1、信息化辦公用品管理要點 唐山建龍實業制度編號:110W900304制度頁數:共13頁信息化辦公用品管理要點編 制 人:魯明賀審 核 人:李家東批 準 人:蘭國軍主辦單位:設備處發布日期:2007年11月13日生效日期:2007年11月13日第一章 總 那么 第一條 為加強公司信息化辦公用品的有效管理,標準信息化辦公用品的合理使用,在滿足公司業務需求的前提下降低開支,提高工作效率,特制定本要點。 第二條 管理原那么:責權一致原那么,即每臺信息化設備明確使用人,責任到人。對沒有固定使用者的設備,其責權歸于所屬單位并由單位落實責任人。 第三條 信息化辦公用品包括: 1、辦公用計算機: 辦公系統用臺式

2、計算機、筆記本電腦等。 2、辦公用計算機相關設備: 掃描儀、打印機、多功能一體機、數碼照相機、數碼攝像機、投影儀、網絡設備、移動存儲設備、刻錄機、計算機軟件、計算機相關備件以及可以與計算機相連的辦公設備及其支持軟件等。 3、計算機備件: 主板、CPU、內存條、硬盤、主機電源、CPU風扇、網卡、光驅、鼠標、鍵盤、硒鼓、墨盒、色帶、打印針頭等。 第四條 本要點適用于公司各單位及控股公司派駐單位。第二章 信息化辦公用品管理職責 第五條 設備處職責 1、負責對公司信息化辦公用品費用進行預算控制管理; 2、負責制定/修訂公司信息化辦公用品配備標準; 3、負責對各單位信息化辦公用品方案審核; 4、負責所有

3、信息化辦公用品設備編碼貼簽; 5、負責建立信息化辦公用品管理臺帳; 6、負責對退庫的信息化辦公用品進行統一管理; 7、負責組織對各單位信息化辦公用品情況進行盤點或專項檢查,并就檢查中發現的問題及時采取解決措施; 8、負責對信息化辦公用品進行統一的維護管理和報廢鑒定; 9、負責每六個月對各單位信息化辦公用品管理情況的檢查工作。 第六條 各單位信息化辦公用品管理員職責 信息化辦公用品管理員由各單位指定一名人員擔當,信息化辦公用品申請必須由信息化辦公用品管理員負責申請。其職責如下: 1、負責本單位所有信息化辦公用品的管理實名,即每臺信息化辦公用品的使用和保管必須落實到責任人。 2、負責按標準對本單位

4、信息化辦公用品方案進行把關、上報; 3、負責本單位信息化辦公用品的日常管理(包括信息化辦公用品領用、發放記錄、建立臺帳); 4、負責信息化設備標簽的補辦工作; 5、負責對本單位異動人員的信息化辦公用品收回及退庫; 6、負責反應本單位信息化辦公用品的實際使用情況。 第七條 供給處職責 1、負責統一采購信息化辦公用品并及時入庫; 2、負責信息化辦公用品的發放; 3、負責信息化辦公用品的質量異議處理。 第八條 人力資源處職責 當發生新增及異動情況時負責人員崗位的核定。第三章 信息化辦公用品的分類和配置標準 第九條 信息化辦公用品按使用性質分為兩類: 1、個人領用:即員工按信息化辦公用品配備標準支領使

5、用的各種信息化辦公用品。 2、部管公用:即公司內部各單位公用的信息化辦公用品,由各單位負責落實責任人。 第十條 信息化辦公用品配置標準 1、計算機配置價格標準: 序號 機型分類 價格(元) 1 增強型便攜機 不超過13000 2 普通型便攜機 不超過10000 3 增強型臺式機 不超過5500 4 普通型臺式機 不超過4500 2、便攜機、臺式機配置標準: 信息化辦公用品配置標準(見附件一),配置根本原那么為每人只分配一臺工作電腦(含便攜機),根據業務量的大小,也可采用兩人以上共用一臺電腦;對于不符合配備便攜機的員工,因工作需要或者特殊崗位的,經總經理審批前方可申請便攜機; 3、無線網卡配置標

6、準 公司高層領導、中層正職及相應層級可配備無線上網卡;中層副職及助理根據工作性質經主管副總審批后給予配備;特殊崗位配備無線網卡需經總經理審批后給予配備。 4、計算機相關設備配備標準 (1)掃描儀、數碼照相機、數碼攝像機、投影儀:屬部管公用。由公司統一配置,供公司各個單位共用。 (2)打印機:每個單位打印機的使用應多采用共享打印的形式;嚴禁一個辦公室內配置兩臺以上打印機。如有特殊情況,須申請增加打印機。 (3)移動存儲和刻錄機:原那么上不予配備,確需存儲工作數據,需經主管副總審批。第四章 信息化辦公用品管理程序 第十一條 信息化辦公用品的新增 信息化辦公用品的新增需求方案,按上報方式分為月度方案

7、和臨時方案兩類。(流程見附件二) 1、月度方案:各單位的信息化辦公用品需求方案應按月上報,設備處審核后并于每月的26日前統一審核并匯總出月度采購方案,報請主管副總審批后,轉供給處按月采購。 2、臨時方案:因實際工作需要,急需配備的信息化辦公用品,可由使用單位提出申請,設備處審核并報主管副總審批后,轉供給處采購,各單位每月申報臨時方案不得多于2次。 第十二條 信息化辦公用品的升級屬于月度方案。 第十三條 信息化辦公用品的采購 由供給處負責對各類信息化辦公用品實行集中統一采購,各單位不得私自購置信息化辦公用品。 第十四條 信息化辦公用品的支領 各單位支領信息化辦公用品和相關設備時,首先要開據手寫領

8、料單,經設備處信息化辦公用品管理員審核方可到庫房辦理支領手續。費用由領用單位承當。 第十五條 信息化辦公用品的借用 各單位借用信息化辦公用品和相關設備時,首先由借用人填寫“信息化辦公用品借用申請單(申請表見附件三),借用單位主管簽字確認后,由設備處一級主管審批方可借用;借用到期后需按期歸還,假設仍需借用,需辦理續借手續。 第十六條 人員異動信息化辦公用品管理 1、員工辭職、離職,其所負責的信息化辦公用品須辦理退庫手續。由該單位信息化辦公用品管理員在公文系統填寫“信息化辦公用品退庫申請單(申請表見附件三),報設備處信息化室確認,確認無誤前方可進行交接簽字。對未辦理正常辭職手續的人員,經所在單位信

9、息化辦公用品管理員清點,發現信息化辦公用品喪失的,信息化辦公用品管理員上報信息化室后按原價從其入企培訓費中扣除;無入企培訓費的在其當月工資獎金中扣除。如果未及時辦理退庫,造成信息化辦公用品喪失或損壞的,由其所在單位負責賠償。 2、員工在公司內部調動時(含本單位內崗位調動),信息化辦公用品管理員提出申請辦理異動,經人力資源處核定,如原崗位撤銷,那么辦理退庫手續;如原崗位沒撤銷,需辦理信息化辦公用品異動,由辦公用品管理員代管并注明原責任人及其崗位(責任人)。待新人到之后再辦理變更,一個月后仍然無人到崗,需辦理退庫手續。 3、由本公司調動到控股公司或其它子公司(除承德建龍)的配置便攜機、無線上網卡的

10、員工,按照第十六條第一款執行;調動到承德建龍的,由雙方辦理固定資產調撥手續,并分別由兩個公司的設備處信息化室核定存檔。 4、由控股公司或其它子公司調入唐山建龍的配置便攜機、無線上網卡的職工,必須經原單位設備處信息化室(或信息化部)出具辦公電腦已經辦理退庫的證明,到我公司后,符合配置條件的,方可為其配置相應的辦公電腦;由承德建龍調入我公司的配置便攜機員工,可由雙方辦理固定資產調撥手續,并分別由兩個公司的設備處信息化室核定存檔。 第十七條 信息化辦公用品的使用維護、外修及報廢 設備處信息化室負責信息化辦公用品硬件的維護、維修、更換等工作。各單位的信息化辦公用品發生故障時,由各單位報給設備處信息化室

11、進行分類處理。 1、自修:設備處信息化的硬件工程師對信息化辦公用品的維修及更換。 2、外修:當不具備自修的條件且具有維修的價值時采取外修。信息化室確認不能自修后,申請單位在公文系統中填寫“信息化辦公用品外修申請單(見附件三),于每月月底統一上報(外修流程見附件五)。信息化室每月匯總需外修的信息化辦公用品,根據信息化辦公用品種類不同選擇相應的生產廠商所指定的特許維修商進行外修。 3、報廢:對一些破損或老化嚴重,經過設備處信息化室的硬件工程師鑒定沒有修復價值或已不能修復的信息化辦公用品,由該單位信息化辦公用品管理員在公文系統填寫“信息化辦公用品報廢申請單(申請表見附件三),經設備處信息化室審核前方

12、可報廢。設備處負責對已鑒定報廢的信息化辦公用品登記保管和再利用管理。 第十八條 信息化辦公用品的賠償 由于使用人保管不慎出現設備喪失或人為損壞設備,責任人必須按設備折舊比例賠償或賠償相同配置的信息化辦公用品。第五章 附 那么 第十九條 本要點的附件有: 附件一:信息化辦公用品配置標準 附件二:信息化辦公用品新增/升級/借用/報廢申請流程 附件三:信息化辦公用品新增/升級/借用/報廢/退庫/外修申請單 附件四:責任人變更申請表 附件五:信息化辦公用品外修申請流程 第二十條 本要點需貫徹到公司職能處全體員工及各主體廠與信息化辦公用品相關人員及其主管領導。 第二十一條 本要點自下發之日起執行,原人力

13、資源處發布的?信息化辦公用品管理方法?(2005年9月9日發布)同時廢止。附件一:信息化辦公用品配置標準配置標準序號層級廠處崗位配置原那么電腦標準備注1高層主管?總經理、副總經理、總工程師、總經理助理、黨委書記、副總工程師是增強型便攜機 2一級主管各廠處廠長、副廠長、廠長助理、處長、副處長、處長助理、品種經理是普通型便攜機含主任工程師與主任管理師3二級主管各廠處室主任是增強型臺式機 作業長是增強型臺式機 值班作業長共用增強型臺式機四人一臺4師級人員各廠處工程師是增強型臺式機 管理師是增強型臺式機 高級技師共用普通型臺式機根據工作量每1-3人共用一臺技師共用普通型臺式機5員/工人資所有崗位是增強

14、型臺式機 行政政務室所有崗位是增強型臺式機 總務室崗位是增強型臺式機醫務護理與駕駛崗位分別配備一臺(普通型)保衛綜合管理室崗位共用普通型臺式機 治安室崗位共用普通型臺式機 經警室崗位否? 企劃所有崗位是增強型臺式機 生產生產方案室崗位是增強型臺式機 總調度室崗位共用增強型臺式機配備一臺平安環保室崗位共用增強型臺式機現場管理員共用一臺、撒水車駕駛員不配備技術科技管理室崗位是增強型臺式機 工藝室崗位是增強型臺式機 品種開發室崗位是增強型臺式機 原料檢驗室崗位共用增強型臺式機按地點配置兩臺焦耐/主廠區成品檢驗室崗位共用增強型臺式機質量統計員配備一臺物理實驗室崗位共用增強型臺式機按實驗室配備,每實驗室

15、一臺化驗室崗位共用增強型臺式機每辦公室一臺不算設備自帶設備設備管理室崗位是增強型臺式機驗質員共用一臺設備技術室崗位是增強型臺式機 自動化室崗位是增強型臺式機 計量儀表室崗位共用增強型臺式機按地點配置每個辦公室一臺設備檢修室崗位是增強型臺式機 信息化室崗位是增強型臺式機 工程管理室崗位是增強型臺式機 工程預算室崗位是增強型臺式機 供給綜合方案室崗位是增強型臺式機駕駛員不配備原料、燃料、輔料、備件采購室崗位是增強型臺式機 物資計量室崗位否? 物資儲運室崗位共用增強型臺式機按物資儲藏種類配備,每類物資保管一臺鐵運室崗位共用普通型臺式機 廢鋼采購室崗位共用普通型臺式機 銷售綜合方案室崗位是增強型臺式機

16、駕駛員不配備發運室崗位共用增強型臺式機按地點每個發運室配備一臺各產品業務員是增強型臺式機 財務本錢室崗位是增強型臺式機 會計室崗位是增強型臺式機 資金管理室崗位是增強型臺式機每個出門證室共用一臺法律事務室崗位是增強型臺式機 簡舟財務室崗位是增強型臺式機 審計所有崗位是增強型臺式機 生產廠事務性崗位是普通型臺式機 點檢崗位共用普通型臺式機根據工作量每3-6人共用一臺機修廠綜合管理室崗位是普通型臺式機 技術室崗位是普通型臺式機檢修中心綜合管理室崗位是普通型臺式機 6其他新入企員工否?定崗后按崗位需求配備臨時工程部借用普通型臺式機 兼職人員是?按最高崗位標準配備工作推動需要是普通型臺式機需經分管副總審批新增或變動部門?根據實際情況,