1、.word 可編輯 . 電子檔案存儲(chǔ)管理制度 （試行） 第一章 總 則 第一條 為了加強(qiáng)電子文件的存儲(chǔ)管理， 保障電子檔案的安全保管，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔 案法、電子文件存儲(chǔ)與管理規(guī)范 GB/T 18894-2002 、重慶市實(shí)施中華人民共和國(guó)檔 案法辦法和有關(guān)法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行政規(guī)章，結(jié)合重慶市實(shí)際制訂本制度。 第二條 本制度參照重慶市電子檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 第三條 本制度以維護(hù)電子檔案的真實(shí)性、完整性、 有效性為原則，保證電子檔案的安全性和 可利用性。 第四條 基本術(shù)語(yǔ)解釋 （一）電子文件是指法人、其他組織和個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的數(shù)字形態(tài)記錄。它是通過(guò)計(jì) 算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲(chǔ)和利用

2、的文件，用數(shù)字（ 比特） 形態(tài)表現(xiàn)，通過(guò)編碼和解碼來(lái)輸入 和輸出。 （二）電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價(jià)值，按照有關(guān)電子文件 存儲(chǔ)管理規(guī)定處理并且已經(jīng)存儲(chǔ)的電子文件。 第二章 電子檔案的存儲(chǔ) 第五條 電子文件具有對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性、非人工直接識(shí)讀性、復(fù)制傳遞的高保真性、 信 息與載體的可分離性、信息內(nèi)容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性，并且對(duì)于不同信息類型 的電子文件，由于其技術(shù)特點(diǎn)不同，存儲(chǔ)載體和記錄信息的標(biāo)準(zhǔn)、算法也不同，所以電子檔 案的存儲(chǔ)應(yīng)根據(jù)電子文件的特點(diǎn)分別采取措施保證其原始性、真實(shí)性、完整性： （一）字處理文件 1、TXT文檔可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。 2

3、、XML文檔可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。 3、對(duì)于其它類型的文檔， 如果無(wú)法轉(zhuǎn)換為 XML或 TXT格式，則應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟 件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。 （二）圖像文件 1 、 TIFF 格式圖片可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)，有特殊壓縮參數(shù)的要作說(shuō)明。 2、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)，有特殊壓縮參數(shù)的要作說(shuō)明。 3、其它格式圖片應(yīng)轉(zhuǎn)換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數(shù)的要作說(shuō)明。 4、對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的圖片應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。 5 、由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對(duì)于普通紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)光學(xué)分辨率不低于 200dpi ，對(duì)于照 片檔案來(lái)說(shuō)分

4、辨率不得低于 600dpi 。 6、由縮微膠片掃描儀獲得的電子檔案，對(duì)于16mmB交片來(lái)說(shuō)分辨率不低于 200 dpi，對(duì)于35mm 膠片來(lái)說(shuō)分辨率不低于 600dpi 。 （三）圖形文件 1、圖形文件的存儲(chǔ)要求參見圖像文件的存儲(chǔ)要求。 2、存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)注意其設(shè)備依賴性、易修改性等問題，對(duì)相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息應(yīng)一并存儲(chǔ)。 （四）影像文件 1、MPE胎式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。 2、 對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的影像文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件、壓縮算法和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信 息一并存儲(chǔ)。 （五）聲音文件 1、WAV格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。 2、mp3格式聲音文件

5、可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。 3 、對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的聲音文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存 儲(chǔ)。 （六）多媒體文件 1 、多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。 2、多媒體文件依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件信息及相關(guān)參數(shù)應(yīng)一并存儲(chǔ)。 （七）數(shù)據(jù)庫(kù)文件 1、數(shù)據(jù)庫(kù)文件DBF格式可以作為電子文件直接存儲(chǔ)。 2、對(duì)于無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的數(shù)據(jù)庫(kù)文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存 儲(chǔ)。 （八）超文本文件 1 、超文本文件包含的信息較多，存儲(chǔ)時(shí)注意數(shù)據(jù)的完整性。 2、信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。 3 、超文本文件依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件

6、信息應(yīng)一并存儲(chǔ)。 （九）計(jì)算機(jī)程序 1 、計(jì)算機(jī)程序可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。 2、計(jì)算機(jī)程序依賴的軟、硬件平臺(tái)說(shuō)明應(yīng)一并存儲(chǔ)。 （十）數(shù)據(jù)文件 1 、數(shù)據(jù)文件的類型較多， 包含以上所示的多種類型，具體類型的存儲(chǔ)辦法參考以上各類型的 存儲(chǔ)辦法。 2、數(shù)據(jù)文件應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)來(lái)源進(jìn)行說(shuō)明并一同存儲(chǔ)。 第六條 對(duì)電子檔案的說(shuō)明性文檔一律用 TXT文檔編寫。 第七條 在符合軟、硬件平臺(tái)條件下，應(yīng)保證電子檔案能正常被計(jì)算機(jī)所識(shí)別、運(yùn)行，并能準(zhǔn) 確輸出。 第八條 電子檔案中涉及的口令、密匙、權(quán)限管理說(shuō)明等應(yīng)同電子檔案一并存儲(chǔ)。 第九條 保存與紙質(zhì)等檔案內(nèi)容相同的電子檔案時(shí)， 要與紙質(zhì)等文件之間互相建立準(zhǔn)確、 可

7、靠 的標(biāo)識(shí)關(guān)系。 第十條 用掃描儀、 視頻壓縮卡等設(shè)備獲得的電子檔案， 如果采用非標(biāo)準(zhǔn)算法，則應(yīng)將相關(guān)軟 件一并存儲(chǔ)。 第十一條 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中設(shè)計(jì)的各類參數(shù)、 管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子檔案一 同存儲(chǔ)。 第十二條 電子檔案應(yīng)該拷貝到耐久性的載體上，一式3套，一套封存（A）, 套供查閱利用 （B）, 一套異地保存（C）。對(duì)于加密的電子文件，則應(yīng)在解密后再完成上述工作。 第十三條 在相同條件下， 電子檔案的存儲(chǔ)載體的選擇應(yīng)優(yōu)先考慮可靠性和先進(jìn)性。 本標(biāo)準(zhǔn)推 薦的存儲(chǔ)載體是：只讀光盤、磁帶等。禁止使用軟磁盤作為電子檔案的長(zhǎng)期保存載體。 第十四條 對(duì)于具有穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的單位具體要求：

8、 1、 電子檔案應(yīng)存放于指定的計(jì)算機(jī)服務(wù)器上，服務(wù)器必須采取磁盤鏡像、雙機(jī)容錯(cuò)等備份措 施。 2、 內(nèi)部局域網(wǎng)要有可靠的安全防范措施和管理制度，系統(tǒng)設(shè)備更新時(shí)必須制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn) 換辦法，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤并能在新系統(tǒng)中運(yùn)行。 第十五條 電子檔案的保管要求除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案的一般要求外，還應(yīng)符合下列條件： 1、存儲(chǔ)載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，作到防塵、防變 形，避免陽(yáng)光直接照射。 2、 環(huán)境溫度選定范圍：17- 20C，相對(duì)濕度選定范圍：35%-45% 3 、存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離，遠(yuǎn)離熱源。 第十六條 電子文件存儲(chǔ)時(shí)必須檢查病毒及其他危害計(jì)算機(jī)的

9、隱患， 對(duì)于不能清除隱患的電子 文件不得存儲(chǔ)。 第十七條存儲(chǔ)電子檔案的光盤應(yīng)放入盒中存放，A、B兩套電子檔案應(yīng)分開保管。 第十八條 電子檔案的有效性保證： （一）隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新發(fā)展，存儲(chǔ)載體或電子檔案數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)兼容性問題。 1 、存儲(chǔ)載體出現(xiàn)兼容性問題時(shí)應(yīng)更換先進(jìn)、可靠的存儲(chǔ)載體進(jìn)行復(fù)制。 2、電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)兼容性問題時(shí)應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行升級(jí)轉(zhuǎn)換并進(jìn)行復(fù)制。 3、復(fù)制后舊版存儲(chǔ)載體應(yīng)至少保留四年。 （二）刻錄光盤時(shí)采用整盤刻錄（disk-at-once recording ）方式，不得使用多段刻錄 （multisession recordi ng）等方式。推薦使用的刻錄軟件為：NERO BURNING、WINONCD 6以上版本。 （三）對(duì)磁性載體每