1、行政工作指導書目錄1、前臺工作流程 12、執行行政管理制度 23、文檔管理 24、辦公用品管理 35、飲用水管理 36辦公設備管理 47、辦公室日常事務管理 48、員工活動組織 59、其它工作 5前臺工作流程1. 電話轉接：接聽來電（您好！軒轅）詢問找訪誰轉給相應的人（ICM-分 機號-TRFR當來電要找的人不在公司時，需要將來電人的聯系方式記 錄在來電登記表中，并盡快通知相關人員回復。2. 電話廣播功能操作：拿起話柄按ICM-按“8” “0”廣播內容3. 來賓接待：帶來賓進等候室并詢問拜訪誰-通知相關人員接待（對于 一些與公司確實沒有業務來往或公司不想見的人員來訪，應盡量打發他們。）4. 重

2、要來賓接待：根據來賓人數準備相應的飲料（目前公司供應的是小瓶礦泉水）、水果洗好擺好，歡迎牌放于公司大門位置（大廈大堂是否 需要放歡迎牌須根據實際來決定）。5. 來文（傳真件）登記：在傳真簽收表進行登記-通知相關人員- 簽收6. 收件郵寄：投寄人填寫好快遞單，將投寄物包裝好，聯系速遞公司在 每天兩個時間點：（10： 30）、（17： 00）到公司收件。公司現使用的 速遞公司是順豐快遞，月結號：02011540825電話：4008111111）執行行政管理制度1. 根據平時的觀察，對于執行得不好的制度加于強調。2. 每月初對上月執行制度的情況進行總結，總結中反映發現的問題及對問 題進行分析。3.

3、每天檢查員工的考勤狀況：每天早上上班后，打開考勤軟件，檢查員工 是否準時打卡上班，對于無考勤記錄的人員，查問去處，記錄于出勤 登記表中，在09: 00前提交給主管審閱。4. 每月4號下班前統計公司全體員工的出勤記錄：遲到、休假、出差、力卩 班，統計好后，制度成電子版提交給行政總監及抄送一份給財務總監。 文檔管理1. 文檔管理：一般文檔一年一存檔（一年一獨立文件盒），重要文件如租賃 合同等則隨時存檔（同一文件盒可以使用多年），文件盒貼好標識，方便 查找。建立文件借閱一覽表，對于重要的文件借閱應登記借閱表中， 以保障重要文件的安全。2. 保管公司證書原件：1）ISO質量體系認證證書（中英）；2）高

4、級項目經 理證書；3）項目經理證書；4）華為網絡工程師認證證書；5）ITIL認 證證書。四、辦公用品管理1. 采購申請，完成辦公用品，辦公設備消耗的采購工作，并對采購、使用 進行登記：辦公用品采購：找固定的供應商，價格和服務都對公司比較 有利。2. 辦公用品領用：員工可以領用辦公用品：1）計算器一個（一般業務才用）2）名片本一個（一般業務才用）3）筆一支4）筆記本一本5）鉛筆一支6）膠水一瓶7）告示貼一本以上標準隨員工在公司服務時間可重復領用（計算器和名片本除外）。3. 檢查辦公用品庫存領用登記拿領用品4. 員工領用后在“領用登記簿”上登記并簽字。五、飲用水管理1. 飲用水的選用：水質保證可以

5、通過其營業執照、水質檢驗報告等資料來確 診。對于剛開始合作的公司，第一次試用不應簽太多數量，經過使用后，在質量、 服務及價格方面覺得都不錯了，再簽一定的數量。即使已建立了誠信的合作了， 在合同簽定后，也不能一 次把所有水票購買，應分期購買，用完一批再買下一 批。2. 飲用水訂購：聯系供水公司-（訂水）報客戶編號-報需要的數量-水到登記或付水票，現公司的飲水公司是景田飲用水，卡號：J52413。六、辦公設備管理1. 新購設備管理：對購買的新設備進行貼標并編號-錄入設備檔案2. 員工領用、借用、調用設備：在洽談室拿相應的表格填好后，呈部門經理、 行政部經理、總經理批準后，領用、借用、調用設備。單據

6、在財務做好賬后，在 行政部保管，行政部根據員工領和的設備，錄入員工領用設備一覽表中。3. 員工領用貴重設備-筆記本電腦，需與其簽定設備領用責任協議書。4. 設備歸還：員工離職時或在職工領用新設備前，填寫設備歸還單，表示設 備的使用權力及保管義務交還給公司。5. 設備報修：報修人填寫設備報修單，呈行政部經理批準后，報修設備交 由公司網管或技術人員檢查故障是否需要維修，檢查人簽名確認后，交由行政部 聯系維修點，當維修費用超過500元時，須呈總經理批準。6. 打印機管理：公司打印機的耗材用品及配件維護由廣州市凱祺辦公設備公司統一管理，管理費以每次加碳粉來計算：HP1320 135元/次（加碳粉一次打

7、印2000-2500張），HP2015 135元/次（加碳粉一次打印2000-2500張）。管理 費每季度或每半年結算，7. 復印機管理：復印機日常維護由廣州金穗隆公司管理，維護費450元/元,如無特殊故障，日常維護每月上門一次。復印機碳粉也由金穗隆公司供應：250元/瓶，一般每瓶碳粉可以復印6000-8000張。七、辦公室日常事務管理1. 辦公室綠化：綠化：尋找合適的租賃公司，租賃一定量的擺物在公司適當 位置擺放，起點綴作用。現綠化月結是 200元/月。2. 辦公室衛生：辦公室日常衛生找專人負責，辦公桌及垃圾每天一次，吸塵每周一、三、五，電話半個月消毒一次，玻璃一個月清洗一次。保潔費450元

8、/月。3. 名片印刷：員工詳細填寫名片印刷申請單，交由上級主管審批后，交 到行政部，行政部再安排印刷。名片印刷 20元/盒。4. 協助出差人員進行訂票，出差人與上級主管定好交通工具后，協助其訂相 應的票。八、員工活動組織1. 公司組織活動、聯歡：在網上尋找相關資料-找到聯系方式-知會上級主管。2. 根據公司的會議時間安排（一般是每年的4月和10月），完成對會議場所 的訂制，以及會議所需的所有資料。3. 市外會議：應選交通便利、最好在公司附近的會場，會場環境好、空氣流 通好、設施好。4. 市外會議：一般由旅行社找會場，因為不能到現場察看，所以應對會議室 要標跟旅行社說清楚，必要時將這些要求寫進合

9、同中。5.會議室布置：講臺應是國際會議講臺（即 臺面只能放一臺筆記本電腦寬站立的講臺）， 麥克風與音響很重要，一定要在會前試好， 不管會場是否提供投影儀，都要把公司的投 影儀拿到會場備用，會場座位只擺參加會議 人數的座位，這樣可以避免大家不愿往前坐 的現象。6. 如果會上陳統董事長需要發言，應將會議時間在原基本上增多半小時的時 間安排。九、其他工作1. 企業港澳商務報備證年審：根據上一年證書的有效期限提前一個月在廣州 市金盾網上進行年審。須上傳到網上的材料：1）下載往來港澳商務備案申請表，并填寫所需信息：如企業負責人 簽名和公司公章樣式等；2）公司營業執照副本。需要采集的數據：上一年度地稅、國稅總納稅額（應提前讓財務開好納 稅證明）網上申請成功后，一周內將過期的報備證寄往廣州市出入培管理處。第5頁共6頁年審時間：10個工作日2. 陳統等港澳通告證簽注，須備的證件：1）身份證原件及復印件2）戶