總負責人和各所科室信息員共同組成的系統管理員小組，各科室的信息員均為工程技術人員，他們都被系統賦予了相應的權限，可以隨時隨地做到對系統的實時更新維護。4.2結合軟件制定科學的項目管理流程在項目實施的同時，院生產管理小組根據管理信息

16、系統重新編定了項目操作人手冊，在原有的ISO管理流程上簡化了系統能夠自動完成的操作過程，并結合表單的自動化填寫和任務的自動提醒，將所有項目的計劃、執行、控制都通過軟件進行了嚴格的管理。使得各所各項目組能夠在保證設計質量的同時有更多的項目并行。4.3合理權限設置為保證系統信息和操作的安全性和保密性。系統管理員對不同層次人員逐個賦予系統訪問和操作的不同級別權限。4.4全方位點對點培訓針對各科室直接上門服務。解決實際的應用問題。對使用有困難的老同志指定相對應的人員協助進行系統的操作學習，并盡量優化操作。使得用最少最簡單的輸入就能達到操作結果。4.5系統內部構建消息發布機制利用消息發布的功能。系統管理

17、員和信息員及時將各類通知、規定、幫助文檔、操作及消息發布，并通過郵件或者短信及時傳送，既實現了無紙化辦公又加大了信息的時效性。4.6雇圈、成品、表單等資的海量存儲技術的應用實施知識管理是本系統的核心之一。但必須有海量的數據做支撐，為此，我們專門集中人力和程序進行了大量的數據錄入和導人。目前系統中包括：所有地鐵項目的電子化資料；地下院自建立信息系統以來的所有項目信息(通過技術手段整理并導人)和檔案信息，設計院、行業、專業等各種方面的標準文件和制度文件；此外我們還計劃將有代表性的工程圖紙、各專業的設計模板等也納入到知識管理中。可以說，這些內容是工程技術人員的非常有價值的參考資料。我院授權職工可以在

18、任何網絡終端瀏覽。僅此一項就產生了強烈反響，發揮了技術信息庫的強大作用。使得歷史數據的積累真正為大家所用。5系統特點及推廣應用前景2021年12月，本系統通過鑒定，確認其在以下幾個方面特性：(1)本系統是在詳細分析p 設計院生產管理流程基礎上，結合了優化的管理流程，并采用先進的信息技術研發的管理信息系統。十分適合中小型設計院的生產、經營管理、辦公等信息化全過程；(2)起點較高的海量信息存儲技術使得原有設計院的圖檔管理模式發生了質的變化。各類產品成果和技術積累，都可以方便的存儲并靈活的搜索及快速重復使用，使得知識的積累能夠產生更多更有效的推動力：(3)采用先進的高精度的項目計劃及控制手段實施項目管理，使得項目過程不再松散，項目的每個階段都可以通過具體指標數據來反映其具體形態，可為項目的考核、成本控制、經費計算、人力資配置、提供準確的數據，方便領導能夠做出科學的判斷和決策