1、    試論檔案信息化建設(shè)與檔案管理    焦陽摘 要：檔案信息化建設(shè)是當(dāng)代時(shí)代發(fā)展的必然需求，同時(shí)也是對(duì)檔案管理本身的要求。現(xiàn)階段，只有對(duì)學(xué)校檔案管理和信息化建設(shè)相互融合，利用現(xiàn)代化技術(shù)，全面提升檔案管理水平和管理效率。基于此，本文通過檔案信息化建設(shè)和檔案管理展開闡述分析，以此希望全面規(guī)范和提升我國檔案管理效率，提升檔案管理工作效率。關(guān)鍵詞：信息化;檔案;管理;建設(shè)信息化建設(shè)發(fā)展是學(xué)校管理工作的重要趨勢，同時(shí)要代表了未來工作的方向。全面構(gòu)建檔案管理信息化是社會(huì)工作發(fā)展建設(shè)下的必然趨勢。我國改革開放以來，信息化的出現(xiàn)快速推動(dòng)了學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程，尤其是在檔案

2、管理方面，更加體現(xiàn)和展現(xiàn)出了信息化在檔案管理中的重要價(jià)值。檔案管理理念和管理能力的不斷創(chuàng)新是當(dāng)前的主要方向，只有不斷提升檔案管理人員工作效率以及管理能力，才能更加前面的保證管理工作的順利開展。1 檔案信息化建設(shè)的概念和特征1）檔案信息化建設(shè)的概念。檔案信息化建設(shè)對(duì)資源共享起著非常重要的作用，對(duì)檔案信息化建設(shè)的分析可以從兩個(gè)角度上來看。站在檔案信息化廣義的角度上來看，各個(gè)行業(yè)中都融合了信息方面的融合性和共享性，在社會(huì)、經(jīng)濟(jì)以及政治等多方面都有著一定的影響，尤其是對(duì)檔案內(nèi)部資料的整合有非常重要的作用。狹義的角度上來看，檔案是一個(gè)學(xué)校內(nèi)部的資料，通過融合信息化可以使檔案信息變得更加全面性1。檔案信息

3、化建設(shè)應(yīng)用在檔案管理中，就是將原有檔案的保存方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮臃绞竭M(jìn)行保存，實(shí)現(xiàn)檔案保存的長久性，從而保證資源共享，更加方便檔案管理和信息查詢，提升檔案管理建設(shè)效率和信息化建設(shè)。2）檔案信息化建設(shè)的特征。學(xué)校檔案信息化在建設(shè)過程中，不同的管理階段具備不同的管理方式和特征。檔案信息化建設(shè)是對(duì)原有傳統(tǒng)的檔案管理一種新的突破，存在多元化管理的特點(diǎn)，檔案管理信息技術(shù)在一開始應(yīng)用過程中，得到計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，再加上計(jì)算機(jī)存在儲(chǔ)存能力，信息化開始得到更多人的認(rèn)可，經(jīng)過不斷應(yīng)用和發(fā)展，檔案管理在學(xué)校應(yīng)用中的位置組建靠前，也提升了在學(xué)校中的應(yīng)用效率2。隨著信息化建設(shè)時(shí)代發(fā)展下，數(shù)字化時(shí)代的來臨，標(biāo)志著數(shù)字化成為檔案管

4、理應(yīng)用的首要選擇，同時(shí)也表明了檔案信息化建設(shè)朝著數(shù)字化前進(jìn)。2 檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容新時(shí)代不斷發(fā)展下，檔案信息化建設(shè)成為學(xué)校檔案管理的必然趨勢，其中，在建設(shè)檔案信息化建設(shè)過程中，可以通過不斷強(qiáng)化檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和安全保障以及人才隊(duì)伍等方面的建設(shè)。這些都是建設(shè)檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容，保證檔案信息化建設(shè)和檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化3。1）系統(tǒng)化建設(shè)：檔案管理首先要保證的就是系統(tǒng)自身的安全性，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)軟件整體的開發(fā)力度，從而達(dá)到人們自身的建設(shè)需求，全面提升軟件系統(tǒng)的開發(fā)力度。另外，在進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)過程中，還要保證軟件系統(tǒng)自身的兼容性，并滿足各個(gè)層面對(duì)檔案管理的使用需求度。2）

5、檔案信息資源共享性：在進(jìn)行檔案管理建設(shè)過程中，可以建立綜合性的檔案數(shù)據(jù)庫，同時(shí)對(duì)目錄文件名保存完整，并將電子文件進(jìn)行管理，保證電子檔案管理的有效性，保證檔案全面的數(shù)字化管理和處理，從而達(dá)到檔案數(shù)字化處理的目的，豐富檔案信息資源管理多樣性，提升整體檔案管理效率。3）檔案管理安全保證建設(shè)：檔案一般都存在個(gè)人信息或者學(xué)生重要信息，如果檔案信息內(nèi)容內(nèi)泄漏，會(huì)造成無法預(yù)知的后果，因此，在信息化檔案建設(shè)和管理中，對(duì)信息檔案的安全性保證要放在首要位置，只有重視檔案安全，并不斷完善安全管理機(jī)制，完善檔案管理人員對(duì)整體安全框架結(jié)構(gòu)的保證，才能為檔案管理安全化提供更好的運(yùn)營平臺(tái)4。4）檔案管理人才隊(duì)伍：在檔案管理

6、過程中，盡管信息化建設(shè)下，但仍然離不開人員的管理，一個(gè)好的檔案管理人員對(duì)信息化管理實(shí)施也有非常大的幫組，因此，在進(jìn)行檔案管理過程中，要重視信息化建設(shè)中的管理人員，投入新設(shè)備、技術(shù)，打造全面信息化建設(shè)隊(duì)伍，從而為檔案信息化管理工作提供更堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)保障。3 檔案信息化建設(shè)管理存在的問題1）對(duì)檔案管理信息資源的規(guī)劃不夠長遠(yuǎn)。目前，很多學(xué)校在進(jìn)行檔案管理中，對(duì)檔案管理都非常重視，但對(duì)其信息化建設(shè)和管理并沒有長期規(guī)劃，只是簡單的認(rèn)為檔案管理做好就可以，對(duì)于信息化建設(shè)仍然保留在原有的基礎(chǔ)上，沒有進(jìn)行創(chuàng)新和投入。如果在檔案管理過程中，只停留在基礎(chǔ)表面上，那么，就無法滿足信息化建設(shè)更高層面上的需求5。2）沒有

7、充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性。很多學(xué)校在建設(shè)檔案管理過程中，已經(jīng)開展了檔案信息化，但并沒有很具體的開展，并沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化管理的重要性，在信息化建設(shè)方面的工作并沒有認(rèn)識(shí)到重要性，造成學(xué)校在檔案管理過程中，信息化水平保持在一個(gè)中立的局面。檔案管理人員沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，無法真正的展現(xiàn)出檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢。3）檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。現(xiàn)階段，在學(xué)校進(jìn)行檔案管理過程中，管理工作人員只是在原有知識(shí)基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理，對(duì)新有的檔案信息知識(shí)并不了解，導(dǎo)致信息化資源浪費(fèi)，在檔案信息化進(jìn)程建設(shè)開展過程中，呈現(xiàn)出落后的局面。另外，檔案管理人員對(duì)信息化在檔案管理中的建設(shè)中還存在其

8、他問題，例如：管理人員不愿意學(xué)習(xí)新的知識(shí)，對(duì)管理意識(shí)較低等等，這些都表現(xiàn)在檔案管理人員綜合素質(zhì)方面上，只有保證信息化建設(shè)工作的大力開展才能不斷提升檔案管理信息化建設(shè)。4 提高檔案信息化建設(shè)和檔案管理水平的措施1）要對(duì)檔案信息化長遠(yuǎn)規(guī)劃。檔案管理是一個(gè)學(xué)校的基本工作內(nèi)容，只有對(duì)檔案管理信息資源在管理過程中進(jìn)行規(guī)劃，并制定工作制度，才能提升工作效率，保證工作制度規(guī)范化。建設(shè)檔案信息化并不是在短時(shí)間內(nèi)可以完成的，只有規(guī)劃好檔案信息化發(fā)展，并做好檔案管理基礎(chǔ)工作，才能不斷完善檔案管理。另外，在規(guī)劃檔案信息建設(shè)過程中，還要制定檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展最終目標(biāo)，以幫助檔案管理的順利發(fā)展。2）提高檔案管理人員

9、綜合素質(zhì)。檔案信息化建設(shè)過程中，主要承擔(dān)的責(zé)任人是管理人員，因此，管理人員自身的專業(yè)程度和工作能力直接影響著信息化建設(shè)的水平。想要保證檔案管理資源效率，只有不斷提升檔案管理人員自身綜合素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)人員的專業(yè)培訓(xùn)力度，才能充分的提升管理人員的專業(yè)程度。另外，也可以通過開展專業(yè)知識(shí)比賽，以員工之間相互競爭的方式提升管理人員對(duì)專業(yè)的學(xué)習(xí)效率，以便于更好的開展信息化建設(shè)，增加檔案管理工作效率，徹底打破傳統(tǒng)的管理方式，以提升信息資源利用率。3）強(qiáng)化電子文件的管理。檔案信息是學(xué)校重要的文件檔案，尤其是信息化建設(shè)下，很多檔案都是以電子文件的方式保存，因此，對(duì)電子檔案的安全要不斷重視，并加強(qiáng)和提升檔案管理自身

10、的安全性和可靠性，保證電子檔案的安全性以及工作過程中的效率。其中，查閱制度可以保證檔案管理的安全，避免出現(xiàn)電子文件丟失的現(xiàn)象，保證檔案管理的安全性。5 結(jié)束語綜上所述， 隨著信息化建設(shè)融合到各行各業(yè)，信息化進(jìn)程已在我們身邊悄然而至。尤其是學(xué)校，在發(fā)展過程中，信息化建設(shè)是必不可少的，檔案管理信息化建設(shè)是工作發(fā)展的必然趨勢，是實(shí)現(xiàn)快捷化、效率化的首要保障。盡管檔案信息化建設(shè)和管理過程中存在一些系列的問題，只有針對(duì)其提出相對(duì)應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略，才能不斷提升檔案管理工作效率，達(dá)到專業(yè)水平管理化。參考文獻(xiàn)1張義森，閆孟菡.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考j.辦公室業(yè)務(wù)，2020，（10）：83-84.2余紫珊.街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作措施分析j.傳媒